Załącznik nr 9. System zarządzania i kontroli
Jednostka
kontrolowana
/nazwa
Tryb kontroli Termin
kontroli
Przedmiot/zakres
kontroli
Główne stwierdzenia, w tym
nieprawidłowości
Rekomendacje
Instytucja
Zarządzająca
Województwo
Zachodniopomors
kie.
Kontrola
planowa
28.02-
13.03.2007
Funkcjonowanie
systemu zarządzania i
kontroli w
instytucjach
zaangaŜowanych we
wdraŜanie ZPORR w
województwie
zachodniopomorskim.
Kontroli poddane
zostały następujące
podmioty,
uczestniczące we
wdraŜaniu ZPORR:
- Urząd
Marszałkowski
Województwa
Zachodniopomorskieg
o w Szczecinie
(UMWZ)
– instytucja
uczestnicząca w
zarządzaniu
komponentem
regionalnym programu
ZPORR dla Priorytetu
1 i 3 ZPORR;
- Wojewódzki Urząd
Pracy w Szczecinie
(WUP) – Instytucja
WdraŜająca Działania
2.1,
Informacja
pokontrolna
została
przesłana do jednostek kontrolowanych
dnia
05.04.2007r.
ZastrzeŜenia
do
informacji zostały zgłoszone w dniu
08.05.2007r.Ostateczna
wersja
informacji pokontrolnej została wysłana
w dniu 15.05.2007r.
Zalecenia pokontrolne zostały przesłane w dniu 09.07.2007r.
2.2, 2.3, 2.4;
- Zachodniopomorska
Agencja Rozwoju
Regionalnego S.A. w
Szczecinie (ZARR
S.A.)
– Instytucja
WdraŜająca Działania
2.5, 2.6 i 3.4;
- Zachodniopomorski
Urząd Wojewódzki w
Szczecinie (ZUW) –
Instytucja
Pośrednicząca we
wdraŜaniu ZPORR w
województwie
zachodniopomorskim,
oraz wybrany podczas
kontroli projekt
realizowany w ramach
ZPORR,
współfinansowany z
EFRR:
Z/2.32/I/1.5/573/05
„Budowa łącza
teleinformatycznego
AMSK pomiędzy
Politechniką
Szczecińską, a
Uniwersytetem
Szczecińskim
”.
Województwo
Lubelskie
Kontrola
planowa
16.04-
29.05.2007
Funkcjonowanie
systemu zarządzania i
kontroli w
instytucjach
zaangaŜowanych we
wdraŜanie ZPORR w
województwie
Informacja
pokontrolna
została
przesłana do jednostek kontrolowanych
dnia
15.06.2007r.
ZastrzeŜenia
do
informacji zostały zgłoszone w dniu
12.07.2007r.Ostateczna
wersja
informacji pokontrolnej została wysłana
w dniu 26.07.2007r.
.
lubelskim.
Kontroli poddane
zostały następujące
podmioty,
uczestniczące we
wdraŜaniu ZPORR:
-
Urząd
Marszałkows
ki
Województw
a
Lubelskiego
w Lublinie –
instytucja
uczestnicząca
w
zarządzaniu
komponente
m
regionalnym
programu
ZPORR dla
Priorytetu 1 i
3 ZPORR
oraz
Instytucja
WdraŜająca
Działania 2.2
i 2.6;
-
Lubelska
Fundacja
Rozwoju
S.A. w
Lublinie –
Instytucja
WdraŜająca
Działania 2.5
i 3.4;
Do
dnia
dzisiejszego
informacja
pokontrolna nie została podpisana przez
wszystkie kontrolowane jednostki.
-
Lubelski
Urząd
Wojewódzki
w Lublinie –
Instytucja
Pośrednicząc
a we
wdraŜaniu
ZPORR w
województwi
e lubelskim,
oraz wybrane podczas
kontroli projekty
realizowany w ramach
ZPORR, jeden
współfinansowany z
EFRR:
Z/2.06/I/1.5/167/04
„Informatyzacja
Miejskiej Biblioteki
Publicznej w Lublinie
i utworzenie PIAP-ów
w filiach MBP – I
etap”, beneficjent
Miejska Biblioteka
Publiczna w Lublinie
i jeden
współfinansowany z
EFS
Z/2.06/II/2.4/32/06
„Od słuŜby wojskowej
do słuŜby cywilnej”,
beneficjent Centrum
Szkolenia Samorządu
i Administracji w
Lublinie.
Województwo
Kujawsko-
Pomorskie
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Kujawsko –
Pomorskiego w
Toruniu
Kontrola
planowa
11.06–
13.07.2007
Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
ma na celu uzyskanie
uzasadnionej pewności,
Ŝ
e system funkcjonuje
prawidłowo i
efektywnie, zgodnie z
prawem.
Zespół Kontrolujący stwierdził, Ŝe w
procesie systemu zarządzania i kontroli
w zakresie wdraŜanym w Urzędzie
Marszałkowskim
Województwa
Kujawsko - Pomorskiego w Toruniu
jako Instytucji WdraŜającej dla działań
2.2, 2.5, 2.6, 3.4, ZPORR, w stosunku
do okresu objętego poprzednią kontrolą
(czerwiec 2006r.), nastąpiło dalsze
usprawnienie systemu zarządzania, a
większość
stwierdzonych
ówcześnie
uchybień
wyeliminowano.
Nadal
aktualne jednak pozostają uchybienia,
których
likwidacja
jest
konieczna.
Dotyczą one przede wszystkim:
aktualizacji
Podręcznika
Procedur;
zachowania
obowiązujących
procedur w procesie weryfikacji
wniosków
beneficjentów
o
płatność;
przestrzegania
procedur
dot.
weryfikacji
obowiązującej
sprawozdawczości
w
procesie
monitorowania
projektów;
wypełniania funkcji kontrolnych
Instytucji
WdraŜającej
polegających
na
ocenie
faktycznej realizacji projektu po
jego zakończeniu.
- aktualizacja Podręcznika Procedur powinna polegać na
dostosowaniu do aktualnej struktury organizacyjnej
Urzędu Marszałkowskiego, zmianach zapisów
dotyczących obowiązującego „Systemu informowania o
nieprawidłowościach w zakresie wykorzystywania
funduszy strukturalnych” oraz dostosowaniu zapisów
Podręcznika dot. procesów kontroli do obowiązujących
przepisów prawa,
- aktualizacja Podręcznika Procedur w części dotyczącej
procedur weryfikacji i potwierdzania płatności, a w
szczególności procedur stosowanych na wszystkich
etapach weryfikacji formalnej, rachunkowej i
merytorycznej wniosków o płatność, z uwzględnieniem
terminów i osób odpowiedzialnych za poszczególne
czynności, określenie trybu odpowiedzialności za
akceptację i zatwierdzenie listy kontrolnej i opisu
procedur przekazywania do beneficjentów refundacji
poniesionych wydatków,
- aktualizacja Podręcznika Procedur w zakresie terminów
przesłania przez Beneficjentów sprawozdań, wypełniania
list sprawdzających przez pracownika weryfikującego
sprawozdanie oraz zatwierdzającego sprawozdanie,
przechowywania wszystkich wersji sprawozdań
przekazanych przez Beneficjentów, a takŜe
powiadamiania Beneficjenta o zaakceptowaniu
sprawozdania końcowego,
- wypełnianie funkcji kontrolnych przez IW poprzez ocenę
faktycznej realizacji projektów po złoŜeniu wniosków o
płatność końcową w formie kontroli ich wykonania na
miejscu realizacji lub kontroli na dokumentach
potwierdzonych stosownymi listami sprawdzającymi.
Zdaniem kontrolujących stwierdzone usterki i braki w
systemie zarządzania i kontroli w Urzędzie
Marszałkowskim jako Instytucji WdraŜającej ZPORR,
stanowią uchybienia w procesie wdraŜania Programu. Jak
najszybsze ich wyeliminowanie powinno przyczynić się do
poprawy funkcjonowania systemu oraz uzasadnionej
pewności, Ŝe funkcjonuje
on prawidłowo, zgodnie z prawem wspólnotowym i
krajowym. IW została zobowiązana do poinformowania
IPoś o wyeliminowaniu uchybień do 30.09.2007r.
Toruńska Agencja
Rozwoju
Regionalnego
S.A.
Kontrola
planowa
11.12.2006 –
31.01.2007
Zespół Kontrolujący stwierdził
uchybienia, które dotyczyły:
aktualności Podręcznika Procedur
Instytucji WdraŜającej; prawidłowości
i terminowości sporządzania Umów
o dofinansowanie, wnoszenia
zabezpieczeń prawidłowej realizacji
oraz terminowości sporządzania
aneksów do Umów
o dofinansowanie; przepływów
finansowych;
terminowości i weryfikacji sprawozdań
z realizacji; opóźnień w przekazywaniu
informacji dotyczących
nieprawidłowości; braku ramowego
planu kontroli na miejscu realizacji
projektu dla Działań 2.5 i 3.4 ZPORR,
opóźnień w przekazywaniu rocznych
planów kontroli
- aktualizacja Podręcznika Procedur Instytucji WdraŜającej,
- przestrzeganie prawidłowości i terminowości
sporządzania Umów o dofinansowanie projektu oraz
aneksów do Umów o dofinansowanie projektu,
- egzekwowanie terminowości wnoszenia zabezpieczeń
prawidłowej realizacji projektów,
- przestrzeganie obowiązujących terminów w zakresie
przepływów finansowych,
- przestrzeganie terminowości oraz procedur weryfikacji
sprawozdań z realizacji projektów,
- zachowanie obowiązujących terminów przekazywania
informacji dotyczących nieprawidłowości,
- opracowanie programu kontroli realizacji projektu dla
Działań 2.5 i 3.4 ZPORR oraz jego stosowanie zgodnie z
wytycznymi określonymi w „Podręczniku procedur
wdraŜania Zintegrowanego Programu Operacyjnego
Rozwoju Regionalnego”,
- przestrzeganie obowiązujących terminów przekazywania
rocznych planów kontroli.
IW została zobowiązana do poinformowania IPoś o
wyeliminowaniu uchybień w terminie do 08.06.2007r.
Pismem z dnia 02.04.2007 r. l.dz.773/2007 IW przesłała
informację do IPoś o wykonaniu ww. zaleceń
pokontrolnych.
Województwo
Lubelskie
Wojewódzki
Urząd Pracy w
Lublinie –
Instytucja
WdraŜająca dla
działania 2.1, 2.3,
2.4 ZPORR
Kontrola
planowa
29.11.2006 –
30.01.2007
Ocena
funkcjonowania
systemu zarządzania i
kontroli w Instytucji
WdraŜającej dla
Działania 2.1, 2.3, 2.4
ZPORR w
województwie
lubelskim
Stwierdzono realizację rekomendacji z
przeprowadzonej kontroli systemów
zarządzania i kontroli w roku 2005.
Brak
Lubelska
Fundacja
Rozwoju – ARR
w Lublinie –
Instytucja
\WdraŜająca dla
działania 2.5 i 3.4
ZPORR
Kontrola
planowa
12.03.2007 –
17.04.2007
Ocena
funkcjonowania
systemu zarządzania i
kontroli w Instytucji
WdraŜającej
dla
Działania 2.5 i 3.4
ZPORR
w
województwie
lubelskim
1. Brak kompletnego i aktualnego
podręcznika procedur Instytucji
WdraŜającej dla działania 2.5 i 3.4
ZPORR
2. System zarządzania i kontroli w
Instytucji WdraŜającej dla Działania
2.5
i 3.4 ZPORR w województwie
lubelskim wymaga usprawnienia.
Uzupełnienie zapisów podręcznika procedur:
1. stosowanie obowiązujących wytycznych IZ
ZPORR w zakresie przeprowadzania wizyty
monitorującej/kontrolnej na miejscu
2. stosowanie obowiązujących wytycznych IZ
ZPORR w zakresie kontroli stosowania przepisów
dotyczących zamówień publicznych
3. o procedurę przeprowadzania wizyt monitorujących
dla projektów realizowanych w ramach działania
2.5 oraz procedurę sporządzania
planu/harmonogramu wizyty
4. w zakresie procedury kontroli wykonywania
zaleceń pokontrolnych oraz kontroli na miejscu
5. w części dotyczącej procedury podpisywania
umowy o dofinansowanie projektu
6. o procedurę weryfikacji, rejestru i przechowywania
zabezpieczeń prawidłowej realizacji projektów
7. o procedurę rozwiązywania umów z beneficjentami
8. zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i
Pracy z 22.09.2004 r. oraz wytyczną IZ w zakresie
sprawozdawczości.
Ponadto zalecono stosowanie obowiązujących
przepisów z zakresu terminów na dokonywanie zmian w
projektach, zapewnienie terminowej weryfikacji
wniosków beneficjenta o płatność oraz sprawozdań z
realizacji projektów składanych przez beneficjentów.
Województwo
Łódzkie
Regionalne
Centrum Polityki
Społecznej w
Łodzi
Kontrola
planowa
23.11.2005 –
21.09.2006
Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
ZPORR w 2005r.
1. niewystarczająca liczba osób
zajmująca się wdraŜaniem ZPORR, brak
szkoleń dla pracowników zajmujących
się ZPORR
2. nieterminowe sporządzanie
sprawozdań
3. brak moŜliwości stwierdzenia
rzeczywistego zamieszczenia ogłoszenia
o konkursie
1. zwiększenie liczby etatów
2. przeszkolenie pracowników nie uczestniczących
dotychczas w szkoleniach
3. sporządzanie sprawozdań zgodnie z obowiązującymi
terminami
4. większa dokładność i rzetelność podczas wykonywania
obowiązków przez pracowników RCPS
5. weryfikowanie sprawozdań od beneficjentów zgodnie
z obowiązującymi terminami
6. prowadzenie dokumentacji o naborze wniosków w sposób
umoŜliwiający kontrolującym jednoznaczne stwierdzenie,
iŜ zostały wypełnione obowiązki związane z ogłaszaniem i
przeprowadzaniem konkursów.
Wojewódzki
Urząd Pracy w
Łodzi
Kontrola
planowa
22.12.2005 –
7.07.2006
Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
ZPORR w 2005r.
1.nieterminowe sporządzanie
sprawozdań
2. brak zapisów w Podręczniku Procedur
o moŜliwości zwolnienia beneficjenta z
obowiązku składania sprawozdań w
uzasadnionych przypadkach
1. zaleca się terminowe sporządzanie sprawozdań z realizacji
Działań.
2. zaleca się wprowadzenie do Podręcznika Procedur
WdraŜania ZPORR Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Łodzi
zapisów, które umoŜliwiałyby zwolnienie beneficjenta ze
złoŜenia sprawozdania okresowego lub rocznego w
uzasadnionych przypadkach.
Łódzka Agencja
Rozwoju
Regionalnego
S.A.
Kontrola
planowa a
12.03.2007-
12.04.2007
Kontrola systemu
zarządzania i kontroli
ZPORR w 2006r.
1. brak odpowiednich szkoleń
2. nieścisłości występujące w
protokołach z posiedzeń KOP
3. operacja przyjęcia zabezpieczeń nie
została zaewidencjonowana w księgach
rachunkowych
4. nierzetelne przeprowadzanie
weryfikacji wniosków o płatność, nie
stosowanie zasady „dwóch par oczu”
5. niedokładna weryfikacja
dokumentacji przetargowej
6. brak zatwierdzania list
sprawdzających do weryfikacji
sprawozdań, weryfikacja przez jedną
osobę
7. nadanie archiwizowanej dokumentacji
kategorii B-7
1. uwzględnienie w planach potrzeb szkoleniowych
wszystkich pracowników zaangaŜowanych ZPORR
2. aktualizacja podręcznika
3. sporządzanie protokołów KOP z naleŜytą starannością
4. operacje przyjęcia weksla in blanco naleŜy ująć w
księgach rachunkowych,
5. uregulowanie w podręczniku procedur kwestii
związanych z przyjmowaniem zabezpieczeń
6. przy weryfikacji wniosków o płatność naleŜy przestrzegać
zasady dwóch par oczu
7. naleŜy kaŜdorazowo przeprowadzać weryfikację
wniosków o płatność pod względem formalno-prawnym,
merytorycznym i finansowym,
8. naleŜy wystąpić do Prezesa Zamówień Publicznych o
potwierdzenie raŜącego naruszenia przepisów ustawy PZP
przez jednego z beneficjentów
9. sporządzanie list sprawdzających do kontroli
10. stosowanie zasady dwóch par oczu przy weryfikacji
sprawozdań oraz kaŜdorazowe zatwierdzanie listy
sprawdzającej
11. zmiana kategorii B-7 na B-10 dla archiwizowanej
dokumentacji
Województwo
Mazowieckie
Wojewódzki
Urząd Pracy w
Warszawie /
Kontrola
planowa
07.05-
12.06.2007
1. monitorowanie i
ocena wdraŜania
projektów i
1. w zakresie sprawozdawczości-
stwierdzono drobne odstępstwa od
procedur opisanych
Wystosowano zalecenia pokontrolne, w zakresie:
1. sprawozdawczości
(w przypadku przekazania przez Beneficjentów sprawozdań
Beneficjent
Działania 2.3
Działania 2.3 w
ramach II
Priorytetu
ZPORR,
2. procedury
rozliczeń
finansowych, w
tym poprawność
kwalifikowania
wydatków,
3. procedury
przeprowadzania
kontroli,
4. przestrzeganie
zasad archiwizacji
dokumentów
związanych z
wdraŜaniem
projektów w
ramach Działania
2.3 ZPORR,
5. sposób
informowania i
promocji
Działania 2.3 w
ramach II
Priorytetu
ZPORR,
6. wykonanie zaleceń
pokontrolnych
Instytucji
Pośredniczącej z
kontroli systemu
zarządzania i
kontroli.
w Podręczniku procedur WUP.
2. w zakresie rozliczeń finansowych-
uchybienia dotyczące stosowania opisu
na dokumentach księgowych, oraz
opisów odnoszących się do Ustawy
PZP.
3. w zakresie informacji i promocji –
część korespondencji nie zawierała
logotypów, numeru Działania oraz
informacji o współfinansowaniu
projektu z EFS i budŜetu państwa.
4. niezachowanie naleŜytej staranności
przy składaniu podpisów przez strony
umowy.
5. zalecenia pokontrolne z poprzedniej
kontroli (oprócz zachowania naleŜytej
staranności przy sporządzaniu aneksów)
zostały zrealizowane.
zawierających błędy lub niewypełnione pola, naleŜy Ŝądać
korekty sprawozdania).
2. rozliczeń finansowych (przestrzeganie stosowania opisu
na dokumentach księgowych zgodnie z obowiązującą
Instrukcją do Wniosków
o płatność).
3. informacji i promocji (zaleca się stosowanie logotypów na
dokumentach).
Województwo
Opolskie
Instytucja
WdraŜająca
działanie 3.4 -
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Opolskiego w
Opolu/Regionalna
Instytucja
Finansująca-
Stowarzyszenie
„Promocja
Przedsiębiorczośc
i” w Opolu
Kontrola
planowa
06.11-
15.12.2006
(podpisanie
informacji
pokontrolnej
w I półroczu
2007 r.)
Sprawdzenie
prawidłowości
przestrzegania
procedur w zakresie
realizacji zadań
nałoŜonych na
Instytucję WdraŜającą
działanie 3.4
Stwierdzono, Ŝe w procesie zarządzania
i kontroli w zakresie wdraŜania
Działania 3.4. przez Instytucję
WdraŜającą, występują uchybienia,
które dotyczą w szczególności:
-przepływów finansowych
-podpisywanych
z
Beneficjentami
umów o dofinansowanie
-procesu
naboru
wniosków
aplikacyjnych
-sprawozdawczości i monitoringu
-archiwizacji dokumentów
-kontroli na miejscu realizacji projektów
IPoś. w zaleceniach pokontrolnych nakazała
wyeliminowanie stwierdzonych uchybień poprzez realizację
zaleceń. IW zobowiązała się do realizacji zaleceń
pokontrolnych.
Instytucja
WdraŜająca
działanie 3.4 -
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Opolskiego w
Opolu/Regionalna
Instytucja
Finansująca-
Stowarzyszenie
„Promocja
Przedsiębiorczośc
i” w Opolu
Kontrola
doraźna
02-
06.04.2007
Sprawdzenie
przestrzegania
procedur w zakresie
funkcjonowania KOP
dla Dz. 3.4
Zespół Kontrolujący stwierdził, Ŝe
procedury w zakresie funkcjonowania
Komisji Oceny Projektów w ramach
ZPORR 2004-2006 do Działania 3.4
wdraŜanego w województwie opolskim
nie były w pełni przestrzegane.
JednakŜe, na postawie Kart Oceny
Merytorycznej 100% wniosków
ocenianych podczas posiedzeń KOP
oraz Oświadczenia Przewodniczącego
KOP (zał. 22 do akt kontroli),
stwierdzono, iŜ mimo wystąpienia
powaŜnych uchybień formalnych (m. in.
brak listy obecności oraz brak
podpisanych dodatkowych deklaracji
bezstronności i poufności - KOP 05-11.
01. 2005 r.) posiedzenia KOP były
waŜne.
Zalecenia pokontrolne dla IW zostały wystosowane w
zaleceniach podsumowujących kontrolę planowaną oraz
kontrolę doraźną (patrz wiersz powyŜej)
Województwo
Podkarpackie
Rzeszowska
Agencja Rozwoju
Regionalnego
S.A.– Instytucja
Kontrola
planowa
18.12.2006 -
28.02. 2007
System zarządzania i
kontroli w proces
wdraŜania Działań 2.5
i 3.4 w szczególności:
Kontrola wykazała, Ŝe system
zarządzania i kontroli oparty jest na
opracowanych procedurach zawartych w
Podręczniku Procedur IW”, który jednak
1. uzupełnienie Podręcznika Procedur IW o brakujące
elementy;
2. egzekwowanie od Beneficjentów terminowych i
WdraŜająca
Działanie 2.5,
Priorytet II i
Działanie 3.4,
Priorytet III
ZPORR
struktura
organizacyjna IW,
przestrzeganie
zapisów Podręcznika
Procedur IW, ocena
wniosków i wybór
projektów, płatności,
ewidencja księgowa,
odzyskiwanie kwot
nienaleŜnie
wypłaconych,
monitoring i
sprawozdawczość,
kontrole IW na
miejscu realizacji
projektów,
przestrzeganie ustawy
prawo zamówień
publicznych,
informacja i promocja
wymaga ciągłej aktualizacji . Wykazane
uchybienia nie zagraŜają procesowi
wdraŜania Działań 2.5 i 3.4 w regionie.
poprawnych sprawozdań;
3. dbanie o naleŜyte oznaczanie dokumentów logo Funduszu
i Programu;
4. przechowywanie dokumentacji w sposób uporządkowany
i umoŜliwiający prześledzenie ścieŜki Ŝycia projektu,
5. dbanie o terminowe przedkładanie przez beneficjentów
zabezpieczeń realizacji umów;
6. uzupełnienie regulaminu RARR S.A. o zapisy dotyczące
obowiązków związanych z wdraŜaniem Działań 2.5 i 3.4
ZPORR ,
Województwo
Pomorskie
Wojewódzki
Urząd Pracy w
Gdańsku
Kontrola
planowa
23- 27.04
2007
Kontrola SZiK w
ramach działania 2.1,
2.2, 2.3, 2.4. Kontroli
zostały poddane
następujące kwestie:
struktura
organizacyjna
Instytucji
WdrąŜającej,
Podręcznik Procedur
Instytucji
WdraŜającej, Ramowy
Planu Realizacji
Działania, wybór
wniosków o
dofinansowanie
realizacji projektu
Nieprawidłowości nie stwierdzono. IW
postępuje zgodnie z Podręcznikiem
Procedur oraz obowiązującymi
wytycznymi.
Uchybień nie stwierdzono, zalecenia pokontrolne dotyczyły
następujących kwestii: sprawdzenia podczas kontroli na
zakończenie realizacji projektu, czy dany projekt został
zrealizowany zgodnie z politykami horyzontalnymi
oraz zachowanie dowodów przekazania kopii Informacji
Pokontrolnej do innych komórek organizacyjnych WUP oraz
do beneficjentów, zgodnie z Podręcznikiem procedur WUP.
Wraz z podpisaną Informacją Pokontrolną IW
ustosunkowała się do zaleceń pokontrolnych oraz
poinformowała iŜ zalecenia realizowane są one na bieŜąco.
IPoś zaakceptowała wyjaśnienia.
ZPORR,
podpisywanie umów i
aneksów do umów,
weryfikacja wniosków
o płatność i
przekazywanie
ś
rodków na rzecz
beneficjentów,
sprawozdawczość i
monitoring, kontrola,
postępowania w
przypadku
stwierdzenia
nieprawidłowości,
informacja i promocja,
archiwizacja i
bezpieczeństwo
systemu
informatycznego,
pomoc techniczna,
audyt wewnętrzny
Województwo
Śląskie
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Ś
ląskiego
Kontrola
planowa
13.06–
04.07.2007
Przedmiotem kontroli
było funkcjonowanie
systemu zarządzania i
kontroli w Urzędzie
Marszałkowskim
Województwa
Ś
ląskiego jako
instytucji
uczestniczącej we
wdraŜaniu Priorytetu I
i III ZPORR,
Instytucji WdraŜającej
oraz instytucji
sprawującej nadzór
nad instytucjami,
którym Samorząd
Do końca okresu sprawozdawczego nie
sporządzono informacji pokontrolnej.
Do końca okresu sprawozdawczego nie sporządzono
informacji pokontrolnej.
Województwa
powierzył cześć zadań
związanych z
wdraŜaniem ZPORR.
Ponadto kontroli
poddano dwa wybrane
podczas kontroli
projekty realizowane
w ramach ZPORR w
ramach Działania 2.6:
Z/2.24/II/2.6/1/04
Stypendia dla
najzdolniejszych
doktorantów Śląskiego
Ś
rodowiskowego
Studium
Doktoranckiego i
Z/2.24/II/2.6/13/04
Pomoc firmom branŜy
chemicznej w
funkcjonowaniu na
rynku Unii
Europejskiej.
Województwo
Świętokrzyskie
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Ś
więtokrzyskiego
Kontrola
doraźna
25.04.2007
1. Weryfikacja
przestrzegania
procedur ujętych w
Podręczniku
procedur Instytucji
WdraŜającej
w
zakresie
dokonywania
płatności na rzecz
Beneficjentów
Ostatecznych;
2. Uzyskanie
informacji
nt.
1. W przypadku wniosków o płatność
podlegających
kontroli
nie
stwierdzono przekroczenia przez
Instytucję WdraŜającą 60 dniowego
terminu na przekazanie środków
beneficjentowi ostatecznemu;
2. W przypadku 1 wniosku o płatność
istniało uzasadnione podejrzenie
przekroczenia 60 dniowego terminu
na przekazanie środków;
3. Średni
czas
od
momentu
przekazania poprawnego wniosku o
płatność do momentu wydania
Instytucja Pośrednicząca zaleciła:
1. Aktualizację
Podręcznika
Procedur
w
zakresie
weryfikacji wniosków o płatność ze szczególnym
uwzględnieniem określenia terminów przypisanych do
poszczególnych etapów tej weryfikacji;
2. Uporządkowanie
dokumentacji
związanej
z
weryfikowanymi wnioskami o płatność w sposób
umoŜliwiający wiarygodne odtworzenie procesu ich
weryfikacji;
3. Rygorystyczne
przestrzeganie
kolejności
poszczególnych etapów weryfikacji wniosków o
płatność,
ze
szczególnym
uwzględnieniem
nie
dopuszczania do sytuacji, kiedy wystawiana jest
ewentualnych
problemów, jakie
wystąpiły w czasie
realizacji działania
i sposobu w jaki
zostały rozwiązane
przez
Instytucję
WdraŜającą
Działanie
2.5
„Promocja
przedsiębiorczośc”
dyspozycji przekazania środków
wynosi ok. 13 dni;
4. Wnioski o płatność są wielokrotnie
korygowane przez Beneficjentów
ostatecznych, co znacznie wydłuŜa
okres procedowania przez Instytucję
WdraŜającą;
5. Stwierdzono przypadki wydania
dyspozycji przelewu środków przed
zakończeniem weryfikacji wniosku
o płatność
6. Dokumentacja związana z
weryfikacją wniosków o płatność
jest przechowywana w sposób
utrudniający odtworzenie procesu
weryfikacji w Instytucji
WdraŜającej – mają miejsce
sytuacje, gdzie dokumenty nie są
skatalogowane chronologicznie.
7. Wydanie dyspozycji przekazania
ś
rodków na rachunek bankowy
beneficjenta jest wstrzymywane z
uwagi na fakt nie wypełniania przez
beneficjenta zobowiązań z umowy o
dofinansowanie projektu –
opóźnienia w dostarczaniu
sprawozdań;
8. Procedury ujęte w Podręczniku
Procedur uległy dezaktualizacji.
dyspozycja przelewu, zanim zostanie zakończona
weryfikacja wniosku o płatność;
4. Przeprowadzenie akcji informacyjnej wśród
beneficjentów w zakresie upowszechnienia wiedzy o
konieczności systematycznego składania wniosków o
płatność, a w razie konieczności mobilizowanie, poprzez
kontakt telefoniczny lub drogą pocztową, beneficjentów
do terminowego składania sprawozdań z realizacji
projektu.
Województwo
Wielkopolskie
Urząd
Marszałkowski
Województwa
Wielkopolskiego
Kontrola
planowa
13 –
26.02.2007
Prawidłowość
realizacji zadań
Instytucji WdraŜającej
W
wyniku
kontroli
stwierdzono
sporadyczne przypadki niedochowania
terminów
poinformowania
wnioskodawców o wynikach oceny
wniosków.
W związku z zakończeniem procedury wyboru wniosków o
dofinansowanie w ramach ZPORR nie wydano
rekomendacji.
Agencja Rozwoju
regionalnego S.A.
w Koninie
Kontrola
planowa
26.03 – 4.04.
2007
Prawidłowość
realizacji zadań
Instytucji WdraŜającej
Nie
stwierdzono
uchybień
ani
nieprawidłowości.
Nie wydano rekomendacji.
Wojewódzki
Urząd Pracy w
Poznaniu
Kontrola
planowa
23 –
30.04.2007
Prawidłowość
realizacji zadań
Instytucji WdraŜającej
W wyniku kontroli nie stwierdzono
nieprawidłowości. Podkreślić naleŜy, Ŝe
instytucja WUP w Poznaniu nie stosuje
się jednak do wytycznych dotyczących
zakresu kontroli wydawanych przez
Instytucję Pośredniczącą.
Nie wydano rekomendacji.
Województwo
Zachodniopomor
skie
Samorząd
Województwa
Zachodniopomors
kiego
Kontrola
planowa
03-
05.01.2007
Brak danych
Brak danych
Brak danych
Jednostka kontrolowana /nazwa – naleŜy podać dokładną nazwę jednostki kontrolowanej: właściwego Urzędu Marszałkowskiego/IW, WUP-u
lub RIF-u
Tryb kontroli – naleŜy wpisać odpowiedni symbol:
D- kontrola doraźna,
P- planowana,
S- sprawdzająca.
Termin kontroli - w rozumieniu trwania kontroli od do. Dotyczy kontroli, która juŜ została zakończona. Jeśli kontrola rozpoczęła się w
bieŜącym okresie sprawozdawczym i nie została jeszcze zakończona nie wpisujemy jej!
Przedmiot/zakres kontroli – naleŜy podać numery kontrolowanych Działań i procesy poddane kontroli.
Stwierdzone nieprawidłowości – naleŜy wypisać (od myślników) jedynie powaŜne uchybienia Instytucji WdraŜających związanych z
nieprzestrzeganiem wytycznych dotyczących wdraŜania ZPORR
Rekomendacje
naleŜy podać (od myślników) zalecane działania w celu usunięcia w/w uchybień.