plik

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

Spis treści

Wst

p ....................................................................................................................................................... 3

Dla kogo wiki?.......................................................................................................................................... 4

Czy Twoja organizacja w pełni wykorzystuje potencjał swoich pracowników? ................................... 4

Najwa

niejsze korzy

ci z wdro

enia wiki ............................................................................................. 4

Co to jest wiki?......................................................................................................................................... 5

Jakie s

najcz

stsze zastosowania wiki? ............................................................................................ 5

Wiki a Enterprise 2.0 ............................................................................................................................... 6

Enterprise 2.0 usprawni Zarz

dzanie Wiedz

..................................................................................... 6

Enterprise 2.0 dla praktyków ................................................................................................................ 8

Wiki dla menad

era ............................................................................................................................... 10

Jak szybko wdro

nowego pracownika? ........................................................................................ 10

Masz doskonały pomysł ale teraz nie ma czasu by go realizowa

?.................................................. 10

Z firmy odchodzi pracownik? ............................................................................................................. 10

Szukasz

ródeł inspiracji? .................................................................................................................. 10

Tracisz codziennie du

o czasu na poszukiwanie informacji? ............................................................ 10

Dokumentacja projektów, które prowadzisz z definicji jest nieaktualna? .......................................... 10

Najlepsze praktyki ................................................................................................................................. 11

Współpraca zespołu projektowego .................................................................................................... 11

Zbyt du

o e-maili? .............................................................................................................................. 11

cy intranet .................................................................................................................................... 12

Baza wiedzy ....................................................................................................................................... 12

Wiki FAQ ................................................................................................................................................ 13

Dlaczego korzysta

z wiki do wymiany wiedzy? ................................................................................ 13

Globalny intranet czy lokalne wiki? .................................................................................................... 13

Dlaczego wiki zadziała tam gdzie nie działaj

inne systemy? ........................................................... 13

Proces wdro

enia wiki ........................................................................................................................... 14

Projekt pilota

owy .............................................................................................................................. 14

Spotkanie startowe ............................................................................................................................ 14

Syndrom pustej strony ....................................................................................................................... 15

Zacznij od najprostszych rzeczy ........................................................................................................ 15

Osobista strona wiki ........................................................................................................................... 15

Warsztaty wiki .................................................................................................................................... 15

Opory w dzieleniu si

wiedz

............................................................................................................. 15

Zarz

dzanie projektami ...................................................................................................................... 16

Lepsze spotkania ............................................................................................................................... 16

Listy ToDo .......................................................................................................................................... 16

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

Wstęp

Oprogramowanie wiki staje si

jednym z podstawowych narz

dzi współpracy grupowej. Analitycy

rynku oraz praktycy biznesu zgodnie twierdz

e to jedna z najbardziej perspektywicznych form

komunikacji wewn

trznej firmy.

Ten podr

cznik ma za zadanie wspiera

osoby uruchamiaj

ce wiki w swoich organizacjach.

Znajdziesz tutaj praktyczne porady, które pozwol

z sukcesem wdro

wiki w Twojej organizacji.

Nasz poradnik opieramy na do

wiadczeniu z Wiki tworzonymi dla du

ych i mały firm, stowarzysze

organizacji rz

dowych. Współtworzyli

my Wiki u

ywane w Europie, Azji oraz obu Amerykach. Ci

gle

wiele uczymy si

o naszych klientach, ich potrzebach i pomysłach na wykorzystanie Wiki – nie

przestaj

nas zaskakiwa

. Chcemy z pokor

podzieli

wiedz

, któr

zdobyli

my i zach

do samodzielnego eksperymentowania z Wiki w Twojej organizacji.

Zapraszamy serdecznie do lektury i zgodnie z filozofi

Wiki – zach

camy do dzielenia si

z nami

swoimi pomysłami i opiniami.

Tomek Karwatka
Dyrektor Operacyjny

Divante

tkarwatka@divante.pl

PS. Wi

cej informacji o naszym Wiki znajdziesz na

http://onbusinesswiki.com

. Wi

cej o ofercie

zarz

dzania wiedz

znajdziesz natomiast na stronie

http://divante.pl

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

Dla kogo wiki?

Czy Twoja organizacja w pełni wykorzystuje potencjał swoich
pracowników?

dy menad

er, szef działu, wła

ciciel firmy zadaje sobie pytanie czy zrobił wszystko by stworzy

swoim pracownikom optymalne

rodowisko pracy. Truizmem jest powiedzie

e pracownicy s

jedn

z najwa

niejszych warto

ci firmy. Warto zada

sobie pytanie co zrobi

by warto

ść

ta nabrała realnego

kształtu.

Dzi

szefowie zespołów napotykaj

podczas pracy na szereg problemów. Ka

dy z nas intuicyjnie

czuje,

e uporanie si

z nimi pozwoliłoby organizacji jak i ka

demu z pracowników wiele zyska

Problemy jakie obserwujemy w firmach:

1. Gdy pracownik odchodzi, znika z nim wiedza, któr

posiadał.

2. Wdro

enie do pracy nowego pracownika jest długotrwałym procesem, podczas którego

znacz

co spada wydajno

ść

tak

e innych pracowników.

3. Nawet krótka nieobecno

ść

pracownika skutkuje problemami w dost

pie do materiałów, nad

którymi pracował.

4. Najlepsi specjali

ci nie maj

czasu na dzielenie si

wiedz

5. Pomysły nie s

wdra

ane w

ycie, gin

gdzie

w bie

żą

cych sprawach.

6. Tracisz codziennie du

o czasu na poszukiwanie informacji.

7. Poszukujesz miejsca inspiracji, sk

d mógłby

czerpa

nowe pomysły.

8. Dokumentacja projektów, które prowadzisz z definicji jest nieaktualna.
9. Wszyscy w zespole narzekaj

na ilo

ść

maili.

10. Trudno odszuka

w organizacji ekspertów.

Przez ostatnie kilka lat zarz

dzałem firmami i projektami, które dynamicznie si

rozwijały. Napotkałem

na wszystkie opisane wy

ej problemy. Postanowiłem zaj

ąć

oprogramowaniem wiki by skuteczniej

pracowa

nad własnymi projektami. Zaczynałem od MediaWiki i Doku Wiki, nast

pnie poznałem wiele

komercyjnych systemów Wiki oraz systemów konkurencyjnych do Wiki. Filozofia Wiki jest dla mnie
swego rodzaju kwintesencj

liwo

ci jakie daje nam Internet – komunikacja w celu tworzenia

synergii.

Najważniejsze korzyści z wdrożenia wiki

Wiki rozwi

zuje wiele problemów współczesnych firm w obszarze zarz

dzania wiedz

, współpracy

grupowej, przygotowywania dokumentacji, zarz

dzania jako

, marketingu i pr.

Wdro

enie wiki zapewnia:

rodowisko współpracy grupowej.

2. Ułatwienie zarz

dzania du

żą

ilo

informacji.

3. Aktywacj

pracowników do dzielenia si

wiedz

4. Mo

liwo

ść

tworzenia elastycznych baz wiedzy, bez ogranicze

5. Mo

liwo

ść

rozwoju w kierunku dzielenia si

ęś

wiedzy z otoczeniem biznesowym.

6. Budowanie wizerunku otwartej, nowoczesnej firmy.

Wiki jest niekiedy tak

e u

ywane jako centralne miejsce – spinaj

ce wszystkie bazy wiedzy. Coraz

ęś

ciej rozmawiamy z klientami o projektach ł

czenia poprzez Wiki baz danych Lotus Notes,

intranetu opartego na Sharepoint oraz innych rozwi

. Wiki doskonale spełnia rol

integralnego

komponentu zarz

dzania wiedz

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

Co to jest wiki?

Czy znasz Wikipedi

? To najwi

ksza encyklopedia na

wiecie, tworzona przez miliony internautów

z całego

wiata. Mo

na zaryzykowa

stwierdzenie,

e Wikipedia to najwi

kszy projekt zarz

dzania

wiedz

jaki stworzyła ludzko

ść

. Wikipedia opiera swoje działania na mechanizmach Wiki.

Wiki jest prywatn

stron

zaprojektowan

z my

o współpracy grupowej. Tradycyjne strony s

tworzone do przegl

dania, natomiast Wiki ka

dy mo

e edytowa

, aktualizowa

, dodawa

strony z

nowymi informacjami. Mechanizm ten nie wymaga znajomo

ci HTML.

Rysunek 1 - Wikipedia to najbardziej znane wiki.

Jakie są najczęstsze zastosowania wiki?

Elastyczno

ść

Wiki mo

e by

niekiedy barier

w jej wdro

eniu. Dlatego przedstawiam tutaj najcz

stsze

zastosowania Wik – mog

sta

dla Ciebie inspiracj

•

Zarz

dzanie wiedz

– gromadzenie, udoskonalanie, współtworzenie wiedzy korporacyjnej.

•

Intranety w małych i

rednich firmach – publikowanie informacji dla pracowników firmy (np.

przepisy, procedury, poradniki, opisy produktów).

•

Zarz

dzanie projektami – bie

żą

ce informowanie o stanie projektu, współpraca nad

dokumentacj

projektow

, tworzenie planów rozwoju.

•

Tworzenie dokumentów i publikacji – wiki pozwala na swobodne tworzenie dokumentów w
grupie, ich dopracowywanie, redagowanie, recenzowanie i tłumaczenie.

•

Współpraca grupowa – wiki mo

e by

głównym narz

dziem organizacji współpracy grupowej,

tak

e wirtualnej. Mo

na tworzy

strony projektów, listy todo, kalendarze i agendy spotka

notatki z ustale

, strony wizytówki członków zespołu.

•

Support – wsparcie dla u

ytkowników produktów oraz działu wsparcia technicznego. Strony z

opisem rozwi

zania problemów w postaci wiki mog

zbiera

feedback u

ytkowników.

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

•

eLearning – tworzenie bran

owych słowników, kursów, samouczków.

Wiki a Enterprise 2.0

W korporacyjnym

argonie popularno

ść

zdobywa poj

cie „Enterprise 2.0”. Postanowiłem napisa

kilka

słów o tym trendzie gdy

ąż

e si

bezpo

rednio z zastosowaniem Wiki w firmie.Wiki s

uznawane za

jedno ze sztandarowych narz

dzi trendu Enterprise 2.0. Czym jest Enterprise 2.0? Poj

cie to postuluje

ycie społeczno

ciowych aplikacji WWW jako narz

dzi firmowej współpracy grupowej.

Enterprise 2.0 usprawni Zarządzanie Wiedzą

W 1983 roku człowiekiem roku według Time został.. komputer. Nieco ponad dwadzie

cia lat pó

niej

zrozumieli

my,

e to ludzie tworz

warto

ść

tego co w systemie. Człowiekiem roku zostałe

Ty – czyli

konsument. Trend Web 2.0 zyskał popularno

ść

i dzi

jest ju

czym

co stało si

ęś

Internetu.

Dzi

triumfy zaczyna

młodszy ale powa

niejszy brat Web 2.0 - czyli Enterprise 2.0. Enterprise

2.0 to nowe podej

cie do staromodnego korporacyjnego oprogramowania. Firmy zaczynaj

dostarcza

swoim pracownikom szybkich, prostych w u

yciu narz

dzi społeczno

ciowych – po to by

Ci pracowali wydajniej, kreatywniej, przyjemniej. Wszystko podane w sposób znany z Bloxa,
GoldenLine, Naszej-Klasy czy Wikipedii.

Enterprise 2.0 to tak

e oszcz

dno

ci dzi

ki modelowi sprzeda

y oprogramowania SaaS. W modelu

SaaS oprogramowanie sprzedawane jest w cyklu miesi

cznych opłat, gotowe do u

ycia zaraz po

zakupie, bez długotrwałych i kosztownych wdro

, bez udziału IT.

Termin Enterprise 2.0 istnieje w

wiadomo

ci biznesu w USA od 2006. Dzi

w 2008 zaczyna si

o nim

mówi

w Polsce. Niemniej Enterprise 2.0, nawet na rynkach bardziej rozwini

tych, nadal brzmi do

ść

obco i nadal wiele firm nie bardzo wie co z tym zrobi

. Firma Market Intelligence przedstawił wyniki

bada

dotycz

cych Enterprise 2.0. Pytano menad

erów z USA jakie cele chc

osi

ąć

dzi

wdro

eniu narz

dzi nowej generacji. Najcz

ęś

ciej (63%) wymieniano polepszenie współpracy,

podniesienie

wiadomo

ci wiedzy jaka jest w organizacji (56%) oraz zwi

kszenie szybko

komunikacji i działania (równie

56%).

CoreMedia w swoim raporcie z 2007, dotycz

cym rynku niemieckiego, wykazuje,

e korporacyjna

odmiana Web 2.0 jest najlepiej znana w działach marketingu (nie słyszało o niej tylko 14%) oraz w
działach rozwoju. Działy Marketingu i PR uwa

56%),

e ju

za kilka lat narz

dzia

Enterprise 2.0 stan

jednym z podstawowych sposobów komunikacji w firmach. Niemieccy

respondenci uznali za najwa

niejsze zalety E20 (Enterprise 2.0) usprawnienia w zakresie zarz

dzania

kontaktami, wymiany informacji, dzielenia si

pomysłami i innowacjami, dost

pu do wiedzy. Tak

raport na temat Enterprise 2.0 wydany przez Forrester Research w kwietniu 2008, zwraca uwag

to i

zainteresowanie oprogramowaniem typu Enterprise 2.0 wychodzi najcz

ęś

ciej z działów

Marketingu, R&D. Paradoksalnie to działy IT w tym układzie zachowuj

bardziej konserwatywnie.

Obecnie po

caj

one około 70% swoich zasobów na utrzymywanie istniej

cego ju

oprogramowania i s

ostro

ne w korzystaniu z oprogramowania typu Enterprise 2.0. Zapewne model

licencji SaaS (Software as a service) ułatwi zakup oprogramowania – oddaj

c mo

liwo

ść

decyzji

wprost do działów R&D i Marketingu.

Wymieniane wielokrotnie ułatwianie wymiany wiedzy i przyspieszanie komunikacji wi

ąż

e si

wprost z

Zarz

dzaniem Wiedz

. Ta dziedzina wydaje si

jednym z ciekawszych zastosowa

trendu Enterprise

2.0. Dotychczas Zarz

dzanie Wiedz

zarezerwowane było dla du

ych korporacji. Dzi

ki tanim

narz

dziom (z zaszytymi wewn

trz dobrymi praktykami) tak

e MSP mog

korzysta

z dobrodziejstw

tej dziedziny nauki.

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

W zarz

dzaniu wiedz

oczywi

cie od lat chodzi o to samo – jak najlepsze wykorzystanie talentów w

organizacji. Jak dot

d teoretycy zarz

dzania wiedz

twardo upierali si

aby rozdziela

zarz

dzanie

wiedz

od systemów informatycznych, które to zarz

dzanie wspieraj

. W efekcie tego powstawały

systemy, które zupełnie nie spełniały pokładanej w nich nadziei. Nawet je

li w zarz

dzaniu wiedz

nie

chodzi o technologi

to trzeba mie

na uwadze,

e to wła

nie technologia mo

e mie

decyduj

znaczenie w powodzeniu wdro

enia. Wiele firm wr

cz zraziło si

do hasła „zarz

dzanie wiedz

”

wdra

c u siebie jeden z dedykowanych systemów, który zamiast usprawnia

prac

i zapewni

liwo

ść

dzielenia si

wiedz

, stworzył jedynie nowe biurokratyczne obowi

zki. Nie nale

y jednak

dzi

e zarz

dzanie wiedz

przeminie jak niejedna tymczasowa koncepcja. Zarz

dzanie wiedz

konieczno

ść

w czasach, kiedy informacji jest nadmiar, ale dopiero naprawd

warto

ciowa wiedza

zapewnia przewag

konkurencyjn

. Trzeba jednak spojrze

realistycznie na zadania, które przed

nami stawia zarz

dzanie wiedz

. Jednym z najwa

niejszych zada

jest stworzenie oprogramowania

na tyle elastycznego by dopasowało si

do kultury organizacyjnej firmy. Tylko oprogramowanie, które

pozwoli pracownikom aktywnie wł

czy

w proces jego adaptacji ma szanse zdoby

uznanie i

akceptacj

zespołu. Narz

dzia Enterprise 2.0 dzi

ki swojej elastyczno

ci wyniesionej z trendu Web

2.0 maj

szans

odda

władz

w r

ce pracowników. To pracownicy mog

wybra

oprogramowanie,

dostosowa

i i u

ywa

tak jak u

ywaj

swoich ulubionych serwisów społeczno

ciowych. Dział IT ma

zapewni

jedynie techniczne funkcjonowanie narz

dzia – na poziomie koncepcyjnym sterowanie

przejmuj

ytkownicy.

W prezentacji na ostatniej Enterprise 2.0 Conference Carl Frappaolo postuluje wykorzystanie narz

dzi

Web 2.0 na wszystkich poziomach zarz

dzania wiedz

Rysunek 2 - Wykorzystanie narz

dzi Web 2.0 na wszystkich poziomach zarz

dzania wiedz

Autor: Carl Frappaolo.

Według raportu Enterprise 2.0 wydanego przez MarketIQ najcz

ęś

ciej u

ywane narz

dzia Enterprise

2.0 w firmach to kanały RSS oraz firmowe Wiki. Oba narz

dzia znajduj

w fazie dynamicznego

wzrostu i oba adresuj

zagadnienia zwi

zane z Zarz

dzaniem Wiedz

Forrester zauwa

e dzisiejsze pokolenie 12-17 latków bardzo aktywnie korzysta ze

społeczno

ciowych narz

dzi Web 2.0. W tej grupie a

1/3 to twórcy tre

ci. Natomiast w populacji

obecnych 50 latków tylko 7% to twórcy. W najbli

szym czasie grupa 50 latków odejdzie na emerytury

a firmy przyjm

do pracy dzisiejsze nastolatki. Mo

na spodziewa

e Ci pracownicy z ch

przenios

swoje „cywilne” zachowania na grunt firmy, popularyzuj

c przy tym narz

dzia Enterprise

2.0.

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

Mimo,

e trend Enterprise 2.0 dopiero raczkuje w Polsce, niesie on z sob

wiele potencjalnych

korzy

ci dla wszystkich firm. Popularyzacja narz

dzi E20 pozwoli firmom uzyska

dost

p do

efektywniejszych i znacznie ta

szych narz

dzi biznesowych.

Enterprise 2.0 dla praktyków

Poznaj Charliego. Charlie pracuje w wielkim szklanym biurowcu ale zdarza mu si

pracowa

tak

e na

wielkiej wygodnej kanapie w swoim mieszkaniu. Charli pracuje w małym zespole – jest w nim pi

ęć

osób. Ka

da na innym kontynencie. Gdy w Rio de Janeiro współpracownik Charliego ko

czy prac

wychodzi do domu inny członek zespołu, pracuj

cy w Melbourne, zaczyna czyta

jego maile przy

niadaniu. Je

li w Rio o czym

zapomn

, Ci z Melbourne musz

czeka

cały dzie

– zatem czytanie

maili do

niadania stało si

stylem ich

ycia.

Zarz

dzanie zespołem osób, które nigdy si

nie spotkały i pracuj

w ró

nych strefach czasowych jest

głównym wyzwaniem codziennego dnia naszego bohatera.

Charli ma szefa, nigdy go nie spotkał osobi

cie ale poprzez kanał RSS

ledzi jego bloga, dzi

ki czemu

czuje,

e dobrze go rozumie. Charli te

ma bloga. Blog dotyczy projektu Charliego i tym razem to jego

szef

ledzi kanał RSS. Post

py nad projektem

ledzi tak

e cały zespół Charliego oraz jeszcze 130

osób z firmy, które s

zainteresowane tematyk

projektu.

Aby zapanowa

nad bie

żą

cym prowadzeniem projektu Charli u

ywa BaseCamp

(

http://www.basecamphq.com/

). Przydziela zadania i monitoruje stopie

ich wykonania, ma wgl

d w

dost

pno

ść

zasobów. Dokładnie $49 / mc kosztuje go oprogramowanie, które umo

liwia zarz

dzanie

wszystkimi jego projektami. Nie musi interesowa

technikaliami, gdy w zespole pojawia si

nowy

pracownik – po prostu tworzy dla niego konto w BaseCamp. Poza tym BaseCamp tak

e posiada RSS

dzi

ki, którym Charli jest informowany na bie

żą

co o stanie prac.

Charli ci

gle u

ywa firmowych wiki. Jedn

z wiki takiego typu jest BusinessWiki

(

http://businesswiki.eu/

) - firma wybrała to rozwi

zanie bo mo

na go u

ywa

zarówno w modelu SaaS

jak i zainstalowa

w wewn

trznej sieci firmowej. Oparte na otwartych standardach, daje szefowi

Charliego pewno

ść

e zgromadzone tam dane s

bezpieczne. Wiki słu

żą

zespołowi do tworzenia

dokumentacji projektów, zapisywania pomysłów, tworzenia planów. Wiki jest dost

pna dla wszystkich

pracowników – Charli i jego zespół mog

korzysta

z wiedzy, do

wiadcze

, bada

i kontaktów

zgromadzonych przez inne zespoły. To znakomicie przyspiesza im prace.

Grupowe tworzenie dokumentacji i planów w zasadzie znacznie odci

ąż

a Charliego od tej pracy. Dzi

zaanga

owaniu wielu osób w proces edycji, powstaj

ca dokumentacja jest lepiej przemy

lana. Dzi

kanałowi RSS, Charli jest powiadamiany gdy tylko powstanie nowa wersja dokumentu, który dodał do
obserwowanych.

Charli w weekendy lubi szpera

w Sieci w poszukiwaniu inspiracji. Ciekawe linki zapisuje w firmowej

bazie linków, przypominaj

cej serwis

http://Delicious.com

. Charli oznacza ka

dy link tagiem, dzi

czemu mo

e łatwo grupowa

i odszukiwa

interesuj

ce linki. Charli korzysta z tej bazy inspiracji

zawsze gdy staje przed trudnym zadaniem stworzenia czego

od zera. Dzi

ki tagom mo

e szybko

dotrze

do linków na interesuj

cy go temat, które zgłosili inni pracownicy. W organizacji Charliego z

tego systemu korzysta kilka tysi

cy osób – zawsze znajdzie co

o czym wcze

niej nie słyszał.

Oczywi

cie Charli subskrybuje za pomoc

RSS informacje o wszystkich nowych linkach jakie dotycz

interesuj

cych go tematów.

.W organizacji Charliego pracuje kilka uznanych autorytetów. Niektórzy z nich s

dla Charliego

mentorami. Caroll, ma zazwyczaj bardzo wiele do powiedzenia ale cierpi na ci

gły brak czasu. Wiedza

i do

wiadczenie, które posiada zawsze robi

na Charlim wielkie wra

enie. Caroll chc

c dzieli

swoj

wiedz

w dogodny dla siebie sposób nagrywa firmowe podcasty. Podcasty publikuje na swoim

blogu. Gdy pojawi si

nowy podcast Caroll pracownicy s

powiadamiani o tym za pomoc

RSS. Charli

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

ł z Sieci darmow

aplikacj

Juice (

http://juicereceiver.sourceforge.net

), która pobiera nowe

podcasty i wgrywa je na odtwarzacz mp3. Teraz Charli codziennie w drodze do pracy korzysta z
do

wiadcze

swojego mentora, słuchaj

c podcastów.

Charli posiada te

konto na LinkedIn (

http://linkedin.com

).Nie jest sam. Konta w LinkedIn maj

wszyscy jego firmowi znajomi. Charli lubi LinkedIn bo to wła

nie tam znalazł swoj

prac

. Headhunter

jego organizacji przegl

dał profile osób o odpowiednim do

wiadczeniu. Znalazł Charliego – w jego

profilu widniało sporo referencji, skontaktował si

zatem z osobami, które wypowiadały si

o Charlim i

szybko upewnił si

e to wła

ciwa osoba. Dzi

ki wewn

trznej poczcie nawi

zał kontakt z Charlim i

zaprosił go na spotkanie. Odk

d istnieje LinkedIn Headhunter organizacji Charliego przebywa tam

kilka godzin dziennie.

Charli skrupulatnie uzupełnił swój profil na LinkedIn informacjami o interesuj

cych go tagach, wpisami

o do

wiadczeniu zawodowym i projektach w jakich bierze udział. W ci

gu tygodnia Charli nawi

zuje

zazwyczaj 1-2 nowe kontakty z osobami, które s

zainteresowane współprac

na interesuj

cych

Charliego polach.

Jeszcze kilkana

cie miesi

cy temu Charli u

ywał oprogramowania typu Microsoft Office. Przesyłał

pliki mailem, niekiedy gubił je lub wysyłał nieaktualne wersje, czasem w mi

dzyczasie kto

naniósł

zmian

i musiał godzinami ł

czy

ze sob

dwa pliki, które si

rozsynchronizowały. Starał si

utrzyma

aktualno

ść

projektów ale wi

zało si

to z konieczno

głego aktualizowania danych w MS Project.

Przydzielał zadania za pomoc

maila co cz

sto wywoływało przeci

ąż

enie lub niewykorzystanie

zasobów. Po

cał wiele czasu na dopytywanie si

wszystkich o stan prac. Kiedy miał jaki

problem

po prostu pisał wiele maili z nadziej

e kto

znajdzie akurat w tym momencie czas na to by podzieli

z nim swoim do

wiadczeniem.

Dzi

Charli u

ywa przede wszystkim aplikacji webowych, które ju

z natury rzeczy zapewniaj

maksymaln

dost

pno

ść

do informacji oraz ich aktualno

ść

. Dzi

ki dobremu planowaniu Charli nauczył

wykorzystywa

przesuni

cia czasowe dla zwi

kszenia mocy przerobowych zespołu. Praca nad

projektem trwa 24 h na dob

. Dzi

ki współpracy poprzez wiki wszyscy maj

stale dost

p do

aktualnych informacji. Pracownik zaczynaj

cy dzie

pracy zerka w swój czytnik RSS i po 15 minutach

ma pełen obraz tego nad czym pracowali jego koledzy gdy on spał.

Gdyby zapyta

Charliego która z wymienionych aplikacji jest jego ulubion

. Odpowie,

e jest ni

Firefox. Swoj

prac

zaczyna od uruchomienia przegl

darki WWW bo wszystko czego mu potrzeba

dost

pne jest wła

nie za pomoc

WWW.

Gdyby zapyta

Charliego czym jest Enterprise 2.0, powie,

e to kolejny buzzword ale w najwi

kszym

skrócie mo

na powiedzie

e to oprogramowanie społeczno

ciowe wewn

trz firmy.

Oprogramowanie, które jest proste w u

yciu i pozwala u

ytkownikom samodzielnie budowa

struktur

firmowego intranetu z gotowych elementów.

Opracowanie powstało na podstawie prezentacji Scott'a Gavina „Meet Charlie”, za zgod

autora.

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

Wiki dla menadżera

Jak szybko wdrożyć nowego pracownika?

Gdy organizacja posiada swoj

wiki, pracownicy mog

gromadzi

i dzieli

informacjami, których

inni potrzebuj

. W wiki znajd

informacje na temat projektów, strategii, bada

ale tak

e informacje

przydatne w codziennej pracy – procedury, rozliczenia, zasady przeprowadzania spotka

, konfiguracj

sprz

tu.

Pierwszy dzie

w pracy nowego pracownika mo

na po

na zapoznanie go z wiki. Pracownik

zyskuje aktualne

ródło informacji, poznaje te

wcze

niejsze pomysły, inicjatywy i projekty. Cały

zespół nie traci natomiast efektywno

ci pracy gdy

kszo

ść

odpowiedzi na pytania nowego

pracownika znajduje si

w wiki.

Masz doskonały pomysł ale teraz nie ma czasu by go realizować?

Zapisz go w sekcji Pomysły na wiki. Mo

e kiedy

ty lub kto

inny z zespołu wrócicie do niego.

Najbardziej kreatywne firmy zapisuj

wszystkie pomysły. Wiki pozwala gromadzi

baz

pomysłów

a tak

e nagradza

ich autorów, co zach

ca do wymiany wiedzy.

Z firmy odchodzi pracownik?

Czy jego wiedza odejdzie wraz z nim? W Wiki pracownicy opisuj

swoje pomysły, inspiracje, projekty,

dokumenty i procedury. Odej

cie pracownika b

dzie du

o mniejsz

strat

dla firmy je

li zespół oraz

jego nast

pca b

mieli dost

p do materiałów nad którymi pracował oraz wiedzy, któr

zgromadził.

Jest to swego rodzaju kopia bezpiecze

stwa pracownika.

Szukasz źródeł inspiracji?

W stresie nie zawsze łatwo stworzy

oryginaln

koncepcj

. Gdy mo

na si

ąć

do setek i tysi

wcze

niej zapisanych pomysłów nagle wszystko staje si

prostsze. Czasem wystarczy tylko rzut oka

na zapisy burzy mózgów sprzed roku aby zainspirowa

do ciekawych rozwi

. Warto wszystkie

burze mózgów i spotkania dokumentowa

za pomoc

wiki.

Tracisz codziennie dużo czasu na poszukiwanie informacji?

Członkowie zespołu zapisuj

informacje w ró

nych formatach, cz

sto trudnych do współdzielenia oraz

przeszukiwania. Wiki umo

liwia integracj

z oprogramowaniem Office, dzi

ki czemu pracownicy bez

trudu mog

publikowa

swoje informacje. Tak opublikowane informacje s

proste do przeszukiwania.

esz te

zobaczy

histori

zmian ka

dego dokumentu oraz dyskusje prowadzone podczas jego

tworzenia.

Dokumentacja projektów, które prowadzisz z definicji jest nieaktualna?

Dla menad

erów istotne jest posiadanie aktualnej dokumentacji projektowej i zapewnienie dost

pu do

niej całemu zespołowi. Wiki umo

liwia wygodne dokumentowanie dowolnego projektu na bie

żą

co,

podczas prac nad nim. Członkowie zespołu maj

dost

p do zawsze aktualnych informacji.

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

jle

Najlepsze praktyki

Współpraca zespołu projektowego

Problem

Członkowie zespołu projektowego znajduj

w ró

nych lokalizacjach, cz

ęść

z nich pracuje zdalnie

lub w nietypowych godzinach. Mimo cz

stych telekonferencji i u

ywania e-mail trudno jest utrzyma

klarowny obraz stanu projektu. Nie wiadomo, kto co aktualnie robi.

Rozwiązanie

1. Stwórz osobn

Wiki dla projektu lub stron

projektu.

2. Popro

by na pocz

tek ka

dy z uczestników projektu stworzył swoj

osobist

stron

na Wiki.

Osobista strona opisuje rol

danej osoby w projekcie, ale tak

e jej wcze

niejsze dokonania,

linki do innych projektów w których bierze udział, fotografi

– wszystko co mo

e interesowa

inne osoby z projektu i co mo

e okaza

pomocne.

3. Stwórz stron

podsumowania projektu – jest to strona domowa projektu.

a. Opisz na niej cele projektu i kamienie milowe.
b. Stwórz na tej stronie linki do stron osobistych wszystkich uczestników projektu.

4. Dodaj do tej strony linki do notatek ze spotka

, agend, kontraktów i wszystkich powi

zanych

materiałów.

5. Stwórz stron

Dziennik projektu, na której ka

dy z uczestników projektu b

dzie mógł

odnotowywa

aktualny stan projektu.

Wynik

•

W jednym miejscu zgromadziłe

wszystkie informacje o projekcie – dost

pne z ka

dego

miejsca i w ka

dym czasie.

•

Informacje zawsze s

aktualne.

•

Jako Project manager nie musisz ju

pisa

raportów – stan projektu oddaje Dziennik projektu.

•

Osoby które doł

czaj

do zespołu projektowego szybko wdra

w prace dzi

ki wgl

dowi

w histori

i aktualny stan projektu.

•

Po zako

czeniu projektu cała wiedza nadal pozostaje w organizacji i b

dzie mo

na z niej

skorzysta

przy nast

pnych projektach.

•

Inne zespoły projektowe mog

mie

dost

p do wiedzy wypracowanej przez zespół projektowy.

Zbyt dużo e-maili?

Problem

Pracownicy regularnie przesyłaj

sobie plany, raporty i aktualizacje projektów. Ka

da taka wiadomo

ść

jest wysyłana do wszystkich osób w danym zespole, co powoduje przeci

ąż

enie informacj

pracowników. Czasem zdarza si

e ludzie wczytuj

w e-maile i dopiero po lekturze uznaj

temat ich nie dotyczy, inne osoby omyłkowo usuwaj

kierowane do nich informacje. W natłoku e-maili

ęż

ko znale

źć

ten aktualnie potrzebny. Mi

dzy innymi z tego powodu niekiedy kto

nanosi poprawki

na starsz

wersj

i dokumentacja si

rozsynchronizowuje.

Project Managerowie cierpi

najbardziej, otrzymuj

kopi

dej wiadomo

ci, czytanie i ocenianie tych

informacji zabiera im mas

czasu.

Rozwiązanie

1. Stwórz osobn

Wiki dla projektu lub stron

projektu i zapro

na ni

pracowników.

2. Stwórz osobne strony do dyskusji na tematy zwi

zane z ró

nymi płaszczyznami projektu.

Wynik

•

Pracownicy sami decyduj

w jakich dyskusjach chc

bra

udział i co ich interesuje.

•

Spada prawdopodobie

stwo pomini

cia wa

nej informacji (osobna strona skierowana do

wszystkich pracowników – zawiera tylko wa

ne komunikaty)

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

jle

•

Spada obci

ąż

enie pracowników niepotrzebnymi im informacjami, zwi

ksza si

komfort pracy.

•

Spada obci

ąż

enie firmowych serwerów poczty.

•

Raz na zawsze rozwi

zany jest problem wersji dokumentów – na stronach projektu s

zawsze

aktualne dokumenty a tak

e mo

liwo

ść

ledzenia historii ich zmian.

•

Raz na zawsze rozwi

zany jest problem zwi

zany z ró

nymi formatami plików, które

przesyłane s

poczt

. Do stron wiki ka

dy ma dost

•

Wszystkie informacje teraz mo

na łatwo przeszukiwa

. Znika problem „gdzie

to mam ale nie

mog

znale

źć

”.

•

Nowa osoba nie traci dotychczasowej wymiany wiedzy.

•

Po zako

czeniu dyskusji jej wynik nadal dost

pny jest dla wszystkich.

Żyjący intranet

Problem

Tre

ść

w twoim intranecie jest nieaktualna. Ludzie przesyłaj

sobie e-maile z pytaniami, które ci

gle si

powtarzaj

Rozwiązanie

1. Zacznij publikowa

raporty, dokumentacj

i procedury w łatwej do aktualizowania stronie wiki.

2. Zaanga

uj pracowników w odpowiadanie na pytania na łamach wiki.

3. Przeka

wszystkim ide

wspólnego edytowania, aktualizowania i poprawiania tre

ci.

4. Stwórz korporacyjny słownik, tłumacz

argon nowym pracownikom oraz uspójniaj

słownictwo jakim firma posługuje si

na zewn

trz.

Wynik

•

Informacje s

łatwe do odnalezienia - wyszukiwarka

•

Informacje s

zawsze aktualne

•

Pracownicy s

zaanga

owani we współprac

nad korporacyjn

baz

wiedzy

•

Nowi pracownicy szybko zapoznaj

z firm

•

Odchodz

cy pracownicy zostawiaj

w firmie swoj

wiedz

•

Bł

dy w dokumentach s

na bie

żą

co poprawiane przez osoby, które z nich korzystaj

•

Eksperci s

rzadziej odrywani od pracy, wystarczy,

e raz odpowiedz

na pytanie by z tej

odpowiedzi mógł skorzysta

dy, w dowolnym czasie.

Baza wiedzy

Problem

Trac

c pracowników bezpowrotnie tracisz wiedz

, któr

posiadali. Nowi pracownicy długo wdra

w swoje obowi

zki i popełniaj

wiele bł

dów.

Rozwiązanie

1. Stwórz korporacyjn

baz

wiedzy i zach

caj pracowników do publikowania w niej.

2. Specjali

ci odpowiadaj

na pytania poprzez wiki (odpowied

jest widoczna dla wszystkich).

3. Zach

caj do pisania podsumowa

i wniosków z projektów w wiki aby wszyscy mogli si

zapozna

4. Grupy projektowe rozwi

zuj

c problem opisuj

go w wiki.

5. Działy HR, Administracyjny, PR publikuj

na bie

żą

co swoje wytyczne w wiki.

6. Przeka

wszystkim ide

wspólnego edytowania, aktualizowania i poprawiania tre

ci.

Wynik

•

Pracownik odchodz

cy z firmy zostawia spor

ęść

swojej wiedzy w firmie.

•

Nowi pracownicy korzystaj

z do

wiadcze

swoich starszych kolegów, nawet tych, których ju

nie ma w firmie.

•

Organizacja uczy si

- tak

e na własnych bł

dach udokumentowanych w wiki.

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

•

Nowi pracownicy poznaj

przeprowadzone projekty, wytyczne poszczególnych działów,

odpowiedzi na najcz

ęś

ciej zadawane pytania.

•

Nowy pracownik po krótkim wprowadzeniu zawsze mo

e na bie

żą

co sprawdza

informacje w

wiki.

Na stronie

http://bizneswiki.pl/dla-kogo-bizneswiki

znajdziesz opis wykorzysta

wiki według typu firmy.

Wiki FAQ

Dlaczego korzystać z wiki do wymiany wiedzy?

Wikipedia jest najwi

ksz

baz

wiedzy jak

dotychczas wspólnie stworzyli ludzie. Filozofia, któr

proponujemy oraz narz

dzie na którym bazujemy, wywodzi si

w prostej linii z fenomenu Wikipedii.

Dzi

ki mechanizmom wiki mo

na uzyska

nie tylko wysokie jako

ci wiedz

, ale przede wszystkim

nieosi

galny innymi metodami stopie

zaanga

owania pracowników w dzielenie si

wiedz

. Wiki

buduje trwał

warto

ść

w ka

dym członku zespołu, który staje si

ęś

firmowej społeczno

wymiany wiedzy.

Globalny intranet czy lokalne wiki?

Tworz

c globalne systemy wymiany wiedzy (lub ka

dy inny intranet) zazwyczaj narzuca si

całej

organizacji pewne standardy. Okazuje si

jednak,

e znaczna cz

ęść

wymiany wiedzy nast

puje w

obr

bie działów i grup projektowych. Wiki s

sto uzupełnienie globalnych intranetów w działach

(Marketing, PR, R&D, HR, QA) gdzie wymiana wiedzy jest szczególnie istotna.

Dlaczego wiki zadziała tam gdzie nie działają inne systemy?

Wiele systemów informatycznych nie przyjmuje si

gdy

ludzie odczuwaj

e musz

dopasowa

do systemu i reguł, które sztuczne im narzucono. Wiki pozwala ka

demu zespołowi samodzielnie

stworzy

zasady wymiany wiedzy. Prosty i elastyczny mechanizm wiki dopasowuje si

do procesów,

zachowa

, kultury organizacji. Zespół przenosi do Wiki te mechanizmy, które działaj

rzeczywisto

ci. Je

li próbowałe

bez powodzenia wdro

systemy organizuj

ce wewn

trzn

prac

działu lub firmy, powiniene

spróbowa

wiki.

Warto pami

e wiele osób spotkało si

z mechanizmami wiki na Wikipedii. Dla nich u

ywanie

biznesowej wiki b

dzie proste i naturalne.

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

Proces wdrożenia wiki

Projekt pilotażowy

Wdro

enie wiki w wielu korporacjach zaczyna si

od przeprowadzenia projektu pilota

owego.

Projekt pilota

owy pozwala na tworzenie i rozwijanie wiki w kontrolowanym

rodowisku, prac

z mał

liczb

grup, przekazywanie im przydatnych wskazówek i rozwijanie przykładów u

ycia wiki aby

pokaza

innym jak korzysta

z oprogramowania.

Pilota

pozwala równie

na stworzenie odpowiednich struktur administracyjnych i wsparcia,

szczególnie działu technicznego, które b

pomocne przy rozrastaniu si

wiki.

Dwa wa

ne szczegóły do zapami

tania przy prowadzeniu projektu pilota

owego proponowane przez

Stewart’a Mader’a:

1. Nie wybieraj jedynie zwolenników nowych technologii do testów. Staraj si

pozyska

pracowników o ró

nym stopniu umiej

tno

ci. Zwolennicy nowych technologii lubi

nowinki. To

dobrze, ale istnieje zagro

enie,

e je

li w projekcie pilota

owym b

uczestniczy

tylko takie

osoby, to kiedy inni pracownicy dowiedz

od nich o projekcie, nie zwróc

na to a

tak

ej uwagi. B

przecie

wiedzie

e zwolennicy nowych technologii lubuj

w tego

typu przedsi

wzi

ciach.

Uwag

zwykłych pracowników zwróci natomiast osoba, która na pocz

tku była sceptyczna

wobec całego przedsi

wzi

cia albo zwykły u

ytkownik, który jest

rednio zainteresowany i

trzeba go przychylnie usposobi

do wdra

anego projektu. Je

li taki człowiek mo

opowiedzie

o tym,

e na pocz

tku do projektu podchodził raczej z rezerw

i potrzebował

czego

, co go przekona, a teraz jest jego zwolennikiem, to jego historia b

dzie miała wielki

wpływ na innych.

2. Drug

przy projekcie pilota

owym rzecz

jest fakt, ze mo

na podczas jego

prowadzenia stworzy

dobre przykłady zastosowania wiki. Pozwol

one innym osobom w

Twojej organizacji zobaczy

, w jaki sposób pierwsze grupy u

ytkowników korzystały z wiki. W

tym samym czasie pracownicy, którzy byli w tych pocz

tkowych zespołach mog

sta

now

grup

osób informuj

cych innych w Twojej organizacji – współpracowników,

znajomych, czy nawet osoby, których spotykaj

na stołówce – o korzy

ciach z u

ywania wiki.

To jest naprawd

ne. To jest klucz to wspierania wdra

anych przez Ciebie rozwi

przez szeregowych pracowników.

Spotkanie startowe

Takie spotkanie jest dla Twojego zespołu dobrym sposobem na zebranie wszystkich razem, w tym
samym pomieszczeniu o tym samym czasie je

li to mo

liwe, aby podj

ąć

decyzje dotycz

korzystania z wiki i aby zacz

ąć

z niej korzysta

Podczas tego typu spotkania mo

esz zrobi

trzy wa

ne rzeczy.

1. Wszyscy przychodz

na nie ze

wiadomo

e ka

da osoba w zespole zaczyna od tego

samego miejsca. Dzi

ki temu mo

na unikn

ąć

sytuacji, w której jeden z pracowników my

li,

inna osoba lepiej zna si

na wiki i mo

e wtedy stwierdzi

: „Ja w takim razie pozwol

, aby kto

inny był osob

zajmuj

wiki i nie b

o to martwi

”.

Istnienie wiki zale

y od aktywnego udziału całej społeczno

ci, wi

c lepiej unika

sytuacji, w

której jedna osoba jest wyznaczona do prowadzenia wiki, a wszyscy inni przekazuj

tej osobie

zadania z tym zwi

zane. Wszyscy powinni czu

na siłach do aktywnego udzielania si

przy prowadzeniu wiki. Zebranie wszystkich na spotkaniu pomaga dostrzec,

e wszyscy

startuj

z tego samego miejsca, a to wzmacnia wi

ęź

, która tworzy si

podczas redagowania

zawarto

ci wiki.

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

2. Wszyscy mog

podejmowa

decyzje dotycz

ce tego, jak b

wykorzystywa

wiki: do

zarz

dzania projektem, pisania dokumentacji albo te

do ustalania programów zebra

. Te

decyzje s

bardzo istotne, poniewa

li wszyscy podejmuj

przynajmniej pocz

tkowe

decyzje wspólnie, to s

e szanse,

e b

ich trzyma

i wiki ma szans

na dobry start.

Inne sposoby wykorzystania wiki mog

pojawi

podczas u

ywania wiki, ale najwa

niejsze

jest to,

e wszyscy zgadzaj

co do podstaw.

3. Mo

liwo

ść

rozpocz

cia dodawania tre

ci do wiki w tym samym czasie. To jest wa

ne,

poniewa

spotkanie si

czy i wszyscy wracaj

do swoich zwykłych zada

, projektów,

spotka

itp. Je

li nie zaczn

wtedy u

ywa

wiki, to stwierdz

„No dobrze, to ja zaczn

korzysta

z wiki jutro czy od przyszłego tygodnia” i nie zaczynaj

w ogóle. Ale je

li wszyscy

przy pierwszym spotkaniu stworz

kilka pierwszych stron i zaczn

dodawa

do nich tre

ść

, po

powrocie do swoich zaj

ęć

współpraca b

dzie ju

trwała. Gdy wszystko ju

działa i ludzie

zainwestowali ju

w przedsi

wzi

cie troch

swojego czasu, jest bardziej prawdopodobne,

tego trzyma

i współpraca b

dzie trwała.

Syndrom pustej strony

Systemy wiki s

bardzo elastyczne ale podczas wdro

enia mo

e okaza

do ich minusem. Cz

sto

nazwa si

sytuacj

syndromem pustej strony. Syndrom polega na tym,

e u

ytkownik loguje si

systemy i nie wie jak zacz

ąć

ywa

oprogramowania.

na unikn

ąć

tej sytuacji poprzez stworzenie wst

pnej struktury danych wiki. Taka struktura mo

obejmowa

katalogi i najwa

niejsze strony – tak aby nowy u

ytkownik zobaczył praktyczne

wykorzystanie wiki.

Zacznij od najprostszych rzeczy

Jedn

z najlepszych strategii wdro

enia wiki jest stopniowa gradacja ilo

ci tworzonych za pomoc

wiki

dokumentów. Na pocz

tek mo

na zacz

ąć

od najbardziej oczywistych dokumentów – tworzy

na wiki

plany spotka

oraz notatki ze spotka

. Te dokumenty mog

współedytowa

wszyscy uczestnicy

spotkania. Spotkania dotycz

wszystkich zatem ka

dy z pracowników w ten sposób b

dzie miał

kontakt z wiki.

Osobista strona wiki

esz poprosi

dego pracownika o utworzenie swojej prywatnej strony wiki. Na takiej stronie

pracownik mo

e opisa

nad czym aktualnie pracuje, nad czym b

dzie pracował w przyszło

ci oraz

utworzy

sekcj

gdzie inne osoby b

mogły zadawa

pytania. Pracownik na swojej stronie

zamie

e tak

e informacje kontaktowe oraz wszelkie inne informacje, które pozwol

na lepsz

komunikacj

. W ten sposób szybko stworzysz aktualn

baz

ekspertów twojej organizacji.

Warsztaty wiki

Zbierz ludzi, którzy w Twojej organizacji u

ywaj

wiki i pozwól im podzieli

tym, co robi

warsztatach: jednodniowym wydarzeniu, podczas którego pracownicy zbieraj

i wygłaszaj

krótkie,

najwy

ej pi

ciominutowe odczyty i demonstracje swoich dokona

na wiki. Jest to

wietny sposób na

to,

eby ludzie, którzy na co dzie

pracuj

w ró

nych zespołach i wykonuj

ró

prac

, pokazali jak

to robi

Opory w dzieleniu się wiedzą

Ludzie cz

sto boj

dzieli

swoj

wiedz

na wiki. Im wi

cej pracownik przekazuje swojej wiedzy na

wiki, tym cenniejszy si

staje dla organizacji. Dlaczego? Poniewa

jego warto

ść

w organizacji jest

potem lepiej znana. Kto

e by

ekspertem w pewnej dziedzinie i by

tego

wiadomym, ale je

inni o tym nie wiedz

, osoba ta jest mniej przydatna.

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

li kto

boi si

dzieli

z innymi wiedz

, najlepiej jest zasugerowa

tej osobie,

eby cho

ęść

swojej wiedzy, nawet kilka procent, umie

ciła na wiki i zobaczyła, co si

stanie. Scenariusz wydarze

dzie nieunikniony: ludzie, którzy przeczytaj

to, co zostało umieszczone na wiki b

chcieli si

skontaktowa

z autorem i współpracowa

z nim. Im wi

kszy rozmiar b

dzie przybiera

ta współpraca,

tym bardziej pocz

tkowo nieufna wobec wiki osoba b

dzie jej potrzebowa

. Dlaczego? Poniewa

taki

pracownik b

dzie musiał umieszcza

coraz wi

cej informacji na wiki,

eby zmniejszy

liczb

e-maili i

pró

b o wi

cej wiedzy.

W ko

cu wi

kszo

ść

jego wiedzy znajdzie si

na wiki, a wszyscy b

mieli do niej dost

p bez

konieczno

ci bezpo

redniego kontaktu z jej autorem, co zwi

kszy ilo

ść

czasu, który ten mo

na prac

nad nowymi projektami i tworzenie kolejnej porcji wiedzy.

Zarządzanie projektami

Gdy zaczynasz zauwa

e istniej

grupy zada

powi

zane z projektami, stwórz na swojej wiki

osobn

stron

dla ka

dego projektu. Stamt

d mo

esz linkowa

do stron z informacjami o zebraniach i

umieszcza

inne dane zwi

zane z projektem: dokumentacj

, plany projektu, elementy projektu, nad

którymi członkowie zespołu pracuj

wspólnie, a przy których chcesz zlikwidowa

tradycyjne

wymienianie si

mailami z zał

czonymi dokumentami Worda. Wszystkie te elementy s

naturaln

zawarto

, która powinna si

znale

źć

na stronach zarz

dzania projektem.

Najlepsze jest to,

e je

li zaczniesz tak robi

i zgromadzisz na wiki pewn

ilo

ść

tre

ci, w przyszło

na stronach z programami spotka

esz łatwo linkowa

do tych stron, gdy chcesz,

eby ludzie na

zwrócili uwag

i co

podczas zebrania przedyskutowali, albo je

li po prostu chcesz,

eby wszyscy

zapoznali si

ze statusem projektu.

Lepsze spotkania

Spotkania s

nieodł

czn

ęś

pracy zespołów i grup w ka

dej organizacji. S

podstawow

form

działalno

ci, podczas której ludzie planuj

, informuj

wzajemnie o stanie projektów, rozwijaj

nowe

projekty itp.

one te

jednymi z najcz

ęś

ciej wykorzystywanych, czasami wr

cz nadu

ywanych aktywno

ci grup.

Ludzie maj

skłonno

ci do ci

głego zwoływania spotka

na ka

dy, najmniej nawet wa

ny temat.

Spotkania te nie s

najcz

ęś

ciej zbyt dobrze zaplanowane. W efekcie pracownicy mog

dzi

cały

dzie

na kolejnych zebraniach, a pod koniec pracy stwierdzi

e niewiele osi

li.

Wiki mo

e pomóc w takich sytuacjach. Mo

e poprawi

wymian

informacji w grupach, uczyni

spotkania krótszymi i bardziej skupionymi na konkretnych kwestiach, które musz

przedyskutowane w grupie, a reszt

, jak informowanie o post

pach w pracach nad projektami

publikowa

na wiki.

Listy ToDo

Zadania do zrobienia s

najwa

niejsz

ęś

spotkania, poniewa

tym, nad czym trzeba

pracowa

do kolejnego zebrania. Spisz zatem wszystkie czynno

ci do zrobienia, które zebrali

cie

na spotkaniu i zrób z nich list

na tej samej stronie, na której umieszczony jest program i przebieg

spotkania.

Potem, gdy Ty lub członek Twojego zespołu pracuje nad konkretnym zadaniem, dopilnuj aby status
tego zadania znalazł si

na wiki i zaznacz je odpowiednio gdy jest uko

czone. Gdy wysyłasz link do

strony z programem kolejnego zebrania, przypomnij wszystkim o sprawdzeniu statusu zada

poprzedniego spotkania i je

li który

z nich trzeba przedyskutowa

, umie

ść

go w programie

najbli

szego spotkania. W ten sposób spotkanie jest skupione wył

cznie na zadaniach, które

naprawd

trzeba przedyskutowa

i nie marnujecie czasu na informowanie wszystkich o statusie

konkretnych zada

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

–

Dodatek 1 – Mądrzejszy zespół marketingowy

W szeroko rozumianych działach marketingu i agencjach reklamowych kreatywno

ść

uwa

a si

za jeden z decyduj

cych czynników sukcesu. Mimo to rzadko wykorzystuje si

narz

dzia

informatyczne mog

ce mie

realny wpływ na rozwój tych umiej

tno

ci.

IDEO (ideo.com) jest jedn

z najbardziej innowacyjnych firm. Zajmuj

szeroko rozumianym

projektowaniem. To oni stworzyli pierwsz

mysz komputerow

, zaproponowali poj

cie koszyka w

sklepach internetowych, współtworzyli pierwszy komputer kieszonkowy, który odniósł sukces (Palm).
Jedna z dywizji IDEO – Skyline, zajmuje si

projektowaniem zabawek. W ksi

ąż

ce Weird Ideat That

Work, Robert Sutton opisał jak w Skyline pracuje si

nad nowymi zabawkami. Firma prowadzi rejestr

wszystkich pomysłów jakie pojawiaj

na burzach mózgów i w trakcie lu

nych rozmów. W roku

1998 w Skyline (pracowało tam wtedy 10 osób) powstało 4 tysi

ce pomysłów na nowe zabawki. 230 z

nich uznano za wystarczaj

co dobre by narysowa

projekty i zbudowa

prototypy. Z tych 230

ostatecznie sprzedano 12 projektów do firm takich jak Fisher-Price czy Mattel. Ko

cowym efektem

prac jest zatem 0,3% z ogólnej puli pomysłów. Robert Sutton cytuje szefa Skyline, Brendana Boyle:
„Nie mo

na stworzy

dobrych nowych koncepcji bez zrodzenia przy tym ogromu głupich, kiepskich i

szalonych pomysłów. Nikt w mojej bran

y nie potrafi dobrze zgadn

ąć

, które z nich to tylko strata

czasu, a które oka

żą

nast

maskotk

Furby”.

Firma BrainStore (brainstore.com) zatrudnia sie

nastolatków do generowania pomysłów. Młode

osoby cz

sto generuj

pomysły szalone, zupełnie nieszablonowe. S

one nast

pnie analizowane i

obrabiane przez ekspertów co pozwala zaprezentowa

klientom skutecznie acz nieszablonowe

pomysły na rozwi

zanie ich problemów. Tak

e fabryka zabawek Wild Planet (wildplanet.com) korzysta

z inwencji dzieci by generowa

zwariowane pomysły, które staj

inspiracj

dla ich produktów

(produkuj

dzy innymi Water Talki – krótkofalówk

do rozmów pod wod

Firma BrightHouse (thinkbrighthouse.com) równie

stawia na generowanie olbrzymiej ilo

ci pomysłów.

Ponadto szefowie firmy zdecydowali,

e organizacja b

dzie pracowa

tylko nad jednym problemem

jednocze

nie. Zazwyczaj 20 pracowników BrightHouse po

ca kilka miesi

cy na poznanie potrzeb

klienta i zaproponowanie mu oryginalnych rozwi

. Jednym z osi

gni

ęć

firmy było stworzenie linii

perfum „Ghost Myst” dla Coty Inc. Były to pierwsze perfumy, które pozycjonowano jako dostarczaj

warto

ci duchowych, zostały zapachem roku w 1995.

PARC (wcze

niej Xerox PARC, parc.com) słynie z wynalezienia wielu rewolucyjnych technologii – od

rozwijanego menu po drukark

laserow

. Firma gromadzi nieszablonowe pomysły oraz

nieszablonowych ludzi, którym pozwala si

pracowa

nad swoimi badaniami po godzinach w wypadku

gdy oficjalnie uzna si

je za nieudane. Tutaj tak

e istnieje kultura szacunku do pomysłów.

Wszystkie te kreatywne firmy maj

wspóln

cech

– z konsekwencj

maniaka zbieraj

pomysły, idee.

Wszystkie skrupulatnie notuj

bo wiedz

e spo

ród morza pomysłów wyłowi

te kilka, które oka

żą

sukcesem. Podobn

taktyk

stosował tak

e Thomas Edison, który w swoich magazynach

gromadził tysi

ce przeró

nych przedmiotów i materiałów, które stawały si

inspiracj

dla jego

ynierów.

Zgromadzenie pomysłów swoich pracowników jest niew

tpliwym kapitałem firmy. Kapitał ten mo

jeszcze lepiej wykorzysta

gdy wszyscy pracownicy maj

do wiedzy ten dost

p. Umiej

tno

ść

gania

do wiedzy jest podstaw

wielu sukcesów. Inna nowatorska firma - Edge Innovations (edgefx.com)

zasłyn

ła z hiperrealistycznych mechanicznych stworów na potrzeby przemysłu filmowego. Stworzyli

dzy innymi ork

o wymiarach 1:1 na potrzeby filmu Uwolni

ork

. Model był tak realistyczny,

nikt nie był w stanie rozpozna

kiedy na ekranie pojawia si

prawdziwa orka a kiedy jej mechaniczny

sobowtór. Edge byli w stanie stworzy

now

jako

ść

w filmowych efektach specjalnych dzi

najnowocze

niejszej technologii z któr

zało

yciele Edge spotkali si

pracuj

w IDEO. Edge pełniło

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

–

zatem rol

brokera informacji pomi

dzy przemysłem filmowy a twórcami najnowocze

niejszych

technologii.

Przedstawione tu obserwacje mo

na traktowa

jako kierunek dla wszystkich, którzy tworz

zespoły

opieraj

ce du

żą

ęść

swojej pracy na kreatywno

ci. Pracuj

c w agencji reklamowej, firmie

informatycznej i agencji interaktywnej wielokrotnie spotykałem si

z konieczno

wygenerowania

nowatorskich rozwi

. Bardzo rzadko budowali

my jednak co

cej ni

tylko jednorazowe

rozwi

zanie problemu klienta. Wi

kszo

ść

pomysłów jakie si

pojawiały przepadała wraz z upływem

czasu, zmianami kadrowymi. By zapobiega

temu procesowi zainteresowałem si

zarz

dzaniem

wiedz

Dziedzina ta została wynaleziona przez firmy konsultingowe dla których wiedza jest produktem. Firmy
te jako pierwsze zacz

ły te

wspomaga

zarz

dzanie wiedz

systemami informatycznymi, tworz

procesy zarz

dzania wiedz

i bazy wiedzy. W kolejnych latach zarz

dzanie wiedz

rozrosło si

rangi odr

bnej dziedziny wiedzy. Tworzono kompleksowe systemy – od poziomu zarz

dzania i

motywacji po poziom techniczny, które miały słu

polepszeniu wymiany wiedzy w firmie. Systemy

takie wdro

ono mi

dzy innymi w Banku

wiatowym, AT&T, GlaxoSmithKline, Hewlett Packard, IBM,

Skandia, Ford, Motorola, Lockheed Martin, Siemens, Nokia, British Telecom, Vodafone.

Nie zawsze jednak droga jak

obieraj

korporacje jest najlepsza. Tworzenie zbyt rozbudowanych

systemów utrudnia korzystanie z nich i w efekcie zniech

ca do dzielenia si

wiedz

. Pracuj

c w

Janmedia, zajmowałem si

usability przez cztery lata. Wiem jak niewiele potrzeba by u

ytkownik

systemu informatycznego zniech

cił si

do u

ywania go. Zwłaszcza w zespołach marketingowych

istnieje silny opór przed formalizacj

pracy i narzucaniem odgórnych standardów. Wszyscy

marketingowcy marz

o tym by zaszy

z kreatywnym zespołem sam na sam z pomysłami, bez

przeszkadzajek w postaci maili, telekonferencji i nudnych spotka

Z jednej strony mamy zatem konieczno

ść

twórczej pracy, która wymyka si

procedurom z drugiej za

równie siln

konieczno

ść

optymalnego wykorzystania efektów tej pracy. Rozwi

zanie przynosi idea,

która zrodziła si

oddolnie wła

nie po to by umo

liwi

ludziom wymian

wiedzy.

Wiki jest oprogramowaniem, które umo

liwia wszystkim u

ytkownikom nie tylko czytanie ale i

modyfikowanie zwarto

ci. Ka

dy u

ytkownik wiki mo

e edytowa

jej tre

ść

. Ka

dy mo

e zatem dopisa

swoje pomysły, rozwin

ąć

pomysły kolegów, zapisa

ciekawe i inspiruj

ce linki, cytaty. Wszystko po to

by wł

czenie si

do społeczno

ci osób współtworz

cych wiedz

było jak najprostsze. Gdy na naszej

firmowej wiki czytam notatk

ze spotkania lub plan rozwoju produktu prawie zawsze najdzie mnie my

co mo

na by doda

. Jedno klikni

cie linku „edytuj” i moje pomysły staj

widoczne dla całego

zespołu.

Wiki daje te

liwo

ść

zatrzymania wiedzy.

1. Masz doskonały pomysł ale teraz nie ma czasu ani warunków by go realizowa

? Zapisz go w

sekcji Pomysły na wiki. Mo

e kiedy

ty lub kto

inny z zespołu wrócicie do niego.

2. Do zespołu doł

cza nowa osoba? Nic nie wie o tym jak i nad czym pracowali

cie w

przeszło

ci? Zapro

go na firmow

wiki gdzie przeczyta o pomysłach zespołu, zapiskach ze

spotka

3. Z firmy odchodzi pracownik? Czy co

po nim zostanie? Czy jego wiedza odejdzie wraz z nim?

li istnieje system gdzie zapisywane s

pomysły pracowników oraz ich wiedza, zostanie ona

w firmie nawet po ich odej

ciu.

4. Stajesz przed konieczno

zaproponowania klientowi oryginalnego pomysłu. W stresie nie

zawsze łatwo stworzy

koncepcj

. Gdy mo

na si

ąć

do setek i tysi

cy wcze

niej

zapisanych pomysłów nagle wszystko staje si

prostsze. Czasem wystarczy tylko rzut oka na

zapisy burzy mózgów sprzed roku aby zainspirowa

do ciekawych rozwi

Jak wdrożyć wiki w firmie? {

Praktyczny poradnik autorów BusinessWiki

}

ł:

–

Mechanizm wiki jest błyskawicznie akceptowany wsz

dzie tam gdzie idee, pomysły, wiedza s

kluczowym czynnikiem sukcesu. Zespół błyskawicznie widzi korzy

ci z wykorzystania takiego

magazynu wiedzy z którego ka

dy mo

e skorzysta

Klasyczny mechanizm wiki (znany z Wikipedii) jest niestety do

ść

trudny w u

yciu i nie do ko

odpowiada potrzebom firm. Powstaj

zatem komercyjne rozwi

zania. W produkcie, który rozwijam

skupili

my si

na integracji z pakietami biurowymi, tworzeniu usprawnie

w codziennym u

yciu oraz

bezpiecze

stwie danych.

Pierwsze wdro

enia mechanizmu wiki jakie wykonali

my, nastrajaj

bardzo optymistycznie. Zespoły

ywaj

ich nie tylko do gromadzenia pomysłów i idei ale tak

e do rozwijania produktów (roadmapy,

dokumentacja), tworzenia publikacji, słowników i poradników oraz do szeroko rozumianej współpracy
grupowej. U jednego z klientów wiki zast

puje tablic

ogłosze

dla działu marketingu, u kolejnego

dokumentowany jest za pomoc

wiki rozwój serwisu internetowego. Jeszcze inny klient tworzy w wiki

poradnik dla nowych pracowników. Na bazie wiki powstaj

bazy wiedzy dla wymiany wiedzy na

styku firmy i jej otoczenia biznesowego. Jest to ju

jakby nast

pny etap w rozwoju firmy. Organizacja

nie tylko gromadzi i zarz

dza wiedz

swoich pracowników ale wraz ze swoimi klientami współtworzy

now

warto

ść

dzi

ki wymianie wiedzy.

Niektórym zale

y nam na mniej zespołowym dokumentowaniu wiedzy. Chc

dokumentowa

szczególnie własne pomysły. Poleci

wtedy mo

na program Microsoft OneOne (słu

y do robienia

kreatywnych notatek) oraz darmowy doskonały program do rysowania map my

li (

wietna

dokumentacja burz mózgów) – FreeMind.

Jak stworzy

bardziej kreatywny i m

drzejszy zespół marketingowy? Na ostateczny sukces wpływ ma

niezliczona ilo

ść

czynników, jestem jednak pewien,

e posłu

enie si

narz

dziami których u

ywaj

najbardziej kreatywne firmy pozwoli wielu zespołom rozwin

ąć

skrzydła i znale

źć

synergi

we wspólnej

pracy.