DOWODY KSIĘGOWE
Dowód księgowy jest to dokument będący podstawą dokonanego zapisu w księgach rachunkowych (np. faktura VAT).
Konieczność prowadzenia ksiąg rachunkowych wynika z obowiązującej ustawy z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości. Do ksiąg rachunkowych miesiąca należy wprowadzić każdą operację gospodarczą która nastąpiła w danym miesiącu. Podstawą do zamieszczenia tam zapisów są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dowodami źródłowymi.
Wyróżniamy następujące rodzaje dowodów źródłowych:
zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,
zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,
wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.
Ponadto podstawą zapisów mogą być dowody księgowe:
zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych,
korygujące poprzednie zapisy,
zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,
rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.
Dowód księgowy powinien zawierać:
określenie rodzaju dowodu,
określenie stron dokonujących operacji gospodarczej,
opis operacji oraz jej wartość,
datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą, datę sporządzenia dowodu,
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe,
stwierdzenie zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych , wskazanie miesiąca księgowania oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych.
Dowody księgowe, w myśl artykułu 22 ustawy o rachunkowości powinny być rzetelne. Oznacza to, że powinny być zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują. Ponadto powinny być kompletne, czyli powinny zawierać co najmniej dane, informacje wyliczone powyżej, a określone w artykule 21. Dowody księgowe powinny być również wolne od błędów rachunkowych. Z tego powodu niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. W przypadku stwierdzenia błędu można go skorygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. Natomiast błędy zaistniałe w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty. Jednak naczelną zasadą musi być fakt, iż powinny być one czytelne. Powinno się zatem utrzymywać:
czytelność skreślonych wyrażeń lub liczb,
wpisanie treści poprawnej,
wpisanie daty poprawki,
złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.
Przyjęto jednak zasadę, że nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.
W przypadku, w którym jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, wówczas kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.
W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera, co stosowane jest najczęściej, zapisy księgowe dokonane w oparciu o odpowiednie dowody księgowe, mogą być:
prowadzone za pośrednictwem urządzeń łączności lub magnetycznych nośników informacji, pod warunkiem że podczas rejestracji operacji gospodarczej uzyskają trwałą, czytelną postać wynikającą z treści dowodu księgowego, oraz że zapewnione jest stwierdzenie źródła pochodzenia każdego zapisu;
przenoszone pomiędzy zbiorami informacji składającymi się na księgi rachunkowe prowadzone na nośnikach komputerowych, pod warunkiem, że możliwe jest stwierdzenie źródła pochodzenia zapisów w zbiorach, w których pierwotnie zapisów dokonano; program przetwarzania danych powinien zapewniać poprawność ich przetwarzania i kompletność zapisów księgowych.
Dowody księgowe dotyczące płac.
W jednostkach o nieskomplikowanej działalności, które zatrudniają głównie pracowników umysłowych, wynagrodzenia dokumentowane są za pomocą miesięcznej listy płac Natomiast w jednostkach wytwórczych, wytwarzających szeroki asortyment skomplikowanych produktów (wyrobów, robót i usług), stosuje się dokumentację umożliwiającą nie tylko sporządzenie listy płac, ale także odniesienie kosztów wynagrodzeń na wytwarzane produkty.
Do podstawowych dokumentów, które służą do ewidencji rezultatów pracy oraz płac pracowników fizycznych, można zaliczyć:
karty zarobkowe - ujmuje się w nich ogół prac wykonanych przez pracowników w ciągu pewnego okresu. Stosuje się je wtedy, gdy pracownik wykonuje stale takie same czynności związane z wytwarzaniem wyrobu lub miejscem pracy.
karty zleceniowe - ujmuje się w nich czynności wykonywane przez zespół pracowników. Karty te stosuje się wtedy gdy kilku pracowników wykonuje jeden wyrób.
karty robocze (karty pracy) - są wystawiane na poszczególne operacje produkcyjne, zgodnie z procesem technologicznym. Są najczęściej stosowanym dokumentem płac, zwłaszcza w przemyśle przetwórczym. Karta robocza dotyczy jednej operacji produkcyjnej, a tym samym jednego produktu oraz jednego pracownika, stąd łatwość ustalenia wynagrodzenia pracownika oraz kosztu wytwarzanego produktu.
Do wad systemu dokumentacji płac opartego na kartach roboczych można zaliczyć:
dużą liczbę dokumentów źródłowych (kart roboczych), nad których obiegiem łatwo stracić kontrolę, a które wymagają sumowania w przekroju wytwarzanych wyrobów oraz w przekroju pracowników;
trudność powiązania ilości wykonywanej produkcji z otrzymywanym przez pracownika zarobkiem.
Aby umożliwić kontrolę płac nie przewidzianych normami celowe jest odrębne dokumentowanie płac zgodnych z operacjami lub normami ustalonymi w opracowaniach technologicznych oraz odrębne dla odchyleń od tych wielkości. Dlatego też na prace dodatkowe i dopłaty, nie przewidziane w ustalonej technologii pożądane jest wystawienie dodatkowych kart pracy na podstawie akceptowanych wniosków. Taki system dokumentacji ułatwia wstępną kontrolę zakłóceń w produkcji i stwarza warunki do operatywnego zapobiegania powstawaniu podobnych zakłóceń w przyszłości.
Karty dopłat wystawiane są na takich samych formularzach, co karty pracy.
Dokumenty źródłowe płac są wykorzystywane do sporządzania:
kart wynagrodzeń
list płac
rozdzielników płac
Jeżeli stosuje się karty zleceń lub karty robocze to na ich podstawie sporządza się karty wynagrodzeń. Służą one do ustalenia miesięcznego lub dwutygodniowego zarobku każdego robotnika. Zapisy na kartach wynagrodzeń następują bieżąco w miarę napływu odpowiednich dokumentów źródłowych. Po zakończeniu okresu, za który sporządza się kartę wynagrodzeń, oblicza się zarobek brutto. Listy płac ujmują łączne wynagrodzenie pracownika za okres obrachunkowy. Podstawą sporządzania list płac są:
dla pracowników umysłowych - miesięczne płace podstawowe, wynikające z umowy o pracę powiększone o np. premie uznaniowe,
dla pracowników fizycznych - zarobki wynikające z uprzednio sporządzonych kart wynagrodzeń.
Ustalona w ten sposób suma wynagrodzenia brutto jest następnie w liście płac pomniejszana o wszelkiego rodzaju potrącenia obowiązkowe i dobrowolne. Do potrąceń obowiązkowych zalicza się podatek dochodowy od osób fizycznych oraz potrącenia na podstawie tytułów egzekucyjnych i wykonawczych. Do potrąceń dobrowolnych zalicza się te sumy, na potrącenie których w liście płac pracownik wyraził zgodę na piśmie, np. składki i spłaty zaciągniętych pożyczek z kasy zapomogowo - pożyczkowej, składki na rzecz związków zawodowych, należności z tytułu niedoborów i szkód uznane przez pracownika itp.
Rozdzielnik płac służy do podziału wynagrodzeń według miejsc pracy, na których one powstały oraz celu wykonywanej pracy. Jest sporządzany na podstawie kart roboczych lub innych dokumentów płacowych i list płac pracowników umysłowych. Jednostki gospodarcze opłacają składki na ubezpieczenie społeczne, fundusz pracy i fundusz gwarantowanych świadczeń pracowniczych od wynagrodzeń. Mają zarazem obowiązek wypłaty ubezpieczonym i rozliczenie z ZUS zasiłków w razie choroby i macierzyństwa oraz zasiłków rodzinnych i wychowawczych należnych ubezpieczonym. Naliczone składki, a także wypłacone w imieniu ZUS zasiłki należne ubezpieczonym, wykazywane są w deklaracjach sporządzonych dla ZUS:
deklaracja rozliczeniowa jednostek gospodarczych zobowiązanych do imiennych rozliczeń - w przypadku gdy zakład pracy zatrudnia do 20 pracowników;
deklaracja rozliczeniowa zakładów pracy uprawnionych do bezimiennych rozliczeń - przy zatrudnieniu ponad 20 pracowników.
Dowody księgowe dotyczące wpłat i wypłat.
Środki pieniężne jednostki gospodarczej są gromadzone w kasie lub na rachunkach bankowych. Przychody i rozchody tych środków mogą następować w formie gotówkowej i bezgotówkowej. Obrót gotówkowy polega na przyjmowaniu i wydatkowaniu gotówki. Obejmuje on w zasadzie wpłaty i wypłaty gotówki z kasy lub rachunku bankowego. Obrót bezgotówkowy polega na regulowaniu zobowiązań i inkasowaniu należności przez przelewanie określonych sum z rachunku bankowego dłużnika na rachunek bankowy wierzyciela. Najczęściej stosowaną u nas formą rozliczeń bezgotówkowych jest polecenie przelewu.
W niektórych przypadkach wzajemne rozliczenia kontrahentów są przeprowadzane za pomocą innych form rozliczeń bezgotówkowych, do których zalicza się czeki rozrachunkowe i akredytywy. Przeważnie w każdej jednostce gospodarczej wyodrębniona jest kasa, prowadzona przez kasjera, który zajmuje się przyjmowaniem, wypłacaniem i przechowywaniem gotówki, za którą jest odpowiedzialny. Wszystkie operacje kasowe wymagają udokumentowania właściwymi dowodami wpłaty lub wypłaty, w których zlecono kasjerowi przyjęcie lub wypłacenie odpowiedniej sumy pieniężnej.
Wszystkie wpływy do kasy są przeważnie dokumentowane dowodami wpłaty “KP” (kasa przyjmie), które są wystawiane na znormalizowanym druku.
Wypłaty gotówki z kasy następują na podstawie:
źródłowych dokumentów kasowych uzasadniających wypłatę, do których zalicza się podstemplowane przez bank dowody wpłat własnych, faktury obce, listy płac, wnioski o wypłatę zaliczek i ich rozliczenie;
dokumentów zastępczych: “Dowód wypłaty - KW” wystawianych w tych wypadkach, gdy brak jest odpowiedniego dokumentu źródłowego.
Wszystkie operacje kasowe ujmuje się bieżąco w raporcie kasowym. Raport kasowy może być podsumowany codziennie lub za okresy kilkudniowe. W raporcie kasowym wyprowadza się stan gotówki na koniec okresu, dla którego raport jest sporządzany. Stan ten wynika z różnicy między wpisanym do raportu kasowego stanem początkowym gotówki w kasie, powiększonym o przychody i pomniejszonym o rozchody. Rzeczywisty stan gotówki w kasie powinien być zgodny ze stanem wykazanym w raporcie kasowym.
Dowody księgowe dotyczące rozliczeń podatkowych.
Podatek od towarów i usług VAT jest podatkiem obciążającym w ostatecznym rozrachunku konsumpcję w kraju. Każdy sprzedawca dolicza VAT należny do wartości sprzedawanych przez siebie towarów, usług lub wyrobów. Tym samym faktury dostarczane odbiorcom wraz zakupionymi przez nich materiałami, towarami i usługami zawierają policzony przez dostawcę VAT, stanowiący dla odbiorcy podatek naliczony. Każda jednostka jest z reguły jednocześnie dostawcą i odbiorcą. Z urzędem skarbowym rozlicza się ona z różnicy między VAT należnym a naliczonym. Tym samym opodatkowaniu podlega różnica między wartością sprzedaży a wartością zakupu.
Opodatkowanie VAT może nastąpić przy zastosowaniu stawki:
22% - stosowanej do większości wyrobów, towarów i usług;
7% - którą liczy się od niektórych towarów i materiałów związanych z gospodarką rolną i leśną, z ochroną zdrowia, przeznaczonych dla dzieci, od materiałów budowlanych itp.;
0% - stosowanej przy eksporcie towarów, wyrobów i usług, sprzedaży niektórych rodzajów wydawnictw i leków.
Istnieją także zwolnienia od podatku VAT.
Rozliczenia z urzędem skarbowym z tytułu podatku VAT dokonuje się za pomocą “Deklaracji dla podatku od towarów i usług VAT-7” . Deklaracja ta odzwierciedla całokształt rozliczeń dokonany na kontach, na których prowadzona jest ewidencja VAT (“Naliczony VAT”, “Należny VAT” oraz “Rozrachunki z tytułu VAT”).
Od wynagrodzeń wynikających ze stosunku pracy jednostki gospodarcze mają obowiązek potrącać miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych według zmiennej skali podatkowej 19%, 30% i 40% wynagrodzeń brutto, zależnej od wysokości dochodów. Zaliczka na ten podatek jest potrącana również od przychodów z tytułu osobistego wykonywania umowy zlecenia lub umowy o dzieło, a także przychodów z praw majątkowych.
Potrącane przez zakład pracy zaliczki na podatek dochodowy są odprowadzane do właściwego urzędu skarbowego. Do tego celu wykorzystuje się następujące deklaracje:
PIT-4 - deklaracja na zaliczkę miesięczną na podatek dochodowy sporządzana co miesiąc dla pracowników jednostki gospodarczej (w podobnej formie jest sporządzana deklaracja na koniec roku na wzorze PIT-11)
PIT-8b - informacja o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy (od osób fizycznych nie będących pracownikami jednostki).
Dowody księgowe dotyczące amortyzacji.
Składniki majątku trwałego z upływem czasu zużywają się. Wymaga to uwzględnienia w ich ewidencji zużycia, jako korekty ich wartości początkowej. W tym celu dokonywane są odpisy amortyzacyjne, korygujące wartość nabycia majątku trwałego. Odpisy amortyzacyjne są wliczane do kosztów działalności. Wysokość odpisów amortyzacyjnych wynika z określonego przez ministra finansów wykazu rocznych stawek amortyzacyjnych.
Ewidencję środków trwałych można prowadzić w formie:
książki inwentarzowej - zawiera ona wykaz posiadanych środków trwałych, ich charakterystyki i nadane im numery inwentarzowe.
karty szczegółowej - otwiera się ją na podstawie dowodu przyjęcia środka trwałego do użytkowania dla każdego obiektu inwentarzowego w momencie jego przyjęcia do użytkowania. Poza numerem inwentarzowym, symbolem klasyfikacji rodzajowej, nazwą, datą przyjęcia do użytkowania i szczegółami charakterystycznymi danego środka trwałego, zawiera również oddzielne rubryki do uwidoczniania wartości inwentarzowej środka trwałego, zmian tej wartości, okresu użytkowania i stawki amortyzacyjnej.
tabeli amortyzacyjnej - służy do obliczania amortyzacji w przekrojach dostosowanych do potrzeb rachunku kosztów i ewidencji środków trwałych. Tabele amortyzacyjne otwiera się na podstawie danych kart szczegółowych na początek danego roku. Aktualizowane bieżąco o przychody i rozchody tabele amortyzacyjne mogą być wykorzystywane przez szereg lat, jeśli w tym czasie nie nastąpiły poważniejsze zmiany w wycenie środków trwałych, organizacji jednostki lub sposobie ewidencji kosztów.