Wykład 3
PLANOWANIE
Planowanie związane jest z każdą działalnością racjonalną (działalność ludzka jest działalnością racjonalną). Plan jest zaliczany do elementów właściwych dla gatunku, ludzkiego i ściśle powiązany z działaniem człowieka.
Istota planowania i planu
Planowanie jako funkcja kierowania - to przewidywanie i dokonywanie optymalnego wyboru zadań, oraz określenie środków i warunków realizacji; ciąg czynności, plany i ostateczny efekt procesu planowania.
Aspekt czasowy planowania - musi być wyznaczony termin realizacji planu (granica czasowa) jeśli nie ustala się terminu nie można mówić o planowaniu
Plan jest efektem planowania
Planowanie ustala termin, cel środki i warunki realizacji celu
z reguły wyróżnia się moment przygotowania projektu i decyzje planistyczną (przyjęcie pewnego wariantu planu wcześniej ustalonego)
bardzo często planowanie ma charakter rutynowy (jeżeli planujemy „na własny użytek", wówczas plan może pozostać w formie abstrakcyjnej, w naszym umyśle - „wizja w umyśle"; może się zdarzyć, że plan będzie skomplikowany i zaistnieje potrzeba zapisania go w odpowiedni sposób (notatki) - planowanie w formie zmaterializowanej
wizja planu może zostać uzewnętrzniona. Przy planowaniu kierowniczym założenie planu trzeba przekazywać w formie ustnej lub pisemnej. Wykonawcy mogą otrzymać plan w formie ustnej, pisemnej lub elektronicznej. Zapis graficzny może być w formie aktu prawnego, np. budżet państwa (sam budżet jako plan przyjmuje formę aktu prawnego - ustawy na podstawie przepisów prawa; budżet gminy, miasta, województwa przyjmuje formę uchwał; plany te zabezpieczone są przymusem państwa). Większość planów wynika jednak z racjonalnego postępowania, a nie z przepisów prawa.
Zasady planowania, cechy charakterystyczne planów:
Zasada celowości - proces planowania uruchamia się aby osiągnąć zamierzony cel, wypełnienie tego wymogu pozwala określić jakie działania są niezbędne aby cel mógł zostać zrealizowany.
Zasada prymatu planowania względem pozostałych funkcji - przekonanie, że nie można bez planowania zrealizować innych funkcji, a planowanie poprzedza ich wykonanie.
Zasada kompleksowości (kompletności) - dotyczy głównie organizacji o rozbudowanej strukturze. Proces planowania obejmuje wszystkie szczeble w organizacji. Powstaje w ten sposób struktura planów odpowiadająca strukturze organizacji. Powstaje cel główny i cele cząstkowe zmierzające do wykonania celu głównego.
Zasada ustalania zakresu (przedmiotu) planowania - planowanie musi być związane z zakresem spraw - można mówić o różnych rodzajach, planów (finansowe, rzeczowe, krótko i długoterminowe).
Zasada kreatywności - plan powinien być kreatywny, powinien uwzględniać potrzebę innowacji i adaptacji do zaistniałych warunków.
Zasada orientacji zewnętrznej planu - uwzględnienie uwarunkowań zewnętrznych np. oczekiwań nabywców głównie w działalności gospodarczej.
Zasada integracji - przebieg planowania gwarantujący skupienie wszystkich sił w działaniu organizacyjnym tj. najbardziej skuteczna i sprawna działalność prowadząca do określonego celu.
Zasada skuteczności we wdrożeniu - możliwość realizacji planu w takim kształcie, w jakim został zapisany. Pełna skuteczność jest mało prawdopodobna, chodzi więc o osiągniecie zamierzonego celu przy minimum niepożądanych konsekwencji. Potrzeba możliwości dokonywania zmian jest wpisana w istotę planowania, należy dążyć do tego, aby zmiany były minimalne (to świadczy o tym, że plan jest dobry).
Cechy charakterystyczne planów, cechy dobrego planu (wg Kotarbińskiego) - cechy te można odnieść do każdego planu. Dobry plan to plan spełniający następujące warunki:
Celowość - dobry plan powinien być celowy (wskazywać właściwe środki prowadzące do celu)
Wykonywalność - plan musi być wykonalny, o czym przekonujemy się dopiero w momencie realizacji planu (jeżeli został zrealizowany to jest wykonywalny); plan opiera się na domysłach wykonywalności, które mogą być oparte na dotychczasowym doświadczeniu, znajomości praw społecznych, ekonomicznych, przyrodniczych, zasad racjonalnego myślenia; konieczne są odpowiednie kwalifikacje planisty
Plan powinien być zgodny wewnętrznie - poszczególne elementy planu nie powinny wykluczać się wzajemnie, ani utrudniać swojej realizacji. Powinny wspomagać swoją realizację w miarę swoich możliwości, a zatem plan powinien stanowić harmonijną całość, być wewnętrznie zgodny
Operatywność (rozumiana w dwojaki sposób)
Plan operatywny - taki, od uświadomienia którego łatwo przechodzi się do realizacji - w tym znaczeniu operatywność uzależniona jest od prostoty, przejrzystości struktury i elementów, od których zależy uchwytność i zrozumiałość planu. Plan ma być jasny zarówno dla planistów, jak i dla adresatów tego planu.
Plan operatywny - taki, którego układ przewidywanych w planie działań jest sprawczy. Wg Kotarbińskiego „dobry plan, to plan dobrej roboty". Jest to odpowiedni układ działań zapewniający sprawcze osiągnięcie celu, sekwencji wykonywanych czynności.
Plan powinien być plastyczny (elastyczny) - cecha ta dotyczy przyszłości - plan może zostać zmieniony gdy zaistnieją odpowiednie przesłanki; plan powinien być tak zbudowany, aby była możliwość jego modyfikacji w razie konieczności, nie może zawierać postulatów i elementów, które nie dadzą się ewentualnie zmienić w przyszłości (możliwość przesuwania środków z jednego celu na inny cel); często w planie tworzy się rezerwy, tj. środki na sytuacje niezaplanowane, które mogą nastąpić w przyszłości. Plan bez rezerwy jest mało plastyczny.
Ograniczona szczegółowość planu - plan powinien być układem odniesienia, w ramach którego określa się cele. Wskazana jest ograniczona szczegółowość w tym zakresie, wskazuje się tylko pewne warunki, które powinni wykonywać wykonawcy planu
Kompletność - plan musi być kompletny (dążenie do ograniczenia szczegółowości nie mogą być nadmierne); istnieje granica między dwoma tendencjami, tj. dążeniem do ograniczenia szczegółowości i kompletnością planu (zagwarantowanie umieszczenia w planie elementów niezbędnych dla jego wykonania).
Ograniczoność w czasie poprzez określenie horyzontu czasu i ograniczoności w czasie - ograniczoność w czasie to konieczność wyznaczenia ram czasowych, w których mieściłaby się realizacja planu. Plan bez terminu realizacji, nie jest planem. Horyzont czasowy dostosowany do możliwości racjonalnego przewidywania (plan nie powinien wykraczać poza okres, w ramach którego istnieją racjonalne przesłanki przewidywania zdarzeń; dla różnych celów okres tego czasu jest różny; pewne przewidywania powinny uwzględniać racjonalne możliwości wykonania planu w danym czasie.
Racjonalizm — plan powinien być racjonalny, jego elementy powinny być poznawczo ugruntowane, co pozwala na odróżnienie programów realnych od utopijnych oraz na wyeliminowanie ryzyka.
Rodzaje planów
Wszystkie rodzaje planowania uzupełniają się wzajemnie.
ze względu na skale zagadnień
Plany makro (gospodarcze) - plany tworzone przez państwo (budżet)
Plany mikro (gospodarcze) - plany poszczególnych przedsiębiorstw
ze względu na sposób ujmowania zadań
Plany w ujęciu finansowym
Plany w ujęciu rzeczowym
Plany w ujęciu przestrzennym
ze względu na przedmiot działania i charakter organizacji
Plany dotyczące budownictwa, rolnictwa, transportu itp.
Ze względu na horyzont czasowy
Plany długoterminowe
Plany krótkoterminowe
Plany średnioterminowe
Ze względu na wagę (istotę) sprawy
Plan operacyjny
są opracowywane w każdej komórce organizacyjnej instytucji
spełniają dwa podstawowe cele:
wyznaczają cele, środki i sposoby ich osiągnięcia na danym szczeblu
staje się instrumentem realizacji celów ustalonych przez plan wyższego szczebla
są planami wykonawczymi o charakterze krótkoterminowym i zdecentralizowanym
są instrumentami realizacji planów taktycznych i strategicznych
ich zadaniem jest bieżące doregulowywanie systemu (korekty w planach do
rzeczywistości, która ujawnia się w toku realizacji).
ich skutki nie mają charakteru długofalowego, dotyczą tylko fragmentu organizacji
jest to planowanie wykonawcze
Plan taktyczny w strukturze płaskiej, na szczeblu wykonawczym, może być zdecentralizowane na szczeblach pośrednich, w strukturze organizacyjnej:
ma charakter średniookresowy
podejmowane często na pośrednich szczeblach organizacji
zapewnia warunki do sprawnej realizacji celów strategicznych organizacji
kieruje się ustaleniami strategii, rozwiązuje konflikty między strategią, a wykonawstwem
jest to ogniwo pośrednie
Plany strategiczne
są planami długo terminowymi, powinny ustalić tzw. misje organizacji tj.
podstawowy kierunek rozwoju i działania, a także strukturę i strategię organizacji.
Strategia = koncepcja zasadniczych celów całej organizacji, oraz jej przyszłej pozycji względem
otoczenia. Musi być budowana na szczeblu centralnym. Planowanie strategiczne
charakteryzuje się następującymi cechami:
obejmuje cele i kierunek działalności o podstawowym znaczeniu dla całej organizacji
w szerokim zakresie uwzględnia wpływ otoczenia
wiąże rodzaj i zakres organizacji całej działalności z jej możliwościami
określa sposób rozumienia zasobów organizacji (ludzkich i rzeczowych)
ma charakter długookresowy
prowadzą do powstania długotrwałych skutków
ma charakter kompleksowy (obejmuje wszystkie szczeble podejmowania na
szczeblu najwyższym kierowniczym)
budowane w oparciu o analizę czynników wewnętrznych i zewnętrznych
są realizowane przez przygotowanie planu taktycznego oraz operacyjnego
Charakterystyka planowania strategicznego
Metody planowania strategicznego dzieli się na metody:
Bezscenariuszowe
Scenariuszowe
Metody bezscenariuszowe opierają się na przewidywaniu przyszłości na podstawie znanych trudności i faktów o przewidywanym prawdopodobieństwie. Można tworzyć tu wyraziste rozwiązania.
Analiza strategiczna:
TOWS-SWOT - charakteryzują wyniki brane pod uwagę przy analizie strategicznej. Do formowania globalnej strategii organizacji wykorzystuje się analizę otoczenia oraz wewnętrzną część organizacji. Ta analiza opiera się na wszystkich czynnikach mających wpływ na pozycje organizacji na podziale na wewnętrzną strukturę organizacji i na charakter skutków, które dzielimy na cztery rodzaje czynników:
o Zewnętrzne pozytywne tzw. szansę
o Zewnętrzne negatywne tzw. zagrożenia
o Wewnętrzne pozytywne - mocne strony organizacji
o Wewnętrzne negatywne - słabe strony organizacji
Analiza strategiczna opiera się na zidentyfikowaniu tych czterech grup czynników i określeniu ich wpływu na organizację (na jej wzmocnieniu lub osłabieniu).
Threats - zagrożenia w otoczeniu
Opportunitis - szanse występujące w otoczeniu organizacji
Weaknesses - słabe strony organizacji
Streghts - mocne strony organizacji
TOWS - zewnątrz do wewnątrz, strategia organizacji rysuje otoczenie poprzez występujące nim zagrożenia.
Czy zagrożenia osłabią silne strony organizacji?
Czy szansę spotęgują silne strony organizacji?
Czy zagrożenia spotęgują słabości organizacji?
Czy szansę umożliwią przezwyciężenie słabych stron organizacji?
SWOT - strategia organizacji kształtuje jej wewnętrzne uwarunkowania, zarówno siły jak i słabości (od wewnątrz do zewnątrz). Relacje czynników można określić na podstawie pytań:
Czy silne strony organizacji pozwolą na wykorzystywanie nadarzających się szans?
Czy słabe strony organizacji uniemożliwią wykorzystanie szans?
Czy silne strony organizacji przezwyciężą zagrożenie?
Czy słabe strony organizacji wzmocnią negatywne działanie zagrożeń?
Optymalna strategia polega na uruchomieniu wzajemnie uzupełniających się pojęć (SWOT-TOWS).
SPACE
Inną metodą planowania strategicznego bezscenariuszowego jest analiza pozycji strategicznej i oceny działalności przedsiębiorstwa. Ta metoda określana jest takie skrótem SPACE (Strategic Position and Action Evaluation). Ta metoda opiera się na zestawieniu 4 wymiarów, tzw. macierzy czteropolowej. Są to tzw. 2 wewnętrzne wymiary, to moc finansowa i przewaga konkurencyjna (pozycja konkurencyjna) i 2 zewnętrzne wymiary, stabilność otoczenia, oraz siła branży. Te wymiary stanowią podstawowe determinanty pozycji strategicznej organizacji i ułatwiają określenie właściwej strategii. Z nich może wynikać słuszność przyjęcia strategii konkurencyjnej (agresywnej, aktywnej wobec otoczenia) i w przeciwieństwie do niej może być użyta, strategia.
Każdy z tych wymiarów może być opisany za pomocą zmiennych. I tak np. moc finansowa może być określona przez takie czynnika jak kapitał, płynności finansowa itd. A przewaga konkurencji to udział w rynku, jakość wyborów, stosowana technologia. Jeśli chodzi o wymiary zewnętrzne - stabilność otoczenia - kształtuje ten element zmienność popytu, stopa inflacji, drugi wymiar zewnętrzny - siła branży, może pojawić się czynnik technologii, stabilność finansowa branży, potencjał wzrostu.
Metody planowania scenariuszowego - istota tych metod polega na prowadzeniu systematycznych studiów nad przyszłością organizacji, oraz jej otoczenia, pozwalających rozpoznać hipotetyczny ciąg wydarzeń prowadzący do różnych skutków.
Cechy planowania strategicznego:
dla planowania scenariuszowego charakterystyczne jest to, że budowane scenariusze są wariantowe. Opracowuje się wiele różnych wersji wydarzeń. Zakłada się, że wydarzenia mogą przebiegać w różny sposób dlatego przygotowuje się szereg wariantów działania.
uzasadnienie tzw. efektów zakłóceniowych tzn. zakłada się, że tendencje rozwojowe przewidziane w scenariuszach nie układają się liniowo.
Przy planowaniu scenariuszowym zakłada się, że przyszłość jest całej teraźniejszości. Ta metoda nie tworzy obrazu całej przyszłości. Stosowanie tej metody zmusza planistów i kierowników do myślenia w sprawie nieciągłej.
Ciągłość rozwoju dostarcza postęp techniki.
Każdy z czynników mogą w przyszłości zmieniać się w sposób korzystny i niekorzystny. Metody planowania scenariuszowego rozwinęły się w latach 70-tych w wyniku kryzysu światowego, zwłaszcza kryzysu naftowego.
Stosowanie metod planowania scenariuszowego i bezscenariuszowego zależy od rodzaju działalności.
Biznesplan
Jest to zestaw analiz i programów (obejmujący działalność bieżącą, oraz okres od 3 do 5 lat) zawierających projekcje celów firmy i sposób ich osiadania na podstawie diagnozy stanu firmy oraz istniejących uwarunkowań wewnętrznych i zewnętrznych. Istotną cechą biznes planu jest jego ciągły charakter, który wyraża się w monitorowaniu rezultatów i zmian zachodzących w otoczeniu, dzięki temu procesowi następuje korekta planów działań, co czyni go aktualnym.
Funkcje biznes planu:
zewnętrzne
wewnętrzne
Funkcja wewnętrzna
biznesplan jest dokumentem niezbędnym do zarządzania przedsiębiorstwem
w biznesplanie łączy się przeszłość z przyszłością
biznesplan pozwala na retrospektywną ocenę
stopień realizacji planu - zdolność do zrealizowania tego co założyła sobie organizacja
ocena skutków jakie wywołał biznesplan
Wyniki ocen powinny być zastosowane w tworzeniu planów na przyszłość. Biznesplan nie powinien być traktowany jako jednorazowy dokument, opracowanie biznesplanu powinno być traktowane jako proces ciągły i metodę umożliwiającą widzenie różnych punktów przedsiębiorstwa.
Pytanie co spełnia biznesplan:
Jaka jest aktualna sytuacja przedsiębiorstwa?
jakie cele powinny być realizowane przez przedsiębiorstwo?
Jaka jest najbardziej efektywna droga do realizacji tych celów?
Funkcja zewnętrzna
forma zachęty do ulokowania w przedsiębiorstwie środków finansowych.
zadaniem jest przyciągnięcie z zewnątrz środków pieniężnych
zaleca się aby biznesplan stanowi zbiór rzetelnej informacji
plan nierzetelny dla inwestora przekreśla możliwość inwestycji
w Polsce biznesplany opracowywane są informacje kierowane dla podmiotów zewnętrznych; nie mają dużej tradycji
biznesplan powinien spełniać i funkcje wewnętrzną i zewnętrzną
Funkcje biznes planu - pełni 3 podstawowe funkcje:
służy do rozwijania pomysłów związanych z prowadzeniem przedsiębiorstwa,
służy do retrospektywnej oceny działalności przedsiębiorstwa (uważna obserwacja i analiza),
służy do zachęcenia potencjalnych kredytodawców i akcjonariuszy do zainwestowania w przedsiębiorstwo swoich pieniędzy,
inne:
badanie przedsięwzięcia - opis i analiza, oszacowanie możliwości rozwoju, ogólna opinia o przyszłej działalności;
opracowanie zasadniczego planu - szczegółowa analiza przedsięwzięcia oraz plan przekształceń i rozwoju wraz ze wszystkimi implikacjami;
plan wprowadzenia w życie - plan wdrożenia, powołanie zespołu lub osób odpowiedzialnych za realizację oraz wyznaczenie jej nieprzekraczalnych terminów;
Biznesplan to jeden z planów działalności gospodarczej. Powinien opierać się na jednym z czterech zasobów działalności gospodarczej.
Zasoby o wymiarze pieniężnym - planowanie finansowe - obejmuje ustalenie ilości środków finansowych, które będą w dyspozycji organizacji w poszczególnych okresach. Planowanie finansowe musi uwzględniać elementy otoczenia np. zjawisko inflacji, przewidywana zmiana walut. W ramach planowania finansowego trzeba dokonać rozstrzygnięcia gdy występują niedobory finansowe.
Urządzenia produkcyjne i wyposażenie - plan musi przewidywać jakie zasoby będą
potrzebne. W tych planach mieszczą się plany zakupu, remonty maszyn.
Zaopatrzenie materiałowe - tu mieści się planowanie zapotrzebowanie na surowce,
materiały i półprodukty. Może tu pojawić się element oszukiwania materiałów, to
może się wiązać ze zmianą zaopatrzenia
Planowanie osobowe - chodzi tu o uwzględnienie liczby osób zatrudnionych, oraz
plany związane ze sprawami kwalifikacji. To planowanie przeprowadza się z
planowaniem systemem bodźców. Jest to cecha planowania w sferze gospodarczej.
Biznesplan to ten rodzaj planu, który stosowany jest w praktyce gospodarczej. Plan gospodarczy, plan prowadzenia interesu.
Struktura biznesplanu - przedstawienie tego co powinno znaleźć się w treści planu.
Biznes plan przedsięwzięcia posiada formę opisową, ewentualne tabele stanowią jego uzupełnienie. Całość obejmuje stan i analizę oraz założenia planowe projektowanej działalności i warunków działania. Dla wszystkich planowanych przedsięwzięć pisze się plany kilkuroczne, poświęcając więcej uwagi najbliższym 12 miesiącom i traktując następne lata w sposób ogólny, niektóre wielkości ustalone są na kwartał lub półrocze.
Typowy biznes plan składa się najczęściej z 10 podstawowych obszarów, (opis produktów, konkurencja, proces produkcji, zarządzanie i personel, itp.). Biznes plan przedsięwzięcia nieustannie podlega zmianom. Jego przygotowanie musi być procesem powtarzającym się, ponieważ założenia muszą być ciągle aktualizowane i udoskonalane. Biznes plan powinien zawierać logiczny ciąg rozumowania. Nie istnieje jednak jeden idealny wzór. Różnice zależą od rodzaju branży, planowanego przedsięwzięcia, celu oraz adresatów. Jednakże każdy biznes plan powinien krok po kroku, w systematyczny sposób analizować takie same składniki planowanego przedsięwzięcia, które mogą mieć wpływ na końcowy sukces bądź jego porażkę.
Biznes plan zbudowany jest wg prostej zasady konstrukcyjnej. Zakres merytoryczny planu obejmuje wszystkie zagadnienia wewnętrzne przedsięwzięcia oraz oddziaływania zewnętrzne i zawiera się w trzech grupach tematycznych:
Biznes plan nie ma charakteru statycznego, ale dynamicznego, przebiegający zgodnie ze zmianami otoczenia. Dzięki niemu uzyskuje się wiedzę o branży, rynku i konkurencji. Poznaje silne i słabe strony przedsięwzięcia.
Model możliwej struktury biznesplanu:
streszczenie - wprowadzenie, co biznesplan obejmuje
prezentacja przedsiębiorstwa - cele, zadania jakie wykonuje, zakres działania, forma
własności, forma organizacyjno-prawna
opis produktu - to stosowana technologia przy wytwarzaniu, ocena konkurencyjności, określenie znaków towarowych, określenie nowych produktów
rynek i działania rynkowe - każda firma działa w warunkach gospodarki rynkowej w
skali takiej na jaką pozwalają warunki zewnętrzne. Należy określić wielkość rynku,
jego organizację, strukturę popytu, ocena działań konkurencji na rynku, sprawy
związane z metodami sprzedaży, formy promocji
proces produkcji — skala i organizacje produkcji, zdolności produkcyjne, poziom
zasobów, planowane modernizacje
zarządzanie i personel - kultura organizacyjna, styl i metody zarządzania, struktura
organizacyjna czyli określenie ilości szczebli organizacji, system gromadzenia i
przetwarzania danych, określenie kwalifikacji wymaganych na różnych
stanowiskach, system motywacji.
analiza finansowa - analiza oceny aktualnej kondycji finansowej przedsiębiorstwa,
potrzeby finansowe w aktualnej przyszłości, ewentualny stan zadłużenia, źródła i
sposoby finansowania. Stosowane wskaźniki finansowe.
ocena czynnika ryzyka opłacalności - ocena niekorzystnych zagrożeń, zachowań
konkurentów, uwzględnia się potencjał ludzkiej organizacji
cele i zadania oraz ich horyzont czasowy - obejmuje planowanie krótko, długo i
średni o terminowe
wnioski - podsumowujące dokonaną analizę