Początek formularza Podręczna karta informacyjna — Tabele przestawne I. Największe zalety raportów tabeli przestawnej Kiedy należy użyć raportu tabeli przestawnej Raporty tabeli przestawnej umożliwiają przedstawianie obszernych, skomplikowanych zestawów danych w bardziej zrozumiały sposób, tak aby można było ogarnąć je jednym spojrzeniem. Raporty tabeli przestawnej są szczególnie przydatne do sumowania dużych ilości danych i porównywania kilku aspektów każdej wartości. Ponieważ raporty tabeli przestawnej umożliwiają przeciąganie pól w różne miejsca układu, w każdej chwili można zmienić widok danych, aby wyświetlić bardziej szczegółowe informacje lub obliczyć inne podsumowania. Przygotowywanie danych źródłowych dla raportu tabeli przestawnej W tej serii kursów wykorzystano dane źródłowe programu Microsoft Excel. Nie są używane zewnętrzne źródła danych, wymagające zainstalowania programów Microsoft Query i Open Database Connectivity (ODBC) lub sterowników źródeł danych. Aby uzyskać więcej informacji na temat źródeł danych, zobacz Pomoc programu Microsoft Excel. Aby przygotować dane: Upewnij się, że dane programu Excel są poprawnie zorganizowane. Porządek popłaca! Upewnij się na przykład, że pierwszy wiersz zawiera etykiety kolumn, ponieważ program Excel użyje ich jako nazw pól w raporcie. Sprawdź, czy każda kolumna zawiera tylko jeden rodzaj danych. Ta sama kolumna nie powinna na przykład zawierać jednocześnie tekstu i wartości liczbowych. Usuń wszystkie automatyczne sumy częściowe. Sumy częściowe i końcowe zostaną obliczone automatycznie w raporcie tabeli przestawnej. Tworzenie raportu tabeli przestawnej Zaznacz dowolną komórkę arkusza zawierającą dane lub zaznacz wszystkie dane i kolumny, które chcesz uwzględnić w raporcie. W menu Dane kliknij polecenie Raport tabeli przestawnej i wykresu przestawnego. W pierwszym kroku kreatora upewnij się, że jest zaznaczona opcja Lista lub baza danych programu Microsoft Office Excel. Upewnij się, że w obszarze Jaki rodzaj raportu chcesz utworzyć? jest zaznaczona opcja Tabela przestawna. Kliknij przycisk Zakończ. Kreator udostępnia w arkuszu obszar do utworzenia raportu i listę dostępnych pól wyświetlaną w oknie Lista pól tabeli przestawnej. Uwaga   Jeśli okno listy pól nie jest wyświetlone, kliknij przycisk Wyświetl listę pól na pasku narzędzi Tabela przestawna. Aby uzyskać odpowiedź na pytanie, należy na liście pól zaznaczyć pola do przeciągnięcia, a następnie wybrać w układzie miejsce, w którym każde pole zostanie upuszczone. Dane zawierające liczby, które zostaną automatycznie zsumowane, należy zwykle upuścić w obszarze upuszczania Elementy danych. Po utworzeniu raportu tabeli przestawnej można zmodyfikować układ i formatowanie raportu lub zmienić poziom szczegółów, aby wyświetlić bardziej szczegółowy widok danych. Dokładniejsze informacje na temat raportów tabeli przestawnej zawierają kolejne kursy w tej serii: „Tabele przestawne II. Raporty tabeli przestawnej w działaniu” i „Tabele przestawne III. Umiejętności zaawansowane”. Dół formularza

Podręczna karta informacyjna Tabele przestawne III. Umiejętności zaawansowane

Dodawanie pól do raportów tabeli przestawnej

Pola można dodawać z okna Lista pól tabeli przestawnej. Jeśli to okno nie jest widoczne, kliknij wewnątrz obszaru raportu.

• Aby dodać kolejne pole, nie musisz usuwać istniejącego raportu.

• Do każdego obszaru upuszczania w raporcie można przeciągnąć więcej niż jedno pole. Można na przykład użyć kilku pól wierszy. To samo pole można także zastosować w raporcie więcej niż jeden raz, nawet w tym samym obszarze upuszczania.

W raporcie tabeli przestawnej zawierającym więcej niż jedno pole wiersza występuje jedno wewnętrzne pole wiersza (jest to pole znajdujące się najbliżej obszaru danych). Wszystkie pozostałe pola wierszy są polami zewnętrznymi.

Zewnętrzne lub wewnętrzne położenie pola wiersza określa, ile razy elementy znajdujące się w tym polu są powtarzane w raporcie. Elementy w skrajnym zewnętrznym polu wiersza są wyświetlane tylko jeden raz, ale elementy w pozostałych polach wierszy mogą być powtarzane zależnie od potrzeb.

Grupowanie danych Funkcja grupowania umożliwia przeglądanie podsumowań zawierających mniejszą ilość szczegółów, na przykład danych dla poszczególnych kwartałów zamiast dni. Kliknij prawym przyciskiem myszy w dowolnym miejscu pola, którego dane chcesz zgrupować. Wskaż polecenie Grupuj i pokaż szczegóły w menu skrótów, a następnie kliknij polecenie Grupuj. W oknie dialogowym Grupowanie zaznacz żądaną opcję i usuń zaznaczenie opcji, których nie chcesz używać. Następnie kliknij przycisk OK. Aby rozgrupować dane, kliknij prawym przyciskiem myszy pole, wskaż polecenie Grupuj i pokaż szczegóły, a następnie kliknij polecenie Rozgrupuj. Używanie funkcji podsumowującej innej niż Suma Aby podsumować informacje zawarte w obszarze danych za pomocą funkcji podsumowującej innej niż Suma (która jest stosowana domyślnie): Kliknij nagłówek pola danych lub komórkę w polu danych, a następnie kliknij przycisk Ustawienia pola na pasku narzędzi Tabela przestawna. Na liście Podsumowanie według wybierz inną funkcję podsumowującą, a następnie kliknij przycisk OK. Przedstawianie danych w inny sposób za pomocą funkcji obliczeń niestandardowych Kliknij dowolną komórkę w obszarze danych. Na pasku narzędzi Tabela przestawna kliknij przycisk Ustawienia pola . Kliknij przycisk Opcje. Na liście Pokaż dane jako kliknij strzałkę, przewiń listę w dół i wybierz żądaną opcję, na przykład % sumy. Kliknij przycisk OK. Używanie formuły pola obliczeniowego Pola obliczeniowe służą do wprowadzania własnych formuł korzystających z informacji zawartych w obszarze danych w raporcie tabeli przestawnej. W polu obliczeniowym można przykład do obliczyć kwoty premii dla poszczególnych sprzedawców. Kliknij w dowolnym miejscu układu tabeli przestawnej. Na pasku narzędzi Tabela przestawna kliknij przycisk Tabela przestawna, wskaż polecenie Formuły i kliknij opcję Pole obliczeniowe. W oknie dialogowym Wstawianie pola obliczeniowego w polu Nazwa wpisz nazwę formuły. Wprowadź formułę w polu Formuła, wybierając pola z listy Pola, a następnie kliknij przycisk OK. Porada    Aby usunąć pole obliczeniowe, otwórz ponownie okno dialogowe Wstawianie pola obliczeniowego. W polu Nazwa kliknij strzałkę w dół. Wybierz z listy rozwijanej nazwę pola obliczeniowego, które chcesz usunąć, a następnie kliknij przycisk Usuń. Formatowanie raportu tabeli przestawnej przy użyciu funkcji formatowania automatycznego Dzięki zastosowaniu tego typu formatowania raport zawierający więcej niż jedno pole danych może stać się czytelniejszy. Kliknij raport, a następnie kliknij przycisk Formatuj raport na pasku narzędzi Tabela przestawna. W oknie dialogowym Autoformatowanie wybierz żądany format. Aby przywrócić oryginalne formatowanie, kliknij przycisk Formatuj raport na pasku narzędzi Tabela przestawna, przewiń w dół okno dialogowe Autoformatowanie i wybierz format Klasyczna tabela przestawna. Porada    Zanim zastosujesz ten typ formatowania, zakończ „przestawianie” raportu. Po zmianie układu funkcja przestawiania może nie działać zgodnie z oczekiwaniami. Aby uzyskać informacje o innych metodach formatowania raportów przestawnych, zobacz Pomoc programu Microsoft Excel. Funkcja WEŹDANETABELI Funkcja WEŹDANETABELI umożliwia pobieranie danych z raportu, działając poprawnie nawet po zmianie układu raportu. Ta funkcja jest automatycznie wprowadzana po wpisaniu poza raportem znaku równości (=) i zaznaczeniu komórki wewnątrz raportu. W przypadku usunięcia dowolnych pól, do których odwołuje się formuła WEŹDANETABELI, zostanie zwrócony błąd #ADR!. Jeśli nie chcesz używać tej funkcji, wykonaj następujące czynności: Wpisz znak równości (=) w dowolnej komórce poza raportem. Wpisz adres komórki zawierającej wartość, do której chcesz się odwołać. Nie zaznaczaj tej komórki, ponieważ spowoduje to automatyczne wstawienie funkcji WEŹDANETABELI. Można także dodać do paska narzędzi Tabela przestawna przycisk umożliwiający włączanie i wyłączanie tej funkcji. Przy otwartym raporcie tabeli przestawnej na pasku narzędzi Tabela przestawna kliknij strzałkę Opcje paska narzędzi (znajdującą się na prawym końcu paska). Kliknij polecenie Dodaj lub usuń przyciski, kliknij polecenie Tabela przestawna, a następnie kliknij polecenie Generuj funkcję WeźDaneTabeli. Po kliknięciu dowolnego miejsca w arkuszu na pasku narzędzi zostanie wyświetlony przycisk Generuj funkcję WeźDaneTabeli. Kliknięcie przycisku spowoduje włączenie tej funkcji. Za pomocą tego przycisku można włączać lub wyłączać funkcję WEŹDANETABELI. Dane źródłowe W tym kursie użyto danych źródłowych z list lub baz danych programu Microsoft Excel. Nie są używane zewnętrzne źródła danych wymagające zainstalowania programu Microsoft Query i protokołu Open Database Connectivity (ODBC) lub sterowników źródeł danych. Aby uzyskać więcej informacji na temat źródeł danych, zobacz Pomoc programu Microsoft Excel.

---