Negocjacje i mediacja w administracji

1. Przyczyny, istota i cel pozasądowych sposobów rozstrzygania sporów

* Pojęcie konfliktu i sporu:

Konflikt - jest to sytuacja w której co najmniej 2 niezależne od siebie osoby, spierają się o ograniczone zasoby bądź o realizacje interesów, które są lub wydają się być niemożliwe do pogodzenia.

* Pojęcie konfliktu i sporu:

Konflikt - termin interdyscyplinarny. Wyróżnia różnego rodzaju konflikty:

- konflikt psychiczny - jednoczesne występowanie sprzecznych lub wzajemnie wykluczających się impulsów, pragnień lub niemożliwych do pogodzenia racji

- konflikt behawioralny - układ sprzecznych lub rozbieżnych działań stron

- konflikt społeczny - typ stosunków społecznych występujący wówczas, gdy jednostki lub grupy społeczne (np. klasy, warstwy) rywalizują o różnego rodzaju dobra.

* Pojęcie konfliktu i sporu:

Źródła konfliktu:

- konflikt wartości

- konflikt relacji

- konflikt danych

- konflikt interesów

- konflikt strukturalny

* Pojęcie konfliktu i sporu:

Spór - jedn. z potencj. możliw. reakcji na konflikt

Elementy sporu:

- rozbieżność celów (elementy wspólne)

- wzajemna zależność - obustronna możliwość wpływu na sytuację (elementy wspólne)

- ujawnienie (poprzez podjęcie określonego działania)

* Rodzaje konfliktów:

Kryterium podziału:

1. Ze względu na charakter stron:

- interpersonalne

- intergrupowe

2. Ze względu na rezultat:

- konstruktywne (funkcjonalne)

- destruktywne (dyskryminacyjne)

3.. Ze względu na podłoże :

- negocjowane (np. interesy, zasoby)

- nienegocjowane (np. wartości)

4. Ze względu na czas trwania:

- trwałe

- sytuacyjne

5. Ze względu na związek z prawem lub jego brak

- regulowane prawem

- indyferentne prawnie

* Reakcje na konflikt:

Państwo:

- tłumienie

- rozstrzygnięcia lub rozwiązania

- regulacja

Strona konfliktu (ludzie):

- uchylanie, wycofanie

- podporządkowanie, uleganie

- wejście w spór, rywalizacja

- rozwiązywanie problemów, współpraca

* Elementy rozwoju konfliktu:

- symptomy konfliktu

- postrzeganie sprzeczności

- polaryzacja

- izolacja

- destrukcja

- zmęczenie i zniechęcenie

* Główne modele rozwiązywania konfliktów i sporów:

Sąd - Strona A - Strona B lub ADR (schemat)!!!!

* Przyczyny rozwiązań ADR:

- kryzys zaufania wobec klasycznego wymiaru sprawiedliwości (powolność, przenikliwość postępowania sądowego, koszty i wysoko sformalizowanie procedury sądowej)

- niezadowolenie stron z wyniku postępowania sądowego

- chęć wzięcia spraw we własne ręce

* Pojęcie ADR:

ADR (Alternative Dispute Resolution )- alternatywne rozwiązywanie sporów

Możemy wyróżnić:

1. Formy podstawowe:

- negocjacje

- koncyliacja / facylitacja

- mediacja

- arbitraż

2. Formy pochodne mieszane:

- mediacja - arbitraż

- arbitraż - mediacja

- natural fact finding

- med. - fact finding

- early natural evaluation

- natural confidental listner

- litigation management

- corporate ombudsman

- multi - steps ADR (ODR - online Dispute Resolution)

* Arbitraż:

- procedura, w której jedna lub więcej neutralnych osób (arbitrów) podejmuje decyzje po wysłuchaniu stron oraz przedstawienie dowodów przez strony.

W postępowaniu arbitrażowym strony poddają się decyzji arbitra, a samo postępowanie jest bardziej sformalizowane niż w przypadku mediacji.

* Arbitraż:

Arbiter - Strona A - Strona B (schemat) !!!!

* Negocjacja:

Opiera się na partnerskich rokowaniach lub przestrogach, których przebieg w zasadzie nie podlega żadnej narzuconej strukturyzacji. Negocjacje mają w założeniu prowadzenie do wspólnego i autonomicznego - bez niczyjego udziału z zewnątrz - wypracowania przez strony decyzji kończącej konflikt.

* Negocjacja:

Strona A - Strona B (schemat) !!!!

* Koncyliacja/ Facylitacja

Jej istotą jest zebranie razem stron, które przedyskutowują w obecności osoby trzeciej kwestie sporne. Rola koncyliatora jest zatem ograniczona do moderacji dynamiki konfliktu, dotyczy strony formalnej konfliktu nie wkracza w meritum sporu.

* Koncyliacja/ Facylitacja:

Koncyliator - Strona A - Strona B (schemat) !!!!

* Mediacja:

To niewiążąca metoda rozwiązywania sporów z udziałem neutralnej os. 3 - ciej (mediator, której zadaniem jest pomóc stronom zaangażowanym w spór w osiągnięcie wspólnie akceptowalnych rozwiązań (poprzez zawarcie ugody).

* Podstawowe elementy mediacji:

- udział mediatora w postępowaniu jako osoby całkowicie neutralnej nie mającej żadnego interesu w wyniku rozwiązania sporu

- ograniczenie wpływu mediatora na ostateczne decyzje

- całkowita dobrowolność stron zarówno co do udziału w samym postępowaniu madiacyjnym jak i w zakresie podjęcia ostatecznej decyzji

* Mediacja:

Mediator - Strona A - Strona B (schemat) !!!!

* Mediacja, sąd, arbitraż - porównanie:

KRYTERIA	MEDIATOR	SĄD	ARBITER
Koszty	niskie	wysokie	wysokie
Czas	b. krótki (dwu. tyg.)	długi (rok)	długi (miesiące, lata)
Kto wydaje decyzje	strony	sąd	Arbiter
Zast. postępo. dowodowego	brak	bardzo sformalizowane	częściowo sformalizowane
Poufność	pełna	jawność rozprawy	pełna
Komunik. stron	intensywna	brak/niewielka	niewielka
Problemy z jurysdykcją	brak	istnieją	niekiedy istnieją
Rezultat	sukces obydwu stron	sukces/przegrana	sukces/przegrana
Czynniki napięcia	likwidacja stron	kont. stron	kont. stron

* Rozstrzygnięcia, a rozwiązania sporu:

Rozstrzygnięcia - sąd, Arbiter

Rozwiązania - mediacja

* Polskie regulacje prawne wykorzystujące procedury mediacyjne:

- Ustawa z dnia 23.05.1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych

- Ustawa z dnia 06.06.1997 r. Kodeks Postępowania Karnego

- Ustawa 26.10.1982 r. o postępowaniu w sprawach nieletnich

- Ustawa z dnia 17.11.1964 r. Kodeks Postępowania Cywilnego

- Ustawa z dnia 17.12.2009 o dochodzeniu roszczeń w postępowaniu grupowych

- Ustawa 30.06.2002 r. Prawo o postępowaniu przed sądem administracyjnym

* Negocjacje:

- dobrowolny

- nieformalny

- poufny

- dwustronny proces komunikowania się, którego celem jest osiągnięcie porozumienia, gdy przynajmniej niektóre interesy stron są konfliktowe

* Podstawowe fazy negocjacji:

- przygotowanie i planowanie

- otwarcie

- testowanie

- ruch poprzez ustępstwa

- zakończenie i porozumienie

- ocena sukcesu

* Podstawowe metody negacji:

- kompromis

- układy

- przymus

- emocje

- logiczne rozumowanie

* ZOPA - Strefa Możliwej Ugody (Zone Of Possible Agreement)

Właściciel samochodu

1000 PLN ………………………2000 PLN

ZOPA

Właściciel warsztatu

1500 PLN ……………………….2500 PLN

(kosztorys + ½ części)

* Wskazówki pomocne przy negocjacji:

- oddzielenie ludzi od problemów

- koncentrowanie się na interesie stron, a nie na ich stanowiskach

- wygenerowanie opcji rozwiązań wspólnych zysków obu stron

- użycie obiektywnych kryteriów

- poznanie swojej Najlepszej Alternatywy dla Negocjowanej Ugody - BATNA (Best Alternative to a Negotiated Agreement)

Przeciwnością jest Najgorsza Alternatywa dla Negocjowanej Ugody

* Style negocjacji:

Można podzielić na 4 kryteria:

- kultura propartnerska - protransakcyjna

- kultura ceremonialna - nieceremonialna

- kultura monochromiczna - polichromiczna

- kultura powściągliwa - ekspresyjna

* Różnice kulturowe a przebieg negocjacji:

- Kultury protransakcyjne - koncentrują się na osiągnięciu celu i zwracają niewielką uwagę

na relacje łączące ich z partnerami. (kraje skandynawskie)

- Kultury propartnerskie - przedstawiciele o nastawieniu propartnerskim dużą uwagę przywiązują do sposobu, w jaki utrzymywane są wzajemne kontakty. (kraje arabskie)

Konflikt może polegać na tym, że przedstawiciele kultury protransakcyjnej będą postrzegani przez negocjatorów propartnerskich jako zbyt pewni siebie, agresywni, grubiańscy.

- Kultury nieceremonialne - Koncentrują się na osiągnięciu celu i zwracają niewielką uwagę

na relacje łączące ich z partnerami.(Australia)

- Kultury ceremonialne - Przedstawiciele o nastawieniu propartnerskim dużą uwagę przywiązują do sposobu, w jaki utrzymywane są wzajemne kontakty. (Azja)

Do konfliktu najczęściej dochodzi wówczas, gdy przedstawiciele ukształtowani w kręgu kultury nieceremonialnej postrzegają zachowania swych partnerów ceremonialnych jako sztuczne albo wręcz obraźliwe.

- Kultury monochroniczne - Negocjatorzy z kultur monochromicznych traktują czas jako

linearny i jako jeden z najistotniejszych zasobów nieodnawialnych. (Europa)

- Kultury polichromiczne - Przedstawiciele kultur polichronicznych traktują czas jako zasób odnawialny, który biegnie w sposób wielowątkowy, czasami cykliczny. (Arabia)

Konflikty pomiędzy negocjatorami reprezentującymi obydwie kultury powstają dlatego, że partnerzy punktualni traktują swych mniej punktualnych rozmówców jako niezdyscyplinowanych, niezorganizowanych, a nawet leniwych.

* Azjatyckie style negocjacyjne:

Japoński styl negocjacji

- Status jest dobrem przenoszalnym. Prezentacja przez najstarszą i najwyższą rangą osobę w zespole jest bardzo dobrym rozwiązaniem.

- Znajomość języka werbalnego jest najlepszym sposobem okazania szacunku w kulturach azjatyckich.

- Fachowość, wiarygodność w sprawach zawodowych zapewniają wyższy status.

- Ze względu na zachowanie spokoju oraz zapobieganiu utraty twarzy, Japończycy przestrzegają sporej liczby zrytualizowanych kodeksów zachowań. Dobrze jest więc wykazać się znajomością niektórych rytuałów, na przykład wymiany wizytówek czy picia herbaty.

- Dla Japończyków bardzo ważna jest etykieta biznesowa.

Chiński styl negocjacji

- Podczas prezentacji towarów jest wskazane unikanie żartów czy anegdot, podobnie jak w Japonii.

- Chiny gustują w żądaniu ustępstw.

- Chińczycy w czasie negocjacji stosują liczne taktyki. Gustują w wywieraniu presji.

- Negocjowanie w Chinach to proces charakteryzujący się długim oraz pochłaniającym czas przebiegiem.

- Dla Chińczyków umowa słowna jest ważniejsza niż umowa pisemna a kontrakt stanowi wyraz intencji.

- Jeśli chodzi o pomoc prawników należy być ostrożnym. Prawnicy powinni być trzymani „na uboczu” a korzystać z ich pomocy należy w czasie przerw w procesie negocjacyjnym. Obecność przy negocjacjach może być tłumaczona przez Chińczyków jako brak zaufania.

Niemiecki styl negocjacji

- Niemcy to kraj wybitnie niskokontekstowy, gdzie ludzie wypowiadają dokładnie to co myślą.

- Niemcy czują skrępowani podczas otrzymywania komplementów i sami oszczędzają ich wypowiadanie w kontaktach z innymi.

- Brak punktualności jest równoznaczny z niesolidnością

- Publiczne okazywanie uczuć nie jest tu powszechne, trochę bardziej ekspresyjni są Niemcy pochodzący z Południa kraju.

- Dystans przestrzenny pomiędzy negocjatorami wynosi mniej więcej tyle, ile długości ma przeciętna ręka.

- W mniemaniu Niemców, uścisk zbyt miękki świadczy o słabości.

Taktyka wychodzenia z wysokiego pułapu tak aby było można potem z czego spuszczać w Niemczech jest jak najbardziej błędna.

* Przeszkody w negocjowaniu:

- nieznajomość kultury danego kraju

- nieznajomość języków obcych

* Podstawowe rodzaje mediacji:

- facylitatywna

- ewaluatywna

- oparta na interesie stron

- trans formatywna

- narratywna

- humanistyczna

- umowna i sądowa

Facylitatywna - mediator jest skupiony aby rozwiązać spór pomiędzy stronami niczego sam nie proponuje

Ewaluatywna - mediator Birze spór we własne ręce

Transformatywna - jest nakierowana na przyszłość. Ma na celu osiągnięcie lepszych efektów w rozwiązaniu sporu

Narratywna - potrafi opowiedzieć o problemie z innej strony. Odrzucenie emocji

Humanistyczna - w wyniku mediacji ma dojść do otwarcia stron

Umowna i sądowa - do mediacji dochodzi z potrzeby stron. W ramach umowy strony rozwiązują spór. Sądowo to sąd sugeruje rozwiązanie problemu z udziałem mediatora.

* Podstawowe cechy mediacji:

- dobrowolność (strony mogą ale nie muszą się zgodzić na mediatora i rozwiązanie problemu)

- bezstronność i neutralność mediatora

- mniejszy formalizm postępowania mediacyjnego

- poufność

- szybkość postępowania

- koszty

* Dobrowolność:

- strony muszą wyrazić zgodę na udział w tej procedurze

- możliwość wycofania w każdym stadium mediacji bez dodatkowych warunków

- brak zmuszenia stron do mediacji i osiągnięcia porozumienia

- swoboda stron co do wyboru mediatora

- akceptacja lub nie przebiegu procesu mediacji zaproponowanej przez mediatora

* Bezstronność i neutralność mediacji:

- neutralność, niezależność mediatora względem storn, brak osobistego interesu oraz brak uprzedzeń wobec stron. Nie proponowanie swojego stanowiska, nie udzielanie porad, własnego zdania

- bezstronne odnoszenie się, przekonanie i poczucie stron, iż są traktowane sprawiedliwie. Mediator ma obowiązek równo traktować strony, odnosząc się do stron w sposób życzliwy i przyjazny oraz powinien zapewnić odpowiednie warunki mediacji ( z uwzględnieniem preferencji obu stron)

* Dobry mediator czyli „fachowiec”:

- osobowość

- doświadczenie życiowe

- umiejętność zorganizowania warsztatu mediacyjnego i poprawienie procesu mediacji

- wiedza, w szczególności z zakresu: prawa, ekonomii, socjologii, psychologii, pedagogiki, a zwłaszcza zasad komunikacji interpersonalnej, retoryki oraz strategii taktyk negocjacji

- pomoc stronom we wzajemnej komunikacji

- czuwanie nad przebiegiem mediacji

- mediator jako „nauczyciel”

- pomoc w kreowaniu nowych wartości

- wskazania na skutki nie zawarcia umowy

- zakończenie sporu

* Kodeks Etyczny Mediatorów Polskich:

Strona internetowa Ministerstwa Sprawiedliwości - zakładka: mediacje

- Art. 1

- Art. 2 p. 1 i 3

* Sposoby wyboru mediatora:

- strony same wskazują osobę - mediatora (bezpośrednie z otoczenia społecznego lub listy stałej mediatorów)

- osoby z listy mediatorów wskazują osoby reprezentujące stały ośrodek zajmujący się ADR do którego zwracają się strony z wnioskiem

- osobę mediatora wskazuje sąd (w ramach mediacji sądowej)

* Kolejną cechą mediacji jest - Mniejszy Formalizm:

Proces mediacji powinien być tak ukształtowany aby stanowić realną alternatywę w stosunku do sądowego wymiaru sprawiedliwość

- wniosek o przeprowadzenie mediacji

- umowa o mediację

* Poufność:

W ramach postępowania administracyjnego ma 2 aspekty:

1. Prywatność zapewniona stronom (nikt „trzeci” nie może uczestniczyć w postępowaniu)

2. Immunitet chroniący mediatora przed przesłuchaniem w sądzie

Mediacja, jej przebieg i rezultat są objęte tajemnicą. Podobne zasady odnoszą się do dokumentów zgromadzonych podczas postępowania mediacyjnego.

* Art. 183 ⁴

* Szybkość postępowania:

- sąd kieruje sprawę do mediatora

- czas jej trwania nie przekracza miesiąca, chyba, że strony zgodnie wnoszą o wyznaczenie innego czasookresu

- mediator niezwłocznie ustala termin i miejsce posiedzenia mediacyjnego

* 183 ⁸ - 183 ¹⁰ KPC - WAŻNE

* Koszty postępowania:

- mediator ma prawo do wynagrodzenia i zwrotu wydatków związanych z przeprowadzeniem mediacji (obciążają one strony). Może się ich zrzec

- w sytuacji gdy strony do mediatora kieruje sąd, stawki i zasady wynagradzania mediatora często określają dodatkowe akty prawne

* 183 ⁵

* Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 30 listopada 2005 r. (Dz. U. z dnia 7 grudnia 2005 r.; numer 05.239.201)

* 183 ¹² - 183 ¹⁴

---