System informacyjny można określić jako posiadającą wiele poziomów strukturę pozwalającą użytkownikowi na przetwarzanie, za pomocą procedur i modeli, informacji wejściowych w wyjściowe. Natomiast system informatyczny jest wydzieloną, skomputeryzowaną, częścią systemu informacyjnego. (J. Kisielnicki, H. Sroka 2005, s. 18). Komputeryzacja systemów informacyjnych jest coraz powszechniejszym sposobem zwiększenia sprawności działania systemu zarządzania, ponieważ mimo początkowych wydatków na szkolenia, oprogramowanie i wdrożenie, system informatyczny umożliwia formalizację struktury organizacyjnej, zwiększenie rozpiętości kierowania, automatyzowanie zadań, dostarcza niezwłocznie żądane informacje, ułatwia pracę grupową w przedsiębiorstwach posiadających wiele oddziałów (N. Jabnoun, S. Sahraoui 2004, s. 73).
Stosując kryterium poziomu zaawansowania technicznego można wyróżnić cztery generacje systemów informatycznych (J. Kisielnicki, H. Sroka 2005, s. 27):
systemy transakcyjne (Generacja I - Lata 60-te i 70-te),
systemy informowania kierownictwa (Generacja II - Lata 70-te i 80-te),
systemy wspomagania decyzji (Generacja III - Lata 80-te i 90-te),
systemy ekspertowe (Generacja IV - Druga połowa lat 80-tych i lata 90-te).
Systemy transakcyjne bazują na pełnych, porównywalnych i wiarygodnych danych, które przetwarzają za pomocą prostych modeli bazujących na czterech podstawowych działaniach. Dla ich zastosowania niezbędne są komputery o pojemnych pamięciach masowych dla przechowywania danych, oprogramowanie zorientowane problemowo, system zarządzania bazą danych oraz języki programowania umożliwiające przetwarzanie danych ekonomicznych. Mogą być stosowane do rejestracji danych i prostej ich analizy.
System informacji kierowniczej wykorzystuje nie zawsze pełne i porównywalne dane, które przetwarza wykorzystując modele oparte na równaniach i przepływach międzygałęziowych. Niezbędne jest zastosowanie komputerów umożliwiających konwersacyjny tryb pracy oraz języków pozwalających na wyszukiwanie danych. Służą do zaawansowanego wyszukiwania i łączenia przechowywanych danych.
Systemy wspomagania decyzji opierają się na danych niepełnych i obarczonych błędem o znanym prawdopodobieństwie, które przetwarzają w modelach optymalizacyjnych lub symulacyjnych. Wykorzystują do tego komputery pracujące z dużą szybkością, bazy modeli oraz wiedzy, a także języki specjalistyczne i symulacyjne. Informacje przygotowywane są przez system na podstawie porównania grup danych z przechowywanymi wzorcami. W. Flakiewicz różnicuje systemy wspomagania decyzji ze względu na specyficzne zastosowania (W. Flakiewicz 2002, s. 185):
grupowe - wspomagające współpracę pomiędzy uczestnikami, wymianę informacji i zarządzanie danymi, ustalające reguły i kolejność wykonywania zadań decyzyjnych,
naczelnego kierownictwa - dla decyzji o bardzo słabej strukturze informacyjnej,
automatyzacji biura - zarządzające dokumentami, określające obiegi dokumentów, umożliwiające dostarczanie danych z zewnątrz,
zarządzania przebiegiem pracy - odmiana systemu automatyzacji biura, która umożliwia kompletną realizację procesów za pomocą narzędzi elektronicznych (workflow),
inżynierskie - służące projektowaniu obiektów fizycznych.
Systemy ekspertowe przetwarzają niepełne i często sprzeczne informacje pochodzące z różnych źródeł, które przetwarzają metodami heurystycznymi i logicznymi. Dla tak zaawansowanych systemów niezbędne są komputery o bardzo dużej mocy obliczeniowej oraz zastosowanie języków zbliżonych do naturalnych (J. Kisielnicki, H. Sroka 2005, s. 27).
Przedsiębiorstwa powszechnie wykorzystują do wspomagania działalności systemy informatyczne. Są to zwykle niewielkie dziedzinowe aplikacje, jednak coraz więcej, szczególnie dużych organizacji, wdraża zintegrowane i kosztowne systemy obejmujące wszystkie dziedziny aktywności firmy klasy MRP lub ERP.
Bibliografia
Flakiewicz W., Systemy informacyjne w zarządzaniu. Uwarunkowania, technologie, rodzaje, Wydawnictwo C. H. Beck, Warszawa 2002
Jabnoun N., Sahraoui S., Enabling a TQM structure through information technology, Competitiveness Review, 1-2/2004, American Society for Competitiveness, Pittsburg 2004
Kisielnicki J., Sroka H., Systemy informacyjne biznesu. Informatyka dla zarządzania, Placet, Warszawa 2005
Strategiczny system informacyjny
Z Encyklopedia Zarządzania
Charakterystyka
Istotną rolą systemów tego typu jest budowa trwałych więzi pomiędzy pracownikami, przejawiających się istnieniem wysokiego poziomu tzw. kultury organizacyjnej. Kultura organizacyjna obejmuje wzory postępowania, zachowania, reagowania pracowników w różnych sytuacjach.
Codzienne wykorzystywanie wzorców, norm i wartości, ułatwia pracownikowi produktywne funkcjonowanie w przedsiębiorstwie i umożliwia właściwą identyfikację z nim, w wyniku czego rośnie poziom jego motywacji. Tworzenie i kultywowanie odpowiedniej kultury organizacyjnej wymaga sprawnego systemu informacyjnego (komunikacji wewnętrznej), umożliwiającego kierownictwu umieszczenie problematyki odpowiedniej kultury organizacyjnej w obszarze planowania rozwoju firmy, jej strategii, dostosowania do zmieniających się uwarunkowań otoczenia.
Źródło: (J.Penc 2001b, s.238)
Zgodnie z definicją proponowaną przez C.K. Laudona i J.P.Laudon, strategiczny system informacyjny powoduje zmianę celów, procesów, produktów, usług, relacji z otoczeniem przedsiębiorstwa, w celu uzyskania przewagi konkurencyjnej (2000, s. 48). Strategiczny system informacyjny staje się podstawą funkcjonowania przedsiębiorstwa, niejednokrotnie stając się ważniejszy od realizacji działań podstawowych takich jak produkcja, sprzedaż, obsługa klienta itp.
Jest to najbardziej wyrazisty przykład integracji systemów informacyjnych i strategicznych działań przedsiębiorstwa. Firma, która decyduje się na wdrożenie takiego poziomu strategii informacyjnej, musi dokonać generalnych zmian, aby dostosować swoją organizację i procesy do nowego sposobu funkcjonowania.
Funkcje
Funkcje strategicznego systemu informacyjnego (SSI) są następujące (B. O'Brien 1995, s. 412):
ustanawianie trwałych więzi z dostawcami i klientami,
umacnianie integracji wewnętrznych systemów przedsiębiorstwa,
tworzenie nowych produktów lub usług na podstawie zebranych informacji,
generowanie odpowiedniej informacji zarządczej,
Cechy
Cechy charakterystyczne SSI zaś można ująć w następujących punktach:
koncentracja na otoczeniu,
korzyści z funkcjonowania systemu są wspólne dla firmy, dostawców i klientów,
lepsze zrozumienie potrzeb klienta,
innowacje w dziedzinie procesów biznesowych,
umożliwia zarządzanie wiedzą organizacyjną,
są rozwijane drogą ewolucyjną, dostosowując się do zmieniających się warunków organizacji i otoczenia,
kryterium jakości jest ważniejsze od kryterium ceny w procesie wyboru i wdrażania tego typu systemów.
Znaczenie w zarządzaniu zmianami
Znaczenia nabiera funkcja informacji w działaniach pokonywania oporu przed zmianami w organizacji. Taktyka edukowania i komunikowania pracownikom problematyki zmian, pomaga przełamywać opory wynikające z braku informacji o zachodzących przemianach lub nietrafnej oceny tej sytuacji. Również dla realizacji taktyki współuczestnictwa, niezbędne jest zapewnienie włączenia dużej części pracowników w system wymiany informacji o procesie przekształceń i postępów zmian organizacyjnych.
Bibliografia
Laudon K.C., Laudon J.P., Management Information Systems, sixth edition, Prentice Hall, Upper Saddle River, New Jersey 2000
Penc J., Decyzje menedżerskie - o sztuce zarządzania, Wydawnictwo C.H. Beck, Warszawa 2001(b)
O'Brien B., Information Management Decisions, Pitman Publishing, London, 1995
Woźniak K., System informacji menedżerskiej jako instrument zarządzania strategicznego w firmie, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków 2005
