SYSTEM MOTYWACYJNY W WYBRANYM PRZEDSIĘBIORSTWIE
Mateusz Derela
Socjologia gr 2a
Rok II, Sem 3
Słowo “motywacja” pochodzi od średniowiecznołacińskiego ”motivum” = powód, motyw. Nie jest więc ono wytworem czasów obecnych, jakkolwiek z pewnością nie przypisywano mu w poprzednich wiekach takiego znaczenia jak współcześnie.
W dzisiejszym, dynamicznie rozwijającym się świecie coraz większego znaczenia nabiera praca w grupie. Aby grupa pracowała wydajnie, musi nią ktoś kierować. Nie wszyscy ludzie potrafią jednak sprostać temu zadaniu. Niejednokrotnie zauważamy, że z niektórymi pracuje się dobrze, zaś z innymi praca posuwa się naprzód bardzo opornie, dochodzi do częstych konfliktów. Jest to spowodowane faktem, że nie wszyscy mają jednakową zdolność motywowania innych do pracy. Nie jest to umiejętność, z którą się ludzie rodzą - tego trzeba się po prostu nauczyć. Nie jest to zadanie łatwe, gdyż wymaga zmiany niektórych naszych przyzwyczajeń, lecz jest to możliwe do wykonania. Badania wykazały, że o ile awans szeregowych pracowników zależy aż w 90% od ich wiedzy technicznej i tylko w 10% od umiejętności kierowania innymi, to w przypadku stanowisk dyrektorskich wiedza techniczna decyduje tylko w 20% zaś pozostałe 80% to umiejętność kierowania innymi.
Pracodawca chcąc skutecznie motywować swoich podwładnych, powinien znać podstawowe reguły jakie panują w tej dziedzinie. Aby sprawnie zarządzać należy odpowiednio podejść do pracownika, odkryć jego talenty, zaspokoić jego własne potrzeby. Kierownik powinien na tyle poznać swojego pracownika aby w pełni go zrozumieć, co może zaowocować efektywniejszą pracą i stosunkami z podwładnymi. Dlatego motywacja ściśle wiąże się z potrzebami ludzkimi. Prawidłowe ich rozpoznanie powinno być podstawą do stworzenia systemu motywacyjnego w firmie. Aby w pełni spełniał on wymagania stawiane przez przedsiębiorstwo musi on docierać do każdego pracownika z osobna, gdyż nie można traktować wszystkich ludzi jednakowo.
Istnieją co najmniej dwa podziały motywacji.
Pierwszy - ze względu na charakter powiązań między dążeniem i celem:
motywacja wewnętrzna - powiązanie jest nieodłączne i naturalne; motywacja taka skłania do osiągnięcia wartości ostatecznych, wartości samych w sobie; przykładem motywacji wewnętrznej może być bezinteresowna pomoc współpracownikowi w realizacji powierzonego mu zadania.
motywacja zewnętrzna - powiązanie odbywa się za pośrednictwem nagród lub kar; wartości stanowią tylko środek do osiągnięcia celów; jako przykład można podać wzrost wydajności pracowników na dwa tygodnie przed przyznaniem premii.
Drugi podział został dokonany ze względu na rodzaj bodźca:
motywacja pozytywna - polega na stwarzaniu pracownikowi perspektyw urzeczywistniania jego celów w miarę spełniania oczekiwań pracodawcy, stosowane są bodźce dodatnie, takie jak nagroda, pochwała.
motywacja negatywna - ma ona miejsce gdy stosowane są bodźce ujemne - kara, nagana, cechą charakterystyczną jest to, że opiera się ona lęku i obawie (groźba, wymuszenie, zagrożenie utraty posady).
Należy jednak zwrócić uwagę na fakt, że na swoje postępowanie wpływa przede wszystkim sam człowiek, ponieważ świadomie formułuje swoje cele, pamięta swe doświadczenia, przewiduje przyszłe wydarzenia i stosownie do tego koryguje własne postępowanie.
Powstanie motywacji warunkują potrzeby i pragnienia. Samo pobudzenie potrzeby jest jednak warunkiem koniecznym lecz niewystarczającym. Przede wszystkim, aby zaistniał motyw, muszą być spełnione pewne warunki:
człowiek musi czegoś potrzebować lub mieć do wykonania pewne zadanie (niezaspokojona potrzeba lub niewykonane zadanie wywołują tzw. napięcie motywacyjne).
człowiek musi dostrzec (wyobrazić sobie lub pomyśleć), że jest taki czynnik, który albo zaspokoi potrzebę albo wprost przeciwnie - przyczyni się do jej zwiększenia.
człowiek musi oceniać szansę powodzenia jego działań (w postaci osiągnięcia nagrody lub uniknięcia kary) w sferze realności.
Motywowanie jest jedną z głównych funkcji zarządzania. Dlatego powinno współgrać z planowaniem, organizowaniem i kontrolą, by zarządzanie było efektywne.
Istotą motywowania jest przekonanie pracowników, że osiągnięcie określonych wartości (wyższe zarobki, awans, uznanie i inne nagrody) odbywa się wyłącznie za pośrednictwem ich pracy i to wydajnej pracy. Ludzie muszą być świadomi, że żaden inny sposób postępowania nie jest równie skuteczny. Poza tym im więcej włożą wysiłku w pracę i lepsze osiągną wyniki, tym więcej zyskają.
Na przykładzie sosnowieckiego przedsiębiorstwa usługowo- handlowego P.P.H.U MATBOR, przedstawię system motywacyjny wdrożony w roku 2001 i do dnia dzisiejszego przynoszący znakomite rezultaty.
W wykreowaniu efektywnego systemu motywacyjnego w firmie MATBOR pomogło przestrzeganie kilku zasad:
Indywidualne podejście do pracownika
Oczekiwania pracownika
Przejrzyste formułowanie zadań
Więź między zadaniami
Właściwy podział miejsca pracy
Wysokie normy wydajności
Wielkość nagrody
Dostosowanie nagród do potrzeb pracownika
Termin przyznania nagrody
Odpowiedzialność za złą pracę
W przedstawianym przeze mnie przedsiębiorstwie został wprowadzony swoisty system ocen, który spełnia dwie podstawowe funkcje: motywacyjną i informacyjną.
Funkcja motywacyjna oznacza, że bez oceny nie jest możliwe skuteczne motywowanie, gdyż brakuje racjonalnych przesłanek do wynagradzania, awansowania, degradowania, rozwoju pracownika, zwalniania itp. Funkcja informacyjna związana jest ze znaczeniem informacji zwrotnej o wynikach pracy.
Podstawowymi celami systemu ocen, wprowadzonego przez Dział Kadr, są:
ustalenie przydatności pracownika na zajmowanym stanowisku,
ocena rozwoju pracownika,
określenie ścieżki rozwoju zawodowego,
identyfikacja potrzeby przemieszczenia pracownika na inne stanowisko,
integracja wyników oceny indywidualnej pracownika z decyzją o awansie stanowiskowym lub płacowym,
wytypowanie pracowników do rezerwy kadrowej na stanowiska kierownicze i specjalistyczne.
Ocena ma charakter okresowy. Jest przeprowadzana raz w roku z wyjątkiem osób zatrudnionych na czas określony, które są oceniane przed końcem okresu na jaki umowa została zawarta. Kierownicy otrzymują opracowany przez Dział Kadr arkusz ocen. Po jego wypełnieniu analizują wynik oceny z pracownikiem.
Zasadniczym celem oceny pracowników jest poprawa efektywności ich pracy. Dzięki temu uzyskują zarys tego czego oczekują pracownicy, co ich motywuje i wpływa na lepszą pracę.
Zarówno kadra zarządzająca jak i zwykli pracownicy wydają się potwierdzać, iż to system wynagrodzeń przede wszystkim motywuje ludzi do bardziej efektywnego działania. Jednak o efektywności systemu wynagrodzeń świadczy umiejętny dobór formy płacy. Wyróżnia się m. in.: płacę czasową, płacę akordową (płaca za wyniki), płacę premiową, płacę zadaniową, płacę odniesioną do kwalifikacji.
Funkcja motywacyjna płacy zasadniczej jest ograniczona, gdyż stanowi ona stały składnik, choć ma ona ogromne znaczenie dla pracowników i ich poczucia bezpieczeństwa. W celu zwiększenia efektywności pracy w firmie MATBOR stosuje się płacę premiową. Do niedawna premia miała charakter regulaminowy i nie spełniała funkcji motywacyjnej, dlatego zmieniono zasady jej przyznawania. Wysokość premii uzależniono od wyników pracownika i jego zespołu oraz od efektów ekonomicznych całego przedsiębiorstwa. Głównym założeniem wprowadzonej zmiany było wyzwolenie inicjatywy, innowacyjności i przedsiębiorczości pracowników oraz spowodowanie, by utożsamiali oni własne interesy z wydajnością i kondycją firmy. Pracownicy twierdzą, że zmiana ta jest korzystna, gdyż otrzymują oni dodatkowe wynagrodzenia za dodatkowa pracę. Jest to logiczne i sprawiedliwe. Twierdzą, że starają się pracować jak najlepiej, gdyż jest to zauważane i wyróżniane.
Główną zaletą płacy premiowej jest jej działanie motywacyjne; wynagradza ona poszczególnych pracowników za większe zaangażowanie i wysiłek. Przełożony, który ma dużą swobodę w jej stosowaniu może wpływać na wyniki personelu. Musi jednak uważać, by nie narazić się na zarzut niesprawiedliwości.
System płacowy pełni poza tym funkcję motywacyjną. Wysokość wynagrodzenia zasadniczego jest uzależniona od oceny wartości pracy wykonywanej na danym stanowisku. Premie natomiast są przydzielane na podstawie oceny pracowniczej. Te same kryteria co premii dotyczą podwyżki pensji zasadniczej; jej wysokość zależy od wyników pracy poszczególnych osób.
Najbardziej istotny element wynagrodzenia z punktu widzenia motywacji do efektywniejszej pracy stanowi premia. Oczywiście musi być spełniony warunek, że nie jest ona traktowana jako stały dodatek do pensji. Premia z założenia ma charakter motywacyjny, dlatego nie może być traktowana jako “zaliczka” na konto przyszłych dokonań albo “zapomoga”, skromny dodatek do pensji. Takie podejście do premii mija się z celem.
Powyższa charakterystyka jest dowodem na to, że to Dział Kadr współtworzy system motywacyjny firmy. Szkolenia umożliwiają podnoszenie kwalifikacji, te zaś wpływają na jakość pracy, która jest odpowiednio oceniana. Ocena z kolei wpływa na poziom płacy zasadniczej i premii.
Motywowanie ludzi nie jest rzeczą prostą. Każdy reprezentuje różny zasób doświadczeń, wiedzy i umiejętności. Każdy preferuje inny system wartości i ma różne przyzwyczajenia. Różnimy się charakterami. Na pewno dużo łatwiej jest postępować z ludźmi o ukształtowanym charakterze gdyż tak zwana struktura motywacyjna, czyli układ motywów, które nadają kierunek ich zachowaniom, jest trwała. Na przykład trwałym motywem zachowania egoistów jest chęć zaspokojenia przede wszystkim swoich potrzeb, swoich zachcianek, nawet ze szkodą dla innych. Natomiast motywem działania altruistów jest chęć przysporzenia radości innym, bezinteresowna troska o dobro drugiego człowieka.
Z teorii oczekiwań jasno wynikają trzy podstawowe sposoby na zwiększenie motywacji u pracowników:
Poprzez zwiększenie oczekiwań, że po wysiłku nastąpi osiągnięcie celu. Należy podjąć działania upewniające pracowników w przeświadczeniu, że są w stanie osiągnąć zamierzone wyniki, że wystarczą im posiadane przez nich kwalifikacje. Zwiększenie oczekiwań następować może przez dokształcanie pracowników, przydzielanie im zadań zgodnie z ich kwalifikacjami.
Przez zwiększenie instumentalności wyniku, a więc zwiększenie prawdopodobieństwa, że po osiągniętym celu nastąpi odbiór nagrody. Jeżeli pracownik ocenia, że „nagrody” są dla niego niedoskonałe, wówczas nie wywołała to jego motywacji, a nawet wręcz przeciwnie - nastąpi jej obniżenie.
Poprzez zwiększenie wartości samych nagród. Kierownictwo powinno znać swych pracowników i ich preferencje, aby zaproponować nagrody przez nich cenione i możliwe do osiągnięcia.
Na motywację pracownika mają wpływ przede wszystkim: komórka organizacyjna potocznie określana mianem Działu Kadr oraz bezpośredni przełożony. W jednym z polskich banków wspomniana komórka nosi nazwę Departamentu Zasobów Ludzkich. Jej kluczowymi funkcjami są ustanowienie optymalnej struktury zasobów ludzkich, prowadzenie efektywnej rekrutacji i doboru pracowników, organizacja oceny wyników pracy oraz planowanie polityki szkolenia, awansowania i wynagradzania pracowników.
Wszystkie wymienione powyżej funkcje są niezmiernie ważne. Właściwa rekrutacja i dobór a następnie obsada stanowisk pracy zapewnia osiągnięcie celów przez przedsiębiorstwo. W każdej komórce organizacyjnej musi być zatrudniona odpowiednia liczba pracowników, którzy posiadają określone kwalifikacje i umiejętności. Właściwa struktura zasobów ludzkich gwarantuje dobrą organizację pracy.
Bardzo ważne w motywowaniu ludzi jest również rozpoznanie ich potrzeb. Potrzeba definiowana jest jako stan niezaspokojenia organizmu. Gdy taki stan ma miejsce następuje zakłócenie równowagi, co w następstwie ma negatywny wpływ na normalne funkcjonowanie organizmu. Naturalną reakcją człowieka jest podjęcie przez niego aktywności ukierunkowanej w stronę takich wartości, które zapewnią organizmowi stan pożądany zarówno pod względem biologicznym jak i psychologicznym. Rozpoznawanie potrzeb jest bardzo trudną sprawą, gdyż często my sami nie zdajemy sobie do końca sprawy jakie są nasze potrzeby (mogą być one głęboko ukryte w podświadomości), a poza tym zmieniają się one jak w kalejdoskopie, w zależności od otaczających nas warunków. Niemniej jednak należy dążyć do rozpoznania przynajmniej tych głównych, ponieważ konieczność ich zaspokajania (przywracanie organizmu do stanu równowagi) są podstawowymi motywami ludzkiego działania.
Bodźce motywacyjne nie mogą być wprowadzone w firmie raz na zawsze. Gdy zmienia się struktura organizacyjno - kwalifikacyjna załogi, cele i zadania przedsiębiorstwa, organizacja pracy czy profile stanowisk pracy, to dotychczasowe bodźce mogą okazać się w pełni skuteczne. Istnieje zatem potrzeba prowadzenia okresowych badań służących ocenie stopnia oddziaływania określonych sposobów motywowania na pracowników.
Bibliografia
1. Stoner J.A., Wenkel Ch., Kierowanie, PWE, Warszawa 1992
2. Czermiński A., Czerska M., Nogalski B., Rutka R., Organizacja i zarządzanie, WUG, 1998
3. McGinnies A.L., Sztuka motywacji, Vocatio, Warszawa, 1992
4. Webber R.A., Zasady zarządzania organizacjami, PWE, Warszawa, 1992