Klasyfikacja rozrachunków i zasady ich ewidencji.
W toku prowadzenia działalności gospodarczej w jednostce powstają różne należności i zobowiązania. Ogół należności i zobowiązań wraz z ich wraz z ich regulacją nazywa się rozrachunkami.
Rozrachunki charakteryzują się następującymi cechami:
Osoby dłużnika i wierzyciela są ściśle określone
Suma będąca podmiotem rozrachunków jest akceptowana przez obie strony
Czas zapłaty jest ściśle określony (wynika on z przepisów prawnych lub został uzgodniony między stronami)
Ewidencja rozrachunków dokonywana jest na kontach rozrachunków, które są:
Obciążone za:
powstanie należności
spłatę i zmniejszenie zobowiązań
uznane:
- powstanie zobowiązań
wpływ i zmniejszenie należności
Do ewidencji rozrachunków służą konta zespołu „2” i obejmuje następujące konta:
_ „Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami”
22 - „Rozrachunki publicznoprawne”
23 - „Rozrachunki z pracownikami”
24 - „Pozostałe rozrachunki”
29 - „Odpisy aktualizujące rozrachunki”
Bardziej rozbudowaną ewidencję syntetyczną rozrachunków zapewnia stosowanie kont oznaczonych symbolem trzycyfrowym i tak np:
201 - „Rozrachunki z odbiorcami”
211 - „Rozrachunki z dostawcami”
215 - „Zobowiązania wekslowe”
w ramach rozrachunków publicznoprawnych możemy wyróżnić:
220 - „Rozrachunki z budżetami”
221 - „Rozliczenie naliczonego VAT”
222 - „Rozliczenie należnego VAT”
226 - `Rozrachunki z Urzędem Celnym”
w ramach rozrachunków z pracownikami możemy wyróżnić:
231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”
234 - Rozrachunki z pracownikami”
240 - „Pozostałe rozrachunki”
Konto „Rozrachunki z odbiorcami” służy do ewidencji księgowej bezspornych należności z tytułu sprzedaży produktów, usług i towarów.
Po stronie Wn ujmuje się powstanie i zwiększenie należności od odbiorców a w szczególności:
Ujęcie należności z tytułu sprzedaży
produktów
usług
towarów
materiałów
Ujęcie faktur VAT wystawionych dla przyszłych odbiorców, gdy wartość przedpłaty wynosi 50% i więcej ceny umownej dostawy lub świadczeń brutto
Zwiększenia z tytułu sprzedaży, produktów, usług, towarów, materiałów na podstawie faktury korygującej VAT
Po stronie Ma ujmuje się spłaty i zmniejszenie stanu należności a w szczególności:
1. Wpływ należności
Gotówką do kasy
Na rachunek rozliczeniowy lub inny rachunek bankowy
Czekiem, wekslem
2. Powstanie roszczenia spornego dochodzonego od odbiorcy
Zmniejszenie ustalonych uprzednio należności z tytułu:
kar, grzywien i odszkodowań umownych
odsetek za zwłokę od nieuregulowanych w terminie należności
Umorzenie należności w postępowaniu upadłościowym, ugodowym jeżeli nie dokonano uprzednio ich aktualizacji
Saldo tego konta występuje głównie po stronie Wn, co oznacza wartość należności z tytułu sprzedaży produktów ,towarów itp. Lecz może wykazywać równolegle saldo wrażające równowartość przedpłat pobranych od innych odbiorców.
Konto „Rozrachunki z dostawcami” służy do ewidencji księgowej wszelkich bezspornych zobowiązań wobec dostawców z wyjątkiem własnych pracowników i emerytów z tytułu zakupów materiałów, towarów, produktów i usług dla podstawowej działalności gospodarczej.
Po stronie Wn ujmuje się:
1. Spłaty zobowiązań wobec dostawców
Gotówka lub przelewem
Wekslem własnym
Odpisanie zobowiązań przedawnionych
a. w sytuacji typowej
b. w ramach postępowania upadłościowego układowego lub ugodowego
3. Ujęcie faktur korygujących VAT od dostawców(zmniejszających zobowiązania)
- w cenie sprzedaży netto
w kwocie VAT naliczonego
Po stronie Ma ujmuje się:
1. Ujęcie faktur VAT z tytułu zakupu materiałów, produktów, towarów i usług w wartości brutto - wraz z podatkiem VAT naliczonym
2. Ujęcie faktury korygującej VAT od dostawcy(zwiększenie zobowiązań) w cenie zakupu brutto wraz z podatkiem VAT naliczonym
3. Naliczenie przez dostawców odsetek ustawowych za zwłokę w regulowaniu zobowiązań
4. Naliczenie przez dostawców kar, grzywien i odszkodowań
Saldo występuje głównie po stronie Ma co oznacza stan zobowiązań wobec dostawców w wyjątkowych przypadkach (nadpłaty, przedpłaty) może wystąpić równolegle saldo po stronie Wn
Rozrachunki z budżetami wymaga prowadzenia ewidencji szczegółowej według następujących tytułów podatków:
- podatek dochodowy od osób fizycznych
- podatek dochodowy od osób prawnych
- podatek od towarów i usług VAT
W jednostkach objętych podatkiem od towarów i usług VAT w ewidencja syntetyczna prowadzona jest na koncie „Rozrachunki z tytułu VAT”
Na koncie tym po stronie WN ujmuje się kwotę podatku naliczonego przy zakupach)VAT naliczony) a po stronie Ma kwotę podatku należnego od dokonanej sprzedaży (VAT należny)
Saldo konta „Rozrachunki z tytułu VAT może być debetowe i kredytowe.
Saldo debetowe oznacza należność od Urzędu Skarbowego z tytułu VAT która jest odliczana od przyszłych zdarzeń lub podlega zwrotowi.
Saldo kredytowe oznacza zobowiązanie wobec Urzędu Skarbowego z tytułu VAT. Różnica pomiędzy wysokością podatku należnego a podatku naliczonego podlega wpłacie do budżetu (jeżeli VAT należny jest większy od VAT naliczony), w przeciwnym wypadku gdy wystąpiła nadwyżka VAT naliczonego nad należnym przechodzi ona do odliczenia w następnych miesiącach.
Rozrachunki z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych ujmuje się na koncie „Rozrachunki Z ZUS”
Po stronie Wn ujmuje się:
1. Przelewy składek do ZUS - na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych i Fundusz Pracy
2. Wypłaty zasiłków pokrywanych przez ZUS, które ujęto na listach wynagrodzeń
3. Wypłaty świadczeń ZUS nie objętych listą wynagrodzeń
4. Odpisanie zobowiązań przedawnionych
Po stronie Ma ujmuje się:
1. Naliczone składki płacone przez pracodawcę na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych i na Fundusz Pracy od wynagrodzeń
2. Składki na Fundusz Ubezpieczeń Społecznych płacone przez pracownika, które są potrącane z wynagrodzeń
3. Otrzymane przelewy Z ZUS z tytułu nadwyżki wypłaconych świadczeń ponad składki na FUS i na FP zwrotu nadpłat składek
4. Odpisanie należności przedawnionych i umorzonych
Konto te może wykazywać dwa salda: saldo Wn oznacza stan należności a saldo Ma- stan zobowiązań z tytułu rozrachunków publicznoprawnych.
Konto „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” służy do ewidencji rozrachunków z pracownikami jednostki i innymi osobami fizycznymi z tytułu wypłat pieniężnych i świadczeń rzeczowych zaliczanych na mocy odrębnych przepisów do wynagrodzeń wynikających z umowy o pracę, umowy zlecenia lub o dzieło oraz zasiłków pokrywanych przez ZUS, które naliczono na listach wynagrodzeń.
Na koncie tym mogą być ewidencjonowane również ujmowane na listach płac świadczenia nie zaliczane do wynagrodzeń np. różne ekwiwalenty za używanie własnej odzieży lub narzędzi za pranie odzieży roboczej itp.
Po stronie Wn ewidencjonuje się w szczególności:
- wypłaty wynagrodzeń i zaliczek na wynagrodzenia
- wydanie zaliczonych do wynagrodzeń świadczeń w naturze lub wypłacenie za nie ekwiwalentu
- wypłaty zasiłków ZUS naliczonych na liście wynagrodzeń
- obciążenia z tytułu nadpłaty wynagrodzeń
Po stronie Ma księguje się przede wszystkim:
- naliczone wynagrodzenia
- naliczone na listach wynagrodzeń zasiłki finansowane przez ZUS np. rodzinne i chorobowe
- ujęte w listach płac ekwiwalenty za należne pracownikom świadczenia
- wyksięgowanie roszczeń spornych dotyczących wynagrodzeń
- przedawnione lub umorzone należności z tytułu wynagrodzeń.
Konto te może wykazywać dwa salda, saldo Wn oznacza stan należności z tytułu nadpłaconych wynagrodzenia, wypłaconych z góry wynagrodzeń za następny okres, wydanych z góry deputatów, saldo Ma oznacza stan zobowiązań z tytułu naliczonych, a nie wypłaconych wynagrodzeń.
Konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” służy do ewidencji należności i zobowiązań wobec pracowników z innych tytułów niż wynagrodzenia, np. należności z tytułu pobranych do rozliczenia zaliczek, oraz wydatków wyłożonych za pracowników np. za telefon, transport itp.
Na koncie tym księguje się również zobowiązania z tytułu ekwiwalentów wypłaconych za używanie własnej odzieży, za zużyte materiały i sprzęt, jeśli ich naliczenie nie jest dokonywane na liście wypłat wynagrodzeń oraz za przejazdy służbowe własnym samochodem pracownika.
Po stronie Wn księguje się w szczególności:
- wypłacone pracownikom zaliczki i sumy do rozliczenia
- zwrot wydatków dokonanych ze środków własnych pracownika a związanych z działalnością jednostki
- obciążenia za odpłatne świadczenia
- należności z tytułu pożyczek z ZFŚS
- obciążenia z tytułu wydatków dokonanych za pracownika np. telefon
- należności z tytułu niedoborów i szkód
po stronie Ma ewidencjonuje się przede wszystkim:
- wpłaty należności od pracowników
- rozliczenie zaliczek
- sporne roszczenia skierowane na drogę sądową
- odpisanie należności przedawnionych i umorzonych
Konto te może wykazywać dwa salda. Saldo Wn stanowi sumę należności, a saldo Ma stan zobowiązań wynikających kont analitycznych.
Konto „Pozostałe rozrachunki” służy do ewidencjonowania różnych należności i zobowiązań nie objęte inną ewidencją.
Po stronie Wn księguje się:
- udzielone pożyczki krótkoterminowe wraz z wymagalnymi od nich odsetkami( z wyjątkiem udzielonych pracownikom które księguje się na koncie „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”)
- spłaty pożyczek zaciągniętych od innych jednostek
- wypłaty sum na zlecenie
- należności wewnątrzzakładowe
- roszczenia sporne
- odprowadzenia różnych potrąceń z list płac
po stronie Ma ewidencjonuje się przede wszystkim;
- ujawnione nadwyżki składników majątkowych
- dotychczasowe umorzenia niedoborów i szkód
- zaciągnięte pożyczki
- zobowiązania z tytułu dokonanych potrąceń z list wynagrodzeń na rzecz różnych jednostek( z wyjątkiem podatków i składek na FUS)
- wpływy należności wewnątrzzakładowych
- odpisanie roszczeń umorzonych
na konie tym mogą występować dwa salda. Saldo Wn oznacza stan należności i roszczeń a saldo Ma - stan zobowiązań z tytułu pozostałych rozrachunków.
Konto „Rozliczenie niedoborów i szkód” służy do ewidencji księgowej i i rozliczenie niedoborów i szkód w rzeczowych i pieniężnych składnikach aktywów trwałych i obrotowych. Służy do ewidencji księgowej ustalenia roszczeń od osób odpowiedzialnych za powierzone im mienie.
Po stronie Wn księguje się miedzy innymi:
- stwierdzone niedobory i szkody w składnikach aktywów trwałych i obrotowych
gotówki w kasie
materiałów, towarów, produktów
środków trwałych
Po stronie ma księguje się :
- rozliczenie stwierdzonych niedoborów i szkód niezawinionych
- skierowanie roszczeń z tytułu niedoborów i szkód na drogę postępowania sądowego
- rozliczenie niedoborów i szkód w przypadku nie ustalenia przyczyn ich powstania
konto to może wykazywać w ciągu roku saldo Wn, co oznacza stan nie rozliczonych nie doborów i szkód. Konto to nie powinno wykazywać salda na koniec roku obrotowego.
Konto „roszczenia sporne” służy do ewidencjonowania roszczeń spornych zarówno do osób odpowiedzialnych za niedobory i szkody jak i w stosunku do podmiotów gospodarczych z tytułu roszczeń z powodu nieprawidłowości w dostawach, robotach lub usługach Momentem powstania roszczeń spornych jest skierowanie na drogę postępowania sądowego
Po stronie Wn ujmuje się:
- skierowanie pozwu z tytułu niedoborów i szkód na drogę postępowania sądowego
- zwiększenie roszczenia o kwotę należnych odsetek ustawowych
po stronie Ma księguje się:
- ujęcie zasądzonych roszczeń z tytułu niedoborów i szkód
konto „Odpisy aktualizujące rozrachunki” służy do ewidencji księgowej odpisów aktualizujących ( zmniejszających) należności w kwotach uprawdopodobnionej nieściągalności oraz nie kiedy zwiększeń należności np. z tytułu zasądzonych na rzecz podmiotu kosztów postępowania sądowego.
Po stronie Wn ujmuje się:
- dokonanie odpisu aktualizującego wartość należności od dłużników postawionych w stan upadłości lub likwidacji wysokości należności nie pokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem
- dokonanie odpisu aktualizującego wartość należności przeterminowanych lub nie przeterminowanych o znacznym stopniu uprawdopodobnienia nieściągalności - w kwotach wiarygodnie oszacowanych
Po stronie ma księguje się:
- odpisanie należności wskutek stwierdzenia ich nieściągalności, przedawnienia lub umorzenia
- ujęcie równowartości zasądzonych kosztów postępowania sadowego oraz zwiększeń należności z innych tytułów
Literatura:
1. Maria Augustowska
Komentarz do planu kont dla państwowych i samorządowych jednostek budżetowych i ich gospodarstw pomocniczych oraz zakładów budżetowych
2. Barbara Gierusz
Podręcznik samodzielnej nauki księgowania
7