Odp 18
Narodziny zespołu
Jeśli postanowimy wprowadzić pracę zespołową należy zrobić to w oparciu o szczegółowy plan. Poniższy schemat siedmiu kroków służy jako pierwsze narzędzie managera zamierzającego zbudować zespół.
Podstawą jest ustalenie tego, co firma pragnie uzyskać tworząc zespoły, jakie są konkretne oczekiwania, jakie priorytety. Należy jasno sformułować i zapisać cele, jakie ma za zadanie osiągnąć zespół. Pomocna w definiowaniu celów jest formuła "SMART", mówiąca, że każdy cel powinien spełniać poniższe kryteria. Tak więc każdy cel powinien być: S - Specyfic (specyficzny, konkretny) M - Measurable (mierzalny, możliwy do określenia przy pomocy liczb, jednostek, norm, etc.) A - Acceptable (akceptowany przez wszystkich, którzy będą dążyć do jego realizacji) R - Reliable (realny, możliwy do osiągnięcia) T - Time banded (określony w czasie)
Należy zastanowić się czy dysponuje się ludźmi, kapitałem, infrastrukturą, czasem i informacjami na koniecznym poziomie; jeśli trzeba można opracować sposoby pozyskania brakujących zasobów.
Najłatwiej dokona się tego odpowiadając na zestaw poniższych pytań. Oczywiście zależnie od specyfiki zadania mogą pojawić się dodatkowe pytania:
Czy działalność zespołu ma być ciągła czy czasowa? Czy praca w zespole będzie jedynym zajęciem dla osób stanowiących zespół czy dodatkowym? Jakie zadania stoją przed grupą i od czego powinna zacząć? Jak dalece zespół może ingerować w funkcjonowanie firmy?
Należy opracować system nagród przewidzianych dla pracowników za określone wyniki pracy zespołu - pamiętając, że należy nagradzać wszystkich członków oraz że uczestnictwo w zespole nigdy nie może być traktowane jako kara, nie może wiązać się np. z przymusowym pozostawianiem w pracy poza normatywnym czasem pracy, obarczeniem dodatkowymi obowiązkami, etc.
Przede wszystkim należy opracować system ewaluacji i poinformować o obowiązujących kryteriach przed rozpoczęciem prac zespołu. Ocena efektów działań grupy i wkładu pracy poszczególnych osób jest niezwykle trudnym zadaniem, dlatego musi być bardzo szczegółowo przygotowana i przetestowana przed wprowadzeniem. Nie powinno się stosować odpowiedzialności zbiorowej - to cecha grup, nie zespołów. W zespole oceniana jest zarówno indywidualna praca członków jak i cały zespół.
Skład grupy nie może być przypadkowy, wymuszony ani narzucony przez dotychczasową strukturę zatrudnienia. Kryteria doboru członków powinny wynikać z zadań stawianych przed zespołem oraz osobistych predyspozycji i posiadanych kompetencji.
Skuteczne działanie wymaga przywódcy, który będzie koordynował pracę, delegował zadania, rozładowywał konflikty, dostarczał informacji. Rola lidera, tak jak każda rola w zespole, powinna przypaść odpowiedniej osobie - posiadającej cechy, które przyczynią się do szybkiej integracji grupy. Lider może być wyznaczony lub wyłoniony naturalnie. Jeśli rola lidera nie będzie przechodnia przywódca musi również posiadać narzędzia umożliwiające mu utrzymanie autorytetu w grupie przez cały okres pracy zespołu.
Ustalenie powyższych warunków istnienia zespołu stanowi punkt wyjścia do jego właściwego organizowania. Po tym etapie dochodzi do pierwszych spotkań składu grupy. Podczas nich członkowie grupy poznają się, dokonują podziału ról i obowiązków, wypracowują metody działania - jest to czas na ustalenie sposobu komunikacji, norm regulujących pracę oraz ukierunkowanie działań.
Wyniki badań psychologicznych wykazują, że obecność innych ludzi wpływa bardzo dobrze na efektywność pracy członków grupy. Rozwój więzi grupowych w organizacji zwiększa pozytywne oddziaływanie grupy na pracownika, praca zespołowa zmniejsza stres pracownika i pozwala na bogatsze kontakty społeczne.
poprawa jakości,
redukcja braków, nieobecności,
umiejętność określania hierarchii zadań przez każdego pracownika (włączając kierowników),
gotowość niesienia pomocy współpracownikom w problemach związanych z pracą,
wspieranie innych przez każdego pracownika,
ograniczenie problemów z "zablokowaniem" w sytuacji wprowadzenia nowych produktów.
Określenie wspólnych celów jest nieodzownym warunkiem pracy zespołowej, ponieważ wkład grupy ma o wiele większe znaczenie i zwiększa się efektywność pracy.
Czynniki pracy zespołowej:
Współzawodnictwo
wspólny rywal(przeciwnik) na zewnątrz,
wspólna rywalizacja głównie z rywalami zewnętrznymi, spoza firmy.
Czas
czas pracy jest w zespole ustalany wewnętrznie,
terminy są uzgadniane wewnątrz zespołu, a zasadą jest, że terminy zespołowe są ważniejsze od terminów realizacji zadań indywidualnych.
Innowacje
innowacje są wyszukane, specyficzne i prowokujące do dalszych zmian,
zespól przedkłada nowe pomysły nad dotychczasowe rozwiązania.
Decyzje i rozstrzygnięcia
są wewnętrznie uzgodnione przez akceptacje, konsensus i tylko w pewnych przypadkach poprzez demokratyczne glosowanie.
Inicjatywa
jest pochodna współpracy w zespole, którego mottem jest "działanie aktywizujące",
oparta na spodziewanych korzyściach dla zespołu niż z następstwa strat indywidualnych.
Orientacja na sukces
preferuje się sukces zespołu i firmy jako całości,
zespól jest w centrum zainteresowań i liczy się jako wspólnota.
Relacje i zależności
współpracownicy są uzależnieni od siebie,
zasada: (do ut des) korzyść zespołu jest moja korzyścią - wynika z dzielenia się pomysłami,
preferowana jest pomoc i wzajemne poparcie.
Sposób obcowania z wyzwaniami, reagowanie na nowe wyzwania
szuka się nowych wyzwań,
liczy się chęć przekonywania innych do reakcji na nową sytuacje.
Po każdej naradzie w zespole albo pod koniec każdego dnia pracy dobrze jest porozmawiać z pracownikami o następujących sprawach:
Jaki cel i sens miało dzisiejsze posiedzenie?
Czemu służyło?
Kto je popierał?
W czym przeszkodziło?
Kto przeszkadzał w posiedzeniu?
Jakie wnioski możemy wyciągnąć: dla naszego zespołu i dla pojedynczego członka?
Praca zespołowa ma zarówno swoje wady jak i zalety. Minusów dostrzegamy znacznie mniej niż plusów, jednak i one się zdarzają.
Do wad możemy zaliczyć niezadowolenie z podziału odniesionego sukcesu, zarobków między członkami grupy. Osiągnięcie celu nie jest bowiem zasługą jednostki, ale wielu ludzi. Inną niedogodnością może być niedopasowanie, niezgranie zespołu, co prowadzi do częstych konfliktów. Zły wybór przewodnika pracy, niekonsekwentne wypełnianie obowiązków, nie przestrzeganie zasad obowiązujących w kontaktach międzyludzkich oraz reguł ustalonych przez grupę to kolejne powody, które obniżają wartość pracy zespołowej. Dodatkowo rywalizacja, która przekracza dopuszczalne normy utrudnia, a nawet uniemożliwia działanie.
W kontaktach członków grupy mogą wystąpić bariery komunikacyjne, powodowane przez hałas, stany emocjonalne, niezgodność gestów i słów. Objawiają się one niezrozumieniem treści przekazywanego komunikatu lub tym, że wspólna łączność pomiędzy nadawcą a odbiorcą nie zostaje nawiązana. Również próby manipulacji, przesyłania mylących informacji spotykają się z oporem i niechęcią odbiorcy.
Do kategorii negatywnych zachowań należy krytyka, np. przez przełożonych, innych członków zespołu. Powinna być ona stosowana z zachowaniem określonych zasad, przede wszystkim należy ją kierować do konkretnej osoby i tylko w cztery oczy. Konflikty to sytuacje, w których zaistniała sprzeczność interesów, a jej uczestnicy próbują narzucić swoją wolę sobie nawzajem. Takie zdarzenia należy jak najszybciej rozwiązać, aby nie dopuścić do ich rozwoju. Dobrymi metodami są tu negocjacje i kompromis. Bardzo ważne jest to, żeby zapewnić każdemu możliwość wypowiedzenia własnej opinii, zdania.
Zaletą pracy zespołowej jest nie tylko ułatwienie realizacji zadań poprzez ich podział i odciążenie jednostki, lecz także zwiększenie wydajności, wynikające z tego, że zintegrowana grupa jest bardziej efektywna w działaniu niż poszczególne osoby wchodzące w jej skład.
Powołując się na Hofstattera (1957), można stwierdzić, iż:
Zespół wie więcej. Wiedza poszczególnych członków zespołu sumuje się, szczególnie, jeśli chodzi o konkretne zdolności, umiejętności lub praktyczne doświadczenia. Dzięki temu grupa zdolna jest wypełnić luki, które uszły uwadze jednostki-nawet przy najbardziej sumiennej, subiektywnej refleksji. W przypadku zadań problemowych o wysokim stopniu złożoności zespól może znaleźć nowe możliwości postępowania, jeśli tylko nastąpiło rozszerzenie horyzontów wszystkich członków zespołu poprzez zsumowanie wiedzy każdego nich. Skoro grupa wie więcej, to i dla pojedynczej osoby powstaje szansa uczenia się od niej.
Zespół mobilizuje. Oddziaływanie dyskusji zespołowej wykracza poza pojedyncze opinie, albowiem wypowiedziane zdania układają się w ciągi myślowe, które stanowią nowe impulsy. Jednakże nie tylko w sferze myślenia grupa oddziałuje pobudzająco na swoich członków i otoczenie. Także dzięki procesom dynamiki grupowej trwały sposób może wzrastać jej dążenie do wywierania wpływu na innych, a tym samym rośnie poziom wydajności. Istniej wiele dowodów na stymulującą funkcje zespołu, manifestująca się nierzadko w opinii grupy jako całości, która jest bardziej wiarygodna od opinii pojedynczego pracownika.
Zespół łagodzi napięcia emocjonalne. Różnic poglądów nie da się praktycznie uniknąć w dyskusjach oddziałujących na sferę emocjonalną. Grupa łagodzi to napięcie poprzez potwierdzenie bądź sprzeciw. Tam, gdzie niemożliwa jest jednoznaczna ocena "słuszne-niesłuszne" albo "trafne-nietrafne", zespół musi się kierować zasadą kompromisu. Przy obciążeniu emocjonalnym poszczególnych swoich członków grupa może przez swój łagodzący wpływ przyczyniać się do odprężenia, a tym samym polepszenia wydajności jednostkowej.
Rozwój informatyki uświadomił możliwość pracy zespołowej za pomocą infrastruktury sieci informatycznej (praca zespołowa wspomagana komputerem). Pojęcie "groupware" na ogól oznacza wyspecjalizowane pomoce informatyczne, takie jak np. programy komputerowe, wykorzystywane przez grupy pracujące na zasadzie zespołowej. W koncepcji pracy zespołowej wspomaganej komputerem decydującą rolę odgrywa telekomunikacja. Telekomunikacja staje się punktem centralnym.
Dla zarządzania pracą zespołową zinformatyzowaną istotne znaczenie ma analiza sieci współdziałających. Każda sieć składa się z dwóch podstawowych elementów: węzłów i połączeń.
"Węzeł" jako element sieci ma bardzo różne znaczenie. Mogą nim być osoby, stanowiska pracy, urządzenia, nośniki informacji itp. Węzłami są więc wszelkie podmioty pozostające w relacji z innymi podmiotami. Jako połączenia mogą być traktowane wszelkie sensowne związki pomiędzy węzłami.
Dla sieci współdziałającej, te ogólnie sformułowane elementy ulegają konkretyzacji. Węzłami są jednostki wirtualne lub osoby uczestniczące w sieci z pewnym zaangażowaniem jako archiwiści, menedżerowie lub wykonawcy. Połączenia w sieci współdziałającej są relacjami, które mogą mieć charakter synchronizacji lub udziału. Synchronizacja może dotyczyć działania, czasu czy przestrzeni, a udział odnosi się np. do informacji czy wiedzy. Oprócz węzłów i relacji w sieci współdziałającej wyróżnia się jako składniki podstawowe: zaangażowanie i artykulację. Zaangażowanie charakteryzowane jest jakimś zadaniem, zbiorem zadań wzajemnie powiązanych, procesem prowadzącym do rezultatu końcowego, produktu sieci współdziałającej.
Artykulacja określa strukturę i złożoność zaangażowania. Struktura ta może dotyczyć czasu, przestrzeni, specjalizacji, kompetencji itp. Rodzaje współdziałania, a w konsekwencji rodzaje sieci współdziałających.
W literaturze przedmiotu wyróżnia się najczęściej trzy rodzaje współdziałania, a mianowicie:
koordynację,
współpracę,
współdecydowanie.
Odpowiednio mamy do czynienia z sieciami współdziałania koordynacyjnymi, współpracującymi, współdecydującymi oraz mieszanymi: koordynacyjno-współpracującymi i koordynacyjno-współdecydującymi.
Określenie rodzajów działalności w sieciach współdziałających - można przyjąć, że w sieciach współdziałających wspomaganych informatycznie występują trzy zasadnicze rodzaje działalności, a mianowicie: organizowanie, wykonawstwo i administrowanie.