MATERIAIŁY WYJŚCIOWE

DO TWORZENIA REGULAMINU ORGANIZACY JNEGO

-

17. Postanowienia ogólne

18. Uniwersalne obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność stanowisk kierowniczych

19. Uniwersalne obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność stanowisk wykonawczych.

20. Ramowe zakresy zadań dla poszczególnych funkcji przedsiębiorstwa. .

20.1. Działalność podstawowa

20.2. Techniczne przygotowanie działalności podstawowej.

20.3. Utrzymanie ruchu.

20.4. Inwestycje i remonty

20.5. Rynek i handel.

20.6. Finanse i księgowość

20.7. Gospodarowanie kadrami

20.8. Bezpieczeństwo i higiena pracy

20.9. Bezpieczeństwo funkcjonowania obiektów.

20.10. Organizacja i zarządzanie

20.11. Kształtowanie jakości

20.12. Obsługa administracyjna firmy

21. Przykłady opisu stanowisk organizacyjnych

21.1. Pięć podstawowych zasad opisu stanowiska organizacyjnego. ..

21.2. Opis stanowiska kierowniczego wysokiego szczebla.

21.3. Opis stanowiska wykonawczego.

Przedstawione poniżej materiały mają być poważnym ułatwieniem przy tworzeniu regulaminu organizacyjnego przedsiębiorstwa. Ze względu na konieczność dostosowania regulaminu do zindywidualizowanych potrzeb firmy niezbędne jest konstruowanie oryginalnego dokumentu organizacyjnego. Projektujący taki dokument będzie mógł jednak skorzystać z wzorców:

-zakresu zadań, uprawnień i odpowiedzialności stanowiska kierowniczego,

-zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności stanowiska wykonawczego,

-klasyfikatora zadań w kluczowych obszarach (funkcjach) przedsiębiorstwa,

-opisu stanowisk organizacyjnych.

Klasyfikator zadań winien ułatwić tworzenie zakresów zadań dla poszczególnych stanowisk, komórek organizacyjnych i pionów. O tym, komu i jakie zadania przydzielić będzie decydowała koncepcja specjalizacji i zakres decentralizacji zarządzania firmą.

17. ; Postanowienia ogólne

*****

Przedsiębiorstwo posiada osobowość prawną na podstawie postanowienia Sądu........................... z dnia .............................................................o wpisie do rejestru handlowego.

*****

Przedmiotem działania przedsiębiorstwa jest:

..........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................

*****

Zarządzanie przedsiębiorstwem.

1. Władzami przedsiębiorstwa są:

(w zależności od formy własności wpisać stosowne informacje)

2. Szczegółowe kompetencje, zasady funkcjonowania oraz organizację pracy władz (w przypadku spółki) określa:

• -Statut Spółki,

• -Regulamin Rady Nadzorczej Spółki,

• -Regulamin Zarządu,

• -Kodeks Handlowy.

3. Kierowanie działalnością przedsiębiorstwa (Spółki) należy do kompetencji Zarządu/Dyrektora Naczelnego.

4. Do spraw wykraczających poza zakres kompetencji jednostek Zarząd może doraźnie powoływać specjalnie do tego przeznaczone zespoły.

5. Czynności wchodzące w zakres działania poszczególnych jednostek mogą być dokonywane także przez inne osoby, którym Zarząd udzieli pełnomocnictwa lub prokury .

6. Przedsiębiorstwem operatywnie zarządza dyrektor przy pomocy swoich zastępców, głównego księgowego, podległych mu bezpośrednio kierowników komórek organizacyjnych: samodzielnych stanowisk organizacyjnych.

7. W obszarze operatywnego kierowania obowiązuje zasada jednoosobowego kierownictwa.

8.. Zastępców dyrektora powołuje dyrektor/w spółce zarząd w formie uchwały określając jednocześnie zakres jego obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

9. a) dyrektora naczelnego w czasie jego nieobecności zastępuje upoważniony przez niego....................

b) (dot. spółki) prezesa zarządu/dyrektora naczelnego w czasie jego nieobecności zastępuje wyznaczony przez niego członek zarządu.

10. Dyrektorzy pionów, kierownicy i pracownicy na stanowiskach samodzielnych kierują powierzonym im zakresem prac i są odpowiedzialni za ich wykonanie przed bezpośrednim przełożonym.

11. Strukturę organizacyjną przedsiębiorstwa określa schemat organizacyjny, stanowiący każdorazowo załącznik do zarządzenia dyrektora przedsiębiorstwa w sprawie struktury organizacyjnej i regulaminu organizacyjnego przedsiębiorstwa, ustalający zależność służbową poszczególnych komórek organizacyjnych oraz przedmiotowy podział funkcji członków kierownictwa przedsiębiorstwa w zakresie kierowania, zarządzania, nadzoru, koordynacji wewnętrznej i odpowiedzialności.

12. Szczegółową organizację wchodzących w skład przedsiębiorstwa zakładów, oddziałów terenowych , filii itp. określają regulaminu organizacyjne tych jednostek zatwierdzone przez dyrektora naczelnego przedsiębiorstwa.

13. Kierownicy jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa (Spółki) kierują całokształtem spraw będących w zakresie działania swojej jednostki, zgodnie z obowiązującymi przepisami, ponosząc odpowiedzialność przed swoimi zwierzchnikami służbowymi.

W przypadku gdy dyrektorzy pionów (w tym również Dyrektor Naczelny) są członkami Zarządu, za podjęte decyzje sprzeczne z interesami Spółki ponoszą odpowiedzialność w swoim zakresie przed Radą Nadzorczą. Dyrektorzy nie wchodzący w skład Zarządu ponoszą odpowiedzialność służbową przed Zarządem Spółki.

14. Samodzielne stanowisko pracy może być wyłącznie jednoosobowe.

15. W dziale nie może być utworzone więcej niż jedno stanowisko zastępcy kierownika.

W dziale, w którym nie utworzono stanowiska zastępcy kierownika, w razie niemożności wykonywania funkcji przez kierownika zastępuje go wyznaczony przez niego pracownik działu.

16. Pracownicy przedsiębiorstwa nie mają prawa do wydawania poleceń służbowych nadzorowanym funkcjonalnie jednostkom organizacyjnym. Mają natomiast prawo formułować wnioski pokontrolne, doradzać rozwiązanie problemu.

17. Pracownicy przedsiębiorstwa mają prawo zwracać się do tych jednostek o materiały, dane i wyjaśnienia, niezbędne do wykonywania zadań. w granicach swego zakresu działania. Wszelkie konflikty na tym tle rozwiązuje wspólny przełożony zaangażowanych stron.

18. Korespondencja wewnętrzna wpływająca do jednostki organizacyjnej powinna być załatwiana bezzwłocznie, nie później niż w okresie 7 dni od daty otrzymania, łącznie z udzieleniem odpowiedzi. Termin powyższy odnosi się do spraw, w których decyzja należy do kompetencji danej jednostki.

19. Sprawy nie należące do kompetencji danej jednostki organizacyjnej należy bezzwłocznie zwrócić jednostce, która sprawę przekazała.

20. Decyzje podjęte wyjątkowo w zastępstwie lub zamiast właściwej jednostki - np. w celu przyspieszenia biegu załatwiania sprawy lub z innych ważnych przyczyn -winny być niezwłocznie przekazane zainteresowanym kierownikom jednostek.

21. W przypadkach nie cierpiących zwłoki, gdy zachowanie drogi służbowej mogłoby narazić przedsiębiorstwo lub inną osobę na szkodę, każdy pracownik zobowiązany jest przedsięwziąć kroki konieczne dla załatwienia sprawy. O podjętej decyzji z pominięciem drogi służbowej, bezzwłocznie należy zawiadomić kierownika jednostki.

*****

Podpisywanie pism i używanie pieczątek.

l. Prawo do podpisywania pism w ramach zakresu działania przedsiębiorstwa mają: dyrektor, jego zastępcy oraz główny księgowy.

Do wyłącznych uprawnień dyrektora, a w razie jego nieobecności wyznaczonego zastępcy dyrektora, należy podpisywanie pism:

• -do organów administracji państwowej, wojewodów, prezydentów miast i naczelników gmin,

• -wszelkich aktów o charakterze normatywnym (okólniki. zarządzenia),

• -zarządzeń pokontrolnych,

• -pism zawierających decyzje związane ze zmianami organizacyjnymi oraz pism wyznaczających bądź zmieniających zadania planowe zakładu.

2. Zastępcy dyrektora i główny księgowy upoważnieni są do podpisywania wszelkich pism z zakresu działania kierowanego przez nich pionu. Kierownicy jednostek organizacyjnych są upoważnieni do podpisywania dokumentów w granicach udzielonych im pełnomocnictw .

3. Prawo posiadania pieczątek służbowych przysługuje Prezesowi i członkom Zarządu, dyrektorom pionów, kierownikom jednostek organizacyjnych, głównym specjalistom oraz innym pracownikom po uzgodnieniu z przełożonym. Osoby na wymienionych stanowiskach mogą używać pieczątki tylko z określeniem stanowiska służbowego.

4. Podpisywanie pism odbywa się jednoosobowo, z wyjątkiem wypadków określonych odrębnymi przepisami, np. w zakresie praw i obowiązków majątkowych, do czego wymagana jest pisemna zgoda dyrektora.

5. Wszelkie pisma podpisywane przez dyrektora, jego zastępców lub głównego księgowego powinny być na kopiach parafowane przez kierownika komórki organizacyjnej i referenta sprawy, z którym treść była uzgodniona pod względem merytorycznym i formalnoprawnym.

6. Podpisujący pisma odpowiadają za merytoryczne załatwianie sprawy oraz jej zgodność. z interesem przedsiębiorstwa, z interesem społecznym i z przepisami.

7. Pracownicy zarządu przedsiębiorstwa sporządzający i przekazujący sprawozdania gospodarcze i statystyczne do jednostek nadrzędnych i GUS są odpowiedzialni za ich merytoryczną treść, dane liczbowe, rzetelność i terminowość -zgodnie zobowiązującymi w tej mierze zarządzeniami i instrukcjami.

8. Podpisywanie dokumentów obrotu pieniężnego i materialnego oraz innych dokumentów o charakterze rozliczeniowym i kredytowym, jak też inne sprawy w tym zakresie, a nie unormowane w niniejszym regulaminie, regulują odrębne przepisy.

*****

Tworzenie aktów normatywnych.

l. Sprawy wymagające decyzji dyrektora, jego zastępców lub pełnomocników winny być opracowywane i przedkładane do decyzji w jednej z niżej wymienionych form:

• -projektu pisma kierowanego do władz zwierzchnich, względnie instytucji, urzędu lub innej jednostki gospodarczej załatwiającej sprawę,

• -projektu aktu normatywnego względnie pisma o charakterze instrukcyjnym lub wyjaśniającym,

• -notatki służbowej.

2. Sprawy wymagające opinii bądź oceny formalnoprawnej muszą być parafowane przez radcę prawnego przedsiębiorstwa.

W szczególności muszą być opiniowane i podpisywane przez radcę prawnego:

• -wydanie aktu o charakterze ogólnym,

• -sprawy indywidualne skomplikowane pod względem prawnym,

• -zawarcie umowy na roboty i usługi, zawarcie umowy wieloletniej,

• długoterminowej lub nietypowej albo dotyczącej przedmiotu znacznej wartości,

• -rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia,

• -odmowy uznania zgłoszenia roszczeń,

• -należności spisywane w straty,

• -sprawy związane z postępowaniem przed organami orzekającymi,

• -zawarcie ugody w sprawach majątkowych,

• -umorzenia wierzytelności,

• -zawarcie i rozwiązanie umowy z kontrahentem zagranicznym,

• -zawiadomienie organu powołanego do ścigania przestępstwo stwierdzeniu przestępstwa ściganego z urzędu.

3. Wszystkie zarządzenia mające charakter normatywny, odnoszące się do komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa i do podporządkowanych jednostek organizacyjnych, a wprowadzające przepisy, które określają obowiązki i uprawnienia poszczególnych komórek, jednostek organizacyjnych lub służb, bądź regulujące sprawy o istotnym znaczeniu dla gospodarki przedsiębiorstwa winny być wydawane w formie zarządzeń wewnętrznych. Zarządzenie wewnętrzne podpisuje dyrektor przedsiębiorstwa, a w przypadku jego nieobecności upoważniony zastępca dyrektora, względnie główny księgowy -w zakresie określonym ustawą o głównych księgowych.

4. Formy pism okólnych winny posiadać pisma stanowiące wykładnię przepisów i zarządzeń wydanych przez władze ustalające tryb i harmonogram okresowych prac bądź usprawnień, zawierające wytyczne w sprawie roboczego trybu załatwiania określonych prac itp. Prawo podpisywania pism okólnych przysługuje:

• -zastępcom dyrektora w zakresie działania podległych im pionów,

• -głównemu księgowemu w zakresie działań uregulowanych prawem,

• -kierownikom komórek organizacyjnych podporządkowanych bezpośrednio dyrektorowi, o ile zostaną imiennie do tego upoważnieni.

3. Wszelkie inne wytyczne, np. dotyczące gospodarki, obsługi maszyn lub urządzeń, obiegu dokumentacji winny być wydawane w formie instrukcji. Instrukcje akceptuje:

• -dyrektor -w odniesieniu do zakresu działania bezpośrednio podległych komórek organizacyjnych,

• -zastępcy dyrektora lub główny księgowy -w zakresie działania kierowanego przez nich pionu.

4. Kwalifikację, rejestr i ewidencję dokumentów prowadzi ................................................................. (tu wpisać jednostkę, twórcę regulaminu firmy -R.R.), zaopatrując je we właściwą numerację (po podpisaniu przez upoważnioną do tego osobę).

18.

Uniwersalne obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność stanowisk kierowniczych

Uniwersalne zadania kierownicze związane są z wykonywaniem funkcji zarządzania tj. planowaniem, organizowaniem, motywacją i kontrolą pracy podległego zespołu.. Równocześnie kierownik może uczestniczyć w realizacji zadań specjalistycznych przydzielonych podległemu mu zespołowi.

Podstawowymi zadaniami uniwersalnymi kierownika są:

1. planowanie i organizowanie pracy podległego zespołu, wraz z określeniem czasu pracy jego członków (w tym urlopów pracowniczych),

2. rozdział prac i środków do ich wykonania między zespoły lub członków zespołu z uwzględnieniem rangi i priorytetu zadań, kwalifikacji fachowych wykonawców i ich obciążenia bieżącą pracą,

3. proponowanie wewnętrznej struktury organizacyjnej kierowanej komórki,

4. udzielanie, w miarę potrzeb, instruktażu i wskazówek podwładnym,

5. nadzór służbowy nad wykonywanymi przez podwładnych zadaniami,

6. nadzór nad warunkami pracy podwładnych,

7. ewidencja osiągnięć i niedociągnięć w pracy podwładnych i na tej podstawie ocena wyników ich pracy,

8. organizowanie ewidencji i rozliczania wykonania zadań przydzielonych komórce lub poszczególnym stanowiskom organizacyjnym,

9. przyznawanie lub wnioskowanie o nagrody, kary, awanse itp. w stosunku do bezpośrednio podwładnych pracowników,

10. wnioskowanie w sprawie zasad systemu wynagrodzeń i premiowania w podległej komórce organizacyjnej,

11. przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków, skarg i odwołań podległych pracowników,

12. nadzorowanie przestrzegania prawa, wewnętrznych aktów normatywnych i norm etycznych przez podległych pracowników,

13. wprowadzenie nowoprzyjętych pracowników w przydzielone im zadania oraz udzielanie wyjaśnień dotyczących ich obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności,

14. analizowanie poziomu kwalifikacji podwładnych i składanie wniosków szkoleniowych do komórek personalnych,

15. analiza racjonalności stanu i struktury zatrudnienia na podległym obszarze,

16. dekretacja pism kierowanych do komórki, ,

17. reprezentowanie kierowanego obszaru na zewnątrz,

18. reprezentowanie kierownictwa firmy w stosunku do podwładnych.

Uniwersalne uprawnienia stanowiska kierowniczego powinny umożliwić realizację zadań uniwersalnych oraz specjalistycznych zawartych w odnośnych paragrafach Regulaminu Organizacyjnego Przedsiębiorstwa.

Stanowisko kierownicze (kierownik) posiada prawo do:

1. wydawania podległym pracownikom poleceń służbowych w zakresie zadań komórki,

2. żądania udostępnienia przez właściwe komórki i służby przedsiębiorstwa środków rzeczowych i finansowych oraz informacji niezbędnych dla terminowej i jakościowej realizacji przydzielonych zadań,

3. żądania od zwierzchników niezbędnych środków dla realizacji zadań,

4. żądania przestrzegania drogi służbowej w zakresie kontaktów służbowych z podległymi pracownikami,

5. opracowania wniosków i wystąpienia wobec bezpośrednich zwierzchników w sprawach organizacji kierowanej komórki, obsady personalnej, systemu wynagrodzeń, wyróżnień, nagród i sankcji dyscyplinarnych,

6. dysponowania przyznanymi kierowanej komórce funduszami,

7. wyznaczania zadań poszczególnym pracownikom lub zespołom o ile nie zostało to uściślone w regulaminie organizacyjnym przy zachowaniu wymagań wynikających z warunków pracy i płacy,

8. doboru lub akceptacji kandydatów na stanowiska pracy (dotyczy bezpośrednio podwładnych),

9. oceny nagradzania i karania podległych pracowników zgodnie z regulaminem pracy,

10. występowania do przełożonych O weryfikację wniosków wynikających z kontroli i oceny pracy własnej oraz podległego zespołu,

11. reprezentowania interesów podległych pracowników wobec zwierzchników,

12, decydowania o: (przy uwzględnieniu uprawnień właściwych komórek funkcjonalnych)

1. sposobie wykonania zadań przydzielonych komórce,

2. organizacji pracy i jej podziale w podległej komórce,

3. sposobie i formie obiegu dokumentacji wewnątrz podległej komórki,

4. zakresie i formie szkolenia podległych pracowników,

5. zezwoleniu na opuszczenie przez bezpośrednio podległych pracowników stanowisk pracy w godzinach służbowych,

6. udzielaniu urlopów,

7. usprawiedliwianiu spóźnień i nieobecności w pracy,

8. zlecaniu pracy w godzinach nadliczbowych w ramach obowiązujących przepisów i posiadanego limitu, a także o udzielaniu godzin wolnych za przepracowane godziny nadliczbowe,

13. podpisywania pism zawierających dyrektywy lub decyzje wynikające z ustaleń akcentowanych uprzednio przez Dyrektora Naczelnego,

14. podpisywania korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej wychodzącej z podległej komórki o charakterze informacyjnym, wyjaśniającym lub manipulacyjnym, a nie wymagającej podpisu zwierzchnika,

15. podpisywania korespondencji o charakterze zobowiązań tylko w przypadku posiadania odpowiedniego pełnomocnictwa w tym zakresie,

16. zatwierdzania sprawozdań wychodzących z podległej komórki,

17. odmowy wykonania polecenia sprzecznego z obowiązującymi przepisami prawa i normami etycznymi,

18. wyznaczenia swego następcy i okresowego lub stałego delegowania części posiadanych uprawnień oraz udzielania upoważnień do załatwienia określonych spraw podległym pracownikom (jeżeli nie regulują tego stosowne przepisy organizacyjne).

Kierownik ponosi odpowiedzialność za:

1. zgodną ze znanymi mu kryteriami oceny realizację powierzonych mu obowiązków i prawidłowe wykorzystanie przyznanych uprawnień,

2. prawidłowe rozliczenie zadań, zleceń i poleceń wykonywanych w komórce, 3. racjonalność doboru wykonawców do realizowanych w podległej komórce

zadań,

4. przestrzeganie dyscypliny formalnej i merytorycznej, finansowej, ekonomicznej i organizacyjnej w podejmowanych decyzjach,

5. wykonanie każdego polecenia przełożonego służbowego o ile jest ono zgodne z prawem, regulaminem organizacyjnym, normami etycznymi oraz nie przewyższa umiejętności kwalifikacyjnych podległych mu pracowników,

6. poziom dyscypliny pracy oraz przestrzeganie regulaminu pracy, przepisów BHP, przeciwpożarowych przez podległych pracowników,

7. stan i bezpieczeństwo powierzonego mienia,

8. racjonalność wykorzystania dysponowanego majątku oraz przydzielonych środków rzeczowych, finansowych i dokumentów,

9. terminowe i rzetelne opracowywanie dokumentów sprawozdawczych, analitycznych oraz udzielanych informacji,

10. przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej,

11. realizację przyjętych zaleceń pokontrolnych,

12. zachowanie ciągłości kierowania podległą komórką,

13. zgodność (legalność) działań komórki z obowiązującymi przepisami prawa.

19.

Uniwersalne obowiązki, uprawnienia i odpowiedzialność stanowisk wykonawczych

Do uniwersalnych obowiązków pracownika wykonawczego należy:

l. kompetentne i terminowe wywiązywanie się z przyjętych obowiązków w sposób zgodny z interesami instytucji zatrudniającej,

2. znajomość i przestrzeganie przepisów, zarządzeń, instrukcji i regulaminów dotyczących powierzonego odcinka pracy oraz regulaminu organizacyjnego swojej jednostki,

3. informowanie przełożonych o nie dających się samodzielnie przezwyciężyć przeszkodach w realizacji zadań,

4. informowanie przełożonych o nowych możliwościach osiągania celów i realizacji zadań,

5. utrzymywanie własnych kwalifikacji na poziomie niezbędnym dla realizacji przyjętych zadań,

6. zgodne z przepisami i przeznaczeniem wykorzystanie powierzonego majątku przedsiębiorstwa, zabezpieczenie go dostępnymi środkami przed zniszczeniem lub nieuzasadnionym obniżeniem wartości,

Do uniwersalnych uprawnień pracownika wykonawczego należy upoważnienie do:

l, żądania formalnego określenia zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności,

2. żądania umożliwienia mu dostępu do środków działania niezbędnych do wywiązania się z przyjętych zadań,

3. żądania zapewnienia mu bezpiecznych warunków pracy,

4, podjęcia działań niezbędnych do wykonania zadania w tym: dobór sposobu, czasu i miejsca realizacji zadań o ile nie są one ograniczone decyzjami przełożonego i obowiązującymi procedurami,

5. odmowy wykonania polecenia sprzecznego z obowiązującymi przepisami prawa i normami etycznymi,

6. żądania zmiany warunków pracy i płacy, jeśli przypisano mu na dłuższy czas obowiązki wykraczające poza ustalenia wynikające z umowy o pracę lub kontrakt,

7. zwracania się o pomoc do przełożonego służbowego lub służb funkcjonalnych, w przypadku niemożności samodzielnego wywiązania się z zadań,

8. zwracania się do przełożonego wyższego szczebla w sprawach spornych lub nie rozstrzygniętych przez bezpośredniego przełożonego.

Pracownik wykonawczy ponosi odpowiedzialność za:

l. termin, ilość i jakość wykonywanych zadań stosownie do posiadanych uprawnień dotyczących doboru środków i warunków działania,

2. stan i sposób wykorzystania powierzonego majątku stosownie do stojących do jego dyspozycji środków materialnych, finansowych i organizacyjnych,

3. przestrzeganie obowiązującego prawa, norm etycznych i procedur działania.

20. Ramowe zakresy zadań dla poszczególnych funkcji przedsiębiorstwa

Przedstawione poniżej zakresy działań wymieniają jedynie główne zadania, które winny być realizowane w poszczególnych obszarach działalności przedsiębiorstwa. Tworzący regulamin organizacyjny powinien przypisać je odpowiednim komórkom lub stanowiskom organizacyjnym zależnie od przyjętej koncepcji zarządzania firmą a więc od:

• -koncepcji specjalizacji pionów i stanowisk,

• -poziomu zdecentralizowania systemu zarządzania firmą,

• -wielkości i profilu działalności przedsiębiorstwa.

20.1. Działalność podstawowa

l. Sporządzanie programów i planów działalności podstawowej: strategicznych, taktycznych i operatywnych w oparciu o plany gospodarcze przedsiębiorstwa.

2. Prognozowanie kierunków rozwoju techniki i technologii działania w oparciu o tendencje rozwojowe procesów sektora działania, segmentu rynku.

3. Racjonalne gospodarowanie postawionymi do dyspozycji środkami realizacji zadań podstawowych przez:

• -prowadzenie polityki optymalnego wykonania zadań związanych z działalnością podstawową,

• -optymalne rozmieszczenie środków działania, zorganizowanie więzi współdziałania poszczególnych realizatorów zadań,

• -zapewnienie warunków materialnych, kadrowych i finansowych niezbędnych do wykonania zadań podstawowych.

4. Realizacja zadań podstawowych zgodnie z założonymi terminami, kosztorysami, poziomem jakości i ilości.

5. Prowadzenie dokumentacji związanej z prowadzeniem działalności podstawowej a przede wszystkim:

• -dokumentacji przebiegu procesów podstawowych,

• -dokumentacji poniesionych nakładów rzeczowych, finansowych i pracy,

• -dokumentacji parametrów eksploatacyjnych i bezpieczeństwa użytkowania urządzeń,

• -dokumentacji dotyczącej procedur postępowania w sprawach podlegających normalizacji.

20.2. Techniczne (konstrukcyjne i technologiczne) przygotowanie działalności podstawowej

1. Sporządzanie programów i planów prac konstrukcyjnych i technologicznych zgodnie z programami i planami działalności gospodarczej przedsiębiorstwa.

2. Zlecanie, nadzorowanie lub prowadzenie prac związanych z rozwojem produktów i usług oraz sposobów ich realizacji zgodnie z polityką i możliwościami firmy.

3. Penetracja postępu technicznego w obszarze zainteresowania firmy przy ścisłej współpracy ze służbami handlowymi i produkcyjnymi.

4. Opiniowanie planów rozwojowych firmy ze względu na zakres przedsięwzięć techniczno-organizacyjno niezbędnych dla ich realizacji.

5. Zlecanie na zewnątrz, nadzorowanie lub prowadzenie prac z zakresu konstrukcyjnego, technologicznego i organizacyjnego przygotowania produkcji nowych uruchomień, modernizacji wyrobu, zmiany technologii itp. zgodnie z planami produkcyjnymi firmy.

6. Nadzór technologiczny i konstrukcyjny nad działalnością wydziałów produkcyjnych i pomocniczych.

7. Nadzór nad realizacją inwestycji i remontów kapitalnych w celu zapewnienia pożądanych parametrów procesów, naszym i urządzeń oraz produktów.

8. Dysponowanie, ewidencjonowanie i rozliczanie nakładów bezpośrednich i pośrednich ponoszonych na działalność związaną z technicznym i technologicznym przygotowaniem produkcji.

Do szczegółowych zadań w zakresie technologicznego i organizacyjnego przygotowanie działalności podstawowej i pomocniczej można zaliczyć:

1. projektowanie procesu technologicznego, czyli określenie niezbędnych operacji, ich kolejności i warunków wykonywania oraz podział operacji na zabiegi,

2. dobór materiałów wyjściowych niezbędnych do prowadzenia działalności podstawowej,

3. dobór niezbędnego wyposażenia do prowadzenia działalności podstawowej i pomocniczej, stosownie do skali i organizacji działania przedsiębiorstwa,

4. ustalanie niezbędnego zestawu maszyn i urządzeń do prowadzenia działalności podstawowej i pomocniczej oraz projektowanie ich rozmieszczenia przy zachowaniu zasad liniowości procesu technologicznego i koncentracji stanowisk na niewielkiej powierzchni dla minimalizacji dróg transportu,

5. projektowanie i nadzór nad wykonaniem oprzyrządowania, urządzeń specjalnych,

6. opracowanie bazy normatywów materiałowych i pracochłonności,

7. określenie metod kontroli technicznej wraz z rozmieszczeniem stanowisk kontrolnych i określeniem zakresu i częstotliwości kontroli,

8. sporządzenie dokumentacji technologicznej,

9. ustalenie kosztów bezpośrednich działalności podstawowej i pomocniczej w oparciu o jednostkowe koszty pracy urządzeń z uwzględnieniem przede wszystkim robocizny, materiałów bezpośrednich, oprzyrządowania, energii i amortyzacji,

10. planowanie potrzeb materialnych, finansowych i pracy niezbędnych do realizacji zadań podstawowych i pomocniczych,

11. zaplanowanie rozmieszczenia stanowisk pracy,

12. zaplanowanie potrzeb remontowych i zgranie ich wykonawstwa z planem działalności podstawowej,

13. zaplanowanie innych procesów pomocniczych jak: transportowe, składowe itp. i zgranie ich z planem działalności podstawowej,

14. organizacja cyklu realizacji działalności podstawowej obejmująca np. wielkość serii, czas i zakres czynności wykonywanych na poszczególnych stanowiskach.

20.3. Utrzymanie ruchu

1. Dostosowanie stanu infrastruktury przedsiębiorstwa do jego celów, pro- gramów i planów działalności (źródeł zasileń w niezbędne media, wielkość zaplecza, utrzymanie infrastruktury, itp.).

2. Sporządzanie programów i planów rozbudowy i rekonstrukcji infrastruktury technicznej przedsiębiorstwa zgodnie z programami i planami jego działalności gospodarczej.

3. Utrzymanie infrastruktury technicznej zgodnie z wymaganiami bezpieczeństwa i higieny użytkowania oraz polityką przedsiębiorstwa lub poszczególnych użytkowników infrastruktury.

4. Zlecanie, nadzorowanie bądź prowadzenie prac związanych z eksploatacją i utrzymaniem w pożądanym stanie infrastruktury technicznej przedsiębiorstwa.

5. Realizacja świadczeń w zakresie utrzymania ruchu (dostarczanie mediów, pro- wadzenie gospodarki remontowej, narzędziowej, itp.) z uwzględnieniem potrzeb i możliwości realizacyjnych (technicznych, finansowych, kadrowych, itp.).

6. Ewidencjonowanie bezpośrednich nakładów związanych z utrzymaniem ruchu, tj. gospodarką;

• -energetyczną,

• -wodno-ściekową,

• -konserwacyjno-remontową budynków, budowli, maszyn i urządzeń,

• -gruntami,

• -urządzeniami łączności,

• -drogami transportowymi i placami składowymi.

Do szczegółowych zadań służb utrzymania ruchu można zaliczyć: W zakresie gospodarki energetycznej, wodnej i ściekowej;

1. gospodarkę surowcami energetycznymi, energią i nośnikami energii, wodą i ściekami,

2. nadzór nad stanem technicznym i pracą urządzeń energetycznych, wodnych i kanalizacyjnych,

3. planowanie zapotrzebowania na paliwa, energię i wodę na podstawie planów działalności gospodarczej przedsiębiorstwa,

4.. propagowanie postępu technicznego w zakresie gospodarowania energią, wodą i ściekami,

5. nadzór nad bezpieczeństwem użytkowania urządzeń energetycznych, wodnych i kanalizacyjnych,

6. normowanie zużycia energii, paliw i wody oraz nadzór nad ich przestrzeganiem.

W zakresie gospodarki narzędziowej:

l. planowanie zapotrzebowania, zaopatrzenie lub wytwarzanie narzędzi,

2. obrót wewnętrzny narzędziami, jego ewidencja i kontrola norm zużycia,

3. przechowywanie, konserwacja, regeneracja i złomowanie narzędzi.

W zakresie gospodarki remontowej:

l. ewidencja oraz ocena techniczno-eksploatacyjna stanu i bezpieczeństwa użytkowania środków trwałych użytkowanych przez przedsiębiorstwo,

2. planowanie remontów na podstawie dokumentacji techniczno-eksploatacyjnej obiektów, planów rzeczowych działalności podstawowej i pomocniczej oraz planów finansowych przedsiębiorstwa,

3. zlecanie, nadzór i/lub wykonawstwo remontów.

20.4. Inwestycje i modernizacje

l. Sporządzanie długo-, średnio- i krótkookresowych planów inwestycyjnych firmy na podstawie jej planów działalności gospodarczej.

2. Opiniowanie planów działalności gospodarczej firmy oraz poszczególnych jej składowych, ze względu na możliwości realizacji inwestycji i modernizacji.

3. Wykonawstwo lub zlecanie inwestycji i modernizacji.

4. Ewidencja i rozliczanie nakładów ponoszonych na działalność inwestycyjną i modernizacyjną.

5. Nadzór merytoryczny nad realizacją inwestycji lub jego zlecanie wyspecjalizowanym jednostkom.

6. Dokonywanie rachunku efektywności przedsięwzięć inwestycyjnych i modernizacyjnych.

7. Prowadzenie okresowych analiz przebiegu przedsięwzięć inwestycyjnych i modernizacyjnych.

8. Opiniowanie projektów technicznych inwestycyjnych ze względu na techniczne i ekonomiczne warunki ich realizacji.

9. Organizowanie i uczestnictwo w komisjach odbioru robót inwestycyjno-remontowych.

10. Uczestnictwo w pracach komisji inwentaryzacyjnych w czasie spisu inwestycji rozpoczętych.

11. Sprawdzanie faktur wykonawców inwestycji pod kątem merytorycznym i rachunkowym.

12. Dysponowanie i rozliczanie nakładów ponoszonych na inwestycje i modernizacje.

20.5. Rynek i handel

I. Badanie rynku w obszarze zainteresowania przedsiębiorstwa. Analiza perspektywicznej atrakcyjności dotychczasowego profilu działania, poszukiwanie nowych obszarów i kierunków działania.

2. Przygotowanie danych o rynku niezbędnych do opracowania strategicznych, taktycznych i operacyjnych planów działalności gospodarczej firmy. Ścisła współpraca w tym zakresie ze służbami technicznego przygotowania produkcji, produkcyjnymi i finansowymi.

3. Realizacja własnymi siłami lub zlecanie na zewnątrz promocji, reklamy i ekspozycji wyrobów i usług firmy w zależności od jej polityki i możliwości.

4. Prowadzenie polityki sprzedaży i zakupów, na podstawie wytycznych .

polityki gospodarczej przedsiębiorstwa.

5. Negocjowanie warunków zakupów, sprzedaży i obsługi serwisowej (ceny, warunków dostawy, warunków gwarancji itd.).

6. Realizacja lub zlecanie wyspecjalizowanym firmom sprzedaży, zakupów i obsługi serwisowej sprzedawanych wyrobów.

7. Opiniowanie warunków realizacji kontraktów zawieranych przez inne służby przedsiębiorstwa niż służba handlowa. Nadzór funkcjonalny nad realizacją tych kontraktów.

8. Koordynacja potrzeb transportowych przedsiębiorstwa wynikających z realizacji funkcji handlowej (zaopatrzenia i sprzedaży). Zawieranie umów na realizację tego rodzaju usług.

9. Kontrola jakości i ilości zakupów oraz sprzedaży wyrobów oraz obsługi serwisowej.

10. Ewidencjonowanie obrotu materiałów, wyrobów, urządzeń, itp.

11. Prowadzenie gospodarki materiałowej i magazynowej w oparciu o plany gospodarcze firmy i plany poszczególnych służb.

12. Dysponowanie i rozliczanie nakładów ponoszonych na działalność handlową.

20.6. Finanse i księgowość

1. Sporządzanie długo-, średnio- i krótkookresowych planów finansowych firmy na podstawie jej planów działalności gospodarczej.

2. Opiniowanie planów działalności gospodarczej całej firmy oraz planów poszczególnych obszarów jej działania ze względu na skutki i możliwości finansowe.

3. Prowadzenie polityki finansowej fumy oraz nadzór nad jej realizacją przez poszczególne służby.

4. Opracowanie systemu finansowego firmy, a w szczególności:

• -systemu rozliczeń finansowych poszczególnych przedsięwzięć i jednostek organizacyjnych,

• -wielkości odpisów na fundusze celowe,

• -zasad podziału nadwyżki finansowej,

• -zasad finansowania działalności nierentownej, rekompensowania strat, itp.

• -zasad i procedur zaciągania kredytów, rozliczeń z bankami i budżetem państwa,

• -zasad podziału zysku i naliczania amortyzacji,

• -struktury kosztów i zasad dysponowania funduszami,

• -ewidencjonowania i rozliczania działalności gospodarczej,

• -zasad kalkulacji cen, udzielania upustów, rabatów itp.

5. Prowadzenie rozliczeń finansowych między jednostkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa, między przedsiębiorstwem a kontrahentami zewnętrznymi i skarbem państwa.

6. Ustalenie wielkości i struktury budżetu firmy oraz jej jednostek składowych. Nadzór merytoryczny nad ich przestrzeganiem.

7. Zapewnienie właściwych warunków materialnych, kadrowych i finansowych realizacji funkcji finansowej, zgodne z polityką przedsiębiorstwa.

8. Ewidencjonowanie i rozliczanie nakładów pośrednich i bezpośrednich związanych z działalnością finansową firmy a w szczególności:

• -rozliczanie amortyzacji,

• -sporządzanie list płac z osobowego i bezosobowego funduszu płac, prowadzenie kartoteki wynagrodzeń pracowniczych,

• -dokonywanie rozliczeń z firmami ubezpieczeniowymi i wypłat zasiłków chorobowych i rodzinnych,

• -tworzenie funduszy specjalnych i nadzór nad ich wykorzystaniem.

9. Opracowanie zasad i nadzór funkcjonalny nad stosowaniem rachunku ekonomicznego.

10. Prowadzenie okresowych analiz i sprawozdań dotyczących sytuacji ekonomiczno-finansowej całej firmy, jak i poszczególnych form działalności.

11. Wyrażanie opinii w sprawie ekonomicznych skutków zawieranych przez firmę umów.

12. Prowadzenie rachunków bankowych, kasy przedsiębiorstwa.

13. Sporządzanie sprawozdawczości GUS zgodnie zobowiązującymi wzorcami i wymaganymi terminami.

14. Prowadzenie ewidencji w zakresie:

a) rozrachunków z dostawcami, odbiorcami i pracownikami, b) rozrachunków bankowych,

c) zakupu, przychodu i rozchodu materiałów (surowców, towarów i wyrobów gotowych),

d) sprzedaży surowców, towarów, materiałów, wyrobów gotowych i usług,

e) kosztów:

• -kontraktacji i skupu oraz zakupu,

• -działalności podstawowej,

• -wydziałowych i wydziałów produkcji pomocniczej,

• -robót budowlanych i remontów,

• -ogólnozakładowych,

• -sprzedaży, kosztów i dochodów działalności bytowej,

f) funduszy:

• -statutowego,

• -środków wydzielonych,

• -zakładowego funduszu nagród,

• -zakładowego funduszu socjalnego,

• -mieszkaniowego, ,

• -premiowego,

• -prewencyjnego,

• -na inwestycje,

• -innych obowiązujących,

g) nakładów inwestycyjnych według poszczególnych tytułów.

14. Egzekwowanie należności, w tym odsetek za nieterminowe zapłaty przez odbiorców.

15. Negocjowanie z dostawcami wysokości odsetek z tytułu nieterminowego regulowania zobowiązań.

16. Nadzór nad prawidłowością wystawiania ewidencjonowania i obiegiem dokumentów

księgowo- finansowych.

20.7. Gospodarowanie kadrami

1. Opracowanie polityki gospodarowania kadrami w oparciu o wytyczne polityki strategicznej przedsiębiorstwa.

2. Doradztwo na rzecz kadry kierowniczej w zakresie gospodarowania kadrami.

3. Realizacja wytycznych polityki gospodarowania kadrami.

3.1. w zakresie zatrudnienia:

a) opracowanie planów i bilansowanie potrzeb kadrowych firmy,

b) analizowanie i rozmieszczenie kadr, poziomu fluktuacji, absencji chorobowej itp.,

c) opracowanie zasad kwalifikowania i prowadzenie rejestru rezerwy kadrowej,

d) prowadzenie dokumentacji w zakresie ruchu kadr, warunków pracy i płacy zatrudnionych, czasu zatrudnienia, świadczeń pracowniczych itp.,

e) załatwianie spraw związanych z angażowaniem, zwalnianiem i prze- szeregowaniem pracowników,

t) opracowanie zasad przeprowadzania ocen pracowników i nadzór funkcjonalny nad ich realizacją,

g) nadzór funkcjonalny nad dyscypliną pracy i opracowanie zasad etycznych obowiązujących pracownika firmy,

h) nadzór nad stanem i strukturą zatrudnienia, prowadzenie stosownych analiz,

i) prowadzenie spraw dotyczących ubezpieczeń społecznych pracowników i ich rodzin, spraw rentowych i emerytalnych,

j) penetrowanie rynku pracy w celu poszukiwania potencjalnych kandydatów do zatrudnienia,

k) sporządzanie obowiązującej dokumentacji dotyczącej zatrudnienia dla urzędów administracji państwowej i samorządowej.

3.2. w zakresie szkolenia i doskonalenia kadr:

a) rejestrowanie i analizowanie potrzeb szkoleniowych zatrudnionych w firmie (współpraca i udzielanie pomocy kadrze kierowniczej),

b) opracowanie planów szkolenia w porozumieniu z kierownikami jednostek organizacyjnych i osobami szkolonymi,

c) dobór form i metod szkolenia stosownie do potrzeb i możliwości firmy,

d) organizowanie szkolenia wewnątrzzakładowego i zawieranie umów na szkolenie zewnętrzne,

e) współpraca z zewnętrznymi jednostkami kształcenia kadr, realizacja polityki stypendialnej, organizacja staży i praktyk zawodowych.

3.3. w zakresie motywacji:

a) opracowanie zasad i reguł i systemów motywacji w oparciu o politykę strategiczną przedsiębiorstwa,

b) analiza poziomu efektywności pracy w przedsiębiorstwie na tle konkurencji,

c) prowadzenie analizy porównawczej systemów motywacyjnych stosowanych w otoczeniu (szczególnie przez konkurencję),

d) doradztwo kadrze kierowniczej przedsiębiorstwa w zakresie posługiwania się systemami motywacyjnymi,

e) analizowanie potrzeb pracowniczych i preferowanych przez zatrudnionych form motywacji do pracy,

f) kontrola funkcjonalna i analiza wykorzystania środków motywacyjnych będących w dyspozycji kadry kierowniczej,

g) opracowywanie projektów planów zatrudnienia i funduszu płac dla zarządu firmy, kontrola funkcjonalna nad ich realizacją,

3.4. w zakresie analiz społecznych:

a) analizowanie struktury społeczno-zawodowej zatrudnionych i kierunków jej ewolucji oraz wpływu na sytuację firmy,

b) badanie warunków pracy oraz przyczyn zjawisk społecznie niepożądanych oraz proponowanie rozwiązań poprawiających sytuację,

3.5. w zakresie spraw socjalno -bytowych:

a) analizowanie sytuacji bytowej zatrudnionych,

b) opracowywanie planu działalności socjalno-bytowej firmy w oparciu o politykę zarządu i obowiązujące akty prawne w tym zakresie,

c) realizacja polityki pomocy socjalno-bytowej świadczonej przez firmę,

d) eksploatacja urządzeń socjalnych należących do firmy,

e) zawieranie umów na zewnętrzne świadczenia socjalne w oparciu o plan świadczeń socjalnych,

f) nadzór nad realizacją umów o świadczenia socjalne,

g) udzielanie zapomóg socjalnych pracownikom i emerytom.

20.8. Bezpieczeństwo i higiena pracy

l. Dokonywanie okresowych kontroli, ocen oraz analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w obiektach firmy .

2. Dokonywanie analiz oraz ocen przyczyn wypadków przy pracy i chorób zawodowych, opracowywanie wniosków o charakterze profilaktycznym oraz sporządzanie sprawozdań z przebiegu wypadków przy pracy i przyczynach i chorób zawodowych.

3. Wskazywanie przedsięwzięć zapobiegających wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym, opracowywanie wytycznych dotyczących poprawy warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.

4. Opracowywanie przy współudziale właściwych komórek organizacyjnych zbiorczych, rocznych i wieloletnich planów poprawy warunków pracy.

5. Kontrola prawidłowości wykorzystania nakładów finansowych na cele bhp.

6. Udział w pracach komisji przyjmujących do eksploatacji nowo zbudowane lub przebudowane obiekty .

7. Współpraca ze związkami zawodowymi i organami nadzoru nad warunkami pracy i służbą zdrowia w zakresie bhp.

8. Opracowywanie wniosków do planów szkolenia pracowników w zakresie bhp oraz kontrola nad szkoleniem.

9. Merytoryczna ocena przydatności zakapowanej odzieży ochronnej, sprzętu ochrony osobistej, urządzeń sanitarnych i sprzętu zapewniającego higienę pracy. kontrola terminowego i zgodnego z normami wydawania odzieży ochronnej i roboczej.

10. Udział w pracach przy ocenie projektów inwestycyjnych pod kątem bezpieczeństwa ich eksploatacji.

11. Opracowywanie projektów dotyczących warunków i norm wyposażenia pracowników w odzież ochronną, roboczą i sprzęt ochrony osobistej, nadzór merytoryczny nad ich wykorzystaniem.

20.9. Bezpieczeństwo funkcjonowania obiektów

(Dotyczy bezpieczeństwa pożarowego, chemicznego, energetycznego, ochrony środowiska. )

1. Okresowa kontrola, ocena i analiza stanu bezpieczeństwa w obiektach.

2. Ocena i analiza przyczyn zaistniałych zagrożeń, opracowanie wniosków w zakresie profilaktyki bezpieczeństwa obiektów i procesów oraz sporządzanie sprawozdań.

3. Proponowanie przedsięwzięć mających na celu zapobieganie możliwościom powstawania zagrożeń w obiektach firmy.

4. Kontrola prawidłowości wykorzystania nakładów finansowych na zapewnienie bezpieczeństwa obiektów i procesów.

5. Pomoc merytoryczna komórkom organizacyjnym przy realizacji przez nie zadań mających wpływ na warunki bezpieczeństwa obiektów i procesów.

6. Opracowywanie wniosków do planów szkolenia pracowników w zakresie przestrzegania obowiązujących przepisów bezpieczeństwa obiektów i procesów.

7. Ocena projektów inwestycyjnych i modernizacji ze względu na bezpieczeństwo użytkowania oraz udział w pracach komisji dokonujących odbioru obiektów.

20.10. Organizacja i zarządzanie

l. Przeprowadzanie analiz stanu organizacji i zarządzania firmą a w szczególności:

a) podziału zadań i przebiegu procesów zarządzania,

b) obciążenia pracą poszczególnych stanowisk organizacyjnych,

c) struktury zatrudnienia i etatyzacji,

d) kompletności i niezawodności systemu informacyjnego.

2. Doradztwo organizacyjne kadrze kierowniczej i wykonawczej przedsiębiorstwa.

3. Opracowywanie projektów regulaminu organizacyjnego Zakładu i jego zmian oraz projektów struktury organizacyjnej.

4. Prowadzenie zbioru dokumentacji dotyczącej organizacji zarządzania przedsiębiorstwem.

5. Organizowanie i obsługa narad zwoływanych przez Dyrektora Zakładu -na polecenie Dyrektora, w tym sporządzanie protokołów i rozsyłanie ich zainteresowanym.

6. Opracowanie i nadzór merytoryczny nad przestrzeganiem zasad zapewnienia tajemnicy państwowej i służbowej.

7. Przygotowywanie projektów zarządzeń władz firmy i uzgadnianie ich strony merytorycznej z właściwymi komórkami a strony formalno-prawnej z radcą prawnym.

8. Załatwianie spraw związanych z udzielaniem pełnomocnictw przez zarząd i dyrektora firmy.

9. Ewidencjonowanie i prowadzenie zbioru kopii pełnomocnictw udzielonych pracownikom firmy przez jej dyrektora.

10. Projektowanie i usprawnienie systemu informacyjnego przedsiębiorstwa.

11. Rozsyłanie jednostkom i komórkom organizacyjnym Zakładu wewnętrznych aktów normatywnych do wiadomości i stosowania przez właściwe przedmiotowo komórki.

20.11. Kształtowanie jakości

(Dotyczy służby funkcjonalnej.)

l. Ustalanie optymalnego poziomu jakości produkcji, handlu lub usług świadczonych przez firmę w oparciu o wytyczne polityki gospodarczej.

2. Projektowanie sprawnego systemu zapewnienia założonego poziomu jakości.

3. Ustalanie procedur zapewnienia pożądanego poziomu jakości (metod działania, systemów kontroli, środków technicznych itp.).

4. Podział zadań między wszystkich uczestników procesu kształtowania jakości.

5. Systematyczna kontrola jakości i analiza sprawności funkcjonowania systemu.

6. Składanie do dyrektora firmy wniosków dotyczących doskonalenia systemu kształtowania jakości.

20.12. Obsługa administracyjna firmy

l. Zapewnienie pożądanego stanu i warunków użytkowania pomieszczeń biurowych i ogólnego przeznaczenia (nadzór nad pracami konserwatorskimi, , porządkowymi itp.).

2. Zabezpieczenie wyposażenia pomieszczeń administracyjno-biurowych przed kradzieżą lub zniszczeniem.

3. Prowadzenie kancelarii ogólnej i archiwum zakładowego.

4. Dokonywanie zakupów wyposażenia, druków i materiałów biurowych zgodnie z planem i budżetem.

5. Prowadzenie ewidencji druków ścisłego zarachowania zgodnie z instrukcją oraz ewidencjonowanie pieczątek.

6. Prowadzenie ewidencji środków trwałych i wyposażenie oraz nadzór funkcjonalny nad ich stanem ilościowym.

7. Zamawianie usług taboru samochodowego dla potrzeb aparatu zarządzania firmą (ewidencja pracy, rozliczanie kosztów itp.).

8. Zapewnienie pomieszczeń na narady i rozliczenie kosztów z tego tytułu.

9. .Prowadzenie spraw związanych z wynajem lub eksploatacją mieszkań służbowych.

21. Przykłady opisu stanowisk organizacyjnych

21.1. Pięć podstawowych zasad opisu stanowiska organizacyjnego

1. Bez względu na mianowaną osobę, opis stanowiska pozostaje niezmienny.

Wskazuje on bowiem główne zadania i obowiązki na tym stanowisku.

2. Opis stanowiska nie jest definicją stanowiska.

Opisuje on bowiem to, czym jest dane stanowisko, a nie definiuje tego, czym być powinno. Jest więc jak gdyby "żywą fotografią" funkcji.

3. Opis stanowiska nie jest spisem wszystkich zadań.

Stara się zazwyczaj określić "wartość dodatkową" wnoszoną przez stanowisko do rezultatów całej firmy. To znaczy, że to co zostało szczegółowo wymienione jako obowiązek lub zadania, jest wskazaniem minimum tego co zrobić należy.

4. Opis stanowiska jest dokumentem znormalizowanym.

Dla ułatwienia przeprowadzenia badań porównawczych między poszczególnymi stanowiskami.

5. Opis stanowiska jest równoznaczny z obustronną umową pomiędzy mianowaną osobą i jej bezpośrednim przełożonym.

21.2. Opis stanowiska kierowniczego wysokiego szczebla (przykład)

1. Pion: dyrektora ds. kontraktowania budów.

2. Nazwa stanowiska: Dyrektor ds. Kontraktowania.

3. Podległość służbowa: Dyrektor Generalny -Prezes Zarządu.

4. Stanowisku bezpośrednio podlegają kierownicy działów:

• -Badania Rynku i Promocji,

• -Technicznego Przygotowania Ofert Kontraktowych,

• -Prawnych Problemów Umów Kontraktowych,

• -Polityki Zakupów,

• -Budżetowania Kontraktów i Robót.

5. Zastępstwa:

Aktywne (zastępuje): Dyrektor Generalny Gest I zastępcą)

Pasywne Gest zastępowany przez): Kierownik Działu Technicznego Przygotowania Ofert Kontraktowych.

6. Cel: Skoordynowanie w skali całej firmy procesów przygotowanie umów kontraktowych.

7. Obowiązki:

• -kierowanie procesem pozyskiwania zleceń,

• -organizacja procesu kontraktowania umów na roboty budowlano-montażowe,

• -prowadzenie polityki zakupów przez firmę,

• -reprezentowanie interesów firmy na etapie poszukiwania klientów i negocjowania kontraktów,

• -organizacja nadzoru nad przestrzeganiem warunków realizacji kontraktów przez ich realizatorów.

8. Uprawnienia:

• -akceptacja warunków zawartych w projektach umów kontraktowych na realizację zleceń,

• -akceptacja warunków zawartych w projektach długoterminowych umów z dostawcami,

• -ocena zgodności realizacji zadań kontraktowych z warunkami kontraktu i podejmowanie działań zapobiegających stratom.

9. Odpowiedzialność:

• -odpowiada za opłacalność i poprawność formalno-prawną negocjowanych i zawieranych kontraktów,

• -poziom wykorzystania potencjału budowlanego firmy.

10. Kryteria oceny:

• -poziom efektywności ekonomicznej zawieranych umów,

• -poziom wykorzystania potencjału budowlanego firmy,

• -poziom wyników ekonomicznych firmy.

11. Wymagane kwalifikacje .

Wyszczególnienie	Niezbędne	Pożądane
Wykształcenie	wyższe	-ekonomiczne -prawnicze -specjalistyczne studia podyplomowe
Doświadczenie	7. lat na .stanowiskach kierowniczych	praca w służbach handlowych
Umiejętności		-negocjowania -myślenia strategicznego -kierowania zespołami ludzkimi
Cechy osobowe	-kreatywność -aktywność -umiejętność nawiązywania kontaktów -odpowiedzialność

21.3. Opis stanowiska wykonawczego

1. Pion dyrektora ds. marketingu i rozwoju wydział elewatorów pływających

2. Nazwa stanowiska: Pracownik Obsługi Magazynu Wydziałowego

3. Podległość służbowa: Kierownik Wydziału

4. Stanowisku bezpośrednio podlegają: -stanowisko wykonawcze

5. Zastępstwa:

Aktywne: Samodzielny referent ds. gospodarki materiałowej

Pasywne: Samodzielny referent ds. gospodarki materiałowej lub Mistrz ds. remontowo- materiałowych

6. Cel utworzenia: Umożliwienie prawidłowego funkcjonowania magazynu wydziałowego.

7. Zadania:

• -przyjmowanie i wydawanie części oraz materiałów zgodnie z dokumentami obrotu materiałowego,

• -utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniu magazynowym i jego otoczeniu zewnętrznym,

• -zgłaszanie Kierownikowi Wydziału wszelkich uwag dotyczących stanu i funkcjonowania magazynu,

• -przestrzeganie przepisów dotyczących zasad składowania i przechowywani a części oraz materiałów,

• -zabezpieczanie magazynu zgodnie z przyjętą procedurą,

• -prowadzenie narzędziowni,

• -w sytuacjach koniecznych uzupełnianie obsad elewatorów.

8. Odpowiedzialność:

a) Służbowa: za wykonywanie zadań zgodnie z obowiązującymi procedurami, za porządek i czystość powierzonego magazynu i jego otoczenie.

b) Współodpowiedzialność materialna: za powierzone mienie w magazynie i narzędziowni.

9. Kryteria oceny:

• -poziom porządku i czystości magazynu i jego otoczenie,

• -poziom zgodności stanu powierzonego majątku z dokumentacją źródłową,

• -poziom sprawności pracy wydawcy narzędzi i części.

10. Wymagania kwalifikacyjne:

Wyszczególnienie	Niezbędne	Pożądane
Wykształcenie	średnie	średnie ekonomiczne
Doświadczenie	1 rok stażu pracy w magazynie + niekarany za zabór mienia
Umiejętności	-liczenia -organizowania
Cechy osobowe	-systematyczność -skrupulatność