TEMAT: Dokumenty a prawo.
W życiu na co dzień mamy do czynienia z dokumentami. Na przykład: W pracy prosi się Nas o „przyniesienie potrzebnych dokumentów” lub gdy chcemy wziąć kredyt wymaga się od Nas „odpowiednich dokumentów” a nawet odbierając list polecony jesteśmy proszeni o okazanie „dokumentu potwierdzającego tożsamość”. Jest to pojęcie stosowane zarówno w obrocie prawnym, gospodarczym jak i w zwykłych stosunkach miedzy ludźmi. Więc czym właściwie jest „dokument?”. Odpowiedź może wydawać się prosta. Przecież dokumenty przeważnie kojarzą się Nam z Dowodem Osobistym - Jako dokumentem potwierdzającym tożsamość - oraz z oficjalną, zapisaną na papierze wersją na przykład jakieś decyzji czy postanowienia. Równie prosta będzie wydawać się odpowiedź na pytanie „Jak można podzielić dokumenty?”. Przecież wydaje się oczywiste, że dokumenty dzielimy głównie na: tożsamości, pisma urzędowe, umowy, akty prawne, osobiste, tajne itp. Tylko czy te odpowiedzi definiują Nam czym jest dokument? Raczej nie. Definicja powinna choćby określać czym jest dokument. Jakie mogą być jego formy. Niestety te skojarzenia nie wiele Nam mówią o tych rzeczach. Lecz skoro taki opis dokumentu nie tworzy definicji to co ją utworzy? A może coś już określa „czym jest dokument”? Może jakaś ustawa, rozporządzenie czy inny akt prawny definiuje czym jest dokument? W celu odpowiedzi na te pytania przeanalizuje wybrane akty prawne, które zawierają objaśnienia dotyczące dokumentu.
W Polskich źródłach prawa znajdziemy kilka interpretacji pojęcia dokument. Ustawy, w których objaśniane jest to pojęcie tworzą definicję, które mówią czym jest dokument w świetle danej ustawy. Weźmy na przykład ustawę O Ochronie Informacji Niejawnych. Zawiera ona w art.2 pkt.5 definicję dokumentu następującej treści:
„dokumentem - jest każda utrwalona informacja niejawna, w szczególności na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, nośnikach do zapisów informacji w postaci cyfrowej i na taśmach elektromagnetycznych, także w formie mapy, wykresu, rysunku, obrazu, grafiki, fotografii, broszury, książki, kopii, odpisu, wypisu, wyciągu i tłumaczenia dokumentu, zbędnego lub wadliwego wydruku, odbitki, kliszy, matrycy i dysku optycznego, kalki, taśmy atramentowej, jak również informacja niejawna utrwalona na elektronicznych nośnikach danych.”.
Zostały w tej ustawie wymienione prawie wszystkie możliwe formy możliwego zapisu informacji. Więc wychodzi na to, że dokumentem może być wszystko to na czym są zapisane lub utrwalone jakieś dane. Ale ustawa określa również o jakie dane chodzi. Stwierdza że „Dokumentem jest każda utrwalona informacja niejawna…”. W związku z tym takiej interpretacji „dokumentu” nie można uznać za definicje ponieważ jest ona ewidentnie ułożona pod ustawę.
Kolejne objaśnienia dotyczące dokumentu znajdujemy w Kodeksie Postępowania Cywilnego. Znajdujemy w nim definicję, ale niestety nie stricte samego dokumentu tylko dwóch rodzajów dokumentów, na które został podzielony. KPC określa dwie kategorie dokumentów. Pierwsza to dokumenty urzędowe a druga to dokumenty prywatne.
Art. 244 §1 KPC definiuje dokument urzędowy w następujący sposób:
„Dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone”.
W tym artykule opis dokumentu kładzie nacisk na zawartość urzędowego stwierdzenia i legitymację organu do tego stwierdzenia. Inaczej mówiąc dokument jest tu interpretowany pod kątem urzędowym. Natomiast tak dokument prywatny opisuje art.245:
„Dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie”.
Opis dokumentu w tym artykule kładzie nacisk na cechę charakterystyczną zawartości dokumentu czyli na „podpisane oświadczenie”, co w świetle prawa cywilnego cechuje dokument mianem dokumentu prywatnego. Dlatego również w tych artykułach nie znajdujemy jasnego wyjaśnienia czym jest dokument.
Kolejna ustawa, która wyjaśnia nam czym jest dokument to Kodeks Karny. Zawarty w nim opis dość jasno i wyraźnie określa czym jest dokument. Definicja dokumentu została zapisana w art.115 §14 KK w następujący sposób:
„Dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym jest związane określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne.”.
Jest to jedyna ustawa w Polsce, która tak jasno określa czym jest dokument. Jest to szeroka definicja, a status dokumentu zależy niejednokrotnie od indywidualnej oceny i dlatego też o tym, czy określony przedmiot stanowi dokument decyduje jego faktyczna i subiektywna ocena w konkretnej sprawie. Istotnymi cechami dokumentu wynikającymi z tej definicji są:
Postać pisemna,
Wykonanie ręczne lub wydruk,
Wyrażona myśl ludzka w postaci oświadczenia woli lub wiedzy,
Materiał na którym dokument został wykonany,
Autor dokumentu.
Czyli jak widać istnieje zapis prawny określający czym jest dokument. Skoro już wiadomo czym jest dokument można zająć się jego podziałem. Podstawowy podział dokonywany jest na dwóch płaszczyznach. Na pierwszej rozróżnia się dokumenty według sposobu sporządzenia dzieląc na:
Wizualne,
piśmiennicze (np. rękopisy, druki, książki, czasopisma),
niepiśmiennicze (np. fotografie, plany, mapy, dzieła sztuki),
Audialne (np. Taśmy i płyty dźwiękowe),
Audiowizualne (np. Filmy),
Natomiast druga płaszczyzna wskazuje trzy formy dokumentu w zależności od jego pochodzenia dzieląc go na:
Pierwotny - czyli w formie, jaką nadał mu twórca,
Wtórny - czyli dokładnie odwzorowany (duplikat, odpis, kopia),
Pochodny - czyli zawierający informacje o dokumencie pierwotnym i jego zawartości.
Można również dokonać podziału ze względu na rodzaj dokumentacji. Wtedy podział wyglądał by następująco:
Aktowa
Techniczna
Geodezyjno-Kartograficzna
Audiowizualna
Elektroniczna
Wiadomo już jak wygląda podział dokumentu. Dzięki temu można zrozumieć w jakich formach może występować. Mimo, iż dokumenty przybierają coraz to inne formy to i tak pozostają te w formie papierowej. W związku z tym by zapobiec podrabianiu czy fałszowaniu dokumentów zaczęto stosować różnego rodzaju zabezpieczenia. Wiele z nich nie jest podawane do publicznej wiadomości, ale jest kilka z nich które albo są widoczne albo do ich spostrzeżenia nie jest potrzebny wysoce specjalistyczny sprzęt. Do zabezpieczeń, które są najczęściej używane możemy zaliczyć między innymi:
Druk tęczowy (druk irysowy) - Barwy przechodzą w sposób ciągły z jednego odcienia w następny. kopiarki nie są w stanie dokonać reprodukcji tego efektu.
Gilosz - są to linie bezpieczeństwa, których punkty przecinające się i geometria występują w jednej niepowtarzalnej kombinacji.
Mikrotekst - składa się z wierszy zawierających bardzo drobno nadrukowane znaki lub całe wyrazy.
Nadruki UV.
Hologramy.
Znaki wodne.
W podobny sposób zabezpiecza się również inne niż papierowe dokumenty. Są to głównie dokumenty stwierdzające tożsamość. Najlepszym przykładem takiego dokumentu jest Dowód Osobisty, który również posiada wiele zabezpieczeń główne z nich to:
Kinegram - składa się z mikroskopijnie drobnych elementarnych obszarów, które załamują światło przez mikroprofile. Pod różnymi kątami patrzenia widoczne są różne wzory i struktury. Kinegramy mogą być przeźroczyste lub metaliczne oraz wlaminowane w kartę.
Zdjęcie, wzór podpisu, dane - Elementy te są nanoszone na dokument techniką grawerowania laserowego, przy czym cyfry w dacie urodzenia są wypukłe i wyraźnie wyczuwalne w dotyku.
Efekt CLI - Element umieszczony w prawym górnym rogu rewersu, zawiera numer PESEL i rok ważności dokumentu, przy czym w zależności od kąta obserwacji widzimy tylko jeden z tych zapisów. W tym samym obszarze znajduje się również kineprint - pojawiające się zamiennie litery POL lub prostokąt w kolorze czerwonym.
Efekt OVI - godło państwowe na rewersie dokumentu naniesione za pomocą farby zmiennej optycznie, zmienia barwę z miedzianoczerwonej przez złotą i jasnozieloną do granatowej w zależności od kąta obserwacji. Dodatkowo element ten jest aktywny w świetle UV.
Jak widać istnieje wiele sposobów zabezpieczania dokumentów. Ale mimo to nie są one w stanie całkowicie ich zabezpieczyć. Mimo iż wszelkie próby podrobienia czy fałszowania są czynami karalnymi, zgodnie z rozdziałem XXXIV Kodeksu Karnego. Niestety ani świadomość o karze ani o zabezpieczeniach nie powstrzymuje od popełniania przestępstw na ich tle. Stanowią one dość spory odsetek przestępczości w Polsce.
Teraz wiemy już dużo więcej na temat dokumentów. W związku z tym można teraz spróbować samemu określić czym jest dokument. Teraz można śmiało powiedzieć, że dokument to nic innego jak rzeczowe świadectwo jakiegoś zjawiska sporządzone w formie właściwej dla danego czasu i miejsca. I choć początkowe skojarzenia co do określenia „co to jest dokument” nie okazały się trafne to nie znaczy, że były nie poprawne. W jakiś sposób są one częścią oficjalnego podziału. Istotne jest to by mieć świadomość tego, że dokumenty to nie tylko papiery lecz jeszcze wiele innych form.
4