Ewelina Figura
Edyta Majchrzyk
PORADNICTWO NA ODLEGŁOŚĆ
Poradnictwo zawodowe - proces doradzania, w którym doradca zawodowy pomaga klientowi w osiągnięciu lepszego zrozumienia siebie samego w odniesieniu do środowiska pracy, aby umożliwić realny wybór lub zmianę zatrudnienia albo osiągnięcie właściwego przystosowania zawodowego.
Poradnictwo zawodowe na odległość polega na udzielaniu porad i informacji, dotyczących życia zawodowego i planowania kariery zawodowej. Poradnictwo zawodowe przez internet jest szczególnym rodzajem poradnictwa zawodowego (poradnictwa na odległość), wymagającym specjalnych metod pracy, podejścia do klienta oraz specjalistycznego przeszkolenia doradców zawodowych.
Instytucje udzielające pomocy:
Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Gdańsku:
gdcmi@praca.gov.pl
Centrum Informacji i Planowania Kariery Zawodowej w Słupsku:
gdwusl@praca.gov.pl
Wojewódzkie Urzędy Pracy
Powiatowe oraz Miejskie Urzędy Pracy
Lokalne biura karier
Uniwersyteckie biura karier
Biura karier dla pracowników
Szkoły wyższe
Związki zawodowe
Wolontariat
Organizacje i agencje rządowe tj. DfES, JobCentre Plus, kuratorium, Rada Doradców Zawodowych itd.)
oferują ćwiczenia i testy do samooceny, informacje o wszystkich możliwościach z opcją wyboru informacji pożądanych z punktu widzenia indywidualnego użytkownika, pomoc podejmowaniu decyzji, szkolenie z zakresu poszukiwania pracy, doradztwo z zakresu różnych aspektów planowania kariery.
Poradnictwo na odległość umożliwia konsultację lub poradę doradcy zawodowego poprzez:
Internet (np. strony internetowe – które mogą mieć istotne informacje bądź rady,
Chat rozmowa z drugą osobą on-line w tym samym czasie z użyciem tego
samego oprogramowania
E-mail (poczta elektroniczna -umożliwia wysłania przez jedną osobę tej samej
wiadomości do dużej liczby osób w tym samym czasie bez konieczności kopiowania, listy e-mailowe pozwalają prowadzić dyskusję z grupą osób przez e-mail.
Korzyści jakie niesie ze sobą poradnictwo zawodowe z wykorzystaniem e-mail’a
Do korzyści związanych ze świadczeniem usług poradnictwa zawodowego z wykorzystaniem
poczty elektronicznej można zaliczyć: łatwość nawiązania kontaktu klient-doradca, zwiększoną dostępność usług doradczych, w tym również dla osób aktywnych zawodowo i niepełnosprawnych oraz możliwość identyfikowania, klasyfikowania i oceny istniejących usług poradnictwa zawodowego, świadczonych on-line w sytuacji, gdy dostępne jest specjalistyczne oprogramowanie gwarantujące ich odpowiednią jakość i standard.
Video konferencje umożliwiają komunikację twarzą w twarz z innymi na
odległość. Osoba z rzadkim doświadczeniem może pomóc większej liczbie osób na odległość np. poprzez udzielenie informacji zwrotnej (porad), można pomóc osobom z odległych obszarów, lub osobom, które z przyczyn kulturowych nie mogą odwiedzić cię bezpośrednio
Video-konferencje
Dzięki korzystaniu z video-konferencji możliwe jest poszerzenie zasięgu usług świadczonych
w ramach poradnictwa zawodowego na odległość. Pozwalają też one na bardziej efektywne wykorzystywanie dostępnych zasobów ludzkich. Jest to również dogodne narzędzie do międzynarodowej współpracy w poradnictwie zawodowym. Video-konferencja stawia przed doradcą zawodowym szereg wyzwań, możliwe są bowiem sesje z udziałem wielu klientów jednocześnie. Pozwala ona jednak na łatwą ocenę sytuacji doradczej i zwiększa jej przejrzystość (transparentność), szczególnie gdy porównamy video-konferencję z innymi rodzajami poradnictwa zawodowego na odległość. Postęp technologiczny stopniowo zapewnia coraz łatwiejszą dystrybucję elektronicznych nośników przekazu informacji.
Telefon
Specyfika poradnictwa zawodowego przez telefon Wprowadzenie do problematyki komunikacji przez telefon
Z telefonu może skorzystać każdy. Podnosimy słuchawkę w sposób najzupełniej naturalny i spontaniczny, traktując tę umiejętność, jak inne umiejętności z obszaru komunikacji. Relacjonujemy fakty i przekazujemy nasze wrażenia bezpośrednio, pomimo dużej odległości. Z doświadczeń wynika jednak, że poprzez rozmowę telefoniczną można dużo zyskać ale też dużo stracić – niestety najczęściej nie wiemy, dlaczego tak się dzieje. Posługiwanie się telefonem w sytuacjach zawodowych wymaga czegoś więcej niż znajomości zasad retoryki i wrażliwości. Aby odpowiednio ocenić, a później móc doskonalić swoje umiejętności powinniśmy znać mechanizmy i zasady, jakimi kieruje się ta szczególna forma komunikacji. Dopiero po opanowaniu stosownych technik możemy prowadzić rozmowę przez telefon w sposób, który pozwoli nam stawić czoło trudnym sytuacjom. Rozmowa telefoniczna jest szczególnie intensywną formą komunikacji, ponieważ jest ograniczona ściśle do konfrontacji słownej. Wszystkie informacje potrzebne dla tego złożonego procesu komunikacji muszą zostać przekazane jednym kanałem – przy wykorzystaniu procesów mówienia i słuchania. Nadaje to szczególny wymiar wszystkim elementom, które pojawiają się w trakcie rozmowy przez telefon i wszystkim ich atrybutom. Zanim przedstawimy teorię opisującą proces komunikowania się przez telefon, proponujemy aby każdy zastanowił się nad możliwościami określenia własnych umiejętności w tym zakresie, najlepiej poprzez samoocenę. Różnorodność zagadnień i stwierdzeń, które zostaną poddane analizie daje wyobrażenie o tym, jak złożona jest komunikacja przez telefon i jakie znaczenie mogą w niej odgrywać indywidualne cechy jednostek
Argumenty za i przeciw udostępnianiu bezpłatnych linii telefonicznych (gorąca linia) Argumentem za może być dostępność, niezależnie od regionu, co jest szczególnie ważne w odniesieniu do obszarów o ubogiej infrastrukturze. Pewną niedogodnością są jednak konieczne do spełnienia wymagania techniczne.
Forum dyskusyjne
Czat forum i portale internetowe dla ekspertów
Kolejną kategorią, którą należałoby wziąć pod uwagę są fora i portale dyskusyjne. Powinno się podkreślić specyfikę tego typu wirtualnych narzędzi pracy doradcy zawodowego. Z pewnością jest nią bariera małej dostępności dla niektórych grup klientów. Osobom, które nie potrafią posługiwać się komputerem grozi niebezpieczeństwo wyłączenia z tego typu form komunikacji elektronicznej. Często słyszy się opinie, że portale dyskusyjne to odpowiedni sposób porozumiewania się z klientem ale tylko w odniesieniu do młodych ludzi. Być może jednak w przyszłości, dzięki postępującej komputeryzacji, pojawiać się będą coraz to nowe grupy docelowe, które można będzie z łatwością zachęcić do tego typu form poradnictwa zawodowego. Warunkiem osiągnięcia sukcesu przez internetowe poradnictwo zawodowe jest zainteresowanie wszystkich uczestniczących w nim stron wymianą doświadczeń. Usługodawcy i usługobiorcy powinni mieć zagwarantowaną możliwość wyboru operatora, również na poziomie regionalnym. Dobrym rozwiązaniem jest też możliwość odbywania wirtualnych „spotkań” w sieci. Klienci powinni mieć szansę włączenia się do już trwających projektów, na każdym etapie ich realizacji. Należy też rozwijać współpracę z przedsiębiorcami i zakładami przemysłowymi, np.: poprzez tworzenie czat forum czy portali dyskusyjnych, na których będą mogli wypowiadać się eksperci oraz pracownicy i przedsiębiorcy. Trwałości tego typu informacji i ich wymianie może dodatkowo posłużyć dokumentowanie zamieszczanych w sieci opinii. Wskazane byłoby dokładniejsze określenie mocnych i słabych stron czat forum i internetowych portali dyskusyjnych. Dotychczasowe doświadczenia pokazują, że intensywne poradnictwo zawodowe w takiej formie nie jest możliwe
Multimedialne programy komputerowe
Informacja edukacyjno-zawodowa
Dodatkowe możliwości poradnictwa zawodowego na odległość, poradnictwo on-line
Poradnictwo zawodowe on-line oferuje następujące dodatkowe możliwości:
– dostarczanie informacji,
– przygotowanie do sesji poradnictwa zawodowego/wstępny kontakt z klientem,
– poradnictwo właściwe,
– dalszy kontakt z klientem po zakończeniu sesji poradnictwa zawodowego,
– ocena /monitorowanie podejmowanych przez klienta działań,
– udostępnianie informacji on-line adresowanych do wybranych grup klientów: szkół,
uniwersytetów, instytucji szkoleniowych oraz użytkowników indywidualnych,
– narzędzia samooceny i testy on-line,
– portale internetowe dla ekspertów – zapytania z wykorzystaniem e-mail’a, najczęściej
zgłaszane wątpliwości – FAQ.
Przewidywane efekty zwiększenia dostępności poradnictwa zawodowego on-line
Zwiększenie dostępności poradnictwa zawodowego on-line może skutkować mniejszą liczbą
pytań zgłaszanych przez klientów przez telefon. Zapotrzebowanie na poradnictwo twarzą-w-twarz może ulec obniżeniu lub wzrosnąć, z pewnością jednak ograniczone zostaną przeszkody w kontaktach z instytucjami świadczącymi usługi poradnictwa zawodowego. Należy zwrócić uwagę na możliwość wykluczenia niektórych grup klientów. Osoby nie mające dostępu do komputera czy też nie potrafiące się nim posługiwać nie będą mogły korzystać z wirtualnych usług. Warto podkreślić, że dokumentacja dotycząca sesji poradnictwa zawodowego prowadzona przez doradcę musi zostać dostosowana do nowych warunków pracy, być „przejrzysta” (transparentna) i gwarantować realizowanie standardów jakości. Wirtualnego doradcę będą też czekały zmiany w zakresie rytmu pracy, jej planowania, czasu pracy oraz oceny/ewaluacji procesu doradczego. Współcześnie możemy obserwować coraz szybszy rozwój specjalistycznego języka wykorzystywanego w wiadomościach i komunikatach wysyłanych za pomocą poczty elektronicznej. Pojawiają się coraz to nowe skróty, znaki i ikony wyrażające zróżnicowane emocje.
Słabe punkty poradnictwa zawodowego on-line
Taki rodzaj poradnictwa zawodowego jest zdecydowanie mniej przydatny w komunikacji
doradczej jeśli pojmujemy ją w „wąskim” rozumieniu. Dodatkowo występują też pewne
ograniczenia dla ludzi upośledzonych (wzrokowo i/lub słuchowo) oraz dla komputerowych
„analfabetów” i osób mających trudności z pisaniem. Niestety nie przeprowadzono jeszcze kompleksowych badań na temat wpływu poczty elektronicznej na proces doradczy.
Korzyści jakie niesie ze sobą poradnictwo zawodowe on-line
Większa dostępność tego typu poradnictwa zawodowego sprzyja nawiązywaniu kontaktu
z klientem, trochę na zasadzie „pierwszej pomocy doradczej”. Ten pierwszy kontakt ma na celu przygotowanie się do sesji poradnictwa zawodowego, określenie potrzeb klienta w zakresie wirtualnego poradnictwa i efektywne wykorzystanie zasobów ludzkich.
Poradnictwo zawodowe on-line pozwala doradcy łatwiej klasyfikować klientów według kategorii np. klient zainteresowany informacją zawodową lub klient potrzebujący wsparcia. Daje też możliwość dalszego śledzenia rozwoju sytuacji po zakończonej sesji i wzmacnia poczucie harmonii. Doradca jest w stanie lepiej „zarządzać” kontaktami z klientem oraz zapewnić ich odpowiednią jakość. Poradnictwo zawodowe on-line można też wykorzystywać jako poradnictwo o charakterze prewencyjnym. Pozwala ono na ograniczenie kosztownego poradnictwa twarzą-w-twarz do poziomu określonego przez potrzeby klienta. Doradca towarzyszy klientowi ale w fazie podejmowania decyzji o wyborze zawodu jest on sterowany w kierunku większej inicjatywy oraz podejmowania samodzielnych działań. Poradnictwo zawodowe on-line jest też dodatkową usługą na dynamicznie rozwijającym się
wirtualnym rynku pracy. Zasady jej świadczenia są niezależne od miejsca, w którym aktualnie przebywamy choć należy podkreślić, że grupa klientów to głównie tzw. europejski wymiar transnacjonalny, gdzie do tej pory poradnictwo twarzą-w-twarz nie odgrywało znaczącej roli.
Jakie są cechy charakterystyczne komunikacji elektronicznej:
– brak komunikacji niewerbalnej, kontaktów przestrzennych (interpersonalnych), kontaktu
poprzez dotyk oraz innych form samoprezentacji, występujących przy relacjach twarząw-
twarz pomiędzy doradcą a klientem,
– większe wymagania komunikacyjne, klient powinien dokładnie formułować prośby
i pytania, co da doradcy możliwości udzielenia jasnych odpowiedzi,
– wszelkie informacje mogą być przesyłane szybciej i w sposób bardziej elastyczny,
w porównaniu z tradycyjną pocztą,
– możliwość natychmiastowego przekazania informacji (w formie załącznika, adresu
e-mail, adresu strony internetowej, załączonej strony internetowej itp.).
Jakie korzyści płyną z komunikacji elektronicznej:
a) dla klienta:
– duża dostępność, klient może przesłać swoje zapytanie praktycznie z każdego miejsca,
– pozwala zaoszczędzić pieniądze i czas klienta,
– klient ma wystarczająco dużo czasu aby zastanowić się nad swoimi potrzebami i odpowiednio sformułować prośbę lub pytanie,
– klient otrzymuje informację w formie pisemnej i dzięki temu może ponownie z niej
skorzystać,
– informacja jest bardziej jasna i przystępna ponieważ jest w formie pisemnej,
– ewentualna częściowa anonimowość może podziałać na klienta jak zachęta.
b) dla doradcy:
– elastyczny czas pracy, doradca nie musi natychmiast udzielić odpowiedzi na pytanie.
Ma czas na przeformułowanie i przemyślenie pytania klienta, podobnie jak na znalezienie
odpowiednich informacji np.: w bazie danych, ma również możliwość skonsultowania
się z innym doradcą czy sprawdzenia zebranych przez siebie danych,
– sposób przesyłania pytań przez klientów jest dogodny, nie są one niewłaściwie interpretowane,
– możliwe jest wcześniejsze przygotowanie odpowiedzi na najbardziej typowe pytania,
– możliwe jest połączenie takiej formy poradnictwa z innymi, wykonywanymi przez
doradcę zawodowego, zadaniami.
Bibliografia:
http://www.wrotapomorza.pl/pl/praca/dzial_informacyjny/poradnictwo
Poradnictwo zawodowe na odległość. Rozwój metodologii poradnictwa/katalog metod poradnictwa zawodowego na odległość z podręcznikiem szkolnym i koncepcją szkolenia. Ministerstwo Gospodarki i pracy Departamentu Rynku Pracy, Warszawa 2004r.