Systemy informowania kierownictwa

Podstawą funkcjonowania każdej organizacji jest posiadanie określonych informacji, które stanowią jej zasoby. Nie istnieje jedna uznana definicja informacji. W wielu książkach nawet rezygnuje się z jej definiowania, poprzestając na intuicyjnym, potocznym jej rozumieniu. N. Winer wprowadzając pojęcie informacji stwierdza, że „…jest ona jak gdyby nazwą treści pochodzącą ze świata zewnętrznego ”. Jeden z twórców teorii informacji R. Ashby uważa, że „…informacja to przekazywanie różnorodności ”. Prostą równocześnie dobrze oddającą istotę pojęcia informacji, jest definicja podana przez W. Flakiewicza: „ Informacja jest czynnikiem, który zwiększa naszą wiedzę o otaczającej nas rzeczywistości ”.Biorąc pod uwagę powyższe definicje zakładamy że: Informacja to taki rodzaj zasobów, który pozwala na zwiększenie naszej wiedzy o nas i otaczającym nas świecie.

W większości organizacji funkcjonują systemy informacyjne z bazą danych.. Nawet tam, gdzie eksploatujemy jeden personalny komputer z programem MS OFICE, mamy możliwość korzystania z SZBD Access.

Najczęściej w biznesie stosowane są następujące rodzaje systemów informacyjnych z bazą danych: systemy transakcyjne, systemy wyszukiwania informacji i system informowania kierownictwa, systemy rynku elektronicznego, systemy monitoringu, systemy planowania zasobów gospodarczych.

Systemy informacyjne stanowią taki element infrastruktury zarządzania, który powoduje wspomaganie lub opóźnienie procesu podejmowania decyzji na różnych szczeblach zarządzania. Powodzenie w działaniu, pozycja organizacji na rynku i jej wyniki finansowe zależą od tego jakie informacje i jak szybko zostaną uzyskane. System informatyczny nie jest już tylko miarą prestiżu organizacji, ale wyznacznikiem jej pozycji na rynku.

Kierowanie przedsiębiorstwem będzie tym bardziej skuteczne im lepiej poszczególne funkcje zarządzania wyposaży się we właściwe informacje. W postaci Informacyjnego Systemu Zarządzania ( Managment Informations Systems - Mis ) stworzono narzędzie, które - dosłownie za przyciśnięciem guzika stawia do dyspozycji wszystkie informacje dla decyzji zarządczych o jakich można tylko pomyśleć. Przesłanką dla uniwersalnej przydatności MIS było sprowadzenie wszystkich istotnych parametrów decyzyjnych do postaci kwantytatywnej, a następnie logiczne ich powiązanie. Do zadań podstawowych MIS należą gromadzenie, sortowanie i przygotowywanie propozycji. Innym również odnoszącym się do wspomagania informacyjnego kadry kierowniczej jest System Wspomagania Zarządzania ( Managament Suport Systems - MSS ).te systemy informacyjne składają się z elementów organizacyjnych, technicznych i czynnika ludzkiego. Współdziałanie polega na tym, że człowiek rozwiązuje tylko funkcję nieustrukturalizowane, natomiast maszyna przejmuje funkcje ustrukturalizowane i dające się sformalizować.

Rosnącego znaczenia dla informacyjnego wspierania zarządzania nabiera ciągle rozszerzona oferta danych zewnętrznych. W całej Europie istnieje obecnie już ponad 1400 zewnętrznych banków danych, z którymi można prowadzić dialog bezpośrednio lub przy pomocy pośredników ( Informationbrokers ). Takie sieci jak Comupu Serwe, T- Online, a także Internet kryją niezliczone informacje, które są istotne dla planowania strategicznego i kontroli. Przedsiębiorstwo ma poza tym możliwość korzystania z danych lub informacji za pośrednictwem wyspecjalizowanych oferentów, jak np. agencje informacyjne, instytuty badań marketingowych oraz placówki państwowe. Pozyskane z zewnątrz dane mogą następnie zasilać wewnętrzny system informacyjny przedsiębiorstwa. Przy wyszukiwaniu danych dotyczących otoczenia przedsiębiorstwo powinno korzystać z zewnętrznych banków danych wybiórczo i komplementarnie w stosunku do własnego procesu pozyskiwania informacji

Zewnętrzne, bezpośrednio podłączone banki danych ( On line ) charakteryzują się najczęściej wysokim stopniem standaryzacji, szybkim i niezależnym od odległości dostępem, możliwością ukierunkowania oraz wielowymiarowym wyszukiwaniem bogatych zasobów informacyjnych. Jako przykład można przytoczyć w tym miejscu zorientowany strategicznie zewnętrzny bank danych Profit Impact Market Strategies (nazywamy bankiem danych PIMS).

Internet jest ekspansywnym i korzystnym kosztowo źródłem informacji, ale ze względu na strukturę tej otwartej sieci danych, informacje są przeważnie trudno dostępne. W przeciwieństwie do płatnych banków danych, nie ma tu uprzednio przygotowanego zbioru danych, lecz ma się do czynienia z ciągle rosnącą liczbą informacji w sposób zdecentralizowany i niekontrolowany. Ten olbrzymi rezerwuar informacji stwarza zupełnie nowe szanse dla strategicznego działania i kontroli, stawia jednak także szczególnie wysokie wymagania przy uzyskiwaniu informacji. Służą temu różne podsystemy wyszukiwania, które umożliwiają dostęp do poszczególnych stron Internetu

Usenet względnie NetNews są elektronicznymi systemami rozpowszechniania wiadomości o światowym zasięgu. Charakterystyczne jest w nim to, że poczta elektroniczna ( E - Maili ) nie jest wysyłana do określonych adresatów, lecz jest stawiana pod dyskusję specjalistycznych tematycznie grup informacyjnych ( Newsgroup )

Tzw. „ Personal news Agents ” za pomocą inteligentnych systemów wyszukiwania badają nieprzebraną mnogość wysyłanych w świecie informacji i dostarczają użytkownikowi wszystkie wyselekcjonowane dane. W podobny sposób działa Wide Area Informatin System (WAIST). Chodzi tu o zestandaryzowaną procedurę dialogu, która umożliwia bezpłatne, pełno tekstowe poszukiwania w 500 ogólnie dostępnych zdecentralizowanych bankach danych. Jeden z jeszcze większych zasobów udostępnia Gopher - Dienst. Gopher jest rozczłonkowanym systemem informatycznym, który prezentuje się użytkownikowi jako wielokrotnie posegregowana kolejność żądań i dzięki specjalnemu programowi ( Klient - Browse ) przygotowuje żądaną stronę tekstu lub dane. Informacje te są gromadzone w skali światowej w zupełnie różnych komputerach ( serwerach ), dla użytkownika tworzą one „ przyrządzone ” w sposób zdecentralizowany „ dane ”, a w rzeczy samej jednolity krąg informacji. Ten podstawowy schemat odnosi się także do bardzo popularnej usługi Internetu:

World Wide Web ( WWW ). Możliwości realizacyjne WWW opierają się na protokole transmisji ( przynoszenia ), który wspomaga stronę użytkownika i możliwości multimedialne. Przez to referenci są w stanie przedstawić i zaoferować swoje informacje - np. dane dotyczące firmy, wyniki badań - w komunikatywnej formie i odwrotnie mogą sami wyszukiwać informacje. Do dyspozycji jest mnóstwo maszyn wyszukujących i wykazów, które sporządzony w skali światowej zasób danych - pozwalają przeszukać według haseł ( słów kluczowych ) lub przyporządkować do odpowiednich rubryk. Dlatego też WWW w przyszłości może stać się standardowym narzędziem planowania strategicznego i kontroli.

Od połowy lat 80-tych oferuje się oprogramowanie systemów pod nazwą Systemy Informowania Kierownictwa ( Executive Informatio Systems- EIS ), które są dostarczane specjalnie dla wyższych szczebli kierowania. EIS wspierają inicjowanie i nadzór procesów decyzyjnych, naczelne kierownictwo powinno być w stanie odpowiednio wcześnie rozpoznać znaczące tendencje rozwojowe. System ten ukierunkowany jest też na wyszukiwanie specjalnego ryzyka, powinien umożliwić pozyskanie i analizę informacji dotyczących przyszłości. Do tego niezbędna jest szeroka baza danych, która musi być ciągle aktualizowana i może integrować nowe pojawiające się obszary problemowe. Istotną przesłanką skuteczności EIS jest akceptacja przez naczelne kierownictwo. Dostęp do danych i informacji o rozwoju przedsiębiorstwa i otoczenia musi zostać- przez odpowiednie- kody w poręcznej formie zabezpieczony. Trudność polega w szczególności na tym, że dane pozostają do dyspozycji kadry kierowniczej niezależnie od ich pochodzenia, miejsca i czasu.

Budowa Systemu Informowania Kierownictwa i Systemu Wyszukiwania Danych jest taka sama, natomiast różnica polega na tym, że system zaspokaja inne potrzeby użytkownika nie musi spełniać funkcji kierowniczych. Nie trzeba być np. kierownikiem biblioteki jeżeli poszukujemy określonej publikacji.

Dostarczanie odpowiedzi użytkownikowi

Rys. Funkcjonowania Informowania Kierownictwa

Proces komunikacji użytkownika z systemem może być interacyjny. System najczęściej jest „ przyjacielski”, a więc wyposażony w rozmaite podpowiedzi tzw. HELP'y, stara się ułatwić użytkownikowi precyzyjne sformułowanie pytania. Zakres działania takich systemów jest bardzo szeroki. Jedynymi ograniczeniami są: zawartość bazy danych i stopień uprawnienia użytkownika do korzystania z systemu. W tej klasie systemów rozwijają systemy wyposażone w hurtownie danych ( DATA WAREHOUSE ). Systemie informacyjnym z hurtownią danych gromadzone są bardzo duże zbiory informacyjne, które zaspokajają wielu użytkowników.

Według innych określeń hurtownia danych jest:

- miejscem gdzie zebrane z całego przedsiębiorstwa dane podzielone na części, oczyszczone, poklasyfikowane i połączone z innymi danymi są umieszczone na półkach czekając na swoich potencjalnych użytkowników,

- reprezytorium przeznaczonym do zbierania standaryzacji i agregowania kopii danych transakcyjnych zawartych w operacyjnym lub produkcyjnych systemach informacyjnych firmy,

- narzędziem do dostarczania informacji dla użytkownika podejmującego decyzje lub informującego kierownictwo; przechwytuje część danych operacyjnych i nadaje im odpowiednią, zagregowaną i hierarchiczną postać.

Termin Data Warehouse ( hurtownia danych ) został wprowadzony pod koniec lat 80-tych. Przyczynami tworzenia hurtowni danych są potrzeby posiadania globalnych informacji w skali organizacji. Pełnią one rolę integracyjną. Do podstawowych efektów stosowania hurtowni danych zaliczyć należy:

- szybkie uzyskiwanie informacji przez penetracje danych tzw. Datadrilling ( obejmuje ona między innymi operacje: uszczegóławiającą zwaną analizą wgłębną drill- down, agregującą- drill-up, analizę wieloprzekrojową sliping and dicing )'

-pozyskanie wiedzy z danych tzw. data- mining ( jest to technologia pozyskiwania wiedzy przez stosowanie modeli sieci neurowych, algorytmów genetycznych, technik statystycznych ) niekiedy jest też określana jako inteligentna eksploracja danych.

Hurtownie danych stosowane są głównie w do rozwiązywania problemów zarządzania, które- w zasadzie - nie wymagają pracy w czasie rzeczywistym. Można jednak przypuszczać, że wraz z rozwojem technologii komputerowej ta niedogodność zostanie usunięta. Jednak należy mieć na uwadze, że budowa hurtowni danych jest przedsięwzięciem kosztownym. Jak świadczą o tym dotychczasowe rezultaty trwa to około 12- 18 miesięcy.

W organizacjach zawsze istniały jakieś systemy informowania kierownictwa, chociaż ich za takie nie uważano. W przeszłości zarówno struktura jak i wykorzystanie takich systemów miły w duży stopniu charakter nieformalny. Dopiero po pojawieniu się komputerów z ich możliwościami przetwarzania i przechowywania dużych ilości danych, projektowanie systemów informowania kierownictwa stało się sformalizowanym procesem, a także przedmiotem badań.

MIS to sformalizowana metoda terminowego udostępniania kierownictwu dokładnych informacji, potrzebnych w procesie podejmowania decyzji i umożliwiających sprawne wykonywanie w organizacji funkcji planistycznych, kontrolnych i operacyjnych. System dostarcza informacje dotyczące przyszłości oraz istotnych zdarzeń wewnątrz oraz na zewnątrz organizacji .

System informacyjny organizacji musi dostarczać informacje kierownikom na trzech poziomach odpowiedzialności: kontroli operacyjne, kontroli kierowniczej i planowania strategicznego. Rozważymy trzy kategorie w odniesieniu do działalności prowadzonej na trzech różnych szczeblach hierarchii kierowniczej ( pierwszej linii, średniego kierownictwa, naczelnego kierownictwa ).

Na poziomie szczebla operacyjnego MIS powinien dostarczać na potrzeby kontroli operacyjnej bardzo dokładne i szczegółowe informacje, codzienne lub co tydzień. Kierownik produkcji musi wiedzieć, czy straty materiałowe nie są nadmierne, czy koszty nie zostały przekroczone albo czy upłynął już czas pracy maszyny przeznaczony na wykonanie określonego zadania. MIS powinien dostarczać w terminie dużą ilość szczegółowych informacji uzyskiwanych w trakcie codziennych operacji.

Kierownicy średniego szczebla, np. dyrektorzy zakładów troszczą się zatem o bieżącą i przyszłą efektywność swoich jednostek .Potrzebne im są zatem istotne informacje dotyczące tych- jednostek o poważnych problemach z dostawcami, o nagłym spadku sprzedaży albo o wzroście popytu na określoną grupę wyrobów. Tak więc informacje potrzebne kierownikom średniego szczebla składają się z zagregowanych danych pochodzących zarówno za równo wewnątrz informacji jak i z źródeł zewnętrznych.

MIS powinien dostarczać kierownikom naczelnego szczebla informacje służące do planowania strategicznego i sprawowania kontroli kierowniczej. Ze względu na to żę dane takie pochodzą ze źródeł zewnętrznych trudniej je zabrać i skomputeryzować niż informacje uzyskane wewnątrz organizacji.

Problemy jakie występują przy wdrażaniu MIS:

- Wprowadzenie nowego MIS często powoduje zmiany w kilku jednostkach organizacyjnych. NP. łączy się dział zaopatrzenia i dział magazynowy, aby skutecznie wykorzystać MIS. Takim zmianom mogą się sprzeciwić pracownicy obu działów, gdyż nie chcą zmieniać dotychczasowych sposobów pracy albo nie odpowiadają im ludzie, z którymi będą musieli pracować.

- Wprowadzenie nowego MIS może spowodować zerwanie nieformalnej sieci informacyjnej w wyniku zmiany układów komunikacyjnych. Jeśli członkowie organizacji wolą dotychczasowe, nieformalne mechanizmy zbierania informacji mogą sprzeciwiać się nowym, bardziej sformalizowanym kanałom tworzonym w nowym systemie.

- Wieloletni pracownicy organizacji znają istniejące wkłady i wiedzą skutecznie działać w dotychczasowym systemie. Mogą zatem z większym uporem sprzeciwiać się zmianom niż ludzie pracujący stosunkowo krótko, którzy nie włożyli tak dużego wysiłku w poznanie organizacyjnych układów i stosunków.

- Jeśli naczelne kierownictwo utrzymuje otwartą komunikację wprowadza kulturę charakteryzującą się wysokim stopniem wzajemnego zaufania w całej organizacji, to prawdopodobnie opór wobec nowego MIS będzie mniejszy. Jeśli jednak menedżerowie najwyższego szczebla trzymają się z dala od innych członków organizacji albo jeśli kultura organizacji będzie skłaniać do elastycznych zachowań to trudniej będzie skutecznie wdrożyć MIS.

- Jeśli decyzje o zmianach są podejmowane wspólnie przez kierowników i pracowników istnieje większe prawdopodobieństwo akceptacji zmian.

Właściwości MIS:

- Stosowany jest w obrębie poszczególnych dziedzin działalności

- Jest orientowany na dostarczanie informacji

- Może interaktywnie współpracować z bazą danych

- Jest stosowany w odniesieniu do wystarczająco ustrukturyzowanych problemów, problemów oparciu o zrutynizowanie i powtarzalne procedury

- Operuje głównie na danych liczbowych

- Dostarcza raportów i odpowiedzi na proste pytania

- Obsługuje głównie taktyczny poziom zarządzania

- Ma ograniczone możliwości analityczne

- Jest mało elastyczny.

Zastosowania MIS

Informacje udostępnione menedżerom za pomocą systemu informowania kierownictwa służą trzem funkcją:

1. Informacje służą jako zestawienie wyników ukazujące osiągnięte rezultaty. Końcem danego okresu menedżerowie uzyskują wiedzę o tym, jak im- oraz ich organizacjom- się powiodło.

2. Zwracają uwagę na problemy. Poprzez proces analizowania lub MIS pozwala menedżerom na porównywanie wszelkich realnie istniejących warunków z tym co zakładano, że nastąpi.

3. Dostarczają podstaw do prowadzenia badań i planowania. Sprawny MIS zbiera dane ze wszystkich źródeł- wewnętrznych i zewnętrznych- dla dokonania ich dalszej analizy. Zbierane w ten sposób dane mogą zostać przetworzone do celów badawczych lub służyć jako podstawa przy planowaniu celów i strategii na przyszłość.

Podsumowując MIS jest to system gromadzący kompleksowe dane, organizujący i sumujący je w formie przydatnej dla menedżerów funkcjonalnych i następnie zaopatrujący tych menedżerów w informacje niezbędne w ich pracy. Rysunek przedstawia w jaki sposób może funkcjonować taki system. MIS dla firmy przemysłowej może opracować skomputeryzowany system gospodarki zapasami, który rejestruje zarówno oczekiwanie zamówienia, jak i faktyczne zapasy. Przedstawiciel marketingu prowadzący rozmowę z klientem na temat oczekiwanych terminów dostaw może się włączyć do systemu i zorientować się, kiedy może nastąpić wysyłka. Menedżer zakładu może również wykorzystać system do określenia, ile każdego produktu należy wyprodukować w ciągu następnego tygodnia lub miesiąca.

Rys. Podstawowy system informowania kierownictwa

Podstawowy system informacji kierownictwa opiera się na zintegrowanej bazie danych. Menedżerowie w różnych obszarach funkcjonalnych mogą sięgać do bazy danych i uzyskiwać z niej informacje niezbędne im w podejmowaniu decyzji. Np. menedżerowie do spraw operacji mogą sięgać do systemu czerpiąc zeń prognozy sprzedaży sporządzone przez menedżerów marketingu, a menedżerowie ds. finansów mogą sprawdzać dane osobowe w celu zidentyfikowania możliwych kandydatów do awansu.

Podejmowanie decyzji kierowniczych często jest trudne i wiąże się z dużym stopniem niepewności. Do zmniejszenia tej niepewności potrzeba informacji, a zadaniem MIS jest dostarczenie tej informacji.

Użytkownik

Analiza i

Wyszukiwanie

informacji

Odpowiedzi

na zadane

pytania

Baza danych

Zintegrowana baza danych, zdolna do przyjmowania,

organizowania,

sumowania i przeliczania

danych i informacji

pochodzących od

dowolnego menedżera z

dowolnego obszaru

funkcjonowania, która

może przekazywać tę

informację innym

dowolnym menedżerom

włączonym do sieci

systemu

Marketing

Finanse

Operacje

Zasoby ludzkie

---