Zasady funkcjonowania systemu informowania kierownictwa
Systemy informowania kierownika definiujemy jako sformalizowaną metodę terminowego udostępniania kierownictwu dokładnych informacji, potrzebnych w procesie podejmowania decyzji i umożliwiających sprawne wykonanie w organizacji funkcji planistycznych, kontrolnych i operacyjnych. System dostarcza informacje dotyczące przeszłości, teraźniejszości i prognozowanej przyszłości oraz istotnych zdarzeń w wewnątrz i na zewnątrz organizacji. W organizacjach zawsze istniały jakieś systemy informowania kierownictwa. Po pojawieniu się komputerów, z ich możliwościami przetwarzania i przechowywania dużej ilości danych, projektowanie systemów informowania kierownictwa stało się sformalizowanym procesem, a także przedmiotem badań. Ogólnie komputery wykorzystywano głównie do przetwarzania danych na potrzeby nielicznych funkcji- zazwyczaj księgowości i fakturowania. Komputery lokalizowano w działach elektronicznego przetwarzania danych (EPD). Rozbudowa działów EPD skłoniła menedżerów do skupienia większej uwagi na zaplanowaniu systemów informacyjnych w organizacji. Doprowadziło to do pojawienia się koncepcji skomputeryzowanych systemów informacyjnych (SSI), później znanych pod nazwą skomputeryzowanych systemów informowania kierownictwa albo po prostu SIK. Gdy funkcje działów EPD zaczęły wykraczać poza rutynowe przetwarzanie wielkich ilości znormalizowanych danych, zaczęto je nazywać działami SIK. System wspomagania decyzji (SWD) jest systemem komputerowym pracującym w trybie konwersacyjnym. Zastosowanie SWD staje się coraz powszechniejsze, ponieważ najnowsze osiągnięcia w rozwoju sprzętu i oprogramowania komputerowego umożliwia kierownikom i wyznaczonym pracownikom bezpośredni dostęp w czasie rzeczywistym do baz danych w SIK. Powszechnie zastosowanie mikrokomputerów pozwala kierownikom tworzyć własne bazy danych i korzystać w miarę potrzeb z elektronicznej ich obróbki, zamiast czekać na sprawozdania sporządzone przez dział EPD/SIK. Sprawozdania SIK są nadal potrzebne do sprawowania kontroli nad bieżącymi operacjami, ale SWD umożliwia mniej ustrukturyzowane korzystanie z baz danych, odpowiednio do szczególnych potrzeb decyzyjnych. G. A. Gory i M. S. Scott Morton wskazali, że system informacyjny organizacji musi dostarczyć informacji kierownikom na trzech poziomach odpowiedzialności: Kontroli operacyjnej, kontroli kierowniczej i planowania strategicznego. W projektowaniu SIK należy uwzględnić rozmaite potrzeby informacyjne różnych szczebli kierownictwa. Np.: źródła informacji do kontroli operacyjnej znajdują się głównie wewnątrz organizacji, zaś do planowania strategicznego- przeważnie poza nią. Informacje potrzebne do kontroli funkcji kierowniczej powinny pochodzić zarówno ze źródeł zewnętrznych, jak i wew.. Menedżerowie z reguły interesują się ogólną efektywnością finansową swoich organizacji. Potrzebne są im zatem informacje o kwartalnej sprzedaży i zyskach, o innych istotnych wskaźnikach efektywności finansowej, o poziomie jakości wyrobów i stopniu zadowolenia klientów, o efektywności konkurencji. Dyrektorzy zakładów otrzymują miesięczne zestawienia porównawcze poszczególnych wytwórni, sprawozdania z wykonywania planów finansowych, zbiorcze zestawienia wielkości produkcji oraz kosztów produkcji i sprawozdania kosztów w poszczególnych wytwórniach. Wreszcie naczelne kierownictwo otrzymuje zbiorcze porównania efektywności zakładów. Wprowadzenie nowego SIK często powoduje zmiany w kilku jednostkach organizacyjnych. Na przykład łączy się dział zaopatrzenia i dział magazynowy, aby skutecznie wykorzystać SIK. Może również spowodować zerwanie nieformalnej sieci informacyjnej w wyniku zmiany układów komunikacyjnych. Jeśli członkowie organizacji wolą dotychczasowe, nieformalne mechanizmy zbierania informacji, mogą sprzeciwiać się nowym. Wieloletni pracownicy organizacji znają istniejące układy i wiedzą, jak skutecznie działać w dotychczasowym systemie. Mogą zatem z większym uporem sprzeciwiać się zmianom niż ludzie pracujący stosukowo krótko, którzy nie włożyli tak dużego wysiłku w poznawanie organizacyjnych układów i stosunków. Jeżeli naczelne kierownictwo utrzymuje otwartą komunikację, załatwia skargi i wprowadza kulturę charakteryzującą się wysokim stopniem wzajemnego zaufania w całej organizacji, to prawdopodobnie opór wobec nowego SIK będzie mniejszy. Ze wzg. na to, że SWD wywodzą się z SIK, istnieją między nimi dwa podstawowe podobieństwa. Jedne i drugie są skomputeryzowane i mają dostarczać informacje kierownikom. Jednakże SWD mają znaczną przewagę: są nastawione na manipulowanie danymi, a nie na ich przechowywanie i wyszukiwanie, jak w przypadku wielu SIK. Użytkownicy SWD pracują z nim w trybie bezpośrednim. Kiedy potrzebny jest im dostęp do informacji, mogą skorzystać ze swojego bezpiecznego systemu bez konieczności czekania całymi dniami czy tygodniami na wyniki opracowane przez działy SIK. Inna kluczowa różnica między SIK a SWD polega na tym, że SWD ułatwia kierownikowi podejmowanie nierutynowych decyzji w niestukturyzowanych sytuacjach. Natomiast SIK kładzie nacisk na znormalizowane sprawozdania okresowe i nie potrafi skutecznie reagować na nierutynowe, niestrukturyzowane czy doraźne sytuacje.