Wypłata pieniężna ze środków ZFŚS w ujęciu kompleksowym

1. Przyznanie pomocy finansowej ze środków ZFŚS

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, dalej Fundusz tworzy się na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz. U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 z późn. zm.), dalej ustawie. Obowiązek tworzenia Funduszu ma jednak charakter względny. Pracodawca może bowiem - przy zachowaniu obowiązków formalnych - dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz, a nawet postanowić, że nie będzie tworzony. Nie dotyczy to pracodawców z tzw. sfery budżetowej.

Zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z Funduszu, z uwzględnieniem kryterium socjalnego, oraz zasady przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej określa pracodawca w regulaminie ustalanym w trybie określonym w ustawie. Przy czym w myśl art. 2 pkt 1 ustawy, Fundusz jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej, przez którą należy rozumieć:

• usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, np. wczasy zorganizowane przez pracodawcę bądź zewnętrzne podmioty wyspecjalizowane, odpoczynek organizowany we własnym zakresie,

• działalność kulturalno-oświatową, np. wyjście do opery, teatru, kina,

• działalność sportowo-rekreacyjną, np. karnety do obiektów sportowych,

• opiekę nad dziećmi w żłobkach, przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego,

• udzielanie pomocy materialnej - rzeczowej lub finansowej, np. paczki dla dzieci, zapomogi losowe,

• zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Warto zasygnalizować, iż w literaturze przedmiotu przyjmuje się, że działalność socjalna nie powinna obejmować takich wydatków jak:

• prowadzenie przyzakładowego żywienia zbiorowego (stołówki, restauracje),

• świadczenia zdrowotne, w tym także profilaktyczne szczepienia ochronne,

• bilety na dojazd do pracy,

• wydatki związane z obchodami jubileuszy zakładowych,

• szkolenia i inne wydatki na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników (por. J. Stefaniak, Służba Pracownicza 1999/11/24).

Ważne: Wydatkowanie środków pieniężnych z Funduszu na inne cele niż określone w ustawie jest niedopuszczalne i może skutkować nakazaniem zwrotu bezprawnie przekazanych kwot.

Przypominamy, że przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Oceniając sytuację materialną pracownika należy brać pod uwagę również jego dochody osiągane poza zakładem pracy, a także dochody członków rodziny pozostających we wspólnym gospodarstwie z pracownikiem.
 

Przykład

Część pracowników wystąpiła do pracodawcy z wnioskiem o udzielenie zapomogi przedświątecznej w związku z trudną sytuacją materialną. Pracodawca zażądał od wnioskodawców udokumentowania tej sytuacji, po czym po porozumieniu ze związkami przydzielił każdemu z nich zapomogę. Wysokość świadczenia była różna, stosownie do sytuacji socjalnej pracowników, ograniczeń kwotowych określonych w regulaminie Funduszu oraz potrzeb wskazanych we wnioskach. Działanie pracodawcy pozostaje w zgodzie z regulacjami ustawy oraz przeznaczeniem Funduszu.

Na temat tworzenia Funduszu oraz pomocy udzielanej z jego środków pisaliśmy m.in. w dodatku nr 18/2009 pt. „Regulaminy stosowane w zakładach pracy”.

2. Zwolnienie z oskładkowania świadczeń pieniężnych sfinansowanych z ZFŚS

Świadczenia (zarówno rzeczowe, jak i pieniężne) finansowane ze środków Funduszu nie podlegają oskładkowaniu. Tak wynika z § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego.

Świadczenia finansowane z Funduszu korzystają ze zwolnienia ze składek ZUS bez względu na ich wysokość. Dla zwolnienia składkowego nie muszą też być one sfinansowane w całości ze środków Funduszu, z tym że wówczas część sfinansowaną ze środków obrotowych należy oskładkować.

Na ten temat pisaliśmy już wielokrotnie, m.in. w UiPP nr 8/2009, str. 4-5.
 

Przykład

W kwietniu 2009 r. pracownik otrzymał zakupioną ze środków Funduszu paczkę świąteczną. Ponadto w lipcu 2009 r. pracodawca dofinansował z Funduszu kolonie 12-letniego dziecka pracownika, a we wrześniu br. przyznał zapomogę na wyprawkę szkolną.

Wielkość udzielonej pomocy była uzależniona od kryterium socjalnego. Ponadto takiego rodzaju pomoc przewiduje regulamin Funduszu.

Świadczenia te są w całości zwolnione z oskładkowania.

3. Podatek dochodowy od osób fizycznych od świadczeń pieniężnych sfinansowanych z ZFŚS

Na gruncie przepisów ustawy o pdof świadczenia, które pracownik otrzymuje ze środków Funduszu zalicza się do przychodów tej osoby ze stosunku pracy. Zgodnie bowiem z art. 12 ust. 1 ustawy o pdof, za przychody ze stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Fakt zaliczenia omawianych świadczeń do przychodów ze stosunku pracy nie musi jednak oznaczać, że automatycznie podlegają one opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków Funduszu lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł. Do świadczeń rzeczowych ustawodawca nie zalicza bonów, talonów i innych znaków, uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi.

Przepis art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof, w obecnym brzmieniu, wszedł w życie z dniem 22 sierpnia 2009 r., jednakże ma on zastosowanie do dochodów uzyskanych od 1 stycznia 2009 r. Tak wynika z art. 2 ustawy z dnia 17 lipca 2009 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. nr 125, poz. 1037).
 

Ważne: Na mocy znowelizowanego przepisu art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof ze zwolnienia od podatku dochodowego w granicach jednego łącznego limitu 380 zł - w skali 2009 r. - korzystają zarówno świadczenia rzeczowe, jak i świadczenia pieniężne, które pracownik otrzymał z Funduszu w bieżącym roku.

Taki pogląd wyraziło również Ministerstwo Finansów w piśmie z dnia 11 września 2009 r., będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa. Poniżej przytaczamy fragment pisma Ministerstwa:

„Stosownie do postanowień art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (…), wolna od podatku dochodowego jest wartość otrzymywanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych lub funduszy związków zawodowych, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł; rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki, uprawniające do ich wymiany na towary lub usługi. Jak wynika zatem z cytowanego przepisu, ze zwolnienia w granicach jednego łącznego limitu 380 zł w skali roku podatkowego korzystają zarówno świadczenia rzeczowe, jak i pieniężne (...).”

W świetle powyższego, świadczenie pieniężne wypłacone pracownikowi w 2009 r. w ramach działalności socjalnej z Funduszu korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego, jeżeli suma wartości tego świadczenia oraz innych otrzymanych przez pracownika świadczeń rzeczowych i pieniężnych sfinansowanych z Funduszu lub funduszy związków zawodowych - w 2009 r. nie przekroczy limitu w wysokości 380 zł.
 

Przykład

W kwietniu 2009 r. z okazji świąt Wielkiej Nocy pracownik otrzymał od pracodawcy bony towarowe o wartości 100 zł. Zakup tych bonów pracodawca sfinansował ze środków Funduszu.

Bony towarowe nie korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego, a zatem wartość tego świadczenia, tj. kwotę 100 zł pracodawca dodał do innych przychodów pracownika ze stosunku pracy i od łącznej ich sumy pobrał zaliczkę na podatek dochodowy.

Załóżmy, że w grudniu 2009 r. z powodu trudnej sytuacji materialnej, pracownik otrzyma ze środków Funduszu świadczenie pieniężne w kwocie 380 zł.

Ponieważ w 2009 r. pracownik nie uzyskał innych świadczeń z Funduszu mieszczących się w zakresie przedmiotowym zwolnienia od podatku dochodowego, to powyższe świadczenie w kwocie 380 zł w całości będzie korzystało ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof.

Otrzymane przez pracownika w 2009 r. świadczenia sfinansowane z Funduszu są zwolnione z oskładkowania.

Natomiast w sytuacji, gdy łączna wartość otrzymanych przez pracownika omawianych świadczeń pieniężnych i rzeczowych z Funduszu lub funduszy związków zawodowych w 2009 r. przekroczy kwotę 380 zł, to nadwyżka ponad ten limit stanowi przychód pracownika ze stosunku pracy, od którego pracodawca powinien obliczyć, pobrać i przekazać miesięczną zaliczkę na podatek dochodowy zgodnie z zasadami określonymi w art. 31, 32 i 38 ustawy o pdof.
 

Przykład

W kwietniu 2009 r. pracownik otrzymał od pracodawcy na święta Wielkiej Nocy paczkę z artykułami żywnościowymi o wartości 80 zł. Paczka ta została sfinansowana ze środków Funduszu. Następnie w sierpniu 2009 r. pracownik otrzymał z Funduszu dofinansowanie do wczasów w kwocie 150 zł.

Załóżmy, że w grudniu 2009 r., z powodu trudnej sytuacji materialnej, pracownik otrzyma ze środków Funduszu świadczenie pieniężne w kwocie 220 zł.

W takiej sytuacji:

• suma sfinansowanych z Funduszu świadczeń pieniężnych i rzeczowych, które w 2009 r. otrzyma pracownik wyniesie 450 zł, a zatem przekroczy limit w wysokości 380 zł (określony w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o pdof),

• kwotę 70 zł, która będzie stanowiła nadwyżkę omawianych świadczeń ponad ww. limit, pracodawca powinien dodać do innych przychodów, które pracownik uzyska w grudniu 2009 r. ze stosunku pracy, w celu pobrania zaliczki na podatek dochodowy.

Otrzymane przez pracownika w 2009 r. świadczenia sfinansowane z Funduszu są zwolnione z oskładkowania.

Zwracamy uwagę! Pracodawca, który od świadczenia pieniężnego sfinansowanego z Funduszu, korzystającego obecnie ze zwolnienia podatkowego, pobrał zaliczkę na podatek dochodowy, powinien zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa Finansów, w informacji PIT-11 (odpowiednio w rocznym obliczeniu podatku) wykazać:

• kwotę przychodu (dochodu) bez uwzględniania kwoty świadczenia korzystającego ze zwolnienia,

• faktycznie pobrane zaliczki (w tym od świadczenia zwolnionego od podatku).

W konsekwencji, o kwotę „nadpłaconej” zaliczki zostanie odpowiednio skorygowana wynikająca z rozliczenia rocznego kwota do zapłaty lub kwota nadpłaty.

---