Nowe progi w zamówieniach
publicznych 2014

Agata Hryc-Ląd
Małgorzata Skóra

Zakupy poniżej 30.000 euro
Zamówienia w procedurze

krajowej i unijnej

b i b l i o t e c z k a
z a m ó w i e ń p u b l i c z n y c h

UOX 26

51,45 zł brutto

Bibliot

eczk

a z
amówień publicznych:

No
w

e pr
ogi w z

amó

wieniach publiczny

ch 2014

Agata Hryc-Ląd

Małgorzata Skóra

Zakupy poniżej 30.000 euro
Zamówienia w procedurze

krajowej i unijnej

Nowe progi w zamówieniach

publicznych 2014

Kup książkę

Autorzy:
Agata Hryc-Ląd

wieloletni praktyk, doradca, autor komentarzy i publikacji w dziedzinie zamówień publicz-

nych, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsul-tantów Zamówień Publicznych,

obecnie główny specjalista w dużej instytucji zamawiającej (str. 7–32)

Małgorzata Skóra

prawnik, członek Ogólnopolskiego Stowarzyszenia Konsultantów Zamówień Publicznych,

w latach 2000-2003 starszy specjalista w Departamencie Prawnym Urzędu Zamówień

Publicznych, kierownik Wydziału Zamówień w spółce sektora energetycznego (str. 33–57)

Redaktor prowadzący:

Klaudyna Saja-Żwirkowska
Wydawca:

Katarzyna Czech
Korekta:

Zespół
Projekt okładki:

Piotr Fedorczyk
ISBN: 978-83-269-3159-8
Copyright by Wiedza i Praktyka sp. z o.o., Warszawa 2014

Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.

ul. Łotewska 9a, 03-918 Warszawa

tel. [phone], faks 22 617 60 10

e-mail: [e-mail]
Skład i łamanie: Katarzyna Kopeć
Druk: MDruk

Publikacja chroniona jest prawem autorskim. Przedruk materiałów opublikowanych w książce

– bez zgody wydawcy – jest zabroniony. Zakaz nie dotyczy cytowania publikacji z powołaniem

się na źródło. Niniejsza publikacja została przygotowana z zachowaniem najwyższej staranności

i wykorzystaniem wysokich kwalifikacji, wiedzy i doświadczenia autorów. Zaproponowane w niej

wskazówki, porady i interpretacje dotyczą sytuacji typowych. Ich zastosowanie w konkretnym

przypadku może wymagać dodatkowych, pogłębionych konsultacji. Publikowane rozwiązania

nie mogą być traktowane jako oficjalne stanowisko organów i urzędów państwowych. W związku

z powyższym redakcja nie może ponosić odpowiedzialności prawnej za zastosowanie zawartych

w publikacji wskazówek, przykładów, informacji itp. do konkretnych przypadków.
Informujemy, że Państwa dane osobowe będą przetwarzane przez Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp.

z o.o. z siedzibą w Warszawie, przy ul. Łotewskiej 9a w celu realizacji niniejszego zamówienia oraz

do celów marketingowych – przesyłania materiałów promocyjnych dotyczących innych produktów

i usług. Mają Państwo prawo do wglądu oraz poprawiania swoich danych, a także do wyrażenia

sprzeciwu wobec ich przetwarzania do celów promocyjnych. Podanie danych jest dobrowolne.

Zapewniamy, że dane nie będą przekazywane bez Państwa wiedzy i zgody innym podmiotom.

Kup książkę

Nowe progi w zamówieniach publicznych 2014

Wiedza i Praktyka

3

Spis treści

Wstęp ........................................................................................................5

Zakupy poniżej 30.000 euro – praktyczne aspekty związane

z ich dokonywaniem ................................................................................7
Ustawowe reguły związane ze zlecaniem zamówień podprogowych .....7

Zasady w regulaminie ........................................................................10

Poprawne szacowanie wartości zamówienia na zakupy

do 30.000 euro ........................................................................................ 11

Kurs euro ............................................................................................12
Zmiana progu a wszczęte postępowania ............................................13

Opis przedmiotu zamówienia ................................................................16
Sposoby wyboru konkretnego wykonawcy ...........................................18

Nabywanie niewielkich zamówień ...................................................18
Procedury zakupowe dla dużych zamówień .....................................19
Platformy zakupowe ..........................................................................22

Zadania osoby prowadzącej postępowanie na zakupy ............................23

Obowiązki pracownika .....................................................................23
Wniosek zakupowy ............................................................................24

Analiza drobnych zakupów i wprowadzanie usprawnień

w jednostce .............................................................................................25

Regulamin udzielania zamówień oraz zarządzenia ...........................26

Protokołowanie postępowania ...............................................................27
Umowa bądź dokument zamówienia .....................................................28

Umowa na piśmie ..............................................................................28
Umowy elektroniczne ........................................................................29
Dokument zamówienia ......................................................................30

Kup książkę

Nowe progi w zamówieniach publicznych 2014

4

Wiedza i Praktyka

Kontrakty ustne ..................................................................................30

Środki odwoławcze ................................................................................30
Kontrola zamówień poniżej 30.000 euro ...............................................31

Zamówienia w procedurze krajowej i unijnej – jak ustalić

progi kwotowe i zastosować odpowiednie przepisy ...........................33
Wartość zamówienia decyduje o tym, w jakiej procedurze

będzie prowadzone postępowanie ..........................................................33

Przebieg postępowania o zamówienie zależy od wartości

zamówienia .............................................................................................36

Ogłoszenie o zamówieniu ...................................................................36
Terminy składania wniosków o dopuszczenie do udziału

w postępowaniu lub ofert ...................................................................36
Zmiany ogłoszeń o zamówieniu .........................................................40
Terminy na pytania i odpowiedzi do specyfikacji istotnych

warunków zamówienia .......................................................................43
Termin związania ofertą .....................................................................45
Wadium ...............................................................................................46
Komisja przetargowa ..........................................................................47
Warunki udziału w postępowaniu .......................................................48
Środki ochrony prawnej wykonawców ..............................................51
Termin zawarcia umowy .....................................................................54
Dodatkowe tryby.................................................................................55
Obowiązki informacyjne wobec prezesa Urzędu Zamówień

Publicznych ........................................................................................56

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości

przekraczającej 30.000 euro – wzór ........................................................58

Regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości

nieprzekraczającej 30.000 euro – wzór ...................................................69

Kup książkę

Nowe progi w zamówieniach publicznych 2014

Wiedza i Praktyka

5

Wstęp

Ustalenie wartości szacunkowej zamówienia jest niezwy-

kle ważną czynnością zamawiającego, która ma na celu

określenie, w jakiej procedurze, zależnej od progu zamó-

wienia, zamawiający zobowiązany jest dokonać zakupów.

A progów w zamówieniach mamy wiele, ich wartości często

się zmieniają. Nasza publikacja porządkuje wszystkie te

informacje.

W wyniku nowelizacji, która weszła w życie 16 kwietnia

2014 r. próg stosowania przepisów ustawy Pzp wynosi

obecnie 30.000 euro. Natomiast na wysokość tzw. progów

unijne wskazuje rozporządzenie prezesa Rady Ministrów

z 23 grudnia 2013 r. w sprawie kwot wartości zamówień

oraz konkursów, od których jest uzależniony obowiązek

przekazywania ogłoszeń Urzędowi Publikacji Unii Euro-

pejskiej (Dz.U. poz. 1735).

Ustalenie właściwego progu jest czynnością przesądzającą

o tym, czy konieczne jest stosowanie ustawy Pzp, oraz

o wyborze krajowej lub unijnej procedury udzielenia za-

mówienia publicznego. W zależności od tej kwoty należy

zastosować różne przepisy. Im jest ona wyższa, tym więcej

formalności trzeba dopełnić i tym dłużej będzie trwać

procedura udzielenia zamówienia.

Najważniejsze różnice w zakresie wskazanych procedur

nasi eksperci omówili w publikacji „Zakupy poniżej 30.000

euro. Zamówienia w procedurze krajowej i unijnej”. Zo-

stała ona podzielona na dwie części, w pierwszej znajdują

się informacje, jak dokonywać zakupów, jeśli nie został

przekroczony próg 30.000 euro. Natomiast z drugiej do-

wiemy się, jak przeprowadzić postępowanie w procedurze

krajowej i unijnej.

Z poważaniem

Klaudyna Saja-Żwirkowska

redaktor prowadząca

Kup książkę

Kup książkę

Nowe progi w zamówieniach publicznych 2014

Wiedza i Praktyka

7

Ustawowe reguły związane ze zlecaniem

zamówień podprogowych

Zakupy poniżej 30.000 euro – praktyczne

aspekty związane z ich dokonywaniem

Zamawiających publicznych zobowiązanych do stosowania

ustawy Prawo zamówień publicznych niewątpliwie ucieszy-

ła informacja o podniesieniu dotychczas obowiązującego

progu stosowania ustawy z 14.000 euro do 30.000 euro.

Rodzi się jednak pytanie, w jaki sposób efektywnie wy-

datkować fundusze zwolnione z ustawowego obowiązku.

Czy podniesienie progu ustawowego wpłynie pozytywnie

na dobór wykonawców, czy zamawiający będą dbali

o zachowanie zasad równego traktowania wykonawców

dla drobnych zamówień pozaustawowych? Warto zwrócić

uwagę, że w instytucjach zobowiązanych do stosowania

ustawy Prawo zamówień publicznych wartość zamówień

podprogowych, tj. poniżej 30.000 euro, może dochodzić

do 80% wartości budżetu. Szacuje się, że liczba „drob-

nych” zamówień w sferze budżetowej wynosi nawet

kilka miliardów złotych. Jednak należy pamiętać, że

brak obowiązku stosowania ustawy Pzp nie oznacza, iż

zamawiający przestaje być związany dyscypliną finansów

publicznych.

Wskazujemy kierunki działań zalecanych przy organizacji

zakupów do 30.000 euro. Podpowiada, też efektywne i ela-

styczne rozwiązania, które z powodzeniem sprawdzają się

w firmach komercyjnych, a w prosty sposób mogą zostać

przeniesione na grunt sektora finansów publicznych.

Przy dokonywaniu drobnych zakupów należy pamiętać

o normie z art. 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia 2009 r.

Kup książkę

Nowe progi w zamówieniach publicznych 2014

8

Wiedza i Praktyka

Tabela 1. Reguły ustawowe w praktyce udzielania zamówień

Zasada

Przełożenie na działanie

Celowe i oszczędne

wydatkowanie środ-

ków

Zamawiający powinien robić rozeznanie ryn-

ku oraz zbierać i porównywać oferty, aby

generować oszczędności. Należy także we-

ryfikować potrzeby zakupowe inicjatorów

zakupu i dbać o to, by zamówienia nie były

dzielone. Agregacja zakupów pozwala osią-

gnąć wymierne korzyści.

o finansach publicznych. Określa ona, że wydatki publiczne

powinny być dokonywane w sposób celowy i oszczędny.

Należy przy tym przestrzegać zasad uzyskiwania naj-

lepszych efektów z danych nakładów oraz optymalnego

doboru metod i środków służących osiągnięciu założo-

nych celów. Trzeba mieć również na względzie terminową

realizację zadań. Artykuł 44 ust. 3 ustawy z 27 sierpnia

2009 r. o finansach publicznych tworzy swoisty dekalog,

którym powinien kierować się każdy podmiot publiczny

dokonujący zamówień podprogowych. Właśnie na tych

wytycznych można z powodzeniem zbudować regulamin

dla zamówień poniżej 30.000 euro.

Należy także pamiętać o zasadach udzielania zamówień

wynikających z ustawy Pzp. Chodzi przede wszystkim

o zachowanie uczciwej konkurencji i równego traktowania

wykonawców oraz pisemności i jawności postępowania.

Reguły te trzeba jednak stosować odpowiednio do celów

i potrzeb w konkretnym przypadku, tak aby formalizm

i długość procedur zakupowych nie paraliżowały pracy

jednostki (zob. tabela 1). O tym, jak z nich rozsądnie ko-

rzystać, zachowując jednocześnie transparentność postę-

powania, piszemy w kolejnych rozdziałach.

Kup książkę

Nowe progi w zamówieniach publicznych 2014

Wiedza i Praktyka

9

Zasada

Przełożenie na działanie

Uzyskiwanie najlep-

szego efektu z zakła-

danych środków

W praktyce reguła sprowadza się do tego, że

najlepsze to nie zawsze najtańsze. Trzeba pa-

trzeć na zakup całościowo. Należy zbadać, jaki

jest całkowity koszt pozyskania, zainstalowania,

użytkowania, utrzymywania dostawy/usługi na

przestrzeni określonego czasu (Total Cost of

Ownership – TCO). Czasami lepiej wydać wię-

cej przy zakupie, aby zaoszczędzić na kosztach

eksploatacji i długich ścieżkach reklamowania

wadliwego sprzętu.

Zastosowanie opty-

malnego doboru metod

i środków służących

osiągnięciu założonych

celów

Czas pracy osób dokonujących zamówień to wy-

mierny koszt dla jednostki zamawiającej. Z tego

względu nie należy narzucać sobie zbytnich for-

malności, jeśli nie jest to wymagane regulaminami

wewnętrznymi. Warto stosować elektroniczne

środki porozumiewania się, dokonywać zakupów

przez Internet oraz porównywać ceny za pomocą

prostych rozeznań rynku. Zawsze należy pytać

o rabat lub upust. Trzeba też budować relacje

z wykonawcami – chętnie obniżą cenę , jeśli będą

mieli przekonanie, że klient (zamawiający) do

nich wróci.

Obowiązek kupowania

na tyle szybko, aby inni

mogli terminowo reali-

zować swoje zadania

Warto upraszczać procedury i nie budować skom-

plikowanych regulacji dla zakupu za przysłowio-

wą złotówkę. Do pozyskania drobnych zamówień

nie należy angażować wielu osób.

Traktowanie wykonaw-

ców w sposób uczciwy

i obiektywny

Aby uniknąć dyskryminacji, trzeba zrobić roze-

znanie rynku i dbać o stałe powiększanie się bazy

wykonawców. Podmioty, które w danej organizacji

czują się monopolistami, oferują wyższe ceny

i „psują” rynek zakupów.

Kup książkę

Nowe progi w zamówieniach publicznych 2014

10

Wiedza i Praktyka

Zasady w regulaminie

Opisane zasady należy uwzględnić w regulaminie udzie-

lania zamówień podprogowych.

Oto propozycje konkretnych zapisów, jakie mogą

znaleźć się w regulaminie udzielania zamówień

do 30.000 euro:

1.   Czynności w postępowaniu o udzielenie zamó-

wienia wykonują pracownicy wskazani przez 

kierownika zamawiającego. Osoby te są zobo-

wiązane działać bezstronnie i obiektywnie, do-

konując wydatków w sposób celowy i oszczędny, 

z zachowaniem zasad uzyskiwania najlepszych 

efektów z danych nakładów oraz optymalnego 

doboru metod i środków służących osiągnięciu 

założonych celów, w sposób umożliwiający ter-

minową realizację zadań, w wysokości i termi-

nach wynikających z wcześniej zaciągniętych 

zobowiązań.

2.   Wszystkie osoby uczestniczące w postępowaniu 

o udzielenie zamówienia o wartości nieprze-

kraczającej kwoty 30.000 euro są zobligowane 

stosować obowiązujące w tym zakresie przepisy 

powszechnie obowiązującego prawa oraz ni-

niejszy Regulamin.

3.   Udzielanie zamówień jest dopuszczalne z zacho-

waniem następujących zasad:

   –   uczciwej konkurencji oraz równego trakto-

wania wykonawców,

  –   jawności, przy czym zamawiający w uza-

sadnionych przypadkach może odstąpić od 

jawnego otwarcia ofert, natomiast dostęp do 

P

r z y k ł a d

Kup książkę

Nowe progi w zamówieniach publicznych 2014

Wiedza i Praktyka

11

Ustalenie wartości zamówienia jest pierwszą i niezwy-

kle istotną czynnością przesądzającą o tym, czy podmiot

Poprawne szacowanie wartości zamówienia

na zakupy do 30.000 euro

dokumentów z postępowania odbywa się na 

zasadach ustawy z 6 września 2001 r. o do-

stępie do informacji publicznej (Dz.U. nr 112, 

poz. 1198 ze zm.),

  –   pisemności prowadzonego postępowania; przy 

czym za zachowanie formy pisemnej uważa 

się pismo, faks, dokument przesłany drogą 

elektroniczną (e-mail), a także złożenie oferty 

z wykorzystaniem systemu informatycznego 

zamawiającego do realizacji zakupów, 

  –   pisemności zawieranych umów i składania 

zamówień z zastrzeżeniem, że wymóg zawar-

cia umowy w formie pisemnej nie dotyczy 

kontraktów, dla których ogólnie przyjętą 

praktyką jest ich zawieranie bez zachowania 

formy pisemnej (np. zakup biletów kolejo-

wych i autobusowych). W takim przypadku 

pracownik odpowiedzialny za zakup jako 

potwierdzenie zawarcia umowy przedstawia 

dowód księgowy w rozumieniu przepisów 

o rachunkowości. Pracownik odpowiedzialny 

za zakup jest zobowiązany do potwierdzenia 

zakresu zamówienia, w szczególności poprzez 

zachowanie dokumentacji dotyczącej zlecenia 

zamówienia,

  –   zakazu dzielenia zamówienia i zaniżania jego 

wartości szacunkowej w celu ominięcia obo-

wiązku stosowania przepisów ustawy Pzp.

Kup książkę