Artykuł pochodzi z dodatku:

Podatkowa księga przychodów i rozchodów

Dodatek nr 6 do Biuletynu Informacyjnego dla Służb Ekonomiczno - Finansowych

nr 5 (688) z dnia 2010-02-10

www.czasopismaksiegowych.pl

wydawca: Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp.

www.gofin.pl sklep internetowy: www.sklep.gofin.pl

Koszty używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków
trwałych

Na potrzeby działalności gospodarczej, którą rozliczam na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów
chciałbym wykorzystywać swój prywatny samochód. Samochód ten nie zostanie wprowadzony do środków trwałych.
Jakie wydatki w związku z używaniem tego samochodu będę mógł zaliczać do kosztów?

Nie ma przeszkód, aby dla celów prowadzonej działalności przedsiębiorca korzystał z samochodu niewprowadzonego
do środków trwałych, który stanowi jego prywatną własność lub własność innej osoby (np. członka rodziny, wspólnika spółki
osobowej, pracownika).

Jednakże wydatki poniesione z tytułu używania dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej samochodu osobowego
niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, w tym także stanowiącego własność (współwłasność) przedsiębiorcy -
mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko w części nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia
liczby kilometrów faktycznego przebiegu tego samochodu oraz stawki za 1 kilometr przebiegu, określonej w odrębnych
przepisach (art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PDOF). Reguła ta nie ma zastosowania tylko w przypadku samochodów osobowych
używanych na podstawie umowy leasingu.

W przypadku korzystania na potrzeby prowadzonej działalności z samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji
środków trwałych, naszym zdaniem, podatnik - dla celów dowodowych - powinien posiadać udokumentowany tytuł
do używania tego samochodu (np. prawo własności, umowę użyczenia, umowę najmu lub dzierżawy).

Natomiast w celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków
trwałych, dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej, podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu
pojazdu.

Ewidencja przebiegu pojazdu

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane:

nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,

numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

kolejny numer wpisu,

datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd),

liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 kilometr przebiegu oraz kwotę wynikającą z przemnożenia
liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu,

podpis podatnika i jego dane.

Wymaga tego art. 23 ust. 7 ustawy o PDOF.

Stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego została określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25
marca 2002 r. (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.) i wynosi:

0,5214 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm

3

,

0,8358 zł dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm

3

.

Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu.

Brak ewidencji powoduje, że wydatki poniesione z tytułu używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji
środków trwałych nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (art. 23 ust. 5 ustawy o PDOF).

Zakres wydatków rozliczanych w ramach kilometrówki

Limit wynikający z ewidencji przebiegu pojazdu (tj. liczba faktycznie przejechanych kilometrów pomnożona przez stawkę za 1
kilometr przebiegu), potocznie zwany kilometrówką - dotyczy wydatków związanych z używaniem (tj. eksploatacją, utrzymaniem
i remontem) dla potrzeb działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków
trwałych.

Kilometrówka obejmuje zatem między innymi: wydatki na zakup paliwa, oleju, części zamiennych, przeglądy, naprawy, jak
również wydatki na ubezpieczenia komunikacyjne OC i AC samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji
środków trwałych.

Taki pogląd wyrażają również organy podatkowe (m.in. Naczelnik Urzędu Skarbowego w Krośnie w postanowieniu w sprawie
interpretacji prawa podatkowego z 30 kwietnia 2007 r., nr US.PDF/415-12/07).

Jeżeli zatem, w związku z używaniem dla celów prowadzonej działalności gospodarczej samochodu osobowego
niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych, Czytelnik opłaca koszty napraw i ubezpieczenie OC tego samochodu, to
wydatki te może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, ale tylko w ramach limitu wynikającego z kilometrówki.

Należy przy tym pamiętać, że nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów składek na ubezpieczenie samochodu
osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro
w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia (art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PDOF).

WAŻNE: "Kilometrówka" jedynie wyznacza limit wydatków, a do kosztów uzyskania przychodów można
zaliczyć (do wysokości tego limitu) tylko wydatki faktycznie poniesione w celu uzyskania przychodów
i odpowiednio udokumentowane. Podatnik powinien zatem posiadać faktury (zawierające numer
rejestracyjny samochodu) potwierdzające fakt poniesienia konkretnych wydatków w związku
z używaniem dla potrzeb działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego
do ewidencji środków trwałych.

Miesięczne zestawienie wydatków

Korzystając w działalności gospodarczej z samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych,
Czytelnik powinien również sporządzać miesięczne zestawienia poniesionych wydatków, wynikających z faktur zawierających
numer rejestracyjny tego samochodu. Wymaga tego pkt 13 Objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Miesięczne zestawienie stanowi podstawę zaksięgowania omawianych wydatków w kolumnie 13 księgi "Pozostałe wydatki",
po zakończeniu danego miesiąca.

Należy przy tym zwrócić uwagę, że wydatki dotyczące używania samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji
środków trwałych dla potrzeb działalności gospodarczej rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za
który dokonywane jest rozliczenie.

Suma wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów w poszczególnych miesiącach, ustalona od początku roku
podatkowego, nie może przekraczać kwoty limitu kilometrówki wynikającej z ewidencji przebiegu pojazdu za ten sam okres.

Jeżeli zatem faktyczne wydatki są niższe od limitu wynikającego za dany okres z ewidencji przebiegu pojazdu - to kosztem
uzyskania przychodów za ten okres jest kwota faktycznie poniesionych udokumentowanych wydatków (a nie kwota limitu).
Jeżeli zaś suma faktycznych wydatków jest wyższa od limitu kilometrówki za dany okres - to nadwyżka wydatków ponad ten
limit nie może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w tym samym okresie. Może się to jednak okazać możliwe
w kolejnych okresach rozliczeniowych.

Przykład

Dla celów prowadzonej działalności gospodarczej pan Marek używa, od 1 stycznia 2010 r., niewprowadzony do ewidencji środków
trwałych samochód osobowy o pojemności silnika powyżej 900 cm

3

.

I. Rozliczenie kosztów używania tego samochodu w styczniu 2010 r.:

zgodnie z ewidencją przebiegu pojazdu w styczniu 2010 r. pan Marek przejechał tym samochodem 1.200 km,

limit kilometrówki wynikający z ewidencji = 1.200 km x 0,8358 zł = 1.002,96 zł,

faktycznie poniesione przez pana Marka w styczniu 2010 r. wydatki z tytułu używania tego samochodu (wynikające
z miesięcznego zestawienia) wyniosły 1.200 zł,

wydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w styczniu 2010 r. = 1.002,96 zł (kol. 13 księgi).

II. Rozliczenie kosztów używania tego samochodu w lutym 2010 r.:

zgodnie z ew idencją przebiegu pojazdu w lutym 2010 r. pan Marek przejechał 1.000 km,

limit kilometrów ki w ynikający z ew idencji = 1.000 km x 0,8358 zł = 835,80 zł,

faktycznie poniesione przez pana Marka w lutym 2010 r. w ydatki z tytułu używ ania tego samochodu (w ynikające z miesięcznego
zestaw ienia) w yniosły 600 zł,

limit kilometrów ki w rachunku narastającym (tj. za dw a miesiące) = 1.002,96 zł + 835,80 zł = 1.838,76 zł,

w ydatki faktycznie poniesione w rachunku narastającym = 600 zł + 1.200 zł = 1.800 zł,

w ydatki zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w lutym 2010 r. = 1.800 zł - 1.002,96 zł = 797,04 zł (kol. 13 księgi).