10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 55 • 10.07.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Podatkowa księga

przychodów i rozchodów

Bywa, że pracownicy korzystają ze służbowych aparatów telefonicznych w ce-

lach prywatnych. Wówczas na wykazie kosztów rozmów telefonicznych odby-

tych w danym miesiącu (billingu) dokonuje się podziału rozmów na służbowe

oraz prywatne i pracownik może zostać obciążony kosztami rozmów prywatnych.

Zdarza się również sytuacja odwrotna, tj. gdy rozmowy telefoniczne prowadzone

dla celów działalności jednostki są wykonywane z telefonów prywatnych pra-

cowników. W takim przypadku po wyodrębnieniu na billingu kosztów rozmów

służbowych, mogą one zostać zwrócone pracownikowi. Jak udokumentować

te zdarzenia i jak ująć je w księgach rachunkowych?

Rozmowy prywatne pracownika ze służbowego telefonu

Jednostka otrzymuje od operatora sieci telefonicznej fakturę VAT dotyczącą nabycia

usług telekomunikacyjnych. Koszty tych usług na podstawie otrzymanej faktury VAT

jednostka powinna w całości zaksięgować w koszty działalności operacyjnej. Zatem na

podstawie faktury należy dokonać następującego zapisu w księgach rachunkowych:

a) wartość netto

–

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

b) VAT naliczony

–

Wn konto 22-1 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) wartość brutto

–

Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

d) zaksięgowanie kosztu

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Usługi obce) lub

konto zespołu 5,

–

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Kierownik jednostki może podjąć decyzję o obciążaniu pracowników kosztami ich

prywatnych rozmów telefonicznych ze służbowych aparatów. Podstawą ustalenia kosztów

prywatnych rozmów powinny być wykazy rozmów, tj. billingi.

Zwrot kosztów prywatnych rozmów pracownika księguje się jako pozostałe przychody

operacyjne. Do takich zalicza się bowiem przychody pośrednio związane z działalnością opera-

cyjną. Stanowi o tym art. 3 ust. 1 pkt 32 ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694

ze zm.). Obciążenie pracowników kosztami jego prywatnych rozmów traktuje się jako świadcze-

nie usług i opodatkowuje podatkiem VAT. Operację taką dokumentuje się fakturą VAT zawiera-

jącą tę samą stawkę VAT jak na fakturze pierwotnej. Faktura może być wystawiona na każdego

pracownika z osobna lub zbiorczo na wszystkie przeprowadzone przez pracowników rozmowy

prywatne. Ujęcie takiej faktury w księgach rachunkowych przebiegać może zapisem:

a) wartość netto prywatnych rozmów

–

Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”,

b) VAT należny (stawka VAT taka sama jak na fakturze pierwotnej)

–

Ma konto 22-2 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”,

c) wartość brutto z faktury

–

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Konto imienne pracownika).

Przykład

Jednostka będąca podatnikiem VAT otrzymała fakturę VAT za usługi telekomunikacyjne,

która przedstawiała następujące wartości:

• kwota netto:

1.738,10 zł,

• VAT naliczony według stawki 22%:

382,38 zł,

• kwota brutto:

2.120,48 zł.

Na podstawie billingu obciążono pracownika kosztami prywatnych rozmów telefonicz-

nych przeprowadzonych ze służbowego aparatu. Faktura VAT wystawiona pracownikowi

zawierała następujące dane:

• kwota netto:

96,70 zł,

• VAT należny według stawki 22%:

21,27 zł,

• kwota brutto:

117,97 zł.

Dekretacja

1. Faktura VAT za usługi telekomunikacyjne:

a) wartość netto

1.738,10 zł

– Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

382,38 zł

– Wn konto 22-1 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) łączna kwota zobowiązania

2.120,48 zł

– Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

d) obciążenie kosztów wartością netto usług

1.738,10 zł

– Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Usługi obce) lub

konto zespołu 5,

– Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

2. Faktura VAT wystawiona pracownikowi:

a) wartość netto prywatnych rozmów

96,70 zł

– Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”,

b) VAT należny

21,27 zł

– Ma konto 22-2 „Rozrachunki z urzędem skarbowym z tytułu VAT należnego”,

c) wartość brutto obciążająca pracownika

117,97 zł

– Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Konto imienne pracownika).

Rozmowy służbowe z prywatnego telefonu pracownika

Kierownik jednostki może postanowić o zwrocie pracownikom kosztów używania

prywatnych telefonów do rozmów służbowych. Koszty poniesione przez pracodawcę

z tytułu zwrotu pracownikom wydatków związanych z przeprowadzonymi służbowymi

rozmowami z telefonu prywatnego powinny zostać zaksięgowane w ciężar kosztów

działalności operacyjnej. Podstawą ujęcia tych kosztów w księgach rachunkowych będzie

dowód wewnętrzny (np. PK) wraz z fakturą i billingiem, na którym zostaną zaznaczone

przeprowadzone rozmowy służbowe. Ujęcie w księgach rachunkowych kosztów rozmów

służbowych wykonanych z prywatnego telefonu pracownika księguje się zapisem:

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Pozostałe koszty) lub

konto zespołu 5,

–

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Konto imienne pracownika).

Zwrot pracownikowi wydatków poniesionych przez niego z tytułu używania prywat-

nego telefonu do celów służbowych jest przychodem ze stosunku pracy korzystającym

Ewidencja kosztów przesyłki towarów

Niejednokrotnie zdarza się, że towary dostarczane są do klientów z od-

ległych miejsc. W kosztach sprzedaży czy zakupu towarów uwzględnia się

wówczas koszty przesyłki. Jak ewidencjonować je w księdze podatkowej?

U sprzedawcy towarów

W przypadku sprzedaży towarów, ponoszone koszty przesłania towarów do

nabywców powinny być ujmowane w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki” – na pod-

stawie dowodów nadania przesyłki.

Kosztów przesyłki nie ujmuje się w takim przypadku w kolumnie 11 „Koszty

uboczne zakupu”. Zgodnie bowiem z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów

i rozchodów, stanowiącymi załącznik do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie

prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152,

poz. 1475 ze zm.), w kolumnie 11 wpisuje się koszty uboczne związane z zakupem,

np. koszty dotyczące transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze.

Natomiast koszty przesyłki sprzedawanych towarów nie są wydatkiem związanym

z zakupem towarów, a z ich sprzedażą.

Warto wiedzieć, że w przypadku gdy sprzedawca zgodnie z zawartą umową otrzyma

zwrot kosztów przesyłki – będzie to dla niego przychód podatkowy, ewidencjonowany

w kolumnie 8 „Pozostałe przychody”.

Przykład

Podatnik prowadzi działalność w zakresie sprzedaży towarów za pośrednictwem

Internetu. Otrzymuje od klientów zapłatę za sprzedane towary uwzględniającą koszty

przesyłki, a następnie wysyła towary za pośrednictwem kuriera wraz z fakturą sprze-

daży. Faktura zawiera odrębną pozycję dotyczącą opłaty za usługę kurierską.

Na podstawie faktury podatnik ujmuje przychód ze sprzedaży w kolumnie 7 księgi

podatkowej „Wartość sprzedanych towarów i usług”. Przychód z tytułu zwrotu kosztów

przesyłki ujmuje w kolumnie 8 „Pozostałe przychody”. Natomiast poniesione koszty

przesyłki na podstawie dowodu nadania wpisuje do kolumny 13 „Pozostałe wydatki”.

U nabywcy towarów

Zakup towarów handlowych ujmuje się w kolumnie 10 księgi podatkowej „Zakup

towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu” w cenach zakupu. Wynika to

z objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Przy czym cena zakupu

to cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszona o podatek

od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami, a przy

imporcie powiększona o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodat-

kowe, obniżona o rabaty, opusty, inne podobne obniżenia (§ 3 pkt 2 rozporządzenia).

Natomiast cena zakupu towarów powiększona o koszty uboczne związane z zakupem

towarów, a w szczególności koszty transportu, załadunku i wyładunku oraz ubezpie-

czenia w drodze, stanowi cenę nabycia tych towarów (§ 3 pkt 3 rozporządzenia).

Zakup towarów ujmuje się w kolumnie 10 w cenach zakupu, więc nie można wy-

kazać ich w tej kolumnie w cenach zakupu powiększonych o koszty uboczne zakupu,

czyli w cenach nabycia. Do ewidencji kosztów ubocznych związanych z zakupem

towarów, tj. np. kosztów transportu, kosztów przesyłki kurierskiej, służy kolumna 11

„Koszty uboczne zakupu”. Zatem w przypadku otrzymania towarów handlowych

za pośrednictwem kuriera, koszty zakupu towarów należy ujmować w kolumnie

10 księgi według cen ich zakupu, a koszty przesyłki – w kolumnie 11.

Warto wiedzieć, że wartość towarów w cenach nabycia podatnik może wykazać w re-

manencie (§ 29 ust. 1 rozporządzenia). Wówczas określa się procentowy wskaźnik udziału

kosztów ubocznych zakupu ujętych w kolumnie 11 księgi w wartości zakupionych towarów

ujętej w kolumnie 10 i o ten wskaźnik podwyższa się jednostkową cenę zakupu.

Przykład

Podatnik prowadzi sprzedaż komputerów i akcesoriów informatycznych. Zakupione

towary otrzymuje przesyłkami kurierskimi. Na fakturach zakupu otrzymywanych

w paczkach w odrębnej pozycji wykazywane są koszty przesyłki.

Podatnik w kolumnie 10 „Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu”

ewidencjonuje towary handlowe w cenach ich zakupu. Natomiast koszty przesyłki

ujmuje kolumnie 11 księgi podatkowej „Koszty uboczne zakupu”.

Stronę opracowała Dorota Przybyszewska

Rozliczenie rozmów telefonicznych

– w księgach rachunkowych

ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Stanowi

o tym art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof (Dz. U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.). Ponadto

wypłata ekwiwalentu pieniężnego za używanie przez pracownika telefonu prywatnego

do rozmów służbowych jest wyłączona z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia

społeczne, a w konsekwencji także na ubezpieczenie zdrowotne. Wynika to z § 2 ust. 1

pkt 9 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie szczegółowych zasad

ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U.

z 1998 r. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Przykład

Pracownik jednostki wykorzystuje prywatny telefon dla celów służbowych. Na podstawie

dostarczonej przez pracownika faktury i billingu zwrócono pracownikowi koszty rozmów

służbowych w wysokości: 211,50 zł. Wypłaty dokonano z kasy jednostki.

Dekretacja

1. PK na podstawie wykazu rozmów (billingu) – koszty poniesione z tytułu zwrotu

pracownikowi wydatków na rozmowy służbowe z prywatnego telefonu: 211,50 zł

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Pozostałe koszty) lub

konto zespołu 5,

–

Ma konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Konto imienne pracownika).

2. KW – wypłata należności pracownikowi:

211,50 zł

–

Wn konto 23 „Rozrachunki z pracownikami”

(w analityce: Konto imienne pracownika),

–

Ma konto 10 „Kasa”.