10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 88 • 3.11.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Podatkowa księga

przychodów i rozchodów

Dokumentację zasad (polityki) rachunkowości jednostki ustala w formie pismnej i ak-

tualizuje kierownik jednostki. Stanowi tak art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości (Dz. U.

z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.). Przypomnijmy, że kierownik jednostki to:

– w przypadku przedsiębiorstwa prowadzonego przez osobę fizyczną na własny rachu-

nek – ta osoba,

– w przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej – wspólnicy prowadzący sprawy spółki,

– w przypadku spółki partnerskiej – wspólnicy prowadzący sprawy spółki albo zarząd,

– w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komple-

mentariusze prowadzący sprawy spółki,

– w przypadku spółek kapitałowych – członek zarządu lub innego organu zarządza-

jącego, a jeżeli organ jest wieloosobowy to członkowie tego organu, z wyłączeniem

pełnomocników ustanowionych przez jednostkę.

Ustawa nie określa formy w jakiej dokumentacja ta ma być sporządzona. Spis głów-

nych zasad (polityki) rachunkowości może zostać przyjęty w formie zarządzenia kie-

rownika jednostki (lub też decyzji czy uchwały) i zawierać odesłanie do szczegółowych

załączników (np. ZPK, instrukcji obiegu dokumentów, instrukcji inwentaryzacyjnej).

Stworzenie odpowiedniej dla danej jednostki gospodarczej dokumentacji zasad

(polityki) rachunkowości ma na celu zapewnienie porównywalności sprawozdań fi-

nansowych sporządzanych przez tę jednostkę. Przyjęte zasady (politykę) rachunkowości

należy stosować w sposób ciągły, dokonując w kolejnych latach obrotowych jednakowego

grupowania operacji gospodarczych, wyceny aktywów i pasywów, w tym także doko-

nywania odpisów amortyzacyjnych lub umorzeniowych, ustalania wyniku finansowego

i sporządzania sprawozdań finansowych – tak, aby za kolejne lata informacje z nich

wynikające były porównywalne. Mówi o tym zasada ciągłości określona w art. 5 ust. 1

ustawy o rachunkowości.

Co do zasady należy więc utrzymywać w niezmienionej formie w kolejnych okresach

sposób wyceny, grupowania oraz prezentacji w sprawozdaniu finansowym zdarzeń go-

spodarczych. Jednak dopuszczalna jest zmiana zasad (polityki) rachunkowości, jeśli

przyczyną jej dokonania jest bardziej rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji jednostki

w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym. W celu rzetelnego i jasnego

przedstawienia sytuacji jednostka może, ze skutkiem od pierwszego dnia roku obrotowego,

bez względu na datę podjęcia decyzji, zmienić dotychczas stosowane rozwiązania na inne,

przewidziane ustawą (art. 8 ust. 2 ustawy).

Zmiana dotychczas stosowanych rozwiązań wymaga określenia w informacji dodat-

kowej wpływu tych zmian na sprawozdania finansowe wymagane innymi przepisami

prawa, jeżeli zostały one sporządzone za okres, w którym powyższe rozwiązania

uległy zmianie. W przypadku takim należy w sprawozdaniu finansowym jednostki za

rok obrotowy, w którym zmiany te nastąpiły, podać przyczyny tych zmian, określić

liczbowo ich wpływ na wynik finansowy oraz zapewnić porównywalność danych

sprawozdania finansowego dotyczących roku poprzedzającego rok obrotowy, w którym

dokonano zmian.

Przesłanką do aktualizacji zasad rachunkowości może być przykładowo zmiana prawa,

która skutkuje potrzebą weryfikacji rozwiązań przyjętych przez jednostkę lub rozszerzenie

potrzeb informacyjnych użytkowników sprawozdania finansowego. Ponadto jednostka

tworząc dokumentację zasad (polityki) rachunkowości często nie jest w stanie przewidzieć

operacji gospodarczych, które wystąpią w przyszłości. Zdarza się więc, że musi podjąć de-

cyzję o zmianie wyboru metody rozliczania pewnych zdarzeń gospodarczych w momencie

ich zaistnienia.

Prawidłowe udokumentowanie zakupu towarów

Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych

i handlu używanymi częściami samochodowymi. Części te sprowadzam

głównie z Niemiec. Dokonuję ich zakupu od osób prywatnych nieprowa-

dzących działalności gospodarczej. Problem w tym, że sprzedawcy nie są

zainteresowani wystawianiem rachunków ani innych dowodów. Czy w tej

sytuacji mogę ująć koszt zakupu części w księdze na podstawie dowodu

wewnętrznego?

Nie. Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi

przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. nr 152, poz. 1475 ze zm.) przewiduje co

prawda możliwość dokumentowania pewnych zdarzeń dowodami wewnętrznymi,

jednak wymienia zamknięty katalog tych zdarzeń. W katalogu tym nie uwzględniono

operacji opisanej w pytaniu, stąd dowód wewnętrzny nie może mieć zastosowania

w tej sytuacji.

Osoby fizyczne sprzedające używane części samochodowe, które stanowią towary

handlowe w działalności prowadzonej przez podatnika, powinny na tę okoliczność

wystawić dokument zawierający dane wymienione w § 12 ust. 3 pkt 2 tego rozporzą-

dzenia. Są to:

– wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczest-

niczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

– data wystawienia dowodu oraz data lub okres dokonania operacji gospodarczej,

której dowód dotyczy,

– przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli

przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

– podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji go-

spodarczych,

– numer dowodu lub inne oznaczenie umożliwiające powiązanie dowodu z zapisami

księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Dokumenty zawierające te dane uważane są za dowody księgowe – na podstawie

§ 13 pkt 5 rozporządzenia.

Dowód wystawiony przez sprzedawcę części samochodowych może przybrać

postać np. umowy kupna-sprzedaży. Jeśli umowa ta będzie zawierała dane wy-

szczególnione wyżej, może stanowić podstawę wpisu do księgi zakupu towarów

handlowych.

Przy ustalaniu i wprowadzaniu zmian zasad (polityki) rachunkowości konieczna

jest współpraca kierownika jednostki z osobą, której powierzono obowiązki związane

z prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Zmiany mogą być wprowadzane za pomocą

aneksów, zawierających opis zmiany i podpis kierownika jednostki.

Na koniec trzeba podkreślić znaczenie dokumentacji zasad (polityki) księgowości.

Spisane reguły prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finan-

sowych umożliwiają właściwe zinterpretowanie danych w sprawozdaniu finansowym

przez użytkowników tego sprawozdania. Dla biegłego rewidenta, badającego to spra-

wozdanie, kompletna i wyczerpująca dokumentacja zasad (rachunkowości) przedstawia

wzorce rozwiązań przyjętych w jednostce, z którymi może zweryfikować poprawność

dokonywanych zapisów w księgach rachunkowych. Dokumentacja ta jest również ważna

dla księgowych, gdyż stanowi spis schematów postępowania i przyjętych praktyk, które

należy stosować przy prowadzeniu księgowości jednostki gospodarczej.

Ważne jest zatem, by opis systemu rachunkowości jednostki zawierał aktualne dane

i żeby jednostka konsekwentnie przestrzegała przyjętych przez siebie zasad (polityki)

rachunkowości.

Przykładowy wzór zarządzenia kierownika jednostki ustalającego dokumentację

przyjętych przez jednostkę zasad rachunkowości w przedsiębiorstwie handlowym

prowadzącym działalność w niewielkim zakresie przedstawiono poniżej:

PH„JASKIER”

Jasna2,Poznań

Zarządzenie z dnia 2 stycznia 2008 r.

w sprawie ustalenia dokumentacji opisującej

przyjęte do stosowania zasady rachunkowości

Napodstawieart.10ust.2ustawyzdnia29września1994r.orachunkowości(Dz.U.
z2002r.nr76,poz.694zezm.)ustalasięconastępuje:
1.Rokiemobrotowymjestrokkalendarzowy.Wramachrokuobrotowegokrótszym
okresemsprawozdawczymjestmiesiąc.
2.Przedmiotywyposażeniaoniskiejjednostkowejwartościpoczątkowej:

a)do1.500złodpisujesięwpełnejichwartościwkoszty,wmomencieprzekazania

doużywania,aichewidencjęprowadzipozaksięgowokomórkaadministra-
cyjno-gospodarczawsposóbumożliwiającyidentyfikacjękażdegoprzedmiotu,
miejscaużytkowaniaiosobyodpowiedzialnej,

b)ponad1.500zł,lecznieprzekraczające3.500zł,wprowadzasiędoewidencji

bilansowejśrodkówtrwałychiamortyzujewsposóbuproszczonywpełnejich
wartościpoczątkowejprzezjednorazowyodpiswkoszty.

3.Środkitrwałe–opróczwymienionychwpunkcie2lit.b)–amortyzujesięmetodą
liniowąwedługstawekokreślonychwustawieopodatkudochodowym.
4.Wartościniematerialneiprawnewceniejednostkowejnieprzekraczającej3.500zł
odpisujesięjednorazowowkoszty,natomiastodwartościprzekraczającejjednost-
kowąkwotę3.500złwprowadzasiędoewidencjibilansowejiamortyzujewedługza-
sadistawekokreślonychwustawieopodatkudochodowym.
5.Ewidencjęzapasówprowadzisię:

a)towarówwmagazynachhurtowych–ilościowo-wartościowowcenachzakupu,
b)towarówznajdującychsięwplacówkachobrotudetalicznego–wartościowo,

wedługcenewidencyjnychustalonychnapoziomiecensprzedażybrutto(cena
zakupu+marża+VATnapoziomiepodatkunależnego),ustalającwmomencie
przyjęciazzakupuodchyleniaodcenewidencyjnychtowarów,oddzielniezty-
tułumarżyioddzielnieztytułuVAT.Odchyleniaodcenewidencyjnychtowarów
wplacówkachobrotudetalicznegorozliczasięwsposóbokreślonywewzorco-
wymplaniekont.

6.Zużycieopakowańwłasnychznajdującychsięwobrocie,odpisujesięwkosztydzia-
łalnościoperacyjnejwmomenciewycofaniaichzużytkowanianaskutekutratyprzy-
datnościużytkowej.
7.Jednostkaprowadziewidencjęirozliczaniekosztówwedługrodzajów–nakontach
zespołu4irównocześniewedługfunkcjinakontachzespołu5orazsporządzarachu-
nekzyskówistratwpostaciporównawczej.Ewidencjęszczegółowąkosztównakon-
tachzespołu5prowadzisięwedługposzczególnychstanowiskpowstawaniakosztów
działalnościoperacyjnej(hurtowni,sklepów).
8.Ewidencjęprzychodówzesprzedażytowarówprowadzisię,wyodrębniającwiel-
kościprzychodówtychrodzajówiodmiandziałalności,dlaktórychustalasięwynik
finansowy(zysk,stratę)bruttozesprzedaży,tj.dlakażdegowyodrębnionegoorga-
nizacyjniezakładu(hurtowni,sklepu)–wkorelacjizewidencjąkosztówdziałalności
podstawowej.
9.Doprzeliczenianależnościizobowiązańwwalutachobcychjednostkastosuje–ana-
logiczniejakdocelówpodatkowych–kursśredniNBPzostatniegodniaroboczego
poprzedzającegodzieńuzyskaniaprzychodulubponiesieniakosztu.
10.Wycenyrozchoduśrodkówpieniężnychzwalutowegorachunkubankowegodoko-
nujesiępokursiehistorycznymzzastosowaniemmetody„pierwszeprzyszło–pierw-
szewyszło”(FIFO).
11.Prógistotnościokreślasięjako1%sumybilansowej.
12.Doniniejszegozarządzeniazałączasię:

a)zakładowyplankont–załączniknr1,
b)opissystemuinformatycznegowykorzystywanegodoprowadzeniaksiągra-

chunkowych–załączniknr2,

c)opissystemusłużącegoochroniedanychiichzbiorów–załączniknr3,
d)instrukcjęobiegudokumentów–załączniknr4,
e)instrukcjęinwentaryzacyjną–załączniknr5.

13.Niniejszezarządzeniewchodziwżyciezdniem1stycznia2008r.

JanNowak

Stronę opracowała Dorota Przybyszewska

Jak sporządzić dokumentację zasad rachunkowości?

(cz. II)