PRZETWARZANIE INFORMACJI

W PROCESIE DECYZYJNYM

Podejmowanie decyzji jest podstawową czynnością

kierowniczą, wykonywaną bez względu na szczebel
czy rodzaj działalności.

Decyzja jest świadomym wyborem dokonywanym

przez kierownika, a dotyczącym na przykład

kierunków czy metod działania

Typowe decyzje podejmowane przez kierowników

różnych szczebli w przedsiębiorstwach to:



kształtowanie struktury sprzedaży



wybór dostawcy



wybór technologii produkcji

PROCES DECYZYJNY

Warunkiem podejmowania decyzji jest istnienie kilku

możliwości

(wariantów)

rozwiązania

sprawy.

Możliwości te różnią się między sobą efektywnością
ekonomiczną.

Zadaniem

kierownika

jest

wybór

wariantu

optymalnego, czyli najbardziej opłacalnego. W tym
celu posługuje się on rachunkiem ekonomicznym,
porównując przewidywane efekty z przewidywanymi
kosztami poszczególnych wariantów. Zasadnicza
trudność w podejmowaniu decyzji polega na tym, że
kierownik nie jest w stanie przewidzieć wszystkich
możliwych wariantów, a wśród tych, z których
dokonuje wyboru, często nie znajduje wariantu
optymalnego

… jeżeli istnieje dwóch producentów określonego

towaru, przy czym jeden z nich oferuje towar po
niższych cenach, mimo że warunki zakupu i
jakość oferowanych towarów są takie same, to
wybór jest łatwy.

Natomiast w sytuacji, gdy warunki różnią się

między sobą bardzo, wybór będzie trudniejszy,
szczególnie wtedy, gdy kryteria wyboru są
niemierzalne.

Bez względu jednak na sposób podejmowania

decyzji podstawą podejmowania decyzji jest
zawsze informacja.

Przykład

Informacja to wiadomość o zdarzeniach czy o określonym stanie rzeczy. Ma

ona formę pisemną, rzadziej ustną. Informacja jest niezbędnym warunkiem
podjęcia prawidłowej decyzji.

PRZYKŁAD
Udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego jest

decyzją podejmowaną na podstawie następujących
informacji:



uprawnienia pracownika do urlopu, wynikające z Kodeksu
pracy;



dotychczasowe wykorzystanie urlopu za dany rok;



czy okres, w którym pracownik chce wykorzystać urlop,
jest okresem spiętrzonych prac w komórce zatrudniającej
pracownika;



kto zastąpi urlopowanego pracownika.



Łatwo można sobie wyobrazić, co
nastąpi w wypadku korzystania przy
podejmowaniu decyzji z niewłaściwych
informacji – decyzja taka nie będzie
słuszna. Przez niewłaściwe informacje
należy rozumieć te, które nie są
kompletne, wiarygodne, terminowe oraz
dokładne.

Kolejnymi elementami procesu decyzyjnego są: polecenie, działanie i

kontrola (rys. 1.). Kontrola jest często źródłem informacji
ułatwiających podejmowanie decyzji, a działanie jest konsekwencją
polecenia wydanego na podstawie decyzji.

Kontrola

Informacja

Decyzja

Polecenie

Działanie



aktualność



rzetelność



dokładność



kompletność



łatwy i szybki dostęp



poprawność w zakresie przetworzenia,



opłacalność ekonomiczna

Warunkiem wykorzystania informacji w procesie decyzyjnym
jest spełnienie przez nią następujących wymagań:



Wymienione cechy informacji mają bardzo duże znaczenie.



Każda z nich jest na tyle ważna, że bez niej informacje tracą
swą wartość dla osoby podejmującej decyzje.



Na przykład, jeżeli informacja nie będzie kompletna lub też
zostanie źle przetworzona, jej wykorzystanie będzie niemożliwe.



Podobnie z kosztami jej gromadzenia i przetwarzania – nie
mogą być one wyższe niż przewidywane efekty działań, które w
wyniku tej informacji zostaną podjęte.



Skuteczne zarządzanie na każdym szczeblu przedsiębiorstwa
powoduje duże zapotrzebowanie na informację ekonomiczną. To
zapotrzebowanie jest naturalnie tym większe, im większa jest
samodzielność przedsiębiorstwa. W warunkach samodzielnych
przedsiębiorstw zapotrzebowanie to może zaspokoić jedynie
sprawny system informacyjny.



System informacyjny to tworzący całość,
skoordynowany układ wielu elementów
przeznaczony do zbierania,
magazynowania, przetwarzania i
wyszukiwania informacji.



Struktura organizacyjna to
wyodrębnione na skutek podziału pracy
komórki organizacyjne przedsiębiorstwa
wraz z zachodzącymi między tymi
komórkami zależnościami hierarchicznymi.



ustalenie zapotrzebowania na informację;



ustalenie źródeł informacji;



weryfikacja informacji (np. sprawdzenie, czy dysponujemy
aktualną wersją przepisu);



ustalenie metod gromadzenia informacji, czyli określenie
sposobu gromadzenia (kartoteki, rejestry, bazy danych);



ustalenie zakresu i form informacji przekazywanych
podejmującemu decyzje;



określenie dróg przebiegu informacji;



określenie terminów gromadzenia i przekazywania informacji.

System informacyjny przedsiębiorstwa obejmuje: ewidencję

operatywną, statystykę, analizę ekonomiczną, planowanie i

rachunkowość.

Tworzenie lub doskonalenie istniejącego
systemu informacji następuje w kilku
etapach:

W ramach ewidencji operatywnej rejestruje się (ewidencjonuje) w

jednostkach naturalnych, a także wartościowo, wiele zjawisk i
procesów, takich jak: wykonanie wielkości produkcji,



sprzedaży czy usług



stan zapasów



wielkość ubytków



wielkość zakupu



ilość opakowań



stan zatrudnienia



poziom płac i wiele innych

Informacje o tych zjawiskach są rejestrowane w poszczególnych

komórkach organizacyjnych, a następnie przetwarzane przez te

komórki i dostarczane kierownictwu.

Ewidencja operatywna

Statystyka



Pozwala na obliczenie wskaźników
charakteryzujących zjawiska i procesy
zarejestrowane w przedsiębiorstwie



Miary statystyczne oraz właściwe
metody prezentacji umożliwiają takie
przetwarzanie i zaprezentowanie
informacji, które spełni oczekiwania
kierownictwa.



To postępowanie polegające na rozkładaniu złożonych
zjawisk i procesów na proste elementy, a następnie
dokonywanie oceny tych zjawisk i procesów oraz
formułowanie wniosków na przyszłość.



Celem analizy ekonomicznej jest przygotowanie dla
kierownictwa informacji ekonomicznej, wynikającej z
zapoznania się z poszczególnymi zjawiskami, procesami i
faktami. Analizowane zjawiska, procesy czy fakty zostają
poddane ocenie. Jeżeli ocena ta jest negatywna, to z
analizy powinny wynikać sposoby usprawnień, a także
ewentualne ich skutki, co bardzo ułatwia podejmowanie
właściwej decyzji.

Analiza ekonomiczna



Wytyczanie zadań i środków niezbędnych
do ich realizacji.



Planowanie jest więc źródłem wielu
różnorodnych informacji na temat
przyszłości przedsiębiorstwa. Informacje te
będą wykorzystywane przy podejmowaniu
decyzji dotyczących przyszłości.

Planowanie

Rachunkowość



System gromadzenia i przetwarzania
danych o zdarzeniach gospodarczych w
celu dostarczenia kierownictwu
informacji niezbędnych do
podejmowania decyzji. To gromadzenie i
przetwarzanie danych prowadzone jest w
sposób kompletny, logiczny i
systematyczny.



System informacyjny przedsiębiorstwa najczęściej jest
systemem opartym na elektronicznej technice obliczeniowej.
Taki system informacyjny, którego podstawą jest informatyka,
nazywamy systemem informatycznym



Informatyka jest dyscypliną naukową i gałęzią wiedzy
dotyczącą przetwarzania informacji przy użyciu
elektronicznych maszyn cyfrowych, zwanych potocznie
komputerami.



Komputery są urządzeniami, które pozwalają na
wprowadzenie, przetworzenie i dostarczenie w odpowiedniej
formie (wyświetlenie na ekranie, wydruk na papierze,
przesyłanie wiadomości do innego komputera) informacji
dostosowanych do potrzeb ich użytkowników.

Informatyka odgrywa dużą rolę w
zarządzaniu



Zapewnia ona szybkie i łatwe
przetwarzanie informacji stosownie do
potrzeb podejmującego decyzję.



Należy przy tym pamiętać, że tu także
powinna obowiązywać zasada rachunku
ekonomicznego – wprowadzenie systemu
informatycznego w przedsiębiorstwie
musi być opłacalne.

Rachunek ekonomiczny



Polega na porównywaniu nakładów i efektów wielu różnych
wariantów rozwiązań, a następnie na wyborze wariantu
(rozwiązania) optymalnego, czyli najkorzystniejszego z
punktu widzenia korzyści gospodarczych.



To porównywanie poprzedzone jest obliczaniem
przewidywanych efektów i nakładów dla każdego wariantu.
W wyniku porównania wszystkich wariantów można
dokonać wyboru najlepszego z nich. Rachunek
ekonomiczny jest więc koniecznym warunkiem
podejmowania decyzji kierowniczych na każdym szczeblu
przedsiębiorstwa.

Rachunek ekonomiczny jest przeprowadzany według
następującego trybu:



ustalenie liczby możliwych rozwiązań
(wariantów) na podstawie informacji
gromadzonych w ramach systemu
informacyjnego



wykonanie obliczeń w celu porównania
przewidywanych efektów z przewidywanymi
kosztami dla każdego wariantu osobno



dokonanie wyboru optymalnego (najlepszego)
wariantu – podjęcie decyzji

PRZYKŁAD

Przedsiębiorstwo Handlowe „Merkury” w Krakowie przystąpiło do prac

w zakresie ustalenia wielkości i źródła zakupu koszy wiklinowych na
2003 r. Należy podjąć decyzję na temat ilości koszy, jakie mają być
kupione, a także wybrać dostawcę.

ROZWIĄZANIE
Podejmujący decyzję zażądał następujących informacji:



ilu jest producentów tego typu koszy;



po jakich cenach oferują oni swe wyroby (cena i marża);



na jakich warunkach może być dokonana transakcja (transport);



jaką wielkość sprzedaży tego typu koszy zanotowano w ciągu
ostatnich 5 lat i jakie tendencje w tym zakresie przewiduje się na
rok przyszły?

Dane, jakie uzyskał, zestawiono w tabeli 1.

Producent

Cena

w zł

Marża w

%

Transport

Koszt

transportu w zł

Przewidywana sprzedaż w

zależności od ceny w szt.

A

50,-

20

odbiorcy

200,-

1 000

B

70,-

22

dostawcy

–

800

C

55,-

21

odbiorcy

150,-

1 000

Tabela 1. Informacje niezbędne do podjęcia decyzji o
wyborze dostawcy

Po dokonaniu niezbędnych obliczeń wyniki zestawiono w tabeli 2.
Tabela 2. Wyniki obliczeń niezbędnych do podjęcia decyzji o
wyborze dostawcy

Produc

ent

Cena

w zł

Marża

w %

Przewidyw

ana

sprzedaż w

szt.

Wartość

przewidywa

nej

sprzedaży w

zł

Przewidywana

wartość

zrealizowanyc

h marż w zł

Koszt

transpor

tu

Różnice między

zrealizowaną marżą

a kosztami
transportu

w zł

A

50,-

20

1 000

50 000,-

10 000,-

200,-

9 800,-

B

70,-

22

800

56 000,-

12 320,-

–

12 320,-

C

55,-

21

1 000

55 000,-

11 550,-

150,-

11 400,-

WNIOSKI



Najbardziej opłacalnym wariantem zakupu jest
zakup u producenta B. Najmniej korzystnym
zakupem byłby natomiast zakup u producenta A.

Podejmowanie decyzji o zakupie wymaga

uwzględnienia jeszcze wielu innych informacji:



jakości towaru



przebieg dotychczasowej współpracy z
poszczególnymi producentami



warunki zakupu

Dziękujemy za uwagę