Departament Wdrażania RPO

ZASADY

SKŁADANIA i ROZLICZANIA

WNIOSKÓW O PŁATNOŚĆ

Departament Wdrażania RPO

Podstawa prawna:

•Wzór wniosku Beneficjenta o płatność (zakres minimalny) z
rozszerzonym komponentem dotyczącym rzeczowo –
finansowego postępu realizacji projektu zawierają wytyczne
Ministra

Rozwoju

Regionalnego

w

zakresie

sprawozdawczości wydane na podstawie art. 35 ust. 3
pkt 6 ustawy z dnia 6 grudnia 2006r. o zasadach
prowadzenia polityki rozwoju (Dz. U. Nr 227, poz. 1658 z
późn. zm.).

• przyjęty Uchwałą Zarządu WK-P wzór wniosku
Beneficjenta o płatność dla projektów realizowanych w
ramach RPO WK – P.

• § 5 ust. 1 umowy o dofinansowanie - Beneficjent składa
wniosek o płatność (…) według wzoru opracowanego przez
Instytucję Zarządzającą RPO WK-P, który Instytucja
Zarządzająca RPO WK-P zamieszcza na stronie internetowej:

www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl

i

www.mojregion.eu

.

Departament Wdrażania RPO

Wniosek o płatność (terminy):

1.Dla celów sprawozdawczych

- składany nie rzadziej niż raz na kwartał kalendarzowy do 10 dnia

miesiąca następującego po danym kwartale, licząc od dnia podpisania

Umowy (brak wydatków po stronie Beneficjenta nie zwalnia z

obowiązku przedkładania wniosków o płatność z wypełnioną

częścią sprawozdawczą);

2.Dla celów wnioskowania o dofinansowanie i rozliczenia

wydatków (w trakcie realizacji Projektu np. wniosek o płatność

pośrednią)

– składany nie częściej niż raz w miesiącu, zgodnie z

harmonogramem wydatków i składania wniosków o płatność,

stanowiący Załącznik nr 2 do Umowy o dofinansowanie;

3.Dla celów końcowego rozliczenia wydatków/Projektu w

przypadku wniosku o płatność końcową

– składany w terminie do 60 dni kalendarzowych od dnia

zakończenia finansowego realizacji Projektu (określonego w § 3

Umowy o dof.).
W przypadku zakończenia realizacji Projektu przed zawarciem Umowy

wniosek o płatność końcową składany jest w terminie do 60 dni od dnia

zawarcia Umowy.

Departament Wdrażania RPO

Wniosek o płatność (terminy) c.d.:

4.W przypadku

wniosku o zaliczkę

– składany w terminie na 20 dni przed terminem płatności

dokumentów w postaci faktur, rachunków (przedłożonych do Wn.

o płatn.).

Wniosek rozliczający płatność zaliczkową składany jest w

terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania

zaliczki

.

Nie przedłożenie w terminie wniosku o płatność rozliczającego

płatność zaliczkową może skutkować rozwiązaniem umowy o

dofinansowanie wraz ze zwrotem środków.

Maksymalna wysokość zaliczki wynosi 80% dofinansowania.

Ostatni wniosek o płatność zaliczkową Beneficjent przekazuje do IZ

w terminie do 15 października danego roku kalendarzowego.

5.Przekazanie

kolejnych transz w formie zaliczki

uzależnione jest

od rozliczenia przez Beneficjenta wnioskiem o płatność wraz z

załącznikami 100% wartości poprzedniej zaliczki w terminie do 30

dni od dnia jej otrzymania.

Departament Wdrażania RPO

Przykład

1.Data podpisania umowy – 17 września 2009 r.

2.Data ponoszenia pierwszych wydatków –

od 01 listopada 2009 r.

Obowiązek złożenia wniosku w części

sprawozdawczej-

do 10 października 2009 za okres do 30.09.2009

Możliwość złożenia pierwszego wniosku rozliczającego

wydatki

– listopad 2009 r.

Departament Wdrażania RPO

Wniosek o płatność

składany jest w jednym

egzemplarzu

w

wersji

papierowej

oraz

elektronicznej i służy

:

•

wnioskowaniu o przyznanie płatności zaliczkowej,

•wnioskowaniu o przyznanie płatności stanowiącej
refundację części wydatków sfinansowanych ze
środków beneficjenta,
•rozliczeniu

płatności

zaliczkowej,

tj.

udokumentowaniu

wydatków

poniesionych

przez

beneficjentów, którzy otrzymali środki
na realizację projektu w formie zaliczki,
•przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu
(funkcja sprawozdawcza).

Departament Wdrażania RPO

Rodzaje płatności

•

płatność zaliczkowa/rozliczenie płatności zaliczkowej -

występuje, gdy

Beneficjent otrzymuje określoną część dofinansowania

na podstawie wniosku o płatność zaliczkową po przedstawieniu

faktur/rachunków, ale przed ich zapłatą. Następnie w kolejnym

wniosku o płatność następuje

100% rozliczenie zaliczki na

podstawie wydatków już poniesionych

;

• płatność pośrednia - występuje w formie refundacji części

wydatków kwalifikowalnych, gdzie płatność dla Beneficjenta jest

zwrotem określonej części wydatków kwalifikowalnych poniesionych w

miarę postępu realizacji Projektu, ujętych we wniosku o płatność;

• płatność końcowa –

płatność dla Beneficjenta dotycząca

ostatniego wniosku o płatność (we wniosku o płatność

końcową co do zasady wnioskowana kwota powinna wynosić co

najmniej 5% wartości dofinansowania określonej w umowie o

dofinansowanie

).

Departament Wdrażania RPO

Załączniki do wniosku o płatność

Wniosek

o

płatność

pośrednią/końcową

powinien

zawierać

potwierdzone za zgodność z oryginałem i oznaczone datą

kopie następujących dokumentów

(których szczegółowy

katalog określa Załącznik nr 3 do Wytycznych dotyczących

rozliczania

wydatków

oraz

wypełniania

obowiązków

sprawozdawczych dla projektów współfinansowanych z EFRR w

ramach RPO WK-P)

:

-faktur lub innych dokumentów

o równoważnej wartości

dowodowej

opisanych zgodnie z wymogami IZ RPO WK – P;

- protokołów odbioru zakupionych towarów i usług lub

przekazanych materiałów, jeżeli dokumenty odbioru wymagane

są prawem
Protokoły odbioru, dołączane do Wniosku o płatność, powinny

być wystawiane w oparciu o kosztorys inwestycji, tak aby

możliwa

była

weryfikacja

stopnia

zaawansowania

poszczególnych elementów robót/prac;
- protokołów odbioru urządzeń, przyjęcia na magazyn z

podaniem ich miejsca składowania - w przypadku zakupu

urządzeń/sprzętu, które nie zostały zamontowane;

Departament Wdrażania RPO

Załączniki do wniosku o płatność

-wyciągów bankowych z rachunku bankowego Beneficjenta lub

potwierdzeń przelewów bankowych, a w przypadku płatności

gotówkowych kopiami dokumentów potwierdzających poniesienie

wydatków w formie gotówkowej.

Ważne: w tytule przelewu powinny znaleźć się informacje

identyfikujące podmiot realizujący przelew, odbiorcę i tytuł zapłaty

zwłaszcza poprzez wskazanie nr faktury /innego dokumentu

księgowego o równoważnej wartości dowodowej.
Wyciąg bankowy powinien również umożliwiać identyfikację

właściciela rachunku, z którego dokonywany jest przelew

(Beneficjent projektu);

- innych dokumentów potwierdzających i uzasadniających

prawidłową realizację Projektu np. umowy z wykonawcą,

pozwolenia na użytkowanie itp.

Departament Wdrażania RPO

Załączniki do wniosku o płatność (c.d.)

•

wniosek o płatność zaliczkową

:

-zawiera potwierdzone za zgodność z oryginałem i oznaczone

datą kopie faktur lub innych dokumentów o równoważnej

wartości dowodowej i jest składany na co najmniej 20 dni przed

terminem płatności dokumentów,

•

wniosek o płatność rozliczający płatność zaliczkową:

- zawiera dokumenty wymagane przy wniosku o płatność

pośrednią/końcową, rozlicza otrzymaną zaliczkę w 100% i jest

składany w terminie do 30 dni od dnia otrzymania zaliczki;
- jego złożenie w terminie określonym przez IZ RPO WK – P jest

warunkiem przekazania kolejnej transzy dofinansowania w

formie zaliczki.

Departament Wdrażania RPO

Załączniki do wniosku o płatność

(c.d.)

• wraz z wnioskiem o płatność stanowiącym rozliczenie

wydatków,

Beneficjent

załącza

oświadczenie

o

kwalifikowalności VAT

, według wzoru opracowanego przez

Instytucję Zarządzającą RPO WK-P, zamieszczonego na

stronie internetowej:

www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl

.

• W

przypadku

niepodlegania

przez

Beneficjenta

przepisom ustawy Prawo zamówień publicznych

, przy

wyłanianiu wykonawcy dla usług, dostaw lub robót

budowlanych w ramach realizowanego Projektu –

jest on

zobowiązany do stosowania „Wytycznych Instytucji

Zarządzającej RPO WK-P na lata 2007-2013 w sprawie

realizowania

zamówień

współfinansowanych

ze

środków EFRR, w stosunku do których beneficjenci nie

są zobowiązani do stosowania ustawy-Prawo zamówień

publicznych”,

w tym w szczególności do przekazywania do

Instytucji Zarządzającej RPO WK-P wraz z pierwszym

wnioskiem o płatność potwierdzonych za zgodność z

oryginałem kopii

przynajmniej 3 ofert handlowych,

umów, aneksów do umów z wykonawcą.

Departament Wdrażania RPO

Stosowanie odpowiedniego kursu w przypadku

operacji dokonywanych w walutach obcych w

odniesieniu do tabeli nr 15 z Wn. o płatn.

1) Faktury/inne równoważne dokumenty księgowe w walucie obcej należy

przeliczać na walutę polską po kursach zgodnych z obowiązującymi w
tym zakresie krajowymi przepisami dotyczącymi podatku dochodowego,
podatku od towarów i usług oraz zasadami rachunkowości, stosownie do
prowadzonej przez Beneficjenta formy działalności gospodarczej i
systemu rozliczeń.

2) Dla realizowanego projektu kwalifikowalność wydatku odnosi się do

wydatku faktycznie poniesionego, tzn. do płatności dokonywanej przez
Beneficjenta z rachunku bankowego przeliczonej po kursie sprzedaży (z
dnia dokonania operacji-zapłaty) stosowanym przez bank, z którego
usług korzysta Beneficjent. W przypadku płatności gotówkowych
dokonywanych w walutach obcych wartość transakcji należy przeliczyć
na walutę polską według kursu, po którym waluta została zakupiona.
Zarówno kurs po jakim dokonano zaksięgowania dokumentu jak i kurs
po jakim dokonano zapłaty musi być zamieszczony na dokumencie
księgowym. Ujemne różnice kursowe wydatków poniesionych przed
12.02.2009 r. są niekwalifikowalne.

Departament Wdrażania RPO

Stosowanie odpowiedniego kursu w przypadku

operacji dokonywanych w walutach obcych w

odniesieniu do tabeli nr 15 z Wn. o płatn.

3. W przypadku, w którym Beneficjent nie ma możliwości

przedstawienia

rzeczywistego

kursu

po

jakim

została

przeliczona transakcja zapłaty np. gdy dokonywana jest w
walucie obcej poza granicami Polski w banku, który nie
prowadzi tabeli kursu walut przeliczanych na złoty, jako kurs
przeliczeniowy
należy przyjąć kurs sprzedaży walut ogłoszony przez Narodowy
Bank Polski (NBP) w dniu dokonania transakcji zapłaty.

Departament Wdrażania RPO

Zasady opisu dokumentów

Na pierwszej stronie dokumentu

(faktury lub innego dowodu

księgowego ):

- adnotacja:
„

Projekt

jest

współfinansowany

ze

środków

Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze

środków budżetu państwa

w ramach RPO WK-P”

W przypadku, gdy projekt nie jest współfinansowany z

budżetu państwa zwrot „oraz z budżetu państwa” nie jest

zamieszczany. Zapis ten może również występować w formie

pieczęci.
- adnotacja:

„Wydatek ujęto we wniosku o płatność z dnia …”

(dzień –

miesiąc- rok w dowolnym formacie - data sporządzenia

pierwszej wersji wniosku o płatność, w którym ujęto

wydatek).

Departament Wdrażania RPO

Zasady opisu dokumentów

(c.d.)

Na odwrocie dokumentu (

według opracowanego wzoru

):

- adnotacja:

„Wydatek związany z realizacją Projektu pn .................

nr ........................... w ramach RPO WK-P w ramach

Działania/Poddziałania

...........zgodnie

z Umową nr ................................z dnia ............”;

- wskazanie nazwy kategorii wydatku w ramach projektu

„Wydatek zgodny z zadaniem z wniosku o dofinansowanie w

ramach kategorii wydatku………………” (nazwa kategorii

wydatku z Pkt. J.4 Wniosku o dof.);

-informacja o kwocie kwalifikowalnej obejmującej daną

fakturę w odniesieniu do zapisów wniosku o dofinansowanie

(sekcja J.4)

„Kwota kwalifikowalna: ……………………. PLN”

Departament Wdrażania RPO

Zasady opisu dokumentów

(c.d.)

Na odwrocie dokumentu (

według opracowanego wzoru

):

- informacja dotycząca przyjęcia środka trwałego do

Ewidencji Środków Trwałych (jeśli dotyczy)

„Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych pod

pozycją……….…….”

-informacja o dokonaniu sprawdzenia dokumentu pod

względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym wraz

datą i czytelnymi podpisami osób upoważnionych

„Sprawdzono pod względem formalnym, rachunkowym i

merytorycznym

…………………..

(data

i

podpis

osoby

upoważnionej)”

-opcjonalnie, podmioty zobowiązane na podstawie własnych

przepisów wewnętrznych powinny umieścić opis:

„Zatwierdzono do wypłaty na kwotę …….….. (data i podpis

osoby upoważnionej)”

Departament Wdrażania RPO

Zasady opisu dokumentów

(c.d.)

Na odwrocie dokumentu (

według opracowanego wzoru

):

- adnotacja w zakresie stosowania bądź braku konieczności

stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych

„Wydatek poniesiony zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień

Publicznych (tj. z 2007r. Dz.U. Nr 223, poz. 1655 z późn.

zm.) na podstawie art. ………. ”

lub

„Projekt/Wydatek nie jest objęty Ustawą Prawo Zamówień

Publicznych w związku z artykułem ……………”

-adnotacja

„Numer księgowy/Sposób zaksięgowania ………… (podpis

osoby upoważnionej)”

Departament Wdrażania RPO

Zasady opisu dokumentów

(c.d.)

TREŚĆ

DOKUMENTU

KSIĘGOWEGO

STR 1

Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego oraz ze środków budżetu
państwaw ramach RPO WK-P.
Wydatek ujęto we wniosku o płatność z dnia …..

[pozycja z

zestawienia
15 pod którą
został ujęty
dokument]

Departament Wdrażania RPO

Zasady opisu dokumentów

(c.d.)

Wydatek

związany

z

realizacją

Projektu

......................................nr……...................... …….

(tytuł projektu) (numer
projektu)

w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Kujawsko-
Pomorskiego

na

lata

2007-2013

w

ramach

Działania

…………….......................................................................

(nazwa i numer Działania/Poddziałania)

zgodnie

z

Umową

nr

..........................................zawartą

w

dniu.................................................

(numer umowy) (data

zawarcia umowy)

Wydatek zgodny z zadaniem z wniosku o dofinansowanie w ramach
kategorii wydatku ………….............................

(nazwa kategorii wydatku)

Kwota kwalifikowalna*

1

:.....................

Środek trwały ujęto w ewidencji środków trwałych pod pozycją *

2

……..

Zapłacono dnia ......................
Sprawdzono pod względem formalnym i rachunkowym:
……................................
Sprawdzono pod względem merytorycznym:
………………… ..............................

(data i podpis osoby upoważnionej)

Zatwierdzono do wypłaty na kwotę*

3

………............................................................

(data i podpis osoby upoważnionej)

*

4

Wydatek poniesiony zgodnie z Ustawą Prawo Zamówień Publicznych (t.j.

z 2007r. Dz.U. Nr 223, poz.1655 z późn.zm.) na podstawie art. ...........
Projekt/Wydatek*

4

nie jest objęty Ustawą Prawo Zamówień Publicznych w

związku z artykułem .........
Numer księgowy/Sposób zaksięgowania *

5

………………………

Departament Wdrażania RPO

Warunki przekazania środków

• wniesione przez beneficjenta

zabezpieczenie

prawidłowej

realizacji umowy –

weksel in blanco z deklaracją wekslową

),

•

prawidłowo

sporządzony i złożony (na zasadach i w

terminach określonych w umowie o dofinansowanie projektu)
wniosek

beneficjenta

o płatność zaliczkową/pośrednią/końcową,
• dokonanie przez IZ RPO WK-P

poświadczenia

faktycznego

i

prawidłowego

poniesienia

wydatków

oraz

ich

kwalifikowalności,
• dostępność środków na rachunku bankowym IZ RPO WK -
P.
Środki dofinansowania przekazywane są w wysokości

procentowego udziału w wydatkach kwalifikowalnych.

Departament Wdrażania RPO

Procedura przekazania środków

1. IZ RPO WK-P po dokonaniu weryfikacji wniosku o

płatność,

poświadczeniu

wysokości

i

prawidłowości

poniesionych wydatków

kwalifikowalnych w nim ujętych - dla

poprawnego wniosku zatwierdza

wysokość

dofinansowania.

2. W przypadku stwierdzenia błędów formalnych,

merytorycznych lub rachunkowych w złożonym wniosku o

płatność IZ RPO WK - P wzywa

Beneficjenta do poprawienia

lub uzupełnienia wniosku bądź do złożenia

dodatkowych

wyjaśnień w terminie wyznaczonym przez Instytucję

Zarządzającą RPO WK - P.

3. Niezłożenie przez Beneficjenta żądanych wyjaśnień albo

nieusunięcie przez niego braków lub błędów w terminie

powoduje wstrzymanie

przekazania dofinansowania.

Departament Wdrażania RPO

Warunki przekazania środków (c.d.)

Dodatkowo, w przypadku

wniosku o płatność końcową

:

• przeprowadzenie przez Biuro Kontroli Wdrażania RPO
kontroli na zakończenie realizacji Projektu,

• potwierdzenie w informacji pokontrolnej prawidłowej
realizacji Projektu lub usunięcia nieprawidłowości.

Departament Wdrażania RPO

Terminy przekazania płatności

•

pierwsza i kolejne transze zaliczki

- w terminie do 20 dni

od

dnia złożenia przez beneficjenta prawidłowo wypełnionego
wniosku o płatność zaliczkową,

•

płatność pośrednia

- w terminie do 40 dni roboczych

od dnia

złożenia przez beneficjenta prawidłowo sporządzonego wniosku
o płatność,

•

płatność końcowa

– w terminie do 85 dni roboczych od dnia

złożenia przez beneficjenta prawidłowo sporządzonego wniosku
o płatność,

jednak nie wcześniej niż po wniesieniu przez beneficjenta
zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy

Departament Wdrażania RPO

Najczęściej popełnianie błędy we Wnioskach

o płatność

1.Brak należytej staranności w opisie dokumentów
księgowych – opis takich dokumentów każdorazowo
powinien zawierać elementy wskazane w Instrukcji do
Wniosku beneficjenta o płatność .
2.W opisie dokumentu księgowego (na odwrocie) w miejscu
przeznaczonym na adnotację „Wydatek zgodny z zadaniem z
wniosku

o

dofinansowanie

w

ramach

kategorii

wydatku……….”

należy

odnieść

się

do

kategorii

poszczególnego wydatku określonego w Pkt. J.4 Wn. o dof.

3.W Pkt. 15 Wniosku o płatność w kolumnie nr 6 „Kategoria
interwencji” dla projektów typowo inwestycyjnych jako kod
interwencji należy każdorazowo wpisać „08” – Inne
inwestycje w przedsiębiorstwa.
4.Brak odniesienia w Pkt. 18 Wniosku o płatność do
kategorii wydatków określonych w Pkt. J.4 tabela 1.1.
Wniosku o dofinansowanie.
5.Brak przedłożenia oświadczenia o kwalifikowalności VAT
lub jego przedłożenie na nieaktualnym formularzu.

Departament Wdrażania RPO

Najczęściej popełnianie błędy we Wnioskach

o płatność c.d.

6.Brak 3 ofert do dokonanych zakupów w ramach projektu.
7.Przekroczenia kwot wydatkowanych i wskazanych jako
kwalifikowalne
w stosunku do wartości zaplanowanych we wniosku o
dofinansowanie.
8.Niespójności dokonywanych zakupów w stosunku do
specyfikacji

technicznej

załączonej

do

wniosku

o

dofinansowanie.
9. Brak potwierdzenia przyjęcia środka trwałego do
ewidencji środków trwałych.
10.Brak stosowania ologowania dokumentacji własnej
Beneficjenta.
11.Brak wyodrębnionej ewidencji księgowej.
12.W przypadku zaliczek – ponoszenie wydatków z innego
konta niż wyodrębnione dla projektu.

Departament Wdrażania RPO

Dobre praktyki w zakresie rozliczania

projektu

1.Przejrzystość składanej dokumentacji (dokumenty
dostarczone
w zwartej formie, poukładane według pozycji z tabeli
wydatków, czytelne),
2.Składanie

wyjaśnień

w

przypadku

zaistnienia

niespójności lub niejasności w składanej dokumentacji
np. w odniesieniu do różnic pomiędzy nazewnictwem
ujętym na fakturze a wskazanym we wniosku
o dofinansowanie,
3.Ujmowanie na fakturach jedynie wydatków związanych
z projektem,
4.Dokonywanie przelewów na kwoty objęte tylko daną
fakturą (unikanie przelewów zbiorczych, w tym nie
związanych z projektem).

Departament Wdrażania RPO

Dziękuję za uwagę

Krzysztof Mórawski

Biuro Wdrażania Projektów-Przedsiębiorczość

Departament Wdrażania Regionalnego Programu

Operacyjnego

www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl

www.fundusze.kujawsko-pomorskie.pl

www.mojregion.eu

www.mojregion.eu