Projekty unijne –

Projekty unijne –

organizacja, zarządzanie,

organizacja, zarządzanie,

rozliczanie

rozliczanie

Wyższa Szkoła Zarządzania

Wyższa Szkoła Zarządzania

mgr Joanna Woźniczka

mgr Joanna Woźniczka

[e-mail]

[e-mail]

Zajęcia 2

Zajęcia 2

Zarządzanie cyklem życia

Zarządzanie cyklem życia

projektów

projektów

(PCM- Project Cycle

(PCM- Project Cycle

Management)

Management)

Projekt - definicja

Projekt - definicja

•

Projekt

Projekt

zgodnie z definicją UE jest

zgodnie z definicją UE jest

'serią czynności

'serią czynności

zmierzających do osiągnięcia jasno określonych celów w

zmierzających do osiągnięcia jasno określonych celów w

zdefiniowanym okresie czasu i określonym budżecie'.

zdefiniowanym okresie czasu i określonym budżecie'.

• Ta definicja nie różni się wiele od znanych z innych

standardów zarządzania projektami.

• “Projekt jest określonym w czasie przedsięwzięciem,

podjętym w celu osiągnięcia unikalnego produktu lub
usługi”

(A Guide to the Project Managment Body of Knowledge - PMBOK

Guide, 2000

)

Projekt - definicja

Projekt - definicja

•

Nie ma jednej definicji projektu.

Nie ma jednej definicji projektu.

 Projekt to przedsięwzięcie, które:

 Służy realizacji określonego celu
 Posiada skoordynowane i wzajemnie powiązane ze sobą

działania

 Jest ograniczone w czasie ( ma określony początek i

koniec) oraz posiada ograniczony budżet i zasoby

 Ma wyjątkowy i unikalny charakter
 Posiada element niepewności i ryzyka
 Jest wdrażane przez ludzi!!!
 Odpowiada na jakiś konkretny problem (NIE MA

PROBLEMU - NIE MA PROJEKTU)

Rodzaje projektów

projekty

projekty

o wysokim

o wysokim

stopniu

stopniu

innowacyjności

innowacyjności

projekty

projekty

o niskim

o niskim

stopniu

stopniu

innowacyjności

innowacyjności

Rodzaje projektów

Rodzaje projektów

wg stopnia

wg stopnia

innowacyjności

innowacyjności

wg charakteru

wg charakteru

rezultatu

rezultatu

wg pochodzenia

wg pochodzenia

potrzeby

potrzeby

projekty

projekty

zewnętrzne

zewnętrzne

projekty

projekty

wewnętrzne

wewnętrzne

projekt

projekt

y

y

obiekto

obiekto

we

we

projekt

projekt

y

y

proceso

proceso

we

we

projekty

projekty

duże

duże

projekty

projekty

wielkie

wielkie

wg rozmiaru

wg rozmiaru

projekty

projekty

małe

małe

Rodzaje projektów

Rodzaje projektów według pochodzenia

zaspokajanej przez nie potrzeby

Projekty zewnętrzne - podejmowane dla zaspokojenia

potrzeby zewnętrznej tzn. klientów organizacji, zlecane

zazwyczaj przez klientów organizacji i opłacane przez nich

Projekty wewnętrzne - podejmowane dla zaspokojenia

potrzeby wewnętrznej tzn. potrzeby organizacji, zlecane przez

kierownictwo organizacji i finansowane ze środków

organizacji.

Rodzaje projektów

Rodzaje projektów według

charakteru ich rezultatu

Projekty obiektowe - ich rezultatem są

obiekty materialne dające się dokładnie

określić co do jakości wyniku, kosztów i

terminu zakończenia.

Projekty procesowe - ich rezultatem są

procesy lub systemy działania nie dające się

dokładnie określić co do jakości wyrobu,

kosztów i terminu zakończenia.

Rodzaje projektów

Rodzaje projektów według stopnia

ich innowacyjności / unikalności

Projekty o wysokim stopniu

innowacyjności

• podejmowane dla zaspokojenia
nowych potrzeb

• zmierzające do stworzenia nie
znanych dotąd obiektów

• wymagające zastosowania
nowej wiedzy

• oparte na nowych sposobach
działania (technologiach)

Projekty o niskim stopniu

innowacyjności

• podejmowane dla zaspokojenia

znanych potrzeb

• zmierzające do realizacji
znanych i sprawdzonych
obiektów

• korzystające z istniejącej
wiedzy i doświadczeń
• oparte na znanych sposobach
działania (technologiach

)

Specyfika projektów

Specyfika projektów

unijnych

unijnych

•

Od projektów współfinansowanych ze środków Unii

Od projektów współfinansowanych ze środków Unii

Europejskiej oczekuje się utrzymania rezultatów

Europejskiej oczekuje się utrzymania rezultatów

przez z góry zakładany okres.

przez z góry zakładany okres.

•

Rezultaty projektów są monitorowane i stanowią

Rezultaty projektów są monitorowane i stanowią

podstawę do oceny skuteczności udzielanego

podstawę do oceny skuteczności udzielanego

wsparcia finansowego.

wsparcia finansowego.

•

Do porównywania osiągniętych i planowanych

Do porównywania osiągniętych i planowanych

rezultatów stworzono specyficzną dla projektów

rezultatów stworzono specyficzną dla projektów

unijnych metodę -

unijnych metodę -

Zarządzanie cyklem życia projektu

Zarządzanie cyklem życia projektu

(PCM)

(PCM)

(1992 ‘ KE)

(1992 ‘ KE)

Specyfika projektów

Specyfika projektów

unijnych

unijnych

•

Od projektów współfinansowanych ze środków Unii

Od projektów współfinansowanych ze środków Unii

Europejskiej oczekuje się utrzymania rezultatów

Europejskiej oczekuje się utrzymania rezultatów

przez z góry zakładany okres.

przez z góry zakładany okres.

•

Rezultaty projektów są monitorowane i stanowią

Rezultaty projektów są monitorowane i stanowią

podstawę do oceny skuteczności udzielanego

podstawę do oceny skuteczności udzielanego

wsparcia finansowego.

wsparcia finansowego.

•

Do porównywania osiągniętych i planowanych

Do porównywania osiągniętych i planowanych

rezultatów stworzono specyficzną dla projektów

rezultatów stworzono specyficzną dla projektów

unijnych metodę -

unijnych metodę -

Zarządzanie cyklem życia projektu

Zarządzanie cyklem życia projektu

(PCM)

(PCM)

(1992 ‘ KE)

(1992 ‘ KE)

Zarządzanie cyklem życia

Zarządzanie cyklem życia

projektu

projektu

(PCM - Project Cycle

(PCM - Project Cycle

Management)

Management)

• PCM jest zestawem (koncepcji, zadań lub technik):

• koncepcji cyklu życia projektu,

• analizy interesariuszy,

• narzędzia planowania – 'Matrycy Logicznej',

• kluczowych czynników jakościowych,

• harmonogramów czynności i zasobów,

• zestandaryzowanych, spójnych struktur kluczowych

dokumentów projektowych

Fazy cyklu życia projektu

Fazy cyklu życia projektu

Fazy cyklu życia projektu

Fazy cyklu życia projektu

•

Programowania

Programowania

– uzgodnienia pomiędzy Unią Europejską, a

– uzgodnienia pomiędzy Unią Europejską, a

krajami Dokumentu Strategii Krajowej,

krajami Dokumentu Strategii Krajowej,

•

Identyfikacji

Identyfikacji

– identyfikowania projektów zgodnych ze strategią,

– identyfikowania projektów zgodnych ze strategią,

•

Formułowania

Formułowania

– potwierdzenia wykonalności projektów i

– potwierdzenia wykonalności projektów i

przygotowania planów projektów,

przygotowania planów projektów,

•

Wdrożenia

Wdrożenia

– dostarczania rezultatów i osiągania celów poprzez

– dostarczania rezultatów i osiągania celów poprzez

zarządzanie dostępnymi zasobami, oraz monitorowanie i

zarządzanie dostępnymi zasobami, oraz monitorowanie i

raportowanie postępów,

raportowanie postępów,

•

Oceny i audytu

Oceny i audytu

– oceniania czynności, będących

– oceniania czynności, będących

odpowiedzialnością innej strony, oraz wyrażania wniosków, dla

odpowiedzialnością innej strony, oraz wyrażania wniosków, dla

użytkowników o ocenianej czynności.

użytkowników o ocenianej czynności.

W

W

metodzie CPM stosuje

metodzie CPM stosuje

się następujące

się następujące

narzędzia:

narzędzia:

•

Metodę Matrycy Logicznej - LFA (Logical Framework

Metodę Matrycy Logicznej - LFA (Logical Framework

Approach),

Approach),

•

Ocenę zdolności instytucjonalnych/ organizacyjnych

Ocenę zdolności instytucjonalnych/ organizacyjnych

(pozwala na ocenę czy organizacja jest w stanie

(pozwala na ocenę czy organizacja jest w stanie

zrealizować stawiane przed projektem cele,

zrealizować stawiane przed projektem cele,

zaprojektować odpowiednie działania projektu i

zaprojektować odpowiednie działania projektu i

wspierać zmiany w organizacji) ,

wspierać zmiany w organizacji) ,

•

Monitorowanie, raportowanie i ewaluację,

Monitorowanie, raportowanie i ewaluację,

Matryca Logiczna

Matryca Logiczna

•

proces analityczny i zestaw narzędzi wspierających

proces analityczny i zestaw narzędzi wspierających

planowanie i zarządzanie

planowanie i zarządzanie

•

pozwala pokazać cele projektu/programu w

pozwala pokazać cele projektu/programu w

systematyczny i logiczny sposób

systematyczny i logiczny sposób

•

daje możliwość zobaczenia relacji przyczynowo-

daje możliwość zobaczenia relacji przyczynowo-

skutkowej pomiędzy różnymi poziomami celów

skutkowej pomiędzy różnymi poziomami celów

•

pokazuje jak sprawdzać czy te cele zostały osiągnięte

pokazuje jak sprawdzać czy te cele zostały osiągnięte

Matryca Logiczna

Matryca Logiczna

Celem sporządzenia matrycy logicznej projektu jest:

• streszczenie projektu

• zbadanie uwarunkowań zewnętrznych mających

pozytywny lub negatywny wpływ na projekt

• sformułowanie mierników dzięki którym będzie można

stwierdzić, czy poszczególne cele zostały osiągnięte

• oraz opisanie źródeł służących sprawdzeniu informacji o

osiągnięciu celów

Matryca Logiczna- etapy

Matryca Logiczna- etapy

tworzenia

tworzenia

1.

Analiza interesariuszy

Analiza interesariuszy

identyfikowanie i charakteryzowanie

identyfikowanie i charakteryzowanie

ważnych interesariuszy, ocena ich

ważnych interesariuszy, ocena ich

zdolności,

zdolności,

2.

2.

Analiza problemu

Analiza problemu

identyfikowanie kluczowych problemów,

identyfikowanie kluczowych problemów,

ograniczeń i szans; określanie relacji

ograniczeń i szans; określanie relacji

przyczynowo skutkowych,

przyczynowo skutkowych,

3.

3.

Analiza celu

Analiza celu

tworzenie rozwiązań na podstawie

tworzenie rozwiązań na podstawie

zidentyfikowanych problemów;

zidentyfikowanych problemów;

identyfikowanie

identyfikowanie

środków rozwiązywania problemów,

środków rozwiązywania problemów,

4.

4.

Analiza strategii

Analiza strategii

identyfikowanie różnych strategii osiągnięcia

identyfikowanie różnych strategii osiągnięcia

rozwiązań; wybieranie najodpowiedniejszej

rozwiązań; wybieranie najodpowiedniejszej

strategii

strategii

1.

Tworzenie Matrycy Logicznej

Tworzenie Matrycy Logicznej

definiowanie struktury projektu,

definiowanie struktury projektu,

testowanie jego logiki wewnętrznej

testowanie jego logiki wewnętrznej

i ryzyk, formułowanie mierzalnych

i ryzyk, formułowanie mierzalnych

wskaźników sukcesu,

wskaźników sukcesu,

2.

2.

Harmonogramowanie

Harmonogramowanie

czynności

czynności

określanie kolejności i zależności

określanie kolejności i zależności

czynności; szacowanie ich czasu

czynności; szacowanie ich czasu

trwania i przydzielania

trwania i przydzielania

odpowiedzialności,

odpowiedzialności,

3.

3.

Harmonogramowanie

Harmonogramowanie

zasobów

zasobów

z harmonogramu czynności tworzy

z harmonogramu czynności tworzy

się

się

harmonogram zasobów i budżet

harmonogram zasobów i budżet

ETAP PLANOWANIA

ETAP PLANOWANIA

ETAP ANALIZY

ETAP ANALIZY

Matryca Logiczna - Etap

Matryca Logiczna - Etap

Analizy

Analizy

1.

1.

analiza interesariuszy

analiza interesariuszy

2.

2.

analiza problemów

analiza problemów

3.

3.

analiza celów

analiza celów

4.

4.

analiza strategii

analiza strategii

Matryca Logiczna

Matryca Logiczna

 

Logika
Interwencji

Obiektywnie
Weryfikowal
ne
Wskaźniki

Źródło
Weryfikacji

Założenia i
czynniki
ryzyka

Cele Ogólne

 

 

 

 

Cel
(projektu)
bezpośredni
e

 

 

 

 

Rezultaty

 

 

 

 

Działania

 

Środki/Koszt
y

 

 

 

 

 

Warunki
Wstępne

Matryca Logiczna - Etap

Matryca Logiczna - Etap

Analizy

Analizy

1. analiza interesariuszy

•

Osiągnięcie celów projektu nie jest możliwe bez

Osiągnięcie celów projektu nie jest możliwe bez

pełnej i trafnej analizy istniejącej sytuacji. Jednym z

pełnej i trafnej analizy istniejącej sytuacji. Jednym z

elementów tej analizy jest analiza interesariuszy.

elementów tej analizy jest analiza interesariuszy.

•

Analiza interesariuszy mówi nam, kogo projekt

Analiza interesariuszy mówi nam, kogo projekt

będzie bezpośrednio dotyczyć, oraz określa sposób

będzie bezpośrednio dotyczyć, oraz określa sposób

wpływania na konkretne osoby. Wnioski z analizy są

wpływania na konkretne osoby. Wnioski z analizy są

następnie uwzględniane podczas opracowywania

następnie uwzględniane podczas opracowywania

projektu. Ważne jest, aby analiza interesariuszy miała

projektu. Ważne jest, aby analiza interesariuszy miała

miejsce w początkowym etapie projektu / programu w

miejsce w początkowym etapie projektu / programu w

fazie identyfikacji i oceny wstępnej projektu /

fazie identyfikacji i oceny wstępnej projektu /

programu.

programu.

Matryca Logiczna - Etap

Matryca Logiczna - Etap

Analizy

Analizy

1. analiza interesariuszy

1. Interesariusze - osoby lub instytucje, które mogą

1. Interesariusze - osoby lub instytucje, które mogą

bezpośrednio lub niebezpośrednio, pozytywnie lub negatywnie

bezpośrednio lub niebezpośrednio, pozytywnie lub negatywnie

– wpływać lub być pod wpływem projektu lub programu,

– wpływać lub być pod wpływem projektu lub programu,

2. Beneficjenci - Ci, którzy skorzystają w jakikolwiek sposób z

2. Beneficjenci - Ci, którzy skorzystają w jakikolwiek sposób z

wdrożenia projektu, których można podzielić na:

wdrożenia projektu, których można podzielić na:

–

Grupę docelową (Beneficjenci Ostateczni)

Grupę docelową (Beneficjenci Ostateczni)

:

:

grupę/jednostki, które będą pod bezpośrednim wpływem

grupę/jednostki, które będą pod bezpośrednim wpływem

projektu na poziomie Celu Projektu.

projektu na poziomie Celu Projektu.

–

Beneficjentów końcowych:

Beneficjentów końcowych:

tych, którzy skorzystają z projektu w długim okresie na

tych, którzy skorzystają z projektu w długim okresie na

poziomie społeczeństwa lub sektora

poziomie społeczeństwa lub sektora

3. Partnerzy projektu - Ci, którzy wdrażają projekty

3. Partnerzy projektu - Ci, którzy wdrażają projekty

(są także interesariuszami i mogą być grupą docelową)

(są także interesariuszami i mogą być grupą docelową)

Matryca Logiczna - Etap

Matryca Logiczna - Etap

Analizy

Analizy

1. analiza interesariuszy

Aby określić interesariuszy danego projektu należy:

Aby określić interesariuszy danego projektu należy:

1.

1.

Zidentyfikować interesariuszy różniących się od

Zidentyfikować interesariuszy różniących się od

siebie oraz tworzących w miarę homogeniczne grupy:

siebie oraz tworzących w miarę homogeniczne grupy:

•

Na których projekt może mieć wpływ

Na których projekt może mieć wpływ

•

Którzy mogą wpłynąć na projekt

Którzy mogą wpłynąć na projekt

•

Którzy mogą być pomocni, mogą stać się partnerami w projekcie,

Którzy mogą być pomocni, mogą stać się partnerami w projekcie,

nawet jeśli projekt może być realizowany bez ich udziału

nawet jeśli projekt może być realizowany bez ich udziału

•

Którzy mogą stać się stroną konfliktową w projekcie bądź mogą

Którzy mogą stać się stroną konfliktową w projekcie bądź mogą

odebrać projekt jako zagrożenie dla swoich interesów lub status quo

odebrać projekt jako zagrożenie dla swoich interesów lub status quo

•

Którzy i tak zostaną zaangażowani w projekt

Którzy i tak zostaną zaangażowani w projekt

2.

2.

Pogrupować interesariuszy zgodnie z rolami i

Pogrupować interesariuszy zgodnie z rolami i

rodzajem wpływów odpowiadając na pytania:

rodzajem wpływów odpowiadając na pytania:

•

Czy grupa interesariuszy (organizacja wspólnota itd.) będzie pracowała

Czy grupa interesariuszy (organizacja wspólnota itd.) będzie pracowała

dla projektu, współfinansowała go albo czerpała korzyści z jego realizacji

dla projektu, współfinansowała go albo czerpała korzyści z jego realizacji

•

Czy jest organizacją wspierającą czy hamującą?

Czy jest organizacją wspierającą czy hamującą?

•

Czy ma uprawnienia kontrolne, władzę?

Czy ma uprawnienia kontrolne, władzę?

Matryca Logiczna - Etap

Matryca Logiczna - Etap

Analizy

Analizy

1. mapa interesariuszy