Systemy informacyjne

w zarządzaniu

Management Information

Systems

Oprac. Stanisław Lenkiewicz & M. Uczyński

Wyższa Szkoła Zarządzania - The Polish Open

University

2000

Umiejętności dobrego

menedżera

• Znajomość systemów informacyjnych.
• Umiejętność wykorzystywania istniejących

systemów informacyjnych.

• Umiejętność określania potrzeb

informacyjnych firmy.

• Umiejętność współpracy z informatykami.
• Znajomość sprzętu komputerowego,

oprogramowania, narzędzi
telekomunikacyjnych.

Podczas tych zajęć ...

• zrozumiecie, czym są systemy informacyjne,
• nauczycie się efektywnie je wykorzystywać do

rozwiązywania codziennych problemów firmy,

• nauczycie się określać potrzeby informacyjne

swoich firm, krytycznie oceniać znane Wam
systemy informacyjne i projektować nowe,

• poznacie korzyści płynące z komputeryzacji ...

... zostaniecie specjalistami w dziedzinie MIS !

I love MIS !

Dane

Zarejestrowane fakty. Stanowią

wejście

systemu informacyjnego.

Atrybuty informacji:

• Źródło (nadawca).

• Kanał
komunikacyjny.

• Odbiorca.

Informacja

Dane przetworzone w sposób

zapewniający ich użyteczność dla

odbiorcy. Stanowią

wyjście

systemu

informacyjnego.

Informacja - różne

definicje

Obiekt abstrakcyjny, który w postaci
zakodowanej może być przechowywany,
przesyłany, przetwarzany i użyty do
sterowania.

W cybernetyce i teorii informacji - każdy
czynnik zmniejszający stopień niewiedzy
(„nieokreśloność”) o badanym zjawisku,
umożliwiający człowiekowi, organizmowi
żywemu lub urządzeniu automatycznemu
polepszenie znajomości otoczenia i w
sprawniejszy sposób przeprowadzenie
celowego działania.

Klasyfikacja informacji

Kryterium

Rodzaj informacji

Źródło

Wewnętrzne, zewnętrzne, pierwotne, wtórne,

rządowe, itd.

Rodzaj

Ilościowe, jakościowe, formalne, nieformalne.

Poziom

Strategiczne, taktyczne, operacyjne.

Czas

Historyczne, aktualne, dotyczące przyszłości.

Częstotliwość

Ciągłe, okresowe.

Przeznaczenie

Dotyczące planowania, kontroli, podejmowania

decyzji.

Forma

Pisemne, ustne, wizualne.

Typ

Szczegółowe, sumaryczne, zblokowane.

Cechy dobrej informacji

• Związek (zgodność) z realizowanym celem.
• Dostateczna dokładność (dla realizowanego

zadania oraz poziomu zarządzania).

• Dostateczny zakres.
• Weryfikowalność (wiarygodne źródło).
• Skierowanie do właściwej osoby.
• Podanie we właściwym czasie.
• Właściwy poziom szczegółowości.
• Podanie za pośrednictwem właściwego

kanału komunikacyjnego.

I love MIS !

System

• są powiązane w zorganizowany

sposób,

• podlegają zmianom przez fakt

„bycia w systemie”.

Zespół elementów realizujący
określone cele.
Składowe systemu:

Składowe systemu

• Wejście.
• Proces

przetwarzania.

• Wyście.
• Sprzężenie zwrotne.

Rodzaje systemów

• Zamknięte - całkowicie izolowane od

środowiska.

• Częściowo otwarte - wymieniające niektóre

informacje ze środowiskiem.

• Otwarte - wymieniające bez ograniczeń

informacje ze środowiskiem.

Można powiedzieć, że większość

organizacji

to systemy otwarte.

Cechy podejścia

systemowego

• Wszystkie systemy składają się z wzajemnie

oddziałujących części bądź podsystemów;
system może być opisany jedynie jako całość.

• Systemy są hierarchiczne.
• Poddawanie zmianom poszczególnych części

systemu pociąga za sobą zmiany innych jego
składników.

• Podsystem powinien działać zgodnie z celami

systemu wyższego szczebla, a nie realizować
niezależnie własne cele.

I love MIS !

System informacyjny -

definicja

System informacyjny -

definicja

Zorganizowany zespół wzajemnie
powiązanych elementów, służący do
gromadzenia, przechowywania,
przetwarzania, przesyłania i
udostępniania informacji menedżerom
różnych szczebli, w celu umożliwienia
im podejmowania terminowych i
efektywnych decyzji w zakresie
działań, za które są odpowiedzialni.

Składowe systemu

informacyjnego

Składowe systemu

informacyjnego

• Wejście:

– zbieranie luźnych danych

• Proces przetwarzania:

– transformacja danych w informacje

• Wyjście:

– transmisja informacji do odbiorców

• Sprzężenie zwrotne:

– przesłanie informacji z wyjścia do

wejścia w celu sterowania systemem

I love MIS !

Współczesne systemy

informacyjne

Współczesne systemy

informacyjne

Ludzie

Sprzęt

Oprogramowanie

Telekomunikacja

Dane

System

informacyjny

Czym jest współczesny

system informacyjny?

Czym jest współczesny

system informacyjny?

Układem złożonym ze sprzętu,

oprogramowania i sieci

komunikacyjnych

wykorzystywanym przez ludzi

w celu kierowania organizacją.

MIS 20 lat temu

MIS 20 lat temu

• Scentralizowane przetwarzanie

izolowanych zbiorów danych.

– Duże komputery „mainframe”

przetwarzające wszelkie dane.

– Użytkownicy pracujący na

„dzierżawionych” terminalach.

MIS 10 lat temu

• Zdecentralizowane przetwarzanie

izolowanych zbiorów danych.

– Wykorzystanie różnorodnych technik

komputerowych w zależności od
profilu działalności.

MIS dziś

• Zdecentralizowane przetwarzanie

wspólnych zbiorów danych.

– Użytkownicy w różnych miejscach

pracujący na wspólnych danych.

Dane

Podstawowe pytania

• Jak wygląda przepływ informacji w

organizacji?

• Jak obieg informacji w organizacji

zależy od jej struktury?

• W jakim stopniu potrzeby informacyjne

zależą od poziomu zarządzania?

• Czy i jak „obróbka” informacji zależy od

poziomu zarządzania?

Poziom operacyjny

Poziom

strategiczny

Poziom taktyczny

Poziomy zarządzania

organizacją

• Rożne typy

informacji
wymagają
różnych
systemów
informacyjnych.

Pracownicy produkcyjni,
wykonawcy usług.
Automatyzacja prostych,
powtarzających się działań.
Dla zwiększenia sprawności
organizacji.

Poziom operacyjny

Poziom

strategiczny

Poziom taktyczny

Kierownicy średniego szczebla.
Automatyzacja kontroli działalności
produkcyjnej / usługowej organizacji.
Dla zwiększenia efektywności
organizacji.

Poziom operacyjny

Poziom

strategiczny

Poziom taktyczny

Naczelne kierownictwo.
Analizy danych z przeszłości
i prognozy na przyszłość.
Dla opracowania / korekty strategii
i sformułowania planów.

Poziom operacyjny

Poziom

strategiczny

Poziom taktyczny

Jakie są przepływy

informacji

w organizacji?

• Dół - góra

– Informacje dotyczące codziennej działalności.

• Góra - dół

– Strategie, cele, zalecenia dla niższych szczebli.

• Poziome

– Nowe pomysły, rozwiązania, koordynacja

działań.

(OAS)

Office Automation

Systems

Rodzaje systemów

informacyjnych

Rodzaje systemów

informacyjnych

(EIS)
Executive
Information
Systems

(DSS) Decision
Support Systems

(ES)
Expert
Systems

(MIS) Management
Information Systems

(TPS) Transaction
Processing Systems

Transaction Processing

Systems

(systemy transakcyjne)

Wejście

Przetwarzanie

Wyjście

•Transakcje

•Zdarzenia

•Rejestracja

•Aktualizacja

•Sortowanie

•Filtrowanie

•Raporty

•Listy

Użytkownicy: Kierownicy operacyjni.

Cel: Realizacja konkretnych zadań (np. rejestracja zamówień,
wydruk faktur, sprzedaż).

Management Information

Systems

(systemy informacyjne

zarządzania)

•Zestawien
ia
transakcji

•Duże
zbiory
danych

•Standardow
e raporty

•Szczegółow
e analizy

•Zest. zbiorcze

•Zest. wyjątków

•Raporty „ad-hoc”

Użytkownicy: kierownicy średniego szczebla.

Cel: Tworzenie raportów ułatwiających menedżerom realizację
powierzonych im zadań.

Wejście

Przetwarzanie

Wyjście

MIS: główne cechy

• Wspierają decyzje związane z problemami

strukturalnymi i półstrukturalnymi.

• Nie dokonują zbyt szczegółowych analiz.
• Są mało elastyczne.
• Są zorientowane na wnętrze organizacji.
• Służą głównie tworzeniu raportów i

sprawowaniu kontroli.

Executive Information Systems

(systemy informowania

kierownictwa)

•Zestawieni
e danych
wewn.

•Dane nt.
otoczenia

•Sumaryczn
e
zestawienia,
nejlepiej
graficzne

•Raporty
zbiorcze

•Analizy
trendów

•Symulacje

•Inf. zwtrotne

Użytkownicy: naczelne kierownictwo.

Cel: Wspieranie długookresowego planowania
strategicznego.

Wejście

Przetwarzanie

Wyjście

Inne systemy

(OAS)

Office Automation

Systems

(DSS) Decision
Support Systems

(ES)
Expert
Systems

• Niektóre z systemów informacyjnych

znajdują zastosowanie na wszystkich
poziomach zarządzania.

Office Automation Systems

(systemy automatyzacji pracy

biurowej)

•Dokumen
ty

•Plany

•Daty

•Planowanie
terminów

•Komunikacj
a

•Archiwizacj
a

•Obliczenia

•Szczegółowe
raporty

•Listy

•Schematy

•Wiadomości

Użytkownicy: urzędnicy, kierownicy.

Cel: usprawnienie obiegu dokumentów (e-mail, kalendarze,
edytory...)

Wejście

Przetwarzanie

Wyjście

Decision Support Systems

(systemy wspomagania

decyzji)

•Modele
analityczne

•Duże
zbiory
danych

•Interaktywne

•Symulacje

•Specjalist.
raporty

•Sugestie decyzji

•Odpowiedzi na
zapytania

Użytkownicy: kierownicy personalni, decydenci.

Cel: wspomaganie procesu podejmowania decyzji.

Wejście

Przetwarzanie

Wyjście

DSS: główne cechy

• Interaktywne wspomaganie decyzji w

problemach półstrukturalnych i
niestruktu-ralnych.

• Oferują elastyczność i szybkie odpowiedzi.
• Pozwalają kontrolować wejście i wyjście.
• Nie wymagają stałego nadzoru

programistów.

• Stanowią pomoc dla MIS.
• Wykorzystują skomplikowane modele i

reguły wnioskowania.

Group Ware Systems

(systemy pracy grupowej)

• Systemy wspomagające grupowe

podejmowanie decyzji poprzez:

– elektroniczną komunikację (np. e-mail),
– grupowe planowanie (np. zbiorcze

kalendarze),

– rozmowy poprzez komputer (IRC),
– systemy telekonferencji,
– współużytkowanie dokumentów.

Główne produkty:

–

Lotus Notes

–

Novell

GroupWise

–

Microsoft

Exchange

Expert Systems

(systemy eksperckie)

Expert Systems

(systemy eksperckie)

•Zapytania

•Odpowied
zi na
pytania

•Porównywan
ie z faktami i
regułami
zapisanymi w
bazie wiedzy

•Zalecenia

•Sugestie

Użytkownicy: kierownicy średniego szczebla.

Cel: Wykorzystanie specjalistycznej wiedzy dla wspomagania
decyzji
(np. w diagnostyce medycznej).

Wejście

Przetwarzanie

Wyjście

Do przygotowania prezentacji

wykorzystano:

• Prof. Jon P. Gant,

Indiana University

www.spea.indiana.edu