Maciej Ostrowski
Mariusz Postek
LOG
Rola informacji i wiedzy w zarządzaniu.
Informacja zawsze towarzyszyła i zapewne będzie towarzyszyć
procesom organizacji i zarządzania, jednak nigdy dotychczas nie była
tak cenna jak obecnie. Jest postrzegana jako podstawa uzyskania
przewagi konkurencyjnej, efektywności ekonomicznej i skuteczności
wszelkich procesów zarządczych, często uważana za najcenniejszy
zasób przedsiębiorstwa.
System Informacyjny
System informacyjny
To posiadająca wiele poziomów struktura pozwalająca
użytkownikowi na przetwarzanie, za pomocą procedur i
modeli, informacji wejściowych w wyjściowe. Natomiast
system
informatyczny jest wydzieloną,
skomputeryzowaną, częścią systemu informacyjnego.
Komputeryzacja systemów informacyjnych jest coraz
powszechniejszym sposobem zwiększenia sprawności
działania systemu zarządzania, ponieważ mimo
początkowych wydatków na szkolenia, oprogramowanie i
wdrożenie, system informatyczny umożliwia formalizację
struktury organizacyjnej, zwiększenie rozpiętości
kierowania, automatyzowanie zadań, dostarcza
niezwłocznie żądanych informacji, ułatwia pracę grupową
w przedsiębiorstwach posiadających wiele oddziałów.
System Informacyjny Zarządzania (SIZ)
-System Informacyjny przedsiębiorstwa jest
systemem złożonym, a decyduje o tym nie tylko to,
że podstawowym elementem systemu jest człowiek,
ale także to, że w skład systemu wchodzi wiele,
wzajemnie ze sobą powiązanych podsystemów
informacyjnych.
-Obserwujemy, że złożoność takiego systemu jest
proporcjonalna do integracji (współdziałania)
przedsiębiorstwa z jego otoczeniem.
-Tę część systemu informacyjnego przedsiębiorstwa,
która jest odpowiedzialna za zasilanie procesów
decyzyjnych można nazwać systemem
informacyjnym zarządzania (SIZ)
SIZ pełni wobec przedsiębiorstwa następujące
funkcje:
-stanowi główne źródło informacji, które pozwalają na
podjęcie decyzji kształtujących bieżącą sytuację
przedsiębiorstwa i jego dalszy rozwój;
-zapewnia interakcję między systemami zarządzania, a
systemem wykonawczym;
-wpływa na poziom kosztów ponoszonych przez
przedsiębiorstwo (przez stworzenie możliwości
podejmowania działań korygujących wcześniej podjęte
decyzje czy poprzez zapewnienie komunikacji między
nadawcami i odbiorcami informacji);
-przyczynia się do rozwoju konkurencyjnych produktów i
usług;
-pozwalają na znalezienie nowych, nieznanych wcześniej
zasobów materialnych (surowców, materiałów, energii).
Cechy jakościowe SIZ
Za najważniejsze cechy SIZ można uznać:
Celowość – właściwości i działanie służą osiąganiu celów
przedsiębiorstwa, a zwłaszcza misji i przyjętym strategiom
organizacji;
Wiarygodność – informacje pozyskiwane z systemu
informacyjnego opierają się na sprawdzalnych co do
prawdziwości i rzetelności źródłach oraz metodach
pozyskiwania informacji, jej przechowywania i
przetwarzania. W przypadku, gdy uzyskanie 100%
pewności nie jest możliwe powinno być skalkulowane
ryzyko, że mogą być błędne;
Dostępność – upoważnieni odbiorcy informacji
generowanych przez SI mogą ją uzyskać w dowolnym
czasie, z dowolnego miejsca i z pomocą różnych urządzeń;
Aktualność – informacje dostępne w SI są aktualizowane
tak często, jak jest to możliwe i konieczne;
Efektywność – suma korzyści uzyskiwanych z SI
powinna przewyższać koszty związane z jego
utrzymaniem;
Wydajność – system zapewnia wystarczającą
wydajność przy zachowaniu innych kryteriów
jakościowych;
Niezawodność – Pod tym pojęciem rozumie się także
powtarzalność w tym sensie, że przy powtórzeniu
określonego zapytania SI wygeneruje taką samą
odpowiedź;
Elastyczność – system zapewnia zachowanie
pozostałych parametrów jakościowych na
niezmienionym poziomie w różnych warunkach jego
użytkowania. Elastyczność polega także na
możliwości adaptacji SI do zmieniających się
warunków (parametryzacja);
Kompleksowość – system zaspokaja ilościowo i
asortymentowo oczekiwania jego użytkowników;
Poufność – system zapewnia dostęp do określonej
informacji tylko upoważnionym odbiorcą. W
skomputeryzowanych SI osiąga się to poprzez
zróżnicowanie praw dostępu, w tradycyjnych poprzez
rozwiązania organizacyjne;
Bezpieczeństwo – system zapewnia nienaruszalność
zbiorów danych i informacji oraz procedur ich
przetwarzania chroniąc je przed nieuprawnioną
ingerencją z zewnątrz;
Przyjazność – system w maksymalny sposób ułatwia
dostęp jego użytkowników. W skomputeryzowanych SI
osiąga się to poprzez poprawne zbudowanie
formularzy;
Inteligencja – system ma wbudowane mechanizmy
będące symulacją ludzkiej inteligencji: wnioskowania,
przetwarzania informacji, uczenia się, reagowania na
sygnały z otoczenia, symulowania rzeczywistości.
Osiąga się to poprzez wykorzystywanie metod sieci
neuronowych w SI.
Management Information
Systems
Istnieje wiele definicji systemów informacyjnych
zarządzania. Nie należy utożsamiać MIS tylko i
wyłącznie z systemem komputerowym, bowiem
pojęcie to ma znacznie szerszy charakter. Należy
raczej odnieść się do procesu podejmowania decyzji w
organizacji, który oparty jest na podstawowych celach
organizacji. Proces decyzyjny ma bezpośredni wpływ
na strukturę i efektywne działanie systemu
informacyjnego, którego celem jest przede wszystkim
wspomaganie tego procesu.
System MIS cechuje:
- możliwości zbierania i magazynowania danych
niezbędnych do przetwarzania w informacje
przydatne do wspomagania procesów
decyzyjnych,
- dostarczanie informacji odpowiedniej osobie,
formie i na czas,
- dostarczanie informacji za pomocą rożnych
kanałów komunikacyjnych,
- łatwość obsługi i dostępu do informacji,
- zabezpieczenie przed włamaniem i
niekontrolowanym dostępem,
- niezawodność funkcjonowania
.
Dobry system teleinformatyczny pozwala
monitorować każdy element firmy,
wspomagając procesy organizacji i
zarządzanie. Skuteczne i dobrze przemyślane
narzędzia informatyczne ułatwiają szybki
rozwój firmy, a stosowane coraz
powszechniej elementy tzw. sztucznej
inteligencji sprawiają, że stają się one coraz
bardziej elastyczne.
Na tle poziomów zarządzania (operacyjny,
taktyczny, strategiczny) oraz rodzaju
ustrukturalizowania decyzji można wyróżnić
systemy informacyjne zarządzania, takie jak:
- systemy transakcyjne,
- biurowe systemy informacyjne,
- systemy informacyjne zarządzania,
- systemy wspomagania decyzji,
- systemy informacyjne kierownictwa,
- systemy wspomagania kierownictwa,
- systemy eksperckie,
- systemy oparte o bazy wiedzy.
T y p y s y s te m ó w in f o r m a c y jn y c h
I n f o r m a ti o n
S y s te m s
S y s t e m y
I n f o r m a c y j n e
O p e r a ti o n s
S u p p o r t
S y s te m s
S y s t e m y W s p a r c ia
O p e r a c y j n e g o
M a n a g e m e n t
S u p p o r t S y s te m s
S y s t e m y
W s p o m a g a n ia
Z a r z a d z a n ia
T r a n s a c ti o n
P r o c e s s i n g
S y s te m s
S y s t e m y
T r a n s a k c y j n e
P r o c e s s C o n to r l
S y s te m s
E n te r p r i s e
C o l l a b o r a ti o n
S y s te m s
( s y s te m y
w s p ó ł p r a c y w
p r z e d s i ę b i o r s tw i e )
M a n a g e m e n t
I n f o r m a ti o n S y s te m s
S y s t e m y
I n f o r m a c y j n e
Z a r z a d z a n i a
D e c i s i o n
S u p p o r t S y s te m s
S y s t e m y
W s p o m a g a n ia
D e c y z j i
E x e c u ti v e
I n f o r m a ti o n s y s te m s
S y s t e m y
I n f o r m a c y j n e
K i e r o w n i c t w a
E w o lu c ja s y s te m ó w in f o r m a ty c z n y c h
d o w s p o m a g a n ia z a r z ą d z a n ia
S E T - S y s t e m y e w i d e n c y j n o -
t r a n s a k c y j n e
S I D - S y s t e m y i n f o r m a c y j n o -
d e c y z y j n e
S W D - S y s t e m y w s p o m a g a n i a
d e c y z j i
Z S I - Z i n t e g r o w a n e s y s t e m y
i n f o r m a t y c z n e
S I K - S y s t e m y i n f o r m o w a n i a
k i e r o w n i c t w a
S E - S y s t e m y e k s p e r c k i e
S S I - S y s t e m y s z t u c z n e j
i n t e l i g e n c j i
Z S I
S E
S S I
System Informacyjny, a System
Informatyczny.
System informatyczny – jest to zbiór powiązanych ze sobą elementów,
którego funkcją jest przetwarzanie danych przy użyciu techniki
komputerowej. Lub Wyodrębniona część systemu informacyjnego, w którym
do przetwarzania danych zastosowano środki i metody informatyczne, a
zwłaszcza sprzęt i oprogramowanie komputerów.
Elementy:
- sprzęt (hardware)
- oprogramowanie (software)
- baza danych
- telekomunikacja (Internet)
- ludzie
- organizacja
System informacyjny – można go określić jako posiadającą wiele
poziomów strukturę pozwalającą użytkownikowi na przetwarzanie, za
pomocą procedur i modeli, informacji wejściowych w wyjściowe lub układ
odpowiednich elementów, którego zadaniem jest przetwarzanie danych.
System informacyjny częściowo
skomputeryzowany
System informatyczny
System informacyjny całkowicie
skomputeryzowany
System informacyjny to
skomputeryzowana część systemu
informatycznego
System Informacyjny „Domena człowieka”
„Domena maszyn” System Informatyczny.
Składowe elementy Systemu Informacyjnego (SI) SI =
{P,I,T,O,M,R}
P – zbiór podmiotów, które są użytkownikami systemu.
I – zbiór informacji o sferze realnej, czyli jej stan i zachodzące w niej
zmiany
(tzw. zasoby informacyjne).
R – relację pomiędzy poszczególnymi zbiorami.
M – Zbiór meta-informacji, czyli opis systemu informacyjnego i jego
zasobów informacyjnych.
O – zbiór rozwiązań rynkowych stosownych w danej organizacji.
T – zbiór narzędzi technicznych stosownych w procesie pobierania,
przesyłania, przetwarzania, przechowywania i wydawania informacji.
System Informatyczny (SiT)
Zasoby systemu informatycznego:
- Ludzkie – potencjał wiedzy ukierunkowany na
rozwiązywanie
problemów systemu;
- Informacyjne – zbiory danych przeznaczone do
przetwarzania; - Proceduralne – algorytmy, procedury,
oprogramowanie;
- Techniczne – sprzęt komputerowy, sieci
telekomunikacyjne,
nośniki danych
Funkcje systemy informatycznego:
gromadzenie informacji,
przetwarzanie informacji,
przechowywanie informacji,
prezentacja informacji,
przesyłanie informacji.
System Informacyjny a System
Informatyczny
Problem w rozróżnieniu Systemu Informacyjnego (SI), a
Systemu Informatycznego (SiT) powstał w latach 70-tych XX
wieku, to właśnie wtedy w języku polskim zaczęto stosować to
drugie pojęcie. Wiele nieporozumień wynika z dużego
podobieństwa pomiędzy nazwami tychże systemów. Co do
problemu to jest on obcy w krajach zachodnich, gdyż te już w
latach 60-tych rozróżniły te dwa pojęcia. Ukazało się tam
wiele precyzyjnych opracowań definiujących pojęcie SI oraz
SiT. Wiele środowisk jednak wciąż podejmuje badania nad
tematyką Systemów Informacyjnych. Są to głównie studenci,
kształcący się w zakresie nauk związanych z zarządzaniem.
Przyszli menadżerowie muszą widzieć potencjał jaki jest
w skomputeryzowanych systemach zarządzania. Takie
rozwiązanie pozwala obniżyć koszty poprzez
zminimalizowanie wypłacanych pensji dla księgowych,
czy też osób, których pracę może wykonać komputer. O
ile komputery są mistrzami w szybkich obliczeniach to
nie są one w stanie myśleć tak jak człowiek, nie
posiadają one tak złożonych procesów myślowych.
Dlatego do kierowania firmą, która posiada określoną
strategię potrzebna jest osoba (człowiek potrafi
przetwarzać dane oraz posiada zaawansowaną sferę
przetwarzania informacji w procesach myślenia) a nie
nawet najbardziej zaawansowana technologicznie
maszyna.
Architektura systemu zintegrowanego
zarządzania
Przykład przedsiębiorstwa, w którym nie ma
systemu informatycznego i gdzie przypływ
informacji między poszczególnymi działami nie
pozwala nadzorować etapu realizacji
poszczególnych procesów wewnątrz firmy.
Podsumowując:
- Pracownicy działu zakupów nie poinformowali o ilości
zakupionych puszek
- Mimo braku potwierdzenia zgodności opakowań z
normą zakładową towar przewieziono do magazynu
- Nie określono miejsca gdzie puszki się znalazły –
trudno było udowodnić, że zardzewiałe puszki
przewieziono już od dostawcy (kwestia reklamacji
puszek)
WNIOSKI
Tak więc po dłuższych rozważaniach można śmiało
powiedzieć, że jak na razie System Informacyjny
(człowiek) przewyższa System Informatyczny
(komputer). Nawet wprowadzenie w przyszłości coraz to
bardziej zaawansowanych technologicznie rozwiązań
takich jak Interfejs głosowy oraz sieci neuronowe nie
wpłyną drastycznie na ten stan rzeczy. Jako przykład
można podać komputer grający w szachy z człowiekiem.
Komputer nie potrafi sam „wymyślić” zagrania (choć w
porównaniu do człowieka liczy on o wiele szybciej),
potrafi zagrać tylko tak jak zaprogramował go człowiek.
Cele wdrażania systemu informacyjnego
ułatwianie gromadzenia informacji niezbędnych do
funkcjonowania danego procesu,
usprawnianie analizy zebranych danych i informacji,
możliwość przekształcenia nieustrukturalizowanego
procesu w rutynowo przebiegającą transakcję,
ułatwienie wprowadzania zmian w kolejności przebiegu
procesu,
umożliwienie łatwego dostępu do zasobów wiedzy i
ekspertyz oraz ich swobodnego transferu,
umożliwienie eliminacji zbędnych pośredników z procesu,
umożliwienie łatwego monitorowania przebiegu zarówno
całego procesu, jak i jego poszczególnych elementów,
możliwość zastępowania czynnika ludzkiego w procesie
lub też zmniejszanie jego udziału.
Dziękujemy za uwagę.
Źródła:
„ Systemy informacyjne biznesu”, Kisielnicki Jerzy,
Sroka Henryk, Agencja Wydawnicza Placet,
Warszawa 2005.
http://www.wsz-pou.edu.pl/biuletyn/druk.php?p=&s
trona=biul_pyt33&nr=33
http://pl.wikipedia.org/wiki/System_informacyjny