1

Zarządzanie Projektem

Teleinformatycznym

Procesy zarządzania projektem

dr inż. Konrad Jackowski

e-mail:

[e-mail]

C3 111

Zarządzanie projektami

Zarządzanie projektami – zastosowanie wiedzy,
umiejętności, narzędzi i technik, do kolejnych działań
projektowych, mających na celu realizację zadań
stojących przed zespołem projektowym

– Planowanie
– Kontrola
– Zarządzanie zmianami
– Identyfikacja wymagań systemu
– Identyfikacja i zarządzanie potrzebami wszystkich

osób zainteresowanych produktem i zaangażowanych
w realizację projektu

– Poszukiwanie kompromisu pomiędzy sprzecznymi

wymaganiami i ograniczeniami

Zarządzanie projektem – złoty trójkąt

bud

ż

et

harmonogram

jako

ść

Standardy zarządzania projektami

•

PMI – Standard Project Management Institute uznany za obowiązujący w zakresie prowadzenie

projektów w USA

–

PMBOK -Guide of Project Management Body of Knowledge

–

Projekt to ograniczony w czasie wysiłek podejmowany w celu wytworzenia unikatowego produktu lub usługi

•

IPMA International Project Management Association (Organizacja stowarzyszona - Stowarzyszenie

Project Management Polska)

–

IPMA Competence Baseline

–

Projekt jest przedsięwzięciem, w którym zasoby ludzkie, rzeczowe i finansowe są zorganizowane w
nowatorski sposób, w celu wykonania unikatowego zakresu prac, z daną specyfikacją, z ograniczeniami

kosztu i czasu, w okresie pełnego cyklu trwania projektu, dla uzyskania korzystnych zmian określonych przez
cele jakościowe i ilościowe

•

PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments)

–

projekt to sposób prowadzenia przedsięwzięć gospodarczych zmierzający do wytworzenia produktu
uzasadnionego biznesowo, w ramach określonego czasu, budżetu, z odpowiednią strukturą organizacyjną,

rolami i zakresami odpowiedzialności

•

Inne, zazwyczaj nie prezentujące holistycznego podejścia do zarządzania projektami, zazwyczaj

koncentrujące się na wybranych elementach zarządzania

Cechy projektów

• Unikatowość

– Produktu
– Procesu projektowego

• Ograniczenia

– Zasobów
– Czasu
– Kosztów

• Realizacja projektów często zaburza rutynową pracę organizacji w

wyniki przecinania się kompetencji i zadań pracowników

zaangażowanych w projekcie

• Dynamiczna organizacja struktur/zespołów projektowych
• Zarządzanie przez planowanie i przewidywanie

Struktura organizacyjna firmy a projekt
(PM BOK)

• Struktura organizacyjna firmy ma istotny wpływ na

zdolność organizacji do zarządzania projektami.

• Trzy podstawowe modele:

– struktura funkcjonalna,

– struktura macierzowa,

– struktura projektowa.

2

Struktura organizacyjna firmy a projekt
(PM BOK)

Struktura funkcjonalna

• Pracownicy zatrudnieni w projekcie, realizują go obok swoich codziennych

zadań.

• Nie ma pracowników wydzielonych z komórek wyłącznie na potrzeby

projektu.

• Kierownik projektu nie posiada dodatkowych uprawnień, jedynie koordynuje

pracę zespołu.

Trudności komunikacyjne oraz
podejmowanie decyzji na wysokich
szczeblach zarządzania skutecznie
utrudniają efektywne zarządzanie
projektem.

NIEPOLECANA!

Struktura organizacyjna firmy a projekt
(PM BOK)

Struktura macierzowa

• Kilka poziomów jej rozwoju:

– słaba macierz,

– zbilansowana,

– silna.

Struktura organizacyjna firmy a projekt
(PM BOK)

Struktura macierzowa
• W przypadku macierzy słabej i zbilansowanej kierownik projektu

otrzymuje pewne uprawnienia. Część pracowników jest wydzielana
ze swoich komórek i ma możliwość pracowania wyłącznie na cele
projektu.

Struktura organizacyjna firmy a projekt
(PM BOK)

Struktura macierzowa
• W macierzy silnej dodatkowo powstaje oddzielny pion zarządzania

projektami skupiający wykwalifikowanych kierowników projektów.
Tu kierownicy mają znaczne uprawnienia, a liczba pracowników
wykonujących oprócz projektu dodatkowe zadania w firmie
zmniejsza się nawet do 15-30%.

Struktura organizacyjna firmy a projekt
(PM BOK)

Struktura projektowa
• Jest dostępna głównie dla organizacji, które realizują projekty dla

innych firm. Nie zawiera ona pionów funkcjonalnych, składa się
jedynie z zespołów projektowych. Uprawnienia kierownika projektu
są tu bardzo duże.

Cykl życia projektu

• Cykl życia to sekwencja faz projektu
• Fazy projektu nie muszą być rozłączne
• Cykl życia pozwala na uporządkowanie

3

Cykl życia projektu

Start

-

Planowanie

-

Realizacja

-

Zamknięcie

Monitorowanie

• Cykl życia to sekwencja faz projektu
• Fazy projektu nie muszą być rozłączne
• Cykl życia pozwala na uporządkowanie

Czynności w trakcie realizacji projektu

• W dziedzinie zarządzania projektem wyróżnia się dwa

typy procesów:

– procesy kierownicze odpowiedzialne za

organizowanie i monitorowanie prac,

– procesy produkcyjne związane z tworzeniem

produktu.

Procesy zarządzania projektami

• Zgodnie z koncepcją PMI procesy zarządzania projektem

można podzielić na następujące grupy

– Inicjalizacja - przygotowanie

– Planowanie

– Wykonywanie

– Monitorowanie i kontrola

– Zamknięcie

Inicjacja - przygotowanie

• Inicjacja jest procesem definiowania nowego projektu lub fazy.

Obejmuje opracowanie

– Wstępnego zakresu projektu
– Wstępnego budżetu
– Wstępnych ograniczeń
– Identyfikację głównych udziałowców (Stakeholders)
– Wybór kierownika projektu (opcjonalnie)

• Efektem końcowym tej grupy procesów jest autoryzacja

uruchomienia projektu.

Udziałowcy projektu

• Właściciel (sponsor) to ktoś, kto przejmuje system, zatwierdza go i płaci za

system lub wyniki projektu. Nie ulega wątpliwości, że należy określić kim

jest ten człowiek i zrobić wszystko, aby w czasie prac nad projektem był

zadowolony.

• Użytkownik to osoba lub grupa osób, która będzie korzystała z ukończonego

projektu. Bywa, że użytkownicy są zarazem właścicielami projektu.

• Pośrednicy to współwłaściciele projektu, najczęściej nie upoważnieni do

inicjowania, zatwierdzania projektu lub przyjmowania budżetu. Są oni

jednak żywo zainteresowani jego wynikiem.

• Dostawca/ kooperant.

• Kierownik projektu.

• Mistrzowie to ludzie wpływowi, którzy znajdują się często poza normalnym

kręgiem osób bezpośrednio związanych z projektem. Jest on gorącym

zwolennikiem projektu, a jego entuzjazm wypływa często z pobudek

pozamerytorycznych.

Procesy fazy inicjalizacji

• Opracowanie Karty projektu

– Karta projektu jest

dokumentem

autoryzującym

uruchomienie projektu lub

fazy. Zawiera definicję

celów, zakresu, ograniczeń,

udziałowców.

– W przypadku projektów o

wielu fazach jest podstawą

oceny realizacji

poprzednich faz.

• Identyfikacja udziałowców

– Identyfikacja wszystkich

osób zaangażowanych w

realizację projektu lub

zainteresowanych jego

wynikami.

– Identyfikacja wpływu

udziałowców na projekt,

ich ról oraz poziomu

zaangażowania w prace.

4

Grupa procesów planowania

• Procesy mające na celu

– Oszacowanie zakresu prac
– Precyzyjne zdefiniowanie celów
– Zdefiniowanie zadań niezbędnych do osiągnięcia celów

• Procesy planowania są uruchamiane zawsze po uruchomieniu projektu
• Mogą zostać uruchomione również wtedy, jeżeli nastąpiła istotna zmiana w

założeniach projektu lub po wystąpieniu nieprzewidzianych trudności

• Wynikiem tej grupy procesów są:

– Plan zarządzania projektem
– Definicja dokumentów wykorzystywanych do kontroli projektu.

• Dokumentacja powinna obejmować wszystkie aspekty projektu

– Zakres
– Koszty
– Komunikację
– Ryzyko

Grupa procesów planowania

• Opracowanie planu zarządzania

projektem

– Obejmuje definicję i

dokumentację zadań/akcji

koniecznych do opracowania,

integracji i koordynacji

wszystkich planów

– Odpowiada na pytania jak

projekte będzie planowany,

kontrolowany i monitorowany

• Zebranie wymagań

– Zebranie wymagań wszystkich

rozpoznanych interesariuszy

projektu

• Definicja zakresu projektu

– Szczegółowa dokumentacja

opisująca wymagania

• Produktu
• Projektu

• Opracowanie WBS

– Zdefiniowanie szczegółowej

listy zadań, które muszą

być zrealizowane w celu

osiągnięcia założonego celu

– Dekompozycja ma za

zadanie wyłonienie

mnijeszył i łatwiejszych do

zarządzania zadań

Grupa procesów planowania

• Definiowanie zadań

– Zdefiniowanie listy zadań

wraz z ich atrybutami np.

zasoby, nakładu pracy,

ograniczeń,…

– Zdefiniowanie listy kamieni

milowych

• Ustalenie sekwencji zadań

– Wynikiem jest diagram

sieciowy

• Estymacja czasu trwania

zadań

• Opracowanie szczegółowego

harmonogramu

– Wynikiem może być diagram

Gantta

• Estymacja kosztów

– Oszacowanie kosztów na

podstawie zapotrzebowania na

zasoby

• Opracowanie budżetu

– Agregacja oszacowanych kosztów

Grupa procesów planowania

• Planowanie jakości

– Identyfikacja wymagań

jakościowych i standardów w

jakich mają być opracowane

produkty

– Opracowanie narzędzi

zapewnienia jakości

• Plan kontroli
• Mierniki jakości
• Lista kontrolna
• Procedury zapewnienia i

poprawy jakośc

•

Opracowanie planu zarządzania
zasobami

– Identyfikacja i udokumentowanie

• Uczestników projektu
• Ról
• Wymagań odnośnie wiedzy i

kompetencji

• Odpowiedzialności

– Opracowanie planu zarządzania

personelem

•

Opracowanie planu komunikacji

– Identyfikacja wymagań

interesariuszy odnośnie informacji

– Definicja zasad/kanałów

komunikacji

– Definicja planu komunikacji

Grupa procesów planowania

• Planowanie zarządzania

ryzykiem

– Opracowanie zasad

postępowania z
zagrożeniami

• Jak zidentyfikować

zagrożenia

• Identyfikacja

zagrożeń

• Definicja procedur

zapobiegawczych

• Definicja procesów

naprawczych

• Ocena jakościowa ryzyka

– Ustalenie priorytetów i wag

poszczególnych zagrożeń na

realizację projektu

– Oszacowanie prawdopodobieństwa

ich wystąpienia

• Ocena ilościowa ryzyka

– Numeryczna analiza negatywnych

efektów zagrożeń na osiągnięcie

celów lub zaburzenie projektu

• Definiowanie odpowiedzi na

zagrozenia

– Definicja procedur

zapobiegawczych

– Definicja procesów

naprawczych

Grupa procesów planowania

• Planowanie zakupów

– Procedury podejmowania

decyzji kup/wyprodukuj

– Procedury wyłonienia

potencjalnych
dostawców/kooperantów

– Plan zakupów
– Zasady kontroli dostawców,

zakupów,…

5

Grupa procesów wykonywania

• Procesy bezpośrednio związane z

realizacją projektu i jego celów

– Koordynacja uczestników
– Koordynacja wykorzystania zasobów
– Integracja i realizacja zada

Grupa procesów wykonywania

• Zarządzanie

realizacją

– Procesy realizacji

poszczególnych zadań
zdefiniowanych w
planie zarządzania
projektem

– Wynikiem są

poszczególne produkty
zadań

• Komponenty
• Dokuemntacja

• Procesy zapewnienia jakości

– Procesy zwiazane z audytami

jakości zaplanowanie i
zdefiniowanie w palnie
zarządzania jakością

• Procesy kompletowania

zespołu do realizacji zadań

– Kontrola dostępności

uczestników zadań

– Powoływanie osób do realizacji

zadań

– Ustalenie i aktualizacja

kalendarza pracy
poszczególnych osób

Grupa procesów wykonywania

• Zarządzanie zespołem

– Śledzenie postępów prac

pracowników

– Procedury ospowiedzi na

zgłaszane problemy

– Procedury wprowadzania

zmian

• Zarzązanie wymaganiami

interesariuszy

– Proces komunikowania

informacji wymaganych

przez interesariuszy

zgodnie z opracowanym

planem

– Procesy rozwiązaywania

problemów z udziałem

odpowiednich osób

• Zarządzanie i realizacja

zamówień

Procesy monitorowania i kontroli

• Procesy monitorowania o kontroli

– Ślezenie postępu prac oraz efektywności
– Identyfikacja obszarów wymagających zmian
– Inicjalizacjia niezbędnych zmian

Procesy monitorowania i kontroli

• Monitorowanie postępu prac

– Kontrola czasu
– Weryfikacja dostarczanych

produktów poszczególnych
zadań

– Weryfikacja, czy produkty są

zgodne z wymaganiami

• Wprowadzanie zmian

– Identyfikacja wymaganych

zmian

– Uruchomienie niezbędnych

procesów planowania

– Uruchomienie procedur

zmian zakresu projektu

• Weryfikacja produktów

– Formalna akceptacja

wyników/produktów

poszczególnych zadań

• Kontrola stanu projektu

– Kontrola postępu prac i

aktualizacja stanu realizacji

projektu

• Kontrola kosztów

– Kontrola stanu wydatków zgodnie

z planem kosztowym

– Śledzenie i raportowanie realizacj

budżetu

Procesy monitorowania i kontroli

• Kontrola jakości

– Realizacja zadań

kontroli jakości
zgodnie z założonym
planem

• Monitorowanie zagrożeń

– Procesy kontroli symptomów

wystąpienia poszczególnych

zagrożeń

6

Grupa procesów zamykających

• Grupa procesów formalnie zamykających realizacje poszczególnyh

etapów oraz całego projektu

– Uzyskanie akceptacji przez sponsora lub klienta
– Uruchomienie zadań post-projektowych
– Dokumentowanie doświadczeń
– Aktualizacja dokumentacji
– Aktualizacja szablonów procesów
– …