Ocena poziomu dojrzałości

Systemu Zarządzania Jakością

Celem ankiety jest określenie poziomu dojrzałości wdrożonego Systemu Zarządzania Jakością.

Na podstawie określonych w tabeli 1 poziomów dojrzałości, określ jaki poziom osiągnęło przedsiębiorstwo poszczególnym obszarze.

Badane przedsiębiorstwo

Data ostatniej certyfikacji SZJ
Data wdrożenia SZJ
Ilość pracowników objętym SZJ
Produkty wytwarzane
Obszar objętych zakresem Certyfikacji wg. PKD
Posiadane Certyfikaty

LP	Stosunek do wdrażania systemów zarządzania jakością	Proszę wstawić znak X w odpowiedniej rubryce
1	Bardzo negatywny
2	Negatywny
3	Neutralny
4	Pozytywny
5	Bardzo pozytywny

Tablica 1. Poziomy dojrzałości

Poziom dojrzałości	Opis
1	Nie lub nieprawda, O % zdarzeń, praktyka nie jest ustanowiona albo jeszcze nie została podjęta, w ogóle niewiele się dzieje. Nie ma dowodów wdrożenia. Nie jest oczywiste systematyczne podejście, nie ma realnych celów. Nie ma pomiarów, złe lub nieprzewidywalne wyniki. Nieodpowiednie uwzględnienie reklamacji lub potrzeb klienta. Być może występują niektóre dobre pomysły, ale niewiele wykroczyły poza etap pobożnych życzeń.
2	Minimalnie prawdziwe, w przybliżeniu 25 % zdarzeń, praktyka jest wyłącznie zauważalna w niektórych obszarach. Dowód wdrożenia jest dostępny. Reaktywne podejście, głównie do korygowania problemów. Ograniczone dowody podejścia do działań korygujących. Ograniczone informacje albo zrozumienie wymaganych udoskonaleń, kilka celów, dostępne niektóre dobre wyniki. Zadowolenie klienta rozsądnie uwzględnione, ale jest niewielki postęp w zadowoleniu innych stron zainteresowanych. Pewne rozeznanie podejścia procesowego, niewielkie dowody, że coś pożytecznego rzeczywiście występuje. Okazjonalne przeglądy albo oceny, których wynikiem są pewne udoskonalenia i usprawnienia.
3	Częściowo prawdziwe, w przybliżeniu 50 % zdarzeń, praktyka jest powszechnie ustanowiona, ale nie w większości obszarów. Widoczny dowód doskonalenia. Podejście oparte na procesach jest oczywiste, bardziej proaktywne niż reaktywne. Ustalenie podstawowych przyczyn problemów z niektórymi dobrymi działaniami korygującymi i syste­matycznym doskonaleniem. Dostępne informacje o celach i ich osiąganiu, występują pewne pozytywne trendy w doskonaleniu. Zadowolenie stron zainteresowanych jest generalnie uwzględnione. Dowód, że temat jest uwzględniony z umiarkowanym sukcesem, z niektórymi celowymi przeglądami i działaniami. Sporadyczne dowody wyraźnego doskonalenia lub poprawy, aczkolwiek wiele świadczy o tym, że temat nie jest jeszcze uwzględniony w pełnym zakresie.
4	W większości prawdziwe, w przybliżeniu 75 % zdarzeń, praktyka jest bardzo typowa, tylko z pewnymi wyjątkami. Podejście wzajemnie powiązanych procesów jest dobrze ustanowione w systemie. Proces ciągłego doskonalenia jest dobrze wbudowany wewnątrz organizacji i u kluczowych dostawców. Występują logiczne, pozytywne wyniki i trwałe trendy w doskonaleniu, przejrzyste dowody, że temat jest dobrze uwzględniony. Zadowolenie stron zainteresowanych jest w większości uwzględnione. Działania proaktywne, tam gdzie jest to stosowne, dowody działań korygujących, że nie występują ponowne przyczyny niezgodności, działania zapobiegawcze/oceny ryzyka wyraźnie widoczne. Regularne i rutynowe przeglądy z wyraźnymi udoskonaleniami i usprawnieniami, niektóre tematy nie są uwzględnione w pełnym zakresie. Dowody trwałego doskonalenia po upływie dłuższego okresu, np. co najmniej 1 roku
5	Tak, wszędzie prawdziwe. Blisko albo w 100 % zdarzeń. Praktyka jest wdrożona w całej organizacji, w zasadzie bez wyjątków. Organizacja uznana za najlepszą w danej klasie, dobrze przeprowadzony benchmarking, silnie zinte­growany proces informacji i doskonalenia (z rynku, od końcowego użytkownika oraz wewnątrz łańcucha dostaw). Najlepsza „w klasie" we wszystkich wynikach łatwo wykazana, trwale zabezpieczony biznes, wszystkie zainteresowane strony zadowolone. Organizacja odnosząca sukcesy, zręczna i ucząca się innowacji. Wszystkie podejścia odpowiednie, udane i uwzględnione w pełnym zakresie, we wszystkich obszarach i aspektach. Pełni rolę modelu doskonałości. Trudno przedstawić wizualnie znaczące doskonalenia, ale są prze­prowadzone regularne przeglądy. Dowody trwałego doskonalenia po upływie dłuższego okresu, np. co najmniej 3 lat.

Kwestionariusz wstępnej samooceny

Zasada zarządzania jakością	Poziom dojrzałości	Średnia
1. Orientacja na klienta
Czy organizacja zidentyfikowała właściwe grupy klientów albo rynków w celu osiągnięcia najlepszych dla organizacji, korzyści finansowych i ekonomicznych?
Czy organizacja w pełni zrozumiała potrzeby i oczekiwania klientów oraz powiązanych z nimi łańcuchów dostaw oraz czy zidentyfikowała zasoby niezbędne do spełnienia tych wymagań?
Czy organizacja ustaliła miary zadowolenia klienta i czy, jeśli występują reklamacje, są one załatwiane we właściwy sposób i we właściwym czasie?
2. Przywództwo
Czy najwyższe kierownictwo ustala i komunikuje kierunek, politykę, plany oraz wszystkie ważne informacje istotne dla trwałości organizacji?
Czy najwyższe kierownictwo ustala i komunikuje skuteczne, finansowe i ekonomiczne cele, zapewniając niezbędne zasoby i informacje zwrotne o poziomie ich wykonania?
Czy najwyższe kierownictwo tworzy i utrzymuje niezbędne środowisko, w którym ludzie mogą w pełni zaangażować się w osiąganie celów organizacji?
3. Zaangażowanie ludzi
Czy ludzie na wszystkich szczeblach są uznani za ważny zasób organizacji, który może silnie wpływać na osiąganie korzyści finansowych i ekonomicznych?
Czy zachęca się ludzi do pełnego zaangażowania w tworzenie możliwości doskonalenia ich kompetencji, wiedzy i doświadczenia dla osiągania ogólnych korzyści przez organizację?
Czy ludzie chcą współpracować z innymi pracownikami, klientami, dostawcami oraz inny­mi odpowiednimi stronami?
4. Podejście procesowe
Czy działania, nadzory, zasoby i wyjścia są zarządzane w sposób wzajemnie powiązany?
Czy zdolności kluczowych działań i/lub procesów są rozumiane dzięki ich pomiarom i ana­lizie, w celu osiągnięcia lepszych wyników finansowych i ekonomicznych?
Czy najwyższe kierownictwo umożliwia ocenę i/lub ustalanie priorytetów ryzyka i uwzględ­nia ich potencjalny wpływ na klientów, dostawców oraz inne strony zainteresowane?
5. Systemowe podejście do zarządzania
Czy wzajemnie powiązane procesy są zidentyfikowane, zrozumiane i skutecznie zarzą­dzane, aby zapewnić, że system jest zdolny do osiągania korzyści finansowych i ekono­micznych?
Czy zasoby i zdolności procesów oraz ograniczenia są zrozumiane, biorąc pod uwagę wzajemne zależności procesów?
Czy podejście systemowe jest wykorzystane do umożliwienia całkowitego wykorzystania poszczególnych procesów dla korzyści systemu?
6. Ciągłe doskonalenie
Czy najwyższe kierownictwo zachęca i popiera ciągłe doskonalenie dla osiągnięcia celów, korzyści finansowych i ekonomicznych?
Czy organizacja ma wdrożone skuteczne pomiary i monitorowanie do śledzenia i oceny korzyści finansowych i ekonomicznych?
Czy najwyższe kierownictwo uznaje i potwierdza osiągnięcie korzyści finansowych i eko­nomicznych?
7. Podejmowanie decyzji na podstawie faktów
Czy decyzje są skuteczne, oparte na dokładnej analizie faktów uzupełnionych intuicją i doświadczeniem, tam gdzie jest to właściwe?
Czy najwyższe kierownictwo zapewnia właściwy dostęp do danych, informacji i narzędzi umożliwiających wykonanie skutecznej analizy?
Czy najwyższe kierownictwo zapewnia, że decyzje oparte są na osiągnięciu korzyści o optymalnej wartości dodanej, z pominięciem udoskonaleń w jednym obszarze, które powodują pogorszenie w innym obszarze?
8. Wzajemnie korzystne powiązania z dostawcami
Czy istnieją skuteczne procesy do oceny, wyboru i monitorowania dostawców oraz partne­rów łańcucha dostaw dla zapewnienia ogólnych korzyści finansowych i ekonomicznych?
Czy najwyższe kierownictwo zapewnia rozwój skutecznych powiązań z kluczowymi do­stawcami i partnerami, co równoważy krótkoterminowe zyski z długoterminowymi uwarun­kowaniami?
Czy zachęca się do dzielenia się przyszłymi planami i informacjami zwrotnymi między or­ganizacją a jej dostawcami/partnerami w łańcuchu dostaw w celu promowania i uzyskania wzajemnych korzyści?

Kwestionariusz wszechstronnej samooceny

Zasada zarządzania jakością	Poziom dojrzałości	Średnia
1. Orientacja na klienta
Czy organizacja może wykazać, że:
a) zidentyfikowała właściwe grupy klientów lub rynków dla uzyskania najlepszych korzyści finansowych i ekonomicznych?
b) potrzeby, oczekiwania i wymagania klienta są w pełni zrozumiane?
c) potrzeby, oczekiwania i wymagania powiązanego z organizacjąłańcucha dostaw są w pełni zrozumiane?
d) powyższe pozycje a), b), c), są zarządzane przez ustalenie wyraźnych celów?
e) cele są skutecznie komunikowane wszystkim pracownikom, których dotyczą?
f) zrównoważone, uczciwe podejście jest stosowane do wszystkich klientów?
g) uwagi i reklamacje klientów są rozpatrywane uczciwie i we właściwym czasie?
h) informacje o zadowoleniu klienta są zbierane, mierzone i oceniane?
i) zadowolenie klienta jest komunikowane wewnątrz organizacji?
j) jest stabilny łańcuch dostaw, który zapewnia utrzymanie zadowolenia klienta?
k) organizacja zapewnia niezbędne zasoby i spełnia wymagania klientów?
l) organizacja rozeznaje potrzebę wspólnego rozwoju, jeśli jest to wymagane?
m) zmiany warunków rynkowych, w tym zmiany konkurencyjności, są regularnie przeglądane?
2. Przywództwo
Czy przywódcy organizacji:	Poziom dojrzałości	Średnia
a) rozważają i skutecznie stosują strategię organizacji, politykę i biznesplany w celu spełnienia potrzeb swoich klientów, aby umożliwić osiągnięcie korzyści finanso­wych i ekonomicznych?
b) rozważają i skutecznie stosują strategię organizacji, politykę i biznesplany w celu spełnienia potrzeb pracowników, aby umożliwić osiągnięcie korzyści finansowych i ekonomicznych?
c) rozważają! skutecznie stosują strategię organizacji, politykę i biznesplany w celu spełnienia potrzeb dostawców, aby umożliwić osiągnięcie korzyści finansowych i ekonomicznych?
d) rozważają! skutecznie stosują strategię organizacji, politykę i biznesplany w celu spełnienia potrzeb społeczeństwa, aby umożliwić osiągnięcie korzyści finansowych i ekonomicznych?
e) przejrzyście komunikują wizję, misję, kierunek, politykę, plany, wykonanie i inne ważne informacje istotne dla trwałości organizacji w przyszłości?
f) ustalają ambitne, realne i zrozumiałe cele dla wszystkich zespołów roboczych i/lub indywidualnych pracowników?
g) tworzą i utrzymują odpowiednie środowisko, aby umożliwić pracownikom pełne zaangażowanie w osiąganie celów roboczych?
h) tworzą i utrzymują odpowiednie środowisko, aby umożliwić pracownikom pełne zaangażowanie w osiąganie celów w zakresie zadowolenia klienta?
i) tworzą i utrzymują odpowiednie środowisko, aby umożliwić pracownikom pełne zaangażowanie w osiąganie celów w zakresie zadowolenia innych stron zainte­resowanych?
j) ustalają wspólne wartości, uczciwość, otwartość i etyczne wzory postępowania w kontaktach z dostawcami?
k) ustalają wspólne wartości, uczciwość, otwartość i etyczne wzory postępowania w kontaktach z klientami?
l) ustalają wspólne wartości, uczciwość, otwartość i etyczne wzory postępowania w kontaktach ze społeczeństwem?
m) wykazują zaangażowanie, budują zaufanie i eliminują strach w organizacji?
n) zapewniają ludziom wymagane zasoby, szkolenie i swobodę działania wraz z ponoszeniem odpowiedzialności i wywiązywaniem się z zobowiązań
o) inspirują, motywują i uznają wkład ludzkiej pracy?
p) ustalają jedność celu i kierunku działania organizacji poprzez przejrzystą i właściwą komunikację między wszystkimi szczeblami?
Zasada zarządzania jakością	Poziom dojrzałości	Średnia
q) promują i wspierają współpracę grup roboczych, angażując pracowników, klientów, dostawców i inne strony zainteresowane?
r) promują i nagradzają innowacje oraz kreatywność w organizacji?
s) zachęcają do wykorzystania informacji zwrotnych i właściwych działań w zakresie sugestii, uwzględniając siłę i głębokość informacji zwrotnych?
3. Zaangażowanie ludzi
Czy wykazano, że pracownicy:	Poziom dojrzałości	Średnia
a) wykorzystują swoje kompetencje do osiągania finansowych i ekonomicznych korzyści dla organizacji?
b) skutecznie współpracują w rozwoju i osiąganiu celów organizacji?
c) uznają potrzebę innowacji i kreatywności?
d) rozumieją znaczenie swojego stanowiska?
e) identyfikują ograniczenia w ich funkcjonowaniu, otwarcie dyskutując problemy i rozwiązania?
f) akceptują prawo własności i odpowiedzialność w rozwiązywaniu problemów?
g) poszukują możliwości podniesienia swoich kompetencji?
h) swobodnie dzielą się wiedzą i doświadczeniem?
i) są chętni do uczestniczenia i zaangażowani w ciągłe doskonalenie?
j) chętnie współpracują z innymi pracownikami, klientami, dostawcami i innymi odpowiednimi stronami zainteresowanymi?
4. Podejście procesowe
Czy procesy skutecznie funkcjonują, dzięki:	Poziom dojrzałości	Średnia
a) zdefiniowaniu działań niezbędnych do osiągnięcia pożądanych korzyści finanso­wych i ekonomicznych w ramach każdego procesu?
b) pełnemu rozpoznaniu i zarządzaniu wzajemnie powiązanymi i wzajemnie zależ­nymi działaniami, zasobami, wejściami i wyjściami procesu?
c) ustaleniu wyraźnej odpowiedzialności, również finansowej, dla pracowników w zarządzaniu kluczowymi działaniami?
d) zrozumieniu zdolności kluczowych działań lub procesów dzięki ich pomiarom i analizie?
e) identyfikacji kluczowych działań i powiązań w organizacji?
f) koncentracji na odpowiednich czynnikach (np. pracownicy, maszyny, metody, materiały, środowisko), które będą doskonalić kluczowe działania/procesy?
g) ocenie/ustalaniu priorytetów ryzyka, konsekwencji i wpływów działań/procesów na klientów, dostawców oraz inne zainteresowane strony?
5. Systemowe podejście do zarządzania
Czy systemy funkcjonują skutecznie, dzięki:	Poziom dojrzałości	Średnia
a) zdefiniowaniu procesów niezbędnych do osiągnięcia pożądanych korzyści finan­sowych i ekonomicznych w ramach całościowego systemu organizacji?
b) identyfikacji, zrozumieniu i zarządzaniu wzajemnie zależnymi procesami włączo­nymi w całościowy system organizacji?
c) identyfikacji, zrozumieniu i zarządzaniu wpływami na ograniczenia i zdolności dotyczące całości zasobów, biorąc pod uwagę wzajemne zależności procesu?
d) strukturyzacji i integracji zarządzania procesami i zasobami dla osiągnięcia ogól­nych celów organizacji w sposób skuteczny i efektywny?
e) optymalnemu wykorzystaniu specyficznych procesów dla korzyści całego syste­mu?
f) zrozumieniu roli i odpowiedzialności niezbędnych do osiągnięcia całościowego sukcesu, przy czym unika się barier związanych z powiązaniami?
g) ciągłemu doskonaleniu całości systemu dzięki odpowiednim pomiarom i ocenie, przy czym unika się doskonalenia w jednym obszarze, o ile może spowodować pogorszenie w innych obszarach?
h) współpracy wszystkich odpowiednich stron w celu ciągłego doskonalenia i wzrostu korzyści finansowych i ekonomicznych?

6. Ciągłe doskonalenie
Czy ciągłe doskonalenie jest osiągane, dzięki:	Poziom dojrzałości	Średnia
a) konsekwentnej, obejmującej całą firmę koncepcji zachęcającej i wspierającej ciągłe doskonalenie dla uzyskania korzyści finansowych i ekonomicznych w organizacji?
b) zapewnieniu ludziom szkoleń w zakresie metod i narzędzi umożliwiających im osiągnięcie doskonalenia wyrobów i/lub procesów?
c) temu, że każdy indywidualny pracownik lub grupa robocza w organizacji ma odpowiednie i skoordynowane cele wpływające na ciągłe doskonalenie korzyści finansowych i ekonomicznych?
d) wdrożeniu skutecznych pomiarów do śledzenia i oceny ciągłego doskonalenia korzyści finansowych i ekonomicznych?
e) selekcji! ocenie właściwych pomysłów doskonalenia dla wdrożenia odpowiednich do osiągnięcia korzyści finansowych i ekonomicznych?
f) uznaniu i uczczeniu udoskonaleń w osiąganiu korzyści finansowych i ekonomicz­nych?
7. Podejmowanie decyzji na podstawie faktów
Czy decyzje są podejmowane, dzięki:	Poziom dojrzałości	Średnia
a) udostępnieniu niezbędnych danych i informacji w celu umożliwienia osiągnięcia korzyści finansowych i ekonomicznych?
b) zapewnieniu, że dane i informacje są wiarygodne i dokładne?
c) zapewnieniu dostępu do danych, informacji i narzędzi umożliwiających skuteczne wykonanie kluczowych analiz (np. przeglądów finansowych i ekonomicznych, prognoz popytu, planowania, pomiarów wykonania i analiz procesu)?
d) zapewnieniu danych i informacji zdolnych do wskazania skutków, wzajemnych powiązań między procesami w celu uniknięcia problemu, że doskonalenie w jed­nym obszarze powoduje pogorszenie w innym?
e) podejmowaniu decyzji i podejmowaniu działań opartych na analizie faktów, uzu­pełnionych doświadczeniem i intuicją, jeśli jest to niezbędne?
8. Wzajemnie korzystne powiązania z dostawcami
Czy są osiągnięte, dzięki:	Poziom dojrzałości	Średnia
a) skutecznemu procesowi oceny, wyboru i monitorowania dostawców oraz partnerów łańcucha dostaw, aby zapewnić całościowe korzyści finansowe i ekonomiczne?
b) skutecznej komunikacji między partnerami łańcucha dostaw, rozpoznającej wza­jemne zależności między nimi, organizacją i jej klientami?
c) ustaleniu powiązań, które równoważą krótkoterminowe zyski z długoterminowymi uwarunkowaniami, być może ustaleniu wspólnego rozwoju i działań doskonalą­cych, jeśli jest to niezbędne?
d) dzieleniu się przez organizację informacjami i planami na przyszłość z dostawcami i partnerami łańcucha dostaw, jeśli jest to właściwe, dla wzajemnych korzyści?
e) rozpoznaniu osiągnięć i udoskonaleń, szczególnie tych, które są inspirowane przez dostawców lub partnerów łańcucha dostaw?
f) dostarczaniu dostawcom i partnerom łańcucha dostaw informacji zwrotnych o wynikach ich działań?
g) otrzymywaniu regularnych informacji zwrotnych od dostawców i partnerów łań­cucha dostaw o własnych działaniach?
h) pracy organizacji z dostawcami i partnerami łańcucha dostaw w celu zmniejsze­nia kosztów i zapewnienia dodatkowych korzyści finansowych i ekonomicznych klientom oraz innym stronom zainteresowanym?

6

---