Rola i zadania przewodnika podczas auditu

Trudno wyobrazić sobie audit zewnętrzny bez przewodnika. Taka osoba oprowadza auditora po wszystkich obszarach auditu, przedstawia go pracownikom odpowiedzialnym za dany obszar, zapoznaje go z dokumentacją. Rolę przewodnika pełni zazwyczaj przedstawiciel kierownictwa w osobie pełnomocnika ds. jakości. Przewodnikiem może być również inna osoba z działu jakości bądź też inny pracownik orientujący się w zakresie systemu - specjalnie powołany do roli przewodnika.

Rola przewodnika
Nie ma wymogów odnośnie osoby przewodnika. Musisz jednak zdawać sobie sprawę z tego, że jego rola nie kończy się na samym oprowadzaniu auditora. Przewodnik powinien być do dyspozycji auditora nie tylko na czas przeprowadzanego auditu, ale również po audicie oraz we wszystkich czynnościach kluczowych z punktu widzenia efektywności i sprawności realizowanego auditu.

Postawa przewodnika
Ważna jest również odpowiednia postawa przewodnika:

• Pomimo tego, że posiada on bogatą wiedzę o wdrażanym SZJ, nie powinien w żaden sposób angażować się w rozmowę auditującego z auditowanym, chyba że sam auditor zwróci się do niego z określonym pytaniem. Wtedy przewodnik powinien udzielić odpowiedzi na zadane przez auditora pytanie.

• Jeśli przewodnik sam chce zwrócić się do auditora z pytaniem bądź też przekazać auditorowi swoje informacje, komentarze, wskazówki, powinien to zrobić po audicie danego obszaru, w odrębnej rozmowie, przeprowadzonej sam na sam bez udziału osoby auditowanej.

• W przypadku, gdy przewodnik ingeruje w relacje auditor-auditowany musi liczyć się z tym, że auditor może mu zwrócić uwagę. Przewodnik powinien zachowywać się jak osoba postronna, a wszelka jego nadgorliwość może niepotrzebnie przedłużać czas trwania auditu.