1. Co to są metody i techniki pracy w administracji publicznej?

Świadomie i konsekwentnie stosowany sposób postępowania służący realizacji określonego celu. W tym przypadku chodzi o realizację zadań nałożonych na administrację publiczną przez przepisy prawa. Podstawowym celem jest realizacja dobra wspólnego przy realizacji prawa, obowiązkiem obywatela jest jego przestrzeganie.

2. Wymień źródła prawa odnoszące się do przedmiotu metod i technik pracy w administracji publicznej? Wskaż jakie w tym zakresie zaszły zmiany na przestrzeni ostatnich lat?

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.

Rozporządzenie zostało wydane na podstawie ustawy z dnia 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Podstawowe akty prawne:

- Instrukcja kancelaryjna

- Jednolite Rzeczowe Wykazy akt

- Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakłądowych

Rozporządzenie z 18 stycznia 2011r, zastąpiło cztery rozporządzenia:

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów powiatu

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków

• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie

W 2011r. nastąpiła rewolucja pewnej ciągłości instrukcji kancelaryjnej. Wprowadzono jedno rozporządzenia, które zastępowało cztery wcześniejsze. Wprowadzono nowy rozdział informatyki w urzędzie, mający na celu możliwość wprowadzenia nowego systemu EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) lub pozostania przy systemie tradycyjnym.

3. Opisz zakres przedmiotowy rozporządzenia Prezesa RM z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych?

1. Instrukcja kancelaryjna (zawarta w załączniku nr 1)

2. Jednolite rzeczowe wykazy akt (JRWA) załącznik nr 2 dla gminy

Załącznik nr 3 dla powiatu

Załącznik nr 4 JRWA dla samorządu województwa

Załącznik nr 5 JRWA dla zespolonej administracji rządowej

Załącznik nr 6 instrukcja archiwalna

4. Opisz zakres podmiotowy rozporządzenia Prezesa RM z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (zwanego dalej rozporządzeniem)?

Rozporządzenie z dnia 18 stycznia 2011r, ma zastosowanie do:

1. Organów gminy i związków międzygminnych (związki międzygminne tworzone przez gminy) + urzędy je obsługujące (rada +wójt, burmistrz, prezydent)

2. Organów powiatu i starostw powiatowych (rada + zarząd)

3. Organów samorządu województwa i urzędów marszałkowskich (sejmik + zarząd)

4. Organów zespolonej administracji rządowej w województwie (np. komendant policji, straży pożarnej) + urzędy je obsługujące

5. Co to jest „podmiot” w rozumieniu rozporządzenia?

6. Kto to jest kierownik podmiotu? Wymień trzy przykłady obowiązków (czynności) wykonywanych przez kierownika podmiotu według przepisów rozporządzenia.

Odpowiednio wójt (burmistrz, prezydent miasta), przewodniczący zarządu związku międzygminnego, starosta, marszałek województwa, wojewoda oraz pozostałe organy zespolonej administracji rządowej w województwie, jeżeli te organy nie są obsługiwane przez urząd wojewódzki.

• Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu. Jeżeli wskazano system tradycyjny to można go zamienić na system EZD, jednak jeśli wybrano system EZD to nie można go zamienić na system tradycyjny.

• Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu.

• Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

• Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę

rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów

• Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala

maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.

7. Co to są akta sprawy?

Dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlająca przebieg jej załatwiania i rozstrzygania.

8. Co to jest sprawa?

Zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości.

9. Co to jest system tradycyjny? Co to jest EZD? Omów podstawowe różnice między tymi systemami?

System tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej (papierowej), z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci.

System EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

Podstawowe różnice:

1. System EZD jest systemem teleinformatycznym (do elektronicznego zarządzania dokumentacją), natomiast system tradycyjny jest systemem „papierowym”.

2. System EZD służy do tworzenia dokumentów elektronicznych natomiast system tradycyjny służy do tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej tzn. papierowej.

3. W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu. W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonywane jest w postaci nieelektronicznej (z możliwością korzystania z narzędzi teleinformatycznych w określonych celach).

4. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takich przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym (lub w postaci elektronicznej) odpowiednich informacji.

5. W systemie EZD - punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator, w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty - na pierwszej stronie pisma, gdy nie ma możliwości otwarcia koperty - to na kopercie. W tej samej sytuacji w systemie tradycyjnym - po zarejestrowaniu przesyłki zamiast identyfikatora punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu. Zatem w systemie EZD brak pieczęci wpływu - wyłącznie sam identyfikator.

6. System EZD - Przesyłki, mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę. System tradycyjny - Przesyłki o istotnym znaczeniu dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

7. EZD - Przesyłki, mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot , prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających. System tradycyjny - Przesyłki, mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot , drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.

8. Dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących, Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego.

10. Wyjaśnij pojęcie odwzorowania cyfrowego i naturalnego dokumentu elektronicznego?

Odwzorowanie cyfrowe - dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru; Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

Naturalny dokument elektroniczny - dokument będący od początku swojego istnienia zbiorem zapisanym w postaci elektronicznej, możliwym do odczytania wyłącznie za pośrednictwem odpowiednich urządzeń elektronicznych, nieposiadający pierwowzoru w postaci nieelektronicznej.

11. Omów zasady otwierania przesyłek w punkcie kancelaryjnym?

punkt kancelaryjny - jest to komórka organizacyjna w tym sekretariat, kancelaria

lub stanowisko pracy, których pracownicy są uprawnieni do przyjmowania lub wysyłania przesyłek.

• W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

• W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

• W powyższym przypadku, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

• odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

• Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

1) danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

2) danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

• Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

• Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany w przypadku przesyłki w postaci papierowej przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. W innym przypadku sam wykonuje zadania punktu kancelaryjnego.

• Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator, w przypadku, gdy:

1) istnieje możliwość otwarcia koperty - na pierwszej stronie pisma;

2) nie ma możliwości otwarcia koperty - na kopercie.

• Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych.

• Dopuszcza się gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, nanoszenie na przesyłkę identyfikatora przeznaczonego do odczytywania maszynowego (np. poprzez kod kreskowy).

• Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:

1) rozmiar strony (na przykład A3 i większe);

2) dużą liczbę stron;

3) treść, formę lub postać.

W tych przypadkach wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.

• Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów

• Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:

1) może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

2) może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;

3) może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

• Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

• Punkt kancelaryjny dokonuje rozdziału przesyłek wpisanych do rejestru przesyłek wpływających do właściwych komórek organizacyjnych lub osób. Właściwość komórek organizacyjnych lub osób wynika z podziału zadań i kompetencji w podmiocie.

• Dokonywanie rozdziału przesyłek może być realizowane automatycznie w ramach systemu EZD.

• W przypadku błędnego rozdzielenia przesyłek odbiorca niezwłocznie przekazuje je zgodnie z właściwością lub do punktu kancelaryjnego.

• W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym przekazuje się bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego.

• W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, i przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału jest realizowane:

1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz

2) poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w systemie EZD.

• Przekazanie przesyłek, o których mowa w ust. 5 pkt 2, jest realizowane w sposób przyjęty w danym podmiocie.

• Po zakończeniu sprawy:

1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego;

2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych

12. Jakie znasz systemy wykonywania czynności kancelaryjnych? Opisz je oraz procedurę wyboru podstawowego systemu. Kiedy można wprowadzić i kto jest odpowiedzialny za wprowadzenie wyjątków w zakresie podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych?

Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym lub w systemie EZD.

System EZD - system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych

system tradycyjny - system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, z możliwością korzystania z narzędzi informatycznych do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w tej postaci.

Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla danego podmiotu.

• Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.

• Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt, których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie będą prowadzone.

• Wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw wskazuje się, jeżeli:

1)   przepisy prawa ustalają sposób dokumentowania przebiegu załatwiania spraw dla określonych rodzajów dokumentacji, a ten sposób jest sprzeczny z dokonanym przez kierownika podmiotu wyborem systemu;

2)   szczegółowe procesy przebiegu załatwiania spraw dla wykonywania określonych, masowo realizowanych, elektronicznych usług publicznych zostały zdefiniowane i wdrożone w:

a)  instrukcji wewnętrznej zatwierdzonej przez kierownika podmiotu, w przypadku gdy usługa jest realizowana tylko przez ten podmiot,

b)  instrukcji opracowanej w porozumieniu między podmiotami uczestniczącymi w procesie realizacji usługi publicznej i zatwierdzonej przez kierowników wszystkich podmiotów uczestniczących w realizacji usługi - w przypadku gdy usługa jest świadczona przez kilka podmiotów;

3)   istnieją ważne przyczyny organizacyjne i techniczne uniemożliwiające stosowanie podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw.

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu.

Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych (funkcję tą powierza się archiwiście).

13. Wyjaśnij pojęcie archiwum zakładowego? Omów zasady jego funkcjonowania oraz strukturę organizacyjną? Jak wygląda funkcjonowania archiwum w EZD, a jak w systemie tradycyjnym?

Archiwum zakładowe - komórka organizacyjna powoływana w jednostkach organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne ( akta kat. "A" ) zajmująca się:

• przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania

• czasowym ich przechowywaniem

• ewidencjonowaniem dokumentacji i tworzeniem baz danych przechowywanego zasobu (również informatycznych )

• udostępnianiem

• brakowaniem (dokumentacji niearchiwalnej (dokumentacji o czasowym okresie przechowywania - kat. B).

• przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego

Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego i innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. W razie potrzeby w jednostkach tych można utworzyć więcej niż jedno archiwum zakładowe.

Jeżeli jednostką, o której mowa wcześniej, jest ministerstwo, archiwum zakładowe tworzy się odrębnie dla każdego działu administracji rządowej (określonego w przepisach odrębnych)

Jednostki, w których tworzy się archiwa zakładowe, ustala:

1. w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego Państwa - Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych;

2. w odniesieniu do innych jednostek - dyrektor właściwego archiwum państwowego.

Archiwa zakładowe obejmują zasięg działania jednostki organizacyjnej, w której zostały utworzone.

Zasób archiwalny archiwów zakładowych stanowią materiały archiwalne powstałe i powstające w związku z działalnością jednostek organizacyjnych, w których zostały utworzone. Archiwa zakładowe nie mogą posiadać zasobu historycznego; nie dotyczy to archiwów szkół wyższych.

Zasób archiwalny archiwów zakładowych służy potrzebom jednostek, w których archiwa te zostały utworzone. Do korzystania z tego zasobu przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje archiwum zakładowe.

Archiwista ( Kierownik Archiwum Zakładowego) - pod względem merytorycznym podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki organizacyjnej. Odpowiada za całokształt działalności Archiwum Zakładowego.

W systemie EZD: Dokumentację spraw zakończonych uznaje się, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej, za dokumentację archiwum zakładowego po upływie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, w którym sprawa została zakończona.

Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w składzie chronologicznym, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

Dokumentację elektroniczną na informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników danych, których zawartości nie skopiowano do systemu EZD, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku, dla którego powstał zbiór przesyłek w składzie, przekazuje się do archiwum zakładowego w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

W systemie tradycyjnym:  Teczki aktowe (teczka aktowa - materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej.) przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.

Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego.

14. Kto to jest archiwista. Wymień trzy przykłady obowiązków (czynności) wykonywanych przez archiwistę według przepisów rozporządzenia i załączników do rozporządzenia

Archiwista - realizujący zadania archiwum zakładowego pracownika podmiotu.

Archiwista ( Kierownik Archiwum Zakładowego) - pod względem merytorycznym podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki organizacyjnej . Odpowiada za całokształt działalności Archiwum Zakładowego.

Do podstawowych zadań archiwisty należy: 

• Znać strukturę organizacyjna jednostki organizacyjnej oraz przepisy regulujące działalność archiwów zakładowych .

• Współpraca z komórkami organizacyjnymi i nadzór w zakresie udzielania wiążących wyjaśnień i pouczeń w sprawie klasyfikacji akt i przekazywania ich do archiwum zakładowego,

• Inicjowanie na wniosek kierowników komórek organizacyjnych dodawania i rozszerzania haseł klasyfikacyjnych do obowiązującego  Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt .

• Przejmowanie z poszczególnych komórek organizacyjnych akt oraz sprawdzanie ich zgodności ze spisem zdawczo odbiorczym .

• Sprawdzanie prawidłowości zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii archiwalnej .

• Przechowywanie przejętych akt w należytym porządku i właściwe ich zabezpieczenie .

• Prowadzenie ewidencji archiwum zakładowego .

• Udostępnianie akt i innej dokumentacji przechowywanej w archiwum do celów służbowych i naukowych zgodnie naukowych zgodnie z obowiązującymi przepisami .

• Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), uczestniczenie w Komisji Brakowania Akt .

• Przekazywanie brakowanych akt do składnicy surowców wtórnych lub do zniszczenia .

• Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego .

• Dbanie o ład i porządek oraz estetyczny wygląd archiwum .

• Monitorowanie temperatury i wilgotności powietrza w pomieszczeniach archiwum oraz odnotowywanie wyników pomiarów archiwum oraz odnotowywanie wyników .

Archiwista składa kierownikowi jednostki organizacyjnej roczne sprawozdanie z wykonania czynności służbowych i zadań archiwum zakładowego .  Sprawozdanie winno zawierać ilość dokumentacji w mb : 

• przejętej do archiwum zakładowego  

• przekazanej do Archiwum Państwowego

• wydzielonej na makulaturę lub do zniszczenia

• udostępnionej ( w liczbie jednostek archiwalnych i kart udostępniania )

W razie zmiany konieczności zmiany na stanowisku archiwisty przekazanie archiwum nowemu archiwiście odbywa się protokolarnie .

15. Co to są metadane, do czego służą, podaj przykłady ich zastosowania?

metadane - zestaw usystematyzowanych informacji, logicznie powiązanych z przesyłką, sprawą lub inną dokumentacją, ułatwiających ich wyszukiwanie, kontrolę, zrozumienie i długotrwałe przechowanie oraz zarządzanie.

Minimalny zestaw metadanych dotyczących przesyłki wpływającej do podmiotu obejmuje:

• Oznaczenie podmiotu odpowiedzialnego za treść przesyłki i jego adresu,

• Datę widniejąca na piśmie,

• Datę wpływu przesyłki,

• Data i czas wykonania (zapisywane automatycznie),

• Nadany automatycznie identyfikator w EZD,

• Tytuł zwięzłe określenie co do treści dokumentu

• Typ dokumentu (np. text, dateset, sound,software)

• Określenie dostępu, znak nadany przesyłce przez podmiot odpowiedzialny za jej treść (jeśli jest)

POZA METADANYMI WYMAGANYMI MOGĄ BYĆ WPROWADZONE METADANE OPCJONALNE.

Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

Metadane mogą być dodawane automatycznie.

Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

16. „System EZD nie może funkcjonować bez metadanych” czy twierdzenie to jest prawdziwe, jeśli tak uzasadnij to na podstawie instrukcji kancelaryjnej?

Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

Metadane mogą być dodawane automatycznie.

Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

18. Jakie znasz rodzaje składów prowadzonych urzędzie? W jakim systemie składy występują?

skład chronologiczny - uporządkowany zbiór dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w układzie wynikającym z kolejności wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w podmiocie, w którym wprowadzono system EZD.

skład informatycznych nośników danych - uporządkowany zbiór informatycznych nośników danych zawierających dokumentację w postaci elektronicznej;

EZD:  Po zakończeniu sprawy:

  1)   przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego;

3. przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do składu informatycznych nośników danych

Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

Przesyłki na nośnikach papierowych, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.

Przesyłki na informatycznych nośnikach danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych przesyłek.

System tradycyjny: informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołącza się do wydruku do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazuje się do składu informatycznych nośników danych.

Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

19. Co to jest JRWA? Jakie elementy zawiera, czemu służy?

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury

organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt8. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi załącznik do każdej instrukcji kancelaryjnej.

Jednolity rzeczowy wykaz akt składa się z następujących elementów:

- symboli klasyfikacyjnych,

- haseł klasyfikacyjnych,

- kategorii archiwalnej,

- uszczegółowienie hasła klasyfikacyjnego (przez wyjaśnienia i szczegółowy komentarz na temat rodzaju dokumentacji, sposobu jej prowadzenia, nietypowych metod liczenia okresów przechowywania lub określenia kryteriów dla przyszłej ekspertyzy archiwalnej.) - element fakultatywny

20. Wyjaśnij w jakim zakresie instrukcja kancelaryjna służy ujednoliceniu zasad tworzenia, przechowywania i ewidencjonowania dokumentów?

21. Na jakich zasadach opiera się konstrukcja JRWA? Opisz je i podaj przykłady

Konstrukcja wykazu akt opiera się na:

  1)   jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe;

  2)   systemie klasyfikacji dziesiętnej;

  3)   ustaleniu kwalifikacji archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt.

• Jednolitość klasyfikacji dokumentacji polega na jej niezależności od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu.

• Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu (zwanych "klasami głównymi"). W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

• Ustalenie dla klas końcowych kwalifikacji archiwalnej polega na przyporządkowaniu tym klasom oznaczeń kategorii archiwalnej, wynikających odpowiednio z przepisów wydanych na podstawie art. 5 ust. 2 lub ust. 2b ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

23. Jakie znasz rodzaje nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie, kto go sprawuje i na czym polega?

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w podmiocie należy do obowiązków kierownika podmiotu.

Do bieżącego nadzoru nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw, kierownik podmiotu wyznacza koordynatora czynności kancelaryjnych. (Funkcję tę powierza się archiwiście.)

24. Co to jest i na czym polega system dziennikowy?

W systemie dziennikowym rejestruje się pisma w dziennikach korespondencji. Pisma otrzymują kolejne numery porządkowe pod jakimi zostały zarejestrowane w rejestrze korespondencji łamane na ostatnie dwie cyfry danego roku. Przykładowo więc jeżeli pismo wpłynęło jako pierwsze do danego podmiotu w roku 2008 otrzyma numer 1/08, kolejne zaś numer 2/08. W systemie dziennikowym numer pisma informuje o dacie wpływu pisma. Nie jest zaś nośnikiem żadnych innych informacji. Nie spełnia również żadnej roli przy wyszukiwaniu i archiwizowaniu pisma.

Wady: bardzo pracochłonny, trudność w odnalezieniu pisma.

Zalety: możliwość prześledzenia każdego etapu pisma.

25. Co to jest i na czym polega system bezdziennikowy, jak się dzieli?

System bezdziennikowy jest systemem rejestracji pism. W tym systemie rejestruje się sprawy nie zaś pisma, kolejne pisma w danej sprawie otrzymują ten sam numer sprawy. Numer sprawy jest oparty o jednolity rzeczowy wykaz akt, bez którego system ten nie mógłby funkcjonować. Dzięki niemu możemy uzyskać więc informację o tym czego sprawa dotyczy. Zapewnia on również łatwiejsze dotarcie do

poszukiwanych akt. Dzięki niemu teczka aktowa może być łatwo zlokalizowana i odnaleziona. Zaleta systemu bezdziennikowego jest więc mniejsza pracochłonność i szybszy obieg pism. Wady: nie ma możliwości prześledzenia co się działo z danym pismem na każdym etapie, brak potwierdzeń odbiory itp.

System ten uważany jest więc za bardziej nowoczesny w stosunku do systemu dziennikowego. W polskiej administracji publicznej funkcjonuje system bezdziennikowy.

W systemie bezdziennikowym wyróżniamy system rejestrowy i bezrejestrowy.

W systemie bezdziennikowym rejestrowym pierwszym obok rejestracji w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt rejestruje się wpływające pisma w dzienniku korespondencji. Każde pismo otrzymuje więc numer po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji tak jak w systemie dziennikowym, z tym jednak zastrzeżeniem że obok dokonywana jest odrębna rejestracja spraw oparta o JRWA. Ma ona charakter podstawowy, rejestracja w dzienniku korespondencji zaś charakter porządkowo-kontrolny. Dzięki niej można zidentyfikować wszystkie pisma wpływające i wypływające z urzędu. Znakiem pisma jest więc nie numer rejestracji w dzienniku podawczym (dzienniku korespondencji) lecz znak sprawy oparty na JRWA. W polskiej administracji publicznej generalnie funkcjonuje ten rodzaj systemu bezdziennikowego.

W systemie bezdziennikowym bezrejestrowym nie rejestruje się napływającej korespondencji, a jedynie nadaje sprawom numery w oparciu o JRWA. Rejestracja

odbywa się wyłącznie w spisach spraw lub rejestrach kancelaryjnych. Nie funkcjonuje w ogóle dziennik podawczy (dziennik korespondencji).

26. Porównaj systemy dziennikowy i bezdziennikowy?

Systemy rejestracji dokumentów dzielą się systemy kancelaryjne dziennikowe i

bezdziennikowe10. W ramach systemu bezdziennikowego wyróżniamy system rejestrowy i bezrejestrowy. W systemie dziennikowym rejestruje się pisma w dziennikach korespondencji. Pisma otrzymują kolejne numery porządkowe pod jakimi zostały zarejestrowane w rejestrze korespondencji łamane na ostatnie dwie cyfry danego roku. Przykładowo więc jeżeli pismo wpłynęło jako pierwsze do danego podmiotu w roku 2008 otrzyma numer 1/08, kolejne zaś numer 2/08. W systemie dziennikowym numer pisma informuje o dacie wpływu pisma. Nie jest zaś

nośnikiem żadnych innych informacji. Nie ma spełnia również żadnej roli przy wyszukiwaniu i archiwizowaniu pisma. Inaczej sytuacja wygląda w systemie bezdziennikowym. W tym systemie rejestruje się sprawy nie zaś pisma, kolejne pisma w danej sprawie otrzymują ten sam numer sprawy. Numer sprawy jest oparty o jednolity rzeczowy wykaz akt, bez którego system ten nie mógłby

funkcjonować. Dzięki niemu możemy uzyskać więc informację o tym czego sprawa dotyczy. Zapewnia on również łatwiejsze dotarcie do poszukiwanych akt. Dzięki niemu teczka aktowa może być łatwo zlokalizowana i odnaleziona. Zaleta systemu bezdziennikowego jest więc mniejsza pracochłonność i szybszy obieg pism.

System ten uważany jest więc za bardziej nowoczesny w stosunku do systemu dziennikowego. W polskiej administracji publicznej funkcjonuje system bezdziennikowy. W systemie bezdziennikowym wyróżniamy system rejestrowy i bezrejestrowy. W pierwszym obok rejestracji w oparciu o jednolity rzeczowy wykaz akt rejestruje się wpływające pisma w dzienniku korespondencji. Każde pismo otrzymuje więc numer po zarejestrowaniu w dzienniku korespondencji tak jak w systemie dziennikowym, z tym jednak zastrzeżeniem że obok dokonywana jest odrębna rejestracja spraw oparta o JRWA. Ma ona charakter podstawowy, rejestracja w dzienniku korespondencji zaś charakter porządkowo-kontrolny. Dzięki

niej można zidentyfikować wszystkie pisma wpływające i wypływające z urzędu. Znakiem pisma jest więc nie numer rejestracji w dzienniku podawczym (dzienniku korespondencji) lecz znak sprawy oparty na JRWA. W polskiej administracji publicznej generalnie funkcjonuje ten rodzaj systemu bezdziennikowego. W systemie bezdziennikowym bezrejestrowym nie rejestruje się napływającej korespondencji, a jedynie nadaje sprawom numery w oparciu o JRWA. Rejestracja odbywa się wyłącznie w spisach spraw lub rejestrach kancelaryjnych. Nie funkcjonuje w ogóle

dziennik podawczy (dziennik korespondencji).

27. Uzasadnij twierdzenie, że system bezdziennikowy jest nowocześniejszym systemem kancelaryjnym niż system dziennikowy?

28. Wyjaśnij twierdzenie, że JRWA opiera się na klasyfikacji dziesiętnej?

Oparcie budowy wykazu akt na systemie klasyfikacji dziesiętnej, polega na dokonaniu podziału wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości wytwarzanej i gromadzonej w związku z tym dokumentacji, na maksymalnie dziesięć klas pierwszego rzędu (zwanych "klasami głównymi"). W ramach każdej klasy głównej dokonuje się podziału na klasy drugiego rzędu (minimum - dwie, maksimum - dziesięć). Dalszy podział klas na klasy kolejnych rzędów jest dokonywany analogicznie, aż do stworzenia klasy końcowej, czyli klasy oznaczonej kategorią archiwalną, dla której prowadzi się spis spraw lub w ramach której grupuje się dokumentację bez wymogu rejestracji w ramach spraw.

[Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-999, a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999.

Symbole klasyfikacyjne jak już wspomniałam oparte są na klasyfikacji dziesiętnej i są to najczęściej hasła czwartego rzędu (składające się z czterech cyfr). W instrukcji kancelaryjnej dla gmin występują hasła od trzeciego do czwartego rzędu].

29. Podaj podziały dokumentacji napływającej i wytwarzanej w podmiocie?

Dokumentacja powstająca w podmiocie i do niego napływająca jest klasyfikowana i kwalifikowana na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt. Przez oznaczanie, rejestrację i łączenie dokumentacji w akta spraw albo jej grupowanie jako dokumentacji nietworzącej akt spraw.

Dokumentacja nadsyłana i składana w podmiocie oraz w nim powstająca dzieli się ze względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:

1) tworzącą akta spraw;

2) nietworzącą akt spraw.

Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

• Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

• Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

Np. ABC.123.77.2011

Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. Dokumentację taką mogą stanowić w szczególności:

  1)   zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;

  2)   niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;

  3)   publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

  4)   dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;

  5)   listy obecności;

  6)   karty urlopowe;

  7)   dokumentacja magazynowa;

  8)   środki ewidencyjne archiwum zakładowego

9. rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych.

30. Co to jest dokumentacja tworząca akta spraw i jak się z nią postępuje?

Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do sprawy i otrzymała znak sprawy.

• Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

• Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

Np. ABC.123.77.2011

Oznaczenie komórki organizacyjnej, stanowiące element znaku sprawy, może być przyporządkowane w jednym roku kalendarzowym tylko do jednej komórki organizacyjnej, niezależnie od zmian organizacyjnych w podmiocie.

Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z danej klasy w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy który jest podstawą wydzielenia grupy spraw, zakłada się oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak sprawy konstruuje się następująco:

  1)   oznaczenie komórki organizacyjnej;

  2)   symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

  3)   kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy spraw;

  4)   kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw założonego do numeru sprawy, która jest podstawą wydzielenia;

  5)   cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

Oznaczając pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzącego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką w następujący sposób: ABC.123.78.2011.JK2, gdzie "JK2" jest symbolem prowadzącego sprawę, dodanym do znaku sprawy.

31. Co to jest dokumentacja nietworząca akt spraw i jak się z nią postępuje?

Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt. Dokumentacja nie tworząca akt spraw:

• nie otrzymuje znaku sprawy;

• nie podlega przechowywaniu w teczkach aktowych;

• instrukcja wprowadza katalog przedmiotowy tej dokumentacji.

Dokumentację taką mogą stanowić w szczególności:

  1)   zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy;

  2)   niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane;

  3)   publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma;

  4)   dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe;

  5)   listy obecności;

  6)   karty urlopowe;

  7)   dokumentacja magazynowa;

  8)   środki ewidencyjne archiwum zakładowego

9)rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeni sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych

32. Co to jest znak sprawy i z jakich elementów się składa; podaj przykłady? Wskaż możliwe warianty znaku sprawy.

Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

Znak sprawy zawiera następujące elementy:

1. oznaczenie komórki organizacyjnej;

2. symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3. kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw;

4. cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła

np. ABC.123.77.2011

Zakaz używania dwukropka, ukośnika, znaku

„minus”,

• Wyjątek - Wyłącznie w symbolu jednostki organizacyjnej

znak „minus”

• Uzasadnienie - Możliwość zapisania pliku o nazwie będącej

znakiem sprawy, - Ujednolicenie znakowania spraw by zapewnić

możliwość automatycznego wyszukiwania w ramach cech informacyjnych składających się na znak sprawy.

-Oznaczajac pismo znakiem sprawy, można po znaku sprawy umieścić symbol prowadzacego sprawę, oddzielając go od znaku sprawy kropką

ABC.123.78.2.2011, gdzie:

1) ABC to oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) 123 to symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) 78 to liczba okreslajaca siedemdziesiata ósma sprawe bedaca

podstawa wydzielenia grupy spraw w 2011 roku w komórce

organizacyjnej oznaczonej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego

123;

4) 2 to liczba okreslajaca druga sprawe w ramach grupy spraw

oznaczonej liczba siedemdziesiat osiem;

5) 2011 to oznaczenie roku, w którym sprawa sie rozpoczeła.

Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia okreslonych spraw z danej klasy

w wykazie akt w osobne zbiory, to dla danego numeru sprawy, o

którym mowa w ust. 3 pkt 3, który jest podstawa wydzielenia grupy

spraw, zakłada sie oddzielny spis spraw. W takim przypadku znak

sprawy konstruuje sie nastepujaco:

1) oznaczenie komórki organizacyjnej;

2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt;

3) kolejny numer sprawy, pod którym dokonano wydzielenia grupy

spraw;

4) kolejny numer sprawy, wynikajacy ze spisu spraw załozonego do

numeru sprawy, która jest podstawa wydzielenia;

5) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa sie

rozpoczeła.

33. Jakie informacje można uzyskać ze znaku sprawy?

Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.

Ze znaku sprawy można uzyskać informacje na temat: komórki organizacyjnej;

symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt; kolejnego numeru sprawy, wynikającego ze spisu spraw; roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

34. „Nie jest możliwe istnienie systemu bezdziennikowego bez JRWA” czy zdanie to jest prawdziwe. Jeśli tak, uzasadnij to twierdzenie.

35. Omów w jakim zakresie JRWA służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt?

36. Co to jest podteczka i kiedy można ją założyć? Wskaż znak sprawy dla podteczki.

Utworzenie podteczki polega na rozbudowaniu znaku sprawy. Tworzy się je w sytuacji, gdy zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory ze względu na znaczną liczbę spraw określonego rodzaju o jednorodnym charakterze. Podteczki otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki.

37. Co to jest akceptacja i na czym polega w systemie EZD/tradycyjnym?

akceptacja - wyrażenie zgody przez osobę uprawnioną dla sposobu załatwienia sprawy lub aprobatę treści pisma

Akceptacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności,

W systemie EZD:

Akceptacja projektów pism dokonywana jest wyłącznie w systemie EZD.

Akceptacja może być jedno- lub wielostopniowa.

Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez osobę nieupoważnioną do podpisania pisma i przesłaniu lub przekazaniu pisma do akceptacji kolejnej osobie aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do podpisania pisma.

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący akceptuje pismo.

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

  1)   nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki w postaci elektronicznej bezpośrednio na projekcie pisma lub dołączając je do projektu;

  2)   ustnie;

  3)   z wykorzystaniem innych dostępnych środków komunikacji, gdy czasowo nie ma dostępu do systemu EZD.

Akceptujący może także, po samodzielnym dokonaniu niezbędnych poprawek, zaakceptować poprawioną przez siebie wersję pisma.

W przypadku ostatecznej akceptacji pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej akceptujący podpisuje pismo w postaci elektronicznej podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu.

Pismo, zachowuje się w aktach sprawy.

W systemie tradycyjnym:

Akceptacja może być jednostopniowa lub wielostopniowa.

Akceptacja wielostopniowa polega na wstępnym zaakceptowaniu pisma przez kolejne nieupoważnione do podpisania pisma osoby, aż do ostatecznego zaakceptowania pisma przez osobę upoważnioną do jego podpisania.

Przekazanie projektów pism do akceptacji może nastąpić:

  1)   w postaci papierowej albo

  2)   w postaci elektronicznej.

Wybór trybu przekazania projektów pism do akceptacji określa w zależności od stopnia akceptacji odpowiednio kierownik komórki organizacyjnej lub kierownik podmiotu.

W tym przypadku, na drugim egzemplarzu projektu pisma prowadzący sprawę umieszcza swój odręczny podpis (skrót podpisu) i datę jego złożenia.

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji nie wymaga poprawek, akceptujący podpisuje pismo w dwóch egzemplarzach (jeden przeznaczony do wysyłki, a drugi do włączenia do akt sprawy), chyba że jest wymagana większa liczba egzemplarzy.

Jeżeli projekt pisma przedstawiony do akceptacji wymaga poprawek, akceptujący udziela prowadzącemu sprawę wskazówek dotyczących niezbędnych poprawek:

  1)   nanosząc odpowiednie adnotacje i poprawki bezpośrednio na projekcie pisma;

  2)   ustnie.

W przypadku gdy projekt pisma jest przedstawiony do akceptacji w postaci elektronicznej, akceptujący lub inna osoba na jego polecenie może dokonać bezpośrednio niezbędnych poprawek i sporządzić dwa egzemplarze pisma

38. Co to jest dekretacja i na czym polega w systemie EZD/tradycyjnym?

Dekretacja - adnotację umieszczaną na piśmie lub do niego dołączaną, zawierającą wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej, wyznaczonej do załatwienia sprawy, która może zawierać dyspozycje co do terminu i sposobu załatwienia sprawy.

dekretacja zastępcza - adnotację umieszczaną na piśmie, odzwierciedlającą treść dekretacji dołączonej do pisma zarejestrowanego w systemie teleinformatycznym służącym do wspomagania procesu obiegu dokumentacji w systemie tradycyjnym i potwierdzoną podpisem odręcznym przez osobę przenoszącą treść dekretacji na pismo;

SYSTEM EZD:

Dekretacje wykonywane w ramach systemu EZD potwierdza się podpisem elektronicznym w sposób polegający na dołączeniu lub logicznym powiązaniu danych identyfikujących imię, nazwisko i stanowisko osoby dokonującej tej czynności w systemie EZD do akceptowanej lub dekretowanej treści wraz z określeniem daty wykonywania tej czynności.

Przesyłki dekretuje się wyłącznie w systemie EZD.

Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę właściwą do ich dekretacji.

Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki organizacyjnej lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

W przypadku błędnej dekretacji zmiany dekretacji dokonuje dekretujący.

Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy i zostały one wskazane w dekretacji, wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

  1)   dotyczy sprawy już wszczętej;

  2)   rozpoczyna nową sprawę.

Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.

SYSTEM TRADYCYJNY:

Dekretacja przesyłek w systemie tradycyjnym polega na odręcznym umieszczeniu odpowiednich informacji bezpośrednio na przesyłce, wraz z datą i podpisem dekretującego.

Przesyłki mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez osobę, do której je skierowano do dekretacji.

Przesyłki zadekretowane do załatwienia przez komórkę organizacyjną mogą być przyjęte do załatwienia bezpośrednio przez kierownika komórki lub ponownie dekretowane w celu wskazania prowadzącego sprawę. Ponowna dekretacja nie może zmieniać dyspozycji zwierzchnika dotyczących sposobu załatwienia sprawy lub wydłużać wskazanego w pierwszej dekretacji terminu załatwienia sprawy.

W przypadku błędnej dekretacji jej zmiany dokonuje dekretujący.

Jeżeli przesyłka dotyczy sprawy wchodzącej w zakres zadań różnych komórek organizacyjnych lub prowadzących sprawy, w dekretacji wskazuje się komórkę organizacyjną lub prowadzącego sprawę, do którego należy ostateczne załatwienie sprawy. Wyznaczona komórka organizacyjna lub prowadzący sprawę stanowi wtedy komórkę merytoryczną.

Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytoryczne właściwe do załatwienia poszczególnych spraw.

 Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

  1)   dotyczy sprawy już wszczętej;

  2)   rozpoczyna nową sprawę.

39. Co to jest spis spraw, do czego służy, wskaż najważniejsze różnice między systemem tradycyjnym a EZD?

Spis spraw - narzędzie w systemie EZD lub formularz w postaci papierowej w systemie tradycyjnym albo spis elektroniczny w systemie tradycyjnym, do rejestrowania spraw w obrębie klasy z wykazu akt w roku kalendarzowym w danej komórce merytorycznej.

Spis spraw w systemie tradycyjnym zawiera:

• Dane odnoszące się do całego spisu spraw - oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt, datę utworzenia raportu, oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, hasło klasyfikacyjne z wykazu akt.

• Dane dotyczące się do każdej sprawy w spisie spraw - liczbę porządkową, kolejny numer sprawy, tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy, nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeśli nie jest to sprawa własna, znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeśli nie jest to sprawa własna, datę ostatecznego załatwienia sprawy, imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę, uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeśli są istotne.

W systemie EZD:

System EZD pozwala, w szczególności, na wygenerowanie spisu spraw zawierającego:

dane odnoszące się do całego spisu spraw, co najmniej: oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy przyporządkowane do danej klasy z wykazu akt, datę utworzenia raportu,

oznaczenie komórki organizacyjnej, symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, hasło klasyfikacyjne z wykazu akt;

Dane odnoszące się do każdej sprawy w spisie spraw, co najmniej: liczbę porządkową, kolejny numer sprawy, tytuł sprawy, stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy,

 nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna, znak nadany przesyłce wszczynającej sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, datę pisma występującą na piśmie wszczynającym sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna, datę wszczęcia sprawy, datę ostatecznego załatwienia sprawy, imię i nazwisko prowadzącego daną sprawę, uwagi dotyczące sposobu załatwienia sprawy, jeżeli są istotne.

System EZD umożliwia tworzenie raportów na temat założonych spraw dla:

  1)   dowolnie wybranych okresów chronologicznych;

  2)   dowolnie wybranej klasy z wykazu akt, niezależnie od tego, jakiego rzędu jest to klasa.

40. Na jakich zasadach współpracują ze sobą komórki organizacyjne przy załatwianiu sprawy w systemie EZD?

41. to samo pytanie.

42. Podaj przykładowe czynności kancelaryjne wykonywane w systemie EZD?

W systemie EZD wszystkie czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w ramach systemu, w szczególności dotyczy to:

  1)   prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

  2)   wykonywania dekretacji;

  3)   wykonywania akceptacji, w szczególności przez podpisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają, jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma;

  4)   prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w dedykowanych do załatwiania określonych rodzajów spraw systemach teleinformatycznych innych niż EZD;

  5)   gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych spraw.

43. Podaj przykładowe czynności kancelaryjne wykonywane w systemie tradycyjnym?

W systemie tradycyjnym czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, w szczególności:

  1)   spisy spraw odkłada się do właściwych teczek aktowych;

  2)   dekretacji i akceptacji dokonuje się na przesyłkach w postaci papierowej;

  3)   całość dokumentacji gromadzi się i przechowuje w teczkach aktowych.

Dopuszcza się wykorzystanie narzędzi informatycznych w celu:

  1)   prowadzenia rejestrów przesyłek wpływających i wychodzących oraz spisów spraw;

  2)   prowadzenia innych, niż określone w pkt 1, rejestrów i ewidencji;

  3)   udostępniania i rozpowszechniania pism wewnątrz podmiotu;

  4)   przesyłania przesyłek;

  5)   dokonania dekretacji, pod warunkiem przeniesienia jej następnie w formie dekretacji zastępczej na dokument w postaci nieelektronicznej.

Dopuszczenie, o którym mowa powyżej, jest możliwe pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane

44. Opisz procedurę przyjęcia przez punkt kancelaryjny przesyłki na nośniku papierowym w systemie EZD/ tradycyjnym? Wskaż równice?

EZD:

Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę. Metadane mogą być dodawane automatycznie. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego. (Zestaw metadanych opisujących przesyłkę wpływającą określa część A załącznika nr 1 do instrukcji kancelaryjnej.)

W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

W przypadku, o którym mowa, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

SYSTEM TRADYCYJNY:

Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej:

  1)   liczby porządkowej;

  2)   daty wpływu przesyłki do podmiotu;

  3)   tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;

  4)   nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna;

  5)   daty widniejącej na przesyłce;

  6)   znaku występującego na przesyłce;

  7)   wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 43, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat;

  8)   liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;

  9)   dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.

W trakcie odbioru przesyłek dostarczonych w kopertach lub paczkach punkt kancelaryjny sprawdza prawidłowość wskazanego adresu na przesyłce oraz stan jej opakowania.

W razie stwierdzenia uszkodzenia lub naruszenia przesyłki w stopniu, który umożliwił osobom trzecim ingerencję w zawartość przesyłki, sporządza się w obecności doręczającego adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.

W przypadku, o którym mowa, sporządza się protokół o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.

O odbiorze uszkodzonej lub naruszonej przesyłki powiadamia się niezwłocznie bezpośredniego przełożonego.

Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

  1)   danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

  2)   danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.

Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających.

Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

45. Opisz procedurę rejestracji przez punkt kancelaryjny przesyłki na nośniku papierowym w EZD/systemie tradycyjnym?

EZD:

Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

4. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

5. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

6. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

  1)   danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

  2)   danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany w przypadku przesyłki w postaci papierowej przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających. W innym przypadku sam wykonuje zadania punktu kancelaryjnego.

Punkt kancelaryjny po zarejestrowaniu w rejestrze przesyłek wpływających na nośniku papierowym umieszcza na przesyłce identyfikator, o którym mowa w przypadku, gdy:

  1)   istnieje możliwość otwarcia koperty - na pierwszej stronie pisma;

  2)   nie ma możliwości otwarcia koperty - na kopercie.

Identyfikator umieszczony na przesyłce na nośniku papierowym musi być możliwy do odczytania bez potrzeby stosowania dodatkowych urządzeń technicznych.

Dopuszcza się, z uwzględnieniem wymogu, o którym mowa (gdy nie ma możliwości otwarcia koperty), nanoszenie na przesyłkę identyfikatora przeznaczonego do odczytywania maszynowego.

Po naniesieniu na przesyłkę na nośniku papierowym identyfikatora wykonuje się pełne odwzorowanie cyfrowe, to jest wszystkich stron wraz załącznikami i ewentualnie kopertą, z wyłączeniem przesyłek, których się nie skanuje ze względu na:

  1)   rozmiar strony (na przykład A3 i większe);

  2)   dużą liczbę stron;

  3)   treść, formę lub postać.

W powyższych przypadkach, o których mowa wykonuje się, jeżeli to możliwe, odwzorowanie cyfrowe co najmniej pierwszej strony przesyłki i ewentualnie koperty, załączając w metadanych opisujących tą przesyłkę informacje o objętości (rozmiarze) przesyłki.

Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala listę rodzajów przesyłek, dla których nie wykonuje się odwzorowań cyfrowych całości przesyłek, wskazując przy tym wielkości graniczne dla parametrów.

Jeśli punkt kancelaryjny nie wykonuje odwzorowania cyfrowego bezpośrednio po zarejestrowaniu przesyłki z uwagi na brak możliwości otwarcia przesyłki, to odwzorowanie cyfrowe:

  1)   może być wykonane i dołączone do metadanych w komórce organizacyjnej mającej możliwość otwarcia koperty;

  2)   może być wykonane w punkcie kancelaryjnym i dołączone do metadanych dopiero po zapoznaniu się z treścią wpływu przez adresata;

  3)   może nie być wykonane, a w systemie EZD pozostają tylko metadane opisujące przesyłkę.

System EZD musi pozwolić na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek, dla których nie wykonano pełnych odwzorowań cyfrowych.

Odwzorowanie cyfrowe sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się z treścią bez potrzeby sięgania do pierwowzoru papierowego.

Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik nr 2 do instrukcji kancelaryjnej.

System tradycyjny:

Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie tradycyjnym polega na umieszczeniu w dowolnej kolejności w rejestrze prowadzonym na nośniku papierowym lub w postaci elektronicznej:

  1)   liczby porządkowej;

  2)   daty wpływu przesyłki do podmiotu;

  3)   tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki;

  4)   nazwy podmiotu, od którego pochodzi przesyłka, z określeniem, czy jest to instytucja, czy osoba fizyczna;

  5)   daty widniejącej na przesyłce;

  6)   znaku występującego na przesyłce;

  7)   wskazania, komu przydzielono przesyłkę; w szczególności mogą to być osoba, komórka organizacyjna lub, w przypadku określonym w § 43, dostawca usług pocztowych lub właściwy adresat;

  8)   liczby załączników, jeżeli zostały dołączone do przesyłki;

  9)   dodatkowych informacji, jeżeli są potrzebne.

Przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny rejestruje na podstawie:

  1)   danych zawartych w treści pisma - w przypadku gdy istnieje możliwość otwarcia koperty i zapoznania się z treścią pisma;

  2)   danych na kopercie, w której są zamknięte pisma - w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty.

Po zarejestrowaniu przesyłki na nośniku papierowym punkt kancelaryjny umieszcza i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie pisma lub, w przypadku gdy nie ma możliwości otwarcia koperty, na kopercie.

Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny.

Jeżeli pracownik otrzymał przesyłkę w zamkniętej kopercie i stwierdził, że dotyczy ona spraw służbowych, jest obowiązany przekazać ją do punktu kancelaryjnego w celu uzupełnienia danych w rejestrze przesyłek wpływających.

Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub przesyła bezpośrednio do właściwego adresata.

46. Porównaj procedurę przyjęcia i rejestracji przez punkt kancelaryjny przesyłki na nośniku papierowym w systemach tradycyjnym i EZD?

47. Opisz procedurę przyjęcia i rejestracji przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną w systemie EZD?

Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

Po dokonaniu selekcji, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

  1)   przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;

  2)   przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a)  mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

b)  mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c)  pozostałe, nieodzwierciedlające działalności podmiotu.

Przesyłki, mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot, rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących przesyłkę odpowiednie wiadomości poczty elektronicznej wraz z załącznikami, przy czym rejestracja może być wykonana przez punkt kancelaryjny lub bezpośrednio przez prowadzącego sprawę.

Przesyłki mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, prowadzący sprawę włącza bezpośrednio do akt właściwej sprawy w systemie EZD, nie rejestrując ich w rejestrze przesyłek wpływających.

Przesyłek,  pozostałych, nieodzwierciedlających działalności podmiotu, nie rejestruje się i nie włącza się do akt sprawy i traktuje jako dokument elektroniczny nieewidencjonowany

Przesyłki przekazane pocztą elektroniczną wprowadza się do systemu EZD w taki sposób, aby zachować je w postaci naturalnego dokumentu elektronicznego wraz załącznikami w formatach, w jakich były przekazane, jeżeli były do przesyłki załączone.

48. Opisz procedurę przyjęcia i rejestracji przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną w systemie tradycyjnym?

Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie.

Po dokonaniu selekcji przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:

1)   przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem;

  2)   przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:

a)  mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot,

b)  mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot,

c)  pozostałe.

Przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej

• mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot - rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

• mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.

• Przesyłek pozostałych, nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.

49. Porównaj procedurę przyjęcia i rejestracji przesyłek przekazanych pocztą elektroniczną w systemach tradycyjnym i EZD?

50. Omów zasady wykorzystania informatyki w systemie tradycyjnym?

51. W jaki sposób przyjmuje się i rejestruje się przesyłki przekazywane na elektroniczną skrzynkę podawczą w systemie EZD?

Przesyłki przekazane na elektroniczną skrzynkę podawczą, (zwaną "ESP"), dzieli się na:

1. przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek - nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

2. pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania - Przesyłki te rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących tą przesyłkę zarejestrowany naturalny dokument elektroniczny oraz urzędowe poświadczenie odbioru (o którym mowa w art. 3 pkt 20 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zwane dalej "UPO".)

52. W jaki sposób przyjmuje się i rejestruje się przesyłki przekazywane na elektroniczną skrzynkę podawczą w systemie tradycyjnym?

Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:

1) przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym specjalnie przeznaczonym do obsługi danego rodzaju przesyłek - przesyłek tych nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według podmiotu, od którego przesyłka pochodzi.

2)   pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania - przesyłek tych rejestruje się, drukuje wraz z UPO, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.

53. W jaki sposób przyjmuję się i postępuję się z przesyłkami przekazywanymi na informatycznym nośniku danych w systemie EZD?

 Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

  1)   przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych - przesyłki te rejestruje się, dołączając do metadanych opisujących te przesyłki dokument elektroniczny przekazany na informatycznym nośniku danych oraz UPO, jeżeli zostało wydane.

  2)   stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym - Pisma na nośniku papierowym rejestruje się tak jak pozostałe przesyłki w postaci papierowej, dołączając do metadanych odwzorowanie cyfrowe pisma, a także załącznik w postaci elektronicznej zapisany na informatycznym nośniku danych.

Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne włączenie do systemu EZD przesyłki przekazanej na informatycznym nośniku danych ze względu na jej rozmiar (na przykład materiał filmowy, zbiór odwzorowań wieloarkuszowej mapy wykonany w dużej rozdzielczości, oprogramowanie instalacyjne), odnotowuje się ten fakt w rejestrze przesyłek wpływających, a następnie informatyczny nośnik danych przechowuje się w składzie informatycznych nośników danych.

System EZD pozwala na wyszukanie i sporządzenie listy przesyłek na informatycznych nośnikach danych, których nie włączono do systemu EZD, zawierającej w szczególności wskazanie nośników, na których się one aktualnie znajdują.

Kierownik podmiotu, uwzględniając posiadane zasoby techniczne i organizacyjne, ustala maksymalną wielkość przesyłki przekazywanej na informatycznym nośniku danych, którą włącza się bezpośrednio do systemu EZD.

54. W jaki sposób przyjmuje się i postępuje się z przesyłkami przekazywanymi na informatycznym nośniku danych w systemie tradycyjnym?

Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na:

1.przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych - przesyłki te rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku

2. stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym - Pisma w postaci papierowej, rejestruje się odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych.

55. Opisz czynności kancelaryjne wykonywane przez prowadzącego sprawę w systemie EZD?

Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

  1)   dotyczy sprawy już wszczętej - przesyłkę dołącza do akt sprawy

  2)   rozpoczyna nową sprawę - przesyłki rejestruje nową sprawę, wybierając właściwą końcową klasę z wprowadzonego do systemu EZD wykazu akt.

Jeżeli przesyłka przekazana lub zadekretowana do prowadzącego sprawę kończy sprawę, to znaczy nie jest wymagane w sprawie kolejne pismo lub sprawa została załatwiona ustnie i wynika to z treści przesyłki lub treści dekretacji, prowadzący sprawę po włączeniu pisma do akt sprawy kończy sprawę w systemie EZD. Czynność zakończenia sprawy w systemie EZD powoduje przyporządkowanie do sprawy daty jej ostatecznego załatwienia.

56. Opisz czynności kancelaryjne wykonywane przez prowadzącego sprawę w systemie tradycyjnym

Prowadzący sprawę sprawdza, czy przekazana bezpośrednio lub w drodze dekretacji przesyłka:

  1)   dotyczy sprawy już wszczętej - prowadzący sprawę dołącza przesyłkę do akt sprawy, nanosząc na nią znak sprawy

  2)   rozpoczyna nową sprawę - prowadzący sprawę traktuje przesyłkę jako podstawę założenia sprawy, wpisując odpowiednie dane do spisu spraw oraz nanosząc na nią znak sprawy.

Znak sprawy nanosi się w górnej części pisma na jego pierwszej stronie.

57. Opisz procedurę postępowania z przesyłkami przeznaczonymi do wysyłki w postaci papierowej/elektronicznej w systemie EZD?

 Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci papierowej tworzy się przez:

  1)   wydrukowanie ostatecznie zaakceptowanej wersji przeznaczonej do wysyłki - wydruk zawiera kompletną treść pisma wraz z pełną datą (rok, miesiąc, dzień).

2)   podpisanie odręczne wydruku.

Ostatecznej akceptacji wersji przeznaczonej do wydrukowania i wysyłki w postaci papierowej dokonuje się przez podpisanie podpisem elektronicznym weryfikowanym w sposób określony w przepisach ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, chyba że przepisy odrębne wskazują potrzebę użycia określonego rodzaju podpisu. W aktach sprawy zachowuje się wersję elektroniczną ostatecznie zaakceptowaną, o której mowa

Dopuszcza się włączenie do akt sprawy odwzorowania cyfrowego podpisanego odręcznie pisma przeznaczonego do wysyłki.

Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

 Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane:

  1)   automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym;

  2)   przez punkt kancelaryjny;

  3)   przez pracowników upoważnionych do obsługi elektronicznych doręczeń

58. Opisz procedurę postępowania z przesyłkami przeznaczonymi do wysyłki w postaci papierowej/elektronicznej w systemie tradycyjnym?

Projekty pism przeznaczone do wysyłki za pomocą środków komunikacji elektronicznej przedstawia się do podpisu wyłącznie w postaci elektronicznej.

2. W przypadku pisma przeznaczonego do wysyłki w postaci elektronicznej podpisujący:

  1)   podpisuje elektronicznie pismo w postaci elektronicznej;

  2)   podpisuje odręcznie wydrukowaną treść pisma w postaci elektronicznej (egzemplarz przeznaczony do włączenia do akt sprawy).

Pisma przeznaczone do wysyłki w postaci elektronicznej mogą być wysyłane automatycznie, po ich podpisaniu podpisem elektronicznym.

Na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia.

Prowadzący sprawę włącza do akt sprawy podpisany egzemplarz pisma wychodzącego przeznaczony do włączenia do akt sprawy.

59. Co to są materiały archiwalne?

Materiałami archiwalnymi są wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne.

Materiał archiwalny podlega wieczystemu przechowywaniu w archiwum państwowym, oznacza się go kategorią A.

60. Co to jest państwowy zasób archiwalny, jak się dzieli, wymień po dwie cechy państwowego zasobu archiwalnego ewidencjonowanego i nieewidencjonowanego?

Państwowy zasób archiwalny jest przechowywany w instytucjach państwowych i jest własnością państwa.

Państwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne powstałe i powstające w wyniku działalności:

1) organów państwowych oraz innych państwowych jednostek organizacyjnych;

1a) organów jednostek samorządu terytorialnego oraz innych samorządowych jednostek organizacyjnych;

2) obcych organów władzy i administracji państwowej i innych organów, jednostek organizacyjnych i

organizacji, związków wyznaniowych, a także okupacyjnych jednostek wojskowych, jeżeli materiały te

znajdują się w Rzeczypospolitej Polskiej.

61. Jak dzieli się (nie)państwowy nieewidencjonowany zasób archiwalny?

Niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały archiwalne, które nie wchodzą do państwowego zasobu archiwalnego.

2. Zasób ten jest:

  1)   ewidencjonowany;

  2)   nieewidencjonowany.

Nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny tworzą materiały powstałe i powstające w wyniku działalności osób fizycznych, stanowiące własność tych osób lub ich prawnych następców.

62. Co to jest państwowa sieć archiwalna?

Działalność archiwalną w zakresie państwowego zasobu archiwalnego prowadzi państwowa sieć archiwalna, którą tworzą:

  1)   archiwa państwowe;

  2)   archiwa wyodrębnione;

  3)   archiwa zakładowe organów państwowych i innych państwowych jednostek organizacyjnych;

  3a)  archiwa zakładowe organów jednostek samorządu terytorialnego i samorządowych jednostek organizacyjnych

63. Co to jest dokumentacja niearchiwalna i czym różni się od materiałów archiwalnych?

Dokumentacja niearchiwalna jest to dokumentacja mająca czasowe znaczenie praktyczne, która po jej wykorzystaniu może ulegać brakowaniu (niszczeniu). Oznacza się ją kategorią B.

Dokumentacja niearchiwalna ulega brakowaniu natomiast materiały archiwalny podlegają wieczystemu przechowywaniu.

64. Opisz kategorią archiwalną B + cyfra arabska?

B + cyfra arabska - cyfra oznacza liczbę lat przez które dokumenty nią opatrzone powinny być przechowywane. Po tym okresie mogą podlegać brakowaniu.

65. Opisz kategorią archiwalną BE + cyfra arabska?

BE + cyfra arabska - dokumenty nią opatrzone po upływie okresu wskazanego przez liczbę arabską powinny zostać poddane ekspertyzie archiwalnej, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnej zmiany ich kwalifikacji archiwalnej

66. Opisz kategorią archiwalną Bc?

Bc - dokumentacja manipulacyjna mająca krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ulegać brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum.

67. Opisz kategorią archiwalną A?

Kategoria A - obejmuje dokumenty stanowiące materiał archiwalny. Dokumenty nią opatrzone mają trwałą wartość historyczną i po przechowywaniu w archiwum zakładowym podlegają przekazaniu do archiwum państwowego i są tam przechowywane wieczyście

68. Opisz zasady liczenia okresu przechowywania dokumentacji wynikające z kategorii archiwalnej?

69. Wymień minimum 5 zadań archiwum zakładowego. Opisz 2 wybrane przez siebie

70. Co to jest skontrum, opisz kto i na czyj wniosek je przeprowadza?

71. Opisz procedurę przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego.

24

---