Projekt Systemu Informatycznego

Serwisu Komputerowego

Wykonawcy:

Artur Bedra

Szymon Burchardt Sprawdzający

Mariusz Kowalewski mgr inż. Rafał Bartoszak

Bydgoszcz 04.06.2007r.

Spis treści

1. Cel i zakres projektu.

2. Zespół projektowy.

3. Założenia i ograniczenia.

4. Kontekst.

5. Procesy.

6. Dane.

7. Uwagi i wnioski.

1. Cel i zakres projektu

Celem tego projektu jest stworzenie systemu informatycznego łatwo przyswajalnego użytkownikowi, który ma wspomóc pracę serwisu komputerowego. System ten ma pomóc w utrzymaniu porządku wykonywanych zleceń i zgłoszeń, katalogowaniu prac serwisowych oraz części zamiennych wykorzystywanych w pracy serwisantów. Usprawni on też szybkość oraz fachowość wykonywanych zleceń.

Daje nam możliwość zarządzania pracą serwisantów oraz magazynem. Może informować nas o przebiegu dokonanej naprawy, czy też o sprzedaży danego sprzętu. System będzie umożliwiał wykonywanie działań na danym obszarze takich jak: dodawanie, usuwanie, modyfikowanie, kasowanie, zachowywanie danych o:

• Klienci - imię, nazwisko, adres, telefon,

• Pracownicy - imię, nazwisko, adres, data zatrudnienia, data zwolnienia,

• Naprawy - numer rewers, data przyjęcia, data oddania, klient, nazwa urządzenia, nr seryjny, usterka, diagnoza, priorytet, cena naprawy,

• Magazyn - nazwa części, typ części, ilość, cena,

• Dostawcy - nr, nazwa, adres, NIP

2. Zespół projektowy

3. Założenia i ograniczenia.

Założenia:

• System bezie przyjmował zlecenia naprawy sprzętu przyniesionego przez klienta.

• Da możliwość wprowadzenia dokładnych informacji o danym kliencie i jego sprzęcie.

• Wykona kopie i oryginał wprowadzonych danych na kartce papieru, aby klient miał potwierdzenie, że dany sprzęt został oddany do serwisu na daną usterkę.

• Mamy możliwość wprowadzenia naszych serwisantów do systemu w celu ewidencji wykonywanych napraw.

• Każdy serwisant wykonujący naprawę podpisuje się pod nią (w systemie zaznacza pod daną naprawą swoje nazwisko).

• Możliwe jest wprowadzanie do systemu zakupionego towaru od dostawców i wprowadzenie go do magazynu, dzięki czemu wiemy czego ile jest.

• Dokonywane są także wpisy każdego odebranego sprzętu przez naszego klienta, dzięki czemu wiemy kiedy i co zostało już naprawione i odebrane.

Ograniczenia: (aby uprościć system)

• Nie będziemy wystawiać paragonów za naprawy sprzętu

• Nie będziemy tworzyć kont ani haseł do programu

• Nie będziemy tworzyć konta bankowego firmy

4. Kontekst:

Opis diagramu kontekstowego:

Powyższy diagram kontekstowy ukazuje powiązania systemu informatycznego serwisu komputerowego, przedstawionego tutaj jako pojedynczy proces z środowiskiem zewnętrznym, czyli z klientem i dostawcą części. Jak widać na diagramie powiązanie z klientem polega na przypływie gotówki od klienta w zamian za zwrot naprawionych/naprawionego dla niego urządzeń/urządzenia. Z klientem łączy system także obowiązek wystawienia mu odpowiedniej faktury. Natomiast relacja systemu jako kontrahenta dostawcy polega na zamawianiu odpowiednich części, które przysłużą się przy naprawach urządzeń. Po zamówieniu następuje oczywiście odbiór tych części.

5. Procesy

Opis procesów:

• Przyjęcie - proces pobrania od klienta uszkodzonego urządzenia, pobrania zlecenia jego naprawy i zapisuje informacje o zleceniu w archiwum zleceń

• Odmowa naprawy - proces następujący, gdy po analiza usterek wykaże, że nie jest możliwa naprawa urządzenia. W takim przypadku sprzęt zwracany jest do klienta w stanie takim, jaki był pobrany, a stosowne informacje trafiają do archiwum zleceń.

• Naprawa - rozbudowany proces, który do wykonania potrzebuje pozytywnego wyniku analizy usterek. Do procesu mogą być potrzebne części z magazynu. Jeśli się w nim znajdują to zostają one stamtąd pobrane, a jeśli nie wywoływany jest proces zamówienia części. Po zakończeniu naprawy informacje zapisywane są w archiwum prac serwisowych, a gotowy sprzęt oddawany jest w ręce klienta wraz z odpowiednią fakturą.

• Zamówienie części - to proces wywoływany, gdy brakują w magazynie potrzebne do naprawy części. Proces składa fakturę zamawiającą u odpowiedniego dostawcy części, a informacje o tym zostają zapisane w archiwum zamówień.

• Zakupy - proces odbioru faktury na zamówienie części od dostawcy i zapisanie odpowiednich informacji o tym do archiwum zakupów.

6.Dane:

Diagram DFD:

Opis diagramu DFD:

Powyższy diagram jest graficzną prezentacją przepływu danych w procesie.

Procesem początkowym jest przyjęcie zlecenia naprawy od klienta wraz z zepsutym urządzeniem. Informacja o zleceniu jest zapisywana w archiwum zleceń. W procesie analizy usterek stwierdzane jest czy urządzenie nadaje się jeszcze do naprawy, jeśli odpowiedź jest negatywna następuje odmowa naprawy. Natomiast, jeśli odpowiedź jest pozytywna rozpoczynany jest proces naprawy. Informacje o pracach serwisowych zapisywane są w odpowiednim archiwum. Usługa naprawy może być wykonana bez użycia dodatkowych części, lecz jeśli są one potrzebne i są w posiadaniu firmy to pobierane są one z magazynu. W przypadku, gdy firma nie posiada aktualnie potrzebnych części następuje proces zamówienia części, który jest odnotowywany w archiwum zamówień. Dostawca części otrzymuje od systemu fakturę zamawiającą od serwisu, dostarcza części do magazynu firmy i wystawia fakturę, na zakup części. Informacja o tym procesie jest zapisywana w archiwum zakupów. Gdy naprawa urządzenia zostaje zakończona odpowiednia faktura za naprawę jest dostarczona do klienta, wraz z naprawionym przez serwis urządzeniem. Klient przekazuje zapłatę za usługę do kasy serwisu.

Do systemu należy wprowadzić:

• Dane o kliencie

• Dane o sprzęcie uszkodzonym i naprawionym sprzęcie

• Dane o pracownikach

• Dane o zawartości magazynu

Dane o kliencie:

• Numer klienta

• Nazwisko i imię klienta

• Adres i numer telefonu klienta

Dane o sprzęcie uszkodzonym i naprawionym sprzęcie:

• Numer rewers

• Data przyjęcia

• Data wydania

• Odbiorca

• Nazwa sprzętu

• Typ sprzętu

• S/N

• Wyposażenie

• Usterka

• Priorytet

• Wykonana naprawa

• Data naprawy

• Serwisant

Dane o pracownikach:

• Imię i nazwisko

• Adres i numer telefonu

• Pesel

• NIP

• Numer dowodu osobistego

Dane o zawartości magazynu:

• Nazwa podzespołu

• Typ podzespołu

• Numer katalogowy

• Data przyjęcia na magazyn

• Data zbycia z magazynu

• Numer klienta kupującego

• Numer dostawcy

• Cena podzespołu

Struktura tabel:

Opis relacji między tabelami:

Relacja między tabelą KLIENCI a tabelą NAPRAWY jest relacją jeden do wielu z uwagi na to, że każda naprawa musi posiadać danego klienta, który tą naprawdę zlecił, natomiast jeden klient może zlecić jedną lub wiele napraw. Uwzględniony jest też przypadek, w którym odnotowany jest klient nieposiadający jeszcze żadnej przyporządkowanej mu naprawy. Dzieje się tak, gdy dany klient wygrał przetarg na naprawy sprzętu przez serwis komputerowy i podpisał z serwisem umowę na jego usługi, a nie zdążył jeszcze nic oddać do naprawy.

W relacja między tabelami PRACOWNICY i NAPRAWY podobnie występuje relacja jeden do wielu, dlatego że naprawa jest wykonywana przez jednego pracownika, a jeden pracownik może wykonywać wiele napraw.

Pomiędzy tabelami NAPRAWY i MAGAZYN występuje relacja jeden do wielu, gdyż do naprawy potrzebna może być jedna lub więcej części pochodzących z magazynu, natomiast jedna część z magazynu może być wykorzystana w tylko jednej naprawie. Uwzględniono przy tym możliwość naprawy bez pobierania części z magazynu.

Relacja tabel DOSTAWCY i MAGAZYN to także relacja jeden do wielu, ponieważ każda część z magazynu musi pochodzić od danego jednego dostawcy, natomiast jeden dostawca może dostarczyć wiele różnych części.

8. Uwagi i wnioski:

Projekt systemu serwisu komputerowego naszym zdaniem został wykonany w 99%. Baza serwisu jest przejrzysta i łatwa w obsłudze, dzięki czemu firma zaoszczędzić może na wysokich kosztach szkolenia swoich pracowników w obsłudze programu. System został stworzony tak, aby w każdej chwili można było rozbudować bazę serwisu.

W systemie użyte są funkcje najczęściej używane w pracy serwisu. Omijaliśmy zbędne funkcje, które rzadko są wykorzystywane, aby nie komplikować diagramów.

System możemy bardziej rozbudować opierając się o finanse firmy. Dodać możemy między innymi: płatności klientów za naprawy przelewami bankowymi odraczając terminy płatności za naprawy nawet do 14 dni-dzięki, czemu zyskamy więcej klientów, gdyż większość małych firm(nasi potencjalni klienci) nie dysponują w każdej chwili nadwyżką pieniędzy.

Możemy także udzielać naszym klientom kredytów kupieckich, dzięki czemu mogą płacić nam za usługi w dużo większych odstępach czasu nawet o 3 miesiące.

Nie ujęliśmy w pracy możliwości sprzedawania samych podzespołów komputerowych. Dałoby to bardzo dużą możliwość na rozwój naszej firmy.

---