KOMUNIKOWANIE SIĘ W STRUKTURZE ZARZĄDZANIA

• zarządzanie - to zestaw działań (obejmujący planowanie i podejmowanie decyzji, organizowanie, przewodzenie - tj. kierowanie ludźmi i kontrolowanie) skierowanych na zasoby organizacji (ludzkie, finansowe, rzeczowe i informacyjne) i wykonywanych z zamiarem osiągnięcia celów organizacji w sposób sprawny i skuteczny.

ZASOBY ORGANIZACJI
Miękkie	twarde
wiedza i umiejętności, kompetencje, umiejętności interpersonalne, podstawy i wartości, normy i wzory zachowań, typy relacji międzyludzkich, style kierowania, systemy komunikowania się.	rzeczowe, techniczne, finansowe, zasoby ludzkie.

FUNKCJE ZARZĄDZANIA:

• planowanie - programowanie celów i efektów,

• organizowanie - określanie zasobów realizacji celów i zakładanych efektów,

• motywowanie - kształtowanie postaw zaangażowania w realizacji planów,

• kontrolowanie - porównywanie rzeczywistej efektywności z założonymi standardami, bieżąca rejestracja rezultatów działań.

PODSTAWOWE ROLE MENADŻERÓW:

decyzyjna, informacyjna, interpersonalna.

KOMUNIKACJA

• komunikacja (łac. communicatio - doniesienie, communico - uczynić wspólnym, mieć coś wspólnego z kimś)

• komunikacja, komunikowanie się = przekazywanie wiadomości, porozumiewanie się.

KOMUNIKACJA: interpersonalna, masowa, publiczna, organizacyjna.

Komunikacja interpersonalna - proces wysyłania i odbierania informacji w formie symbolicznej, który dochodzi do skutku ze względu na udział predyspozycji i umiejętności pozwalających porozumiewać się z innymi.

FUNKCJE KOMUNIKACJI INTERPERSONALNEJ:

• przełamywanie barier własnej nieufności,

• stworzenie klimatu współpracy i dyskusji,

• zwiększenie wzajemnej akceptacji członków zespołu,

• lepsze zrozumienie ról pełnionych w zespole i wzajemnej odpowiedzialności za ustalenia i realizację celów,

• zwiększenie skuteczności i efektywności działań jednostek i zespołów,

• kształtowanie wzorów przekazywania informacji.

TYPY KOMUNIKACJI
Werbalna	niewerbalna

Współzależność obu typów komunikacji.

JĘZYK - system umownych znaków złożony (dwuklasowy: wyrazy i zdania) system konwencjonalnych znaków fonicznych i pisanych służący m.in. do porozumiewania się ludzi między sobą w celu przekazywania informacji.

Każdy język posiada:

• słownik - właściwy sobie zasób, co do brzmienia i pisania wyrazów i wyrażeń,

• gramatyka - zasady i reguły precyzujące sposób konstruowania znaków złożonych ze znaków prostych,

• semantyka - dyrektywy znaczeniowe przypisujące znakom językowym określone treści, sposoby ich zrozumienia.

JĘZYK:

• naturalny - sztuczny,

• przedmiotowy - meta przedmiotowy.

FUNKCJE JĘZYKA:

• przedstawieniowa (opisowa, denotatywna),

• ekspresywna (emotywna),

• impresywna,

• fatyczna (nawiązanie lub podtrzymanie kontaktu między rozmówcami, np. cześć, no, aha),

• performatywna (stanowiąca, sprawcza),

• metajęzykowa.

ZDANIE

• Zdanie w sensie gramatycznym - wypowiedź zespół wyrazów powiązanych merytorycznie i według reguł gramatyki.

• Zdanie w sensie logicznym - zdanie oznajmujące, podlegające ocenie w kategorii prawdy lub fałszu (posiada wartość logiczną),

• nazwy - wyrażenia, które w zdaniu o strukturze: „S jest P”, mogą odgrywać rolę podmiotu,

• pojęcie - znaczenie nazwy, treść nazwy,

• desygnat - przedmiot oznaczany przez daną nazwę,

• zakres nazwy - zbiór wszystkich desygnatów nazwy stanowi jej zakres.

KLASYFIKACJA NAZW: ogólne, jednostkowe, puste.

KLASYFIKACJA NAZW WEDŁUG KRYTERIUM: DO CZEGO NAZWY SIĘ ODNOSZĄ:

• konkretne - są znakami rzeczy, osób,

• abstrakcyjne - są znakami cech, zdarzeń, stanów rzeczy, relacji (śmiech, spokój, przyjaźń).

WŁAŚCIWOŚCI JĘZYKA, JAKO ŹRÓDŁA NIEPOROZUMIEŃ:

• wieloznaczność,

• aktualny i potencjalny sens wyrażeń czasownikowych,

• okazjonalność,

• znaczenie dosłowne i niedosłowne,

• nieostrość znaczeń

• ekwiwokacja - użycie przynajmniej dwa razy w zdaniu wyrażenia wieloznacznego.

DEFINICJA (łac. definito - określenie) - wypowiedź językowa objaśniająca treść jakiegoś słowa bądź podająca najważniejsze informacje o pewnych przedmiotach; neutralizuje części języka, które utrudniają czytelność.

STRUKTURA DEFINICJI
definiendium (człon definiowany)	Spójnik definicyjny („jeśli to”, „to tyle co”)	definiens (człon definiujący)

Definicja realna - wypowiedź językowa podająca najważniejsze informacje o pewnych przedmiotach

Definicja nominalna - wypowiedź językowa objaśniająca treść jakiegoś słowa

RODZAJE DEFINICJI ZE WZGLĘDU NA ICH BUDOWĘ:

• definicja równościowa; człon definiowany pokrywa się z członem definiującym co do treści albo co do zakresu np. „kwadrat to figura geometryczna o równych bokach i kątach ostrych.” Ogólna zasada: „Wyraz A znaczy tyle, co wyrażenie B, mające cechę C”. Definicja polega na podaniu rodzaju najbliższego i różnicy gatunkowej (definicja równościowa klasyczna).

Definicja równościowa może mieć również inną formę, w której nazwy użyte w definiensie równoważą zakres nazwy definiowanej np. „Zbożem, w rozumieniu ustawy, jest żyto, owies, pszenica, proso.” (definicja równościowa nieklasyczna).

• definicja kontekstowa; jest to definicja podająca kontekst, w którym dany wyraz jest uwikłany np. „x jest dziadkiem y wtedy, gdy x jest ojcem ojca lub matki y.”

RODZAJE DEFINICJI ZE WZGLĘDU NA ICH ZADANIA:

definicje sprawozdawcze, definicje projektujące.

ZAKRESY MIĘDZY NAZWAMI:

równoważność, nadrzędność, podrzędność krzyżowanie, wykluczenie.

STRUKTURA KOMUNIKACJI
adawca	środki przekazu	odbiorca
intencja (zamiar, myśl, uczucie), kodowanie (przekład zamiaru, myśli, uczucia na informację), wiadomość (informacja przekazana w postaci sygnałów werbalnych lub niewerbalnych).			odbiór wiadomości (aktywna reakcja na sygnały), odkodowanie (nadawanie znaczenia odebranej wiadomości), interpretacja (intencje jakie odbiorca przypisuje nadawcy).

PODSTAWOWE UMIEJĘTNOŚCI W KOMUNIKOWANIU SIĘ:

• zdolność wyrażania własnych myśli,

• umiejętność słuchania,

• umiejętność rozumienia czytanego tekstu,

• umiejętność pisania sprawozdań, raportów, referatów,

• umiejętność wysyłania i interpretacji sygnałów niewerbalnych.

Słowa i czyny mają określone znaczenie w określonym kontekście.

• kontekst - czynniki, od których uzależnione jest właściwe rozumienie treści komunikatu.

UWARUNKOWANIA KOMUNIKACJI - KONTEKST
podmiotowe	przedmiotowe
osobowość (nadawcy i odbiorcy), treść komunikacji (mieć coś do zakomunikowania), umiejętność komunikowania się.	kulturowe, historyczne, społeczne, ekonomiczne, przestrzenne, geograficzne, środki komunikacji.

ZASADY KOMUNIKACJI WERBALNEJ:

• kto jest nadawcą?

• kto jest odbiorcą?

• jaki jest cel?

• treść przekazu.

• forma przekazu.

CZYNNIKI UTRUDNIAJĄCE KOMUNIKACJĘ:

1. psychologiczne,

2. socjologiczne,

3. językowe,

4. style komunikacji.

1. psychologiczne:

• stereotypy myślenia - utrwalone, uproszczone wzorce myślenia (kategoryzacja, polaryzacja, generalizacja, petryfikacja (nie przyjmowanie zmian)),

• niezgodność systemów myślenia - indywidualne schematy myślenia i działania, których asymetria powoduje odmienną interpretację treści komunikatów,

• nieświadome zjawiska psychiczne - projekcja, represja,

• projekcja - podmiot interpretuje zachowania innych a zatem i treść ich wypowiedzi na podstawie swoich nieuświadomionych motywów i potrzeb,

• represja (wyparcie) - podmiot odrzuca informację przez siebie niepożądane, negatywnie oceniające jego wyobrażenie o sobie, poglądy i przekonania,

• ograniczone zdolności odbioru - dopływ znaków informacyjnych przekracza pojemność pojedynczej chwili uwagi.

2. socjologiczne:

• biografia społeczna i indywidualna - każdy człowiek jest indywidualny w sensie psychologicznym a przynależąc do określonych grup i warstw społecznych przyjmuje określony system ocen, przekonań i postaw oraz standardy zachowań,

• status społeczny - pozycja społeczna i role społeczne pełnione są przez partnerów procesu komunikacji, nierówność hierarchicznej pozycji partnerów, relacja dominacji i władzy jednego partnera wobec drugiego,

• różne systemy wartości - fundamentalizm.

3. językowe:

• wieloznaczność

• okazjonalność

• nieostrość znaczeń

• aktualny i potencjalny sens wyrażeń

• znaczenia dosłowne i nie dosłowne

• style komunikacji:

• autorytatywny

• partnerski

• manipulacyjny

Rodzaje wypowiedzi słownych

Słuchanie - proces świadomego i aktywnego odbioru procesów fonicznych (słyszenie, selekcja i koncentracja, rozumienie i zapamiętywanie).

„Pragnąłbym, aby powstał instytut, w którym uczonoby sztuki słuchania, przecież szef powinien równie dobrze mówić jak i słuchać.” L. Iacocca

CECHY DOBREGO SŁUCHACZA:

• motywacja do słuchania,

• pozytywne nastawienie do mówiącego,

• obiektywność,

• cierpliwość,

• wnikliwość,

• dokładność,

• otwartość,

• wrażliwość,

• wsparcie (reguła wzajemności).

TYPY SŁUCHANIA
refleksyjny	nierefleksyjny

BARIERY W SŁUCHANIU:

• wynikające ze stosunku nadawcy do odbiorcy (słuchacza),

• związane z osobą słuchacza,

• związane z formą i treścią przekazu,

• determinowane warunkami w jakich przebiega proces komunikowania się.

KRYTYKA - wypowiedź językowa najczęściej związana z sytuacją rozbieżności między stanem zakładanym, pożądanym, a osiągniętym, oczekiwanym. Budzi negatywne emocje (lęk, poczucie winy, krzywdy, upokorzenia), gdyż zawiera ujemne oceny osoby lub wykonywanych zadań.

FORMY KRYTYKI:

• konstruktywna (rzeczowe informacje na temat osoby w związku z wykonanym zadaniem lub jego efektów),

• niekonstruktywna (krytykanctwo - krytyka nierzeczowa, niesprawiedliwa, przesadne poszukiwanie błędów i negatywnych cech danej osoby).

„Jeśli kłujesz, rób to jak róża, co jednocześnie zapachem odurza.” Jan Sztandynger

ZASADY POPRAWNEJ KRYTYKI:

• świadomość motywów, intencji jakimi kierujemy się krytykując,

• konkretność podmiotu krytyki - używanie zwrotów typu: według mnie…,

• nie uogólniać w oparciu o stereotypy,

• krytykować konkretne osoby lub konkretne efekty pracy - odróżniać osoby od efektów ich pracy,

• nie krytykować wielu elementów jednocześnie - zbyt wiele informacji negatywnych „zamyka” odbiorcę,

• unikać krytyki mogącej naruszać poczucie godności,

• przedstawiać właściwe rozwiązania,

• krytykując wydobywać także pozytywne aspekty (nieakceptowane, lecz mające pozytywne cechy czy wartości).

UMIEJĘTNOŚĆ PRZEMAWIANIA (zabierając głos, nie zabieraj czasu)

1. Jak się zaprezentować?

• przygotowanie merytoryczne (przejaw kompetencji i wiarygodności),

• dobrze przygotowany początek (miła atmosfera i zainteresowanie),

• staranny ubiór, właściwy ze względu na okoliczność przemawiania,

• nieco stremowany (napięcie) lecz nie spanikowany,

• Jak mówić?

• dbać o kontakt wzrokowy ze słuchaczami,

• odpowiednia głośność zapewniająca swobodne słuchanie,

• spójność przekazu werbalnego i niewerbalnego,

• używać języka odpowiedniego dla słuchaczy,

3. Co mówić?

• struktura wystąpienia (wstęp - jakie treści chcemy przekazać, rozwinięcie - analiza wartości merytorycznej, podsumowanie - powtórzenie najważniejszych treści (efekt świeżości)),

• przekazywanie treści związanych z tematem - należy utrzymać temat i tempo wypowiedzi,

• nie obawiać się powtórzeń jeśli treści są ważne, zwłaszcza jeśli temat jest trudny,

• obserwować reakcję słuchaczy na przekazywane treści i reagować w określony sposób (funkcjonalny w danej sytuacji),

4. Do kogo mówisz?

• liczebność audytorium i miejsce,

• stosunek do tematu, do występującego i okoliczności,

• zainteresowanie audytorium.

KOMUNIKACJA NIEWERBALNA

Odbiór przekazu zależy:

• w 7% od treści,

• w 38% od formy wypowiedzi,

• w 55% od „mowy ciała”,

Kanał werbalny - fakty, wnioski, opinie,

Kanał niewerbalny - nastroje i uczucia, ustala reakcję między ludźmi.

KOMUNIKOWANIE NIEWERBALNE JEST:

• wielokanałowe,

• zróżnicowane kulturowo,

• zamierzone i spontaniczne,

• ciągłe.

Zachowania niewerbalne - mogą być częściowo zamierzone, sterowane, ale mają charakter nieświadomy.

Komunikacja niewerbalna - oparta jest na systemie znaków „nieostrych”. Ich jednoznaczna interpretacja nie zawsze jest wiarygodna i jednoznaczna.

FUNKCJE KOMUNIKACJI NIEWERBALNEJ:

• przekazywanie znaczeń (emblematory),

• ilustrowanie wypowiedzi (ilustratory),

• wskazywanie emocji (afektatory),

• regulacja zachowań konwersacyjnych (regulatory),

• dopasowanie do sytuacji (adaptatory),

Komunikaty niewerbalne wywołują efekt pierwszego wrażenia, są także wzmocnieniem informacji przekazywanych słownie.

NIEWERBALNE NOŚNIKI PRZEKAZU:

1. ruchy ciała - ruchy rąk, dłoni, palców, głowy, tułowia,

2. mimika twarzy - ruchy brwi, ust oczu,

3. dotyk i jego formy - grzecznościowy-rytualny, profesjonalny, przyjacielsko-koleżeński, intymny,

4. kontakt wzrokowy - kierunek i długość patrzenia,

5. dystans fizyczny między rozmówcami - odzwierciedla stan psychiczny lub pozycję rozmówców,

6. pozy ciała w trakcie rozmowy - sygnalizuje poziom napięcia lub zrelaksowania, otwartość lub zamknięcie,

7. wygląd fizyczny, sposób interpretacji,

8. organizacja środowiska - organizacja przestrzenna i jego statyka,

9. niewerbalne cechy mowy - cechy parajęzykowe typu: „eee…”, „yyy…”.

KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI

FUNKCJE KOMUNIKACJI W ORGANIZACJI; WŁAŚCIWOŚCI KOMUNIKOWANIA ORGANIZACYJNEGO:

• dotyczy członków organizacji,

• pozostaje w funkcjonalnym związku ze strukturą organizacji (właściwości struktury organizacyjnej warunkują sieci komunikacyjne),

• reakcje między uczestnikami mają charakter formalny,

• dotyczy realizacji zadań.

KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI
komunikacja wewnątrz organizacji	komunikacja z otoczeniem zewnętrznym

PŁASZCZYZNY KOMUNIKOWANIA ORGANIZACYJNEGO
komunikowanie interpersonalne	komunikowanie grupowe

DETERMINANTY KOMUNIKOWANIA
psychospołeczne	organizacyjne
osobowość, postawy (wobec nadawcy, odbiorcy, informacji), wzory społeczne i kulturowe, sposoby przekazywania.	właściwości struktury organizacyjnej, kultura organizacyjna, konkretna sytuacja.