……………………………………………….

zatwierdzam

Plan Komunikacji
na temat projektu samooceny

Starostwo Powiatowe w Elblągu[Author ID1: at Mon Mar 8 13:41:00 2010 ]

Elbląg, kwiecień 2010

SPIS TREŚCI:

WPROWADZENIE

Celem niniejszego dokumentu jest określenie planu komunikacji dla projektu wdrożenia metody CAF w Starostwie Powiatowym w Elblągu. [Author ID1: at Mon Mar 8 13:42:00 2010 ]

W szczególności w dokumencie określone zostaną:

• cel projektu wdrożenia metody CAF,

• strony zainteresowane projektem oraz ich potrzeby komunikacyjne,

• sposób, forma i częstotliwość informacji na temat realizowanego projektu przekazywanej poszczególnym grupom odbiorców,

• sposób mobilizacji pracowników na rzecz zaangażowania w proces samooceny.

1. Projekt wdrożenia metody CAF w Urzędzie

Wdrożenie CAF w Starostwie Powiatowym w Elblągu wpisuje się w misję Urzędu, który realizuje ją między innymi poprzez wprowadzenie mechanizmów oceny pracy i doskonalenia systemów zarządzania, korzystając z najlepszych wzorców przyjaznej, profesjonalnej i przejrzystej administracji.

Powszechny Model Oceny - CAF (ang. Common Assesment Framework) jest narzędziem przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu poprawę zarządzania. Model skupia się na przeprowadzeniu samooceny, identyfikacji obszarów doskonalenia oraz wprowadzaniu wymaganych usprawnień zarządczych.

Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera się na założeniu, iż osiągnięcie pożądanych rezultatów działań urzędu zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategię organizacji, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasoby i procesy zarządzania zmianą. Dzięki CAF organizacje wyrażające chęć wdrożenia systematycznego procesu doskonalenia swoich działań uzyskują proste, przystosowane do specyfiki sektora administracji publicznej, narzędzie samooceny.

Samoocena oparta o model CAF dostarcza informacji będących podstawą do doskonalenia funkcjonowania urzędu, poprzez:

• identyfikację mocnych stron,

• identyfikację obszarów do doskonalenia,

• opracowanie i wdrożenie zbioru dobrych praktyk,

• możliwość porównania wyników z innymi jednostkami administracji publicznej
  z terenu Polski oraz innych państw członkowskich Unii Europejskiej (benchmarking),

• przygotowanie urzędu do aplikowania o nagrody jakości.

2. Plan komunikacji uczestników wdrożenia metody CAF w Urzędzie

1. Zainteresowane strony

Lista zainteresowanych stron w projekcie wdrożenia CAF w Starostwie Powiatowym w Elblągu:

• Kierownictwo Urzędu:

• Pan Sławomir Jezierski - Starosta Elbląski

• Pan Maciej Romanowski - Wicestarosta

• Pan Jacek Augustynowicz - Sekretarz Powiatu

• Pani Edwarda Mazurkiewicz - Skarbnik Powiatu

• Koordynator CAF - Pani Sylwia Cieciora - Naczelnik OR

• Osoba wspierająca koordynatora CAF - Pani Krystyna Skrzypek

• Członkowie Grupy Samooceny:

• Pani Wioleta Turalska - OR

• Pani Małgorzata Lubowiecka - OR

• Pani Katarzyna Paczkowska - OR

• Pani Ewa Karpowicz - BR

• Pani Janina Gajewska - KT

• Pan Mirosław Dziwulski - OŚROL

• Pani Barbara Borawska - PEKS

• Pani Mirosława Markowska - FN

• Pan Kazimierz Konopacki - FN

• Pan Adam Sławiński - GN

• Pani Katarzyna Siwakowska - AB

• Pan Jan Milewski - BPZ

• pracownicy Urzędu,

• klienci (obywatele),

• Partnerstwo: Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji oraz F5 Konsulting Sp. z o.o. (nadzorujące wdrażanie projektu).

2. Potrzeby informacyjne - szczegółowe cele komunikacyjne.

1. Informowanie o celach i zasadach CAF,

2. Informowanie o przebiegu realizacji CAF w Urzędzie, w tym o przebiegu poszczególnych etapów projektu,

3. Mobilizacja do aktywnego udziału, zaangażowania,

4. Zapewnienie właściwego obiegu informacji - efektywności wdrażania,

5. Budowanie wizerunku Starostwa Powiatowego w Elblągu jako profesjonalnego, wciąż doskonalącego się Urzędu.

3. Dostawca informacji

1. Konsultant

2. Koordynator CAF

3. Osoba wspierająca koordynatora CAF

4. Rzecznik prasowy

1. Częstotliwość dostarczania komunikatów nt. projektu

Informacje dotyczące projektu będą przekazywane we właściwej formie niezwłocznie po ich wytworzeniu wszystkim zainteresowanym stronom.

2. Metody komunikacji

Lp.	Metoda komunikacji	Przekazywana informacja	Terminarz
1.	Spotkanie bezpośrednie	Informacja o projekcie, Zaproszenie ochotników do grupy samooceny, Warsztaty, Prezentacja wyników samooceny, Informacja o planie doskonalenie.	Luty 2010r. Luty 2010r. Marzec 2010r. Czerwiec 2010r. Czerwiec 2010r.
2.	E-mail	Informacja o powołaniu koordynatora CAF i osoby wspierającej, Informacja o planie komunikacji, Informacja o rozpoczęciu samooceny i jej przebiegu, Informacja o planie doskonalenia.	Marzec 2010r. Kwiecień 2010r. Kwiecień 2010r. Czerwiec 2010r.
3.	Strona internetowa	Informacja o przystąpieniu do projektu, Informacja o planie doskonalenia.	Marzec 2010r. Czerwiec 2010r.
4.	Sprawozdanie	Sprawozdanie z przebiegu samooceny.	Czerwiec 2010r.
5.	Biuletyn Informacyjny	Informacja o przystąpieniu do projektu, Informacja o przebiegu samooceny, Informacja o planie doskonalenia.	Kwiecień 2010r. Czerwiec 2010r. Czerwiec 2010r.

3. Mobilizacja pracowników Urzędu na rzecz zaangażowania w proces samooceny

Korzyści dla pracowników Urzędu wynikające z osobistego zaangażowania w proces samooceny:

1. Zdobycie wiedzy o nowoczesnych technikach zarządzania oraz systemach zarządzania jakością, stosowanych w administracji publicznej,

2. Dogłębne poznanie macierzystej jednostki, w tym szczegółowego zakresu jej działania, realizowanych procesów oraz mechanizmów kontroli wewnętrznej,

3. Uzyskanie realnego wpływu na kształtowanie i funkcjonowanie jednostki dzięki uczestnictwu w procesie projektowania i wdrażania planów usprawnień,

4. Wsparcie najwyższego Kierownictwa Urzędu w procesie samooceny oraz zbieranie dowodów dokumentujących mocne strony organizacji i wdrożone elementy systemu zarządzania,

5. Oficjalna pochwała i uznanie Kierownictwa, przekazana do wiadomości ogółu pracowników Urzędu - po wykonaniu z sukcesem działań związanych z samooceną,

6. Uzyskanie zaświadczenia o odbytym szkoleniu.
   
   
   
   
   
   
   
   
   

2




[Author ID2: at Fri Feb 12 12:19:00 2010 ]

Projekt „Poprawa zdolności zarządczych w urzędach administracji rządowej” jest współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

Partner projektu

F5 Konsulting Sp. z o.o.

ul. Składowa 5, 61-897 Poznań

T: 061 856 69 60 F: 061 853 02 95