ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI dr Paweł Wawrzyniak [e-mail]

Metodologia PRINCE2

PMBok

PRINCE 2 - metodologia brytyjska, wymyślają ją praktycy, odpowiada na pytanie co należy zrobić aby projekt się powiódł, jakie procedury i mechanizmy powinny zostać uruchomione.

Traktuje zarządzanie ryzykiem kompleksowo.

PMB-ok - metodologia amerykańska, wymyślają ją praktycy, odpowiada na pytanie jak zrobić pewne rzeczy, wprowadzili zasadę rozproszonego zarządzania ryzykiem, jest przypisany do konkretnego fragmentu projektu.

Migracja ryzyka - rozwiązanie jednego ryzyka w jednym miejscu, może spowodować powstanie ryzyka w innym miejscu lub zmianę charakteru ryzyka.

Główne powody, dla których projekty kończą się niepowodzeniem (wszystkie wywodzą się z zarządzania)

- słabo określone i niezrozumiałe wymagania

- brak faktycznego uzasadnienia biznesowego dla podjęcia prac

- brak stałego zaangażowanego klienta w realizacji

- brak kryteriów dla oceny wykonania i jakości

- błędne określenie, monitorowanie i kontrolowanie działań

- zbyt optymistyczne oszacowanie koniecznych nakładów

- niedostateczne rezerwy na wypadek zakłóceń

- zbyt ogólnie określone produkty przed rozpoczęciem prac

- niewłaściwy system wychwytywania i zarządzania zmianami

-malejące zaangażowanie kierownictwa w projekt

-zbyt duża biurokracja -zbyt mało zdrowego rozsądku

Projekty dzielimy na wewnętrzne (organizacja robi projekt na swoje własne potrzeby) i zewnętrzne (odbiorcą projektu jest firma zewnętrzna)

Odbiorca musi być żywotnie zainteresowany realizacją projektu

Dotyczy to zarówno klientów wewnętrznych jak i zewnętrznych.

Klient powinien przez cały czas interesować się sposobem realizacji projektu, czy projekt jest realizowany zgodnie z jego wymaganiami, czy jest to zgodne z jego wyobrażeniem, a nie wyobrażeniem tych , którzy dany projekt realizują.

Brak kryteriów: ilość, cena nie zawsze idzie w parze z jakością, produkty gotowe nie zawsze Są odbierane przez klienta, gdyż są oni nie zadowoleni np.z jakości lub ceny produktu

Błędne określeniem, brak kontroli wewnętrznej nad ciągle zachodzącymi zmianami np. w realizacji projektu powoduje bałagan i opóźnieni.

Monitorowanie i kontrolowanie jest konieczne na każdym etapie. Zmiany w projekcie trzeba szybko wychwytywać i wprowadzać modyfikację do całego projektu oraz informować o tym wszystkich pracujących przy projekcie.

Trójkąt ograniczeń projektu

Ograniczenie z którejś ze stron trójkąta oznacza zmniejszenie innych stron np.: budżet wpływa na jakość i czas a zatem i na zakres.

Projekt bez silnej ręki się rozłazi.

PRINCE 2 - właściwości (korzyści)

• Wymaga by każdy projekt był zainicjowany, realizowany i zamknięty w uporządkowany sposób

• Procesy mają wbudowane mechanizmy zapewniające jakość

• Skupia się na ciągłej ocenie zasadności kontynuowania projektu

• Wymaga analizy ryzyka zagrażającego projektowi i zarządzania nim

• Kładzie nacisk na planowanie oparte na produktach

• Rozdziela bieżące zarządzanie projektem od decyzji strategicznych

• Reprezentowane są trzy strony projektu : biznes, użytkownik, dostawca

• Precyzyjnie określa role w zarządzaniu projektem, zakresy obowiązków i odpowiedzialności

• Wyróżnia w projektach etapy zarządcze

• Określa procedury postępowania w sytuacjach awaryjnych

• Określa wzorce dokumentów i minimalne wymagania odnośnie informacji, które powinny być w nich zawarte

• Zachowuje poziom elastyczności umożliwiający stosowanie do projektów różnego rodzaju i o różnej skali

etap - skończona część całości

Sytuacje awaryjne mogą być spowodowane czynnikami ryzyka.

Dokumenty, narzędzia kontrolne np. by kierownictwo miało wgląd w to co się dzieje z projektem.

Definicja projektu wg PRINCE 2

Środowisko zarządzania stworzone w celu dostarczenia jednego lub większej liczby projektów biznesowych zgodnych z określonym uzasadnieniem biznesowym

• Ma skończony i określony czas trwania

• Ma zdefiniowane i mierzalne produkty biznesowe oraz związane z tym działania i zasady

• Ma strukturę organizacyjną oraz role i zakresy odpowiedzialności

Co jest projektem
Projekt vs działalność rutynowa

Osobny projekt

Projekt jest wytwarzany wewnątrz organizacji, PRINS 2 wymaga uczestnictwa klienta i dostawcy w projekcje

PRINCE 2 - procesy

• Przygotowanie projektu (PP) - ustalamy cele projektu i w jakiej formie będą one realizowane, powołujemy kierowników strategicznych, zespół zarządzania projektem, projektujemy inicjowanie procesu

• Inicjowanie projektu ( IP) - plan ogólny - planowanie całego projektu, w kwestii produktów i zasobów, szacujemy ryzyka i korzyści biznesowe

• Strategiczne zarządzanie projektem ( SZP) - trwa do zamknięcia całego projektu, wydawanie pozwoleń na wykonywanie prac

• Sterowanie etapem ( SE) - podstawowe, bieżące zarządzanie projektem, w jednym czasie może być realizowanych wiele etapów, wydawanie zgody na wykonanie konkretnej czynności , zbieranie informacji o realizacji konkretnych czynności, wychwytywanie zmian i niebezpieczeństw , zarządzanie zmianami

• Zarządzanie zakresem etapu ( ZZE) - raportowanie (informowanie) jakie zostały osiągnięte sukcesy lub porażki przy realizacji etapu, doplanowywanie następnego etapu ( uszczegółowianie), opracowywanie programu naprawczego jeżeli etap nie zakończył się sukcesem

• Zarządzanie wytwarzaniem produktu ( ZWP) - główny zakład produkcyjny całego projektu, tu wykorzystujemy najwięcej zasobów.

• Zamykanie projektu (ZP) -przygotowanie produktu dla klienta do odbioru, gromadzimy dokumentację z całego projektu.

• Planowanie (PL)

W jednym czasie może być uruchomionych kilka etapów w realizacji projektu

Sterowanie etapami - wychwytujemy zmiany na poziomie operacyjnym

Zarządzanie wytwarzaniem produktu - główny zakład produkcyjny

Zamykanie projektu - raportujemy

Planowanie - planujemy modyfikacje na poziomie operacyjnym i informujemy „górę” o nadejściu kolejnego etapu.

( informację z dołu do góry, decyzje z góry do dołu)

PRINCE 2 - KOMPONENTY

Obiekty, które składają się na całą strukturę projektu

-uzasadnienie biznesowe - musi być weryfikowalne

-organizacja (struktura organizacyjna, opis ról, określone role i powiązania między nimi)

-plany - ogólne plany i ramy szczegółowe - modyfikowalne

-elementy sterowania (dokumenty, raporty, decyzje, nośniki informacji - wiedza na temat projektu dla całej struktury)

- zarządzanie ryzykiem ( oddzielna aktywność, utworzenie rejestru ryzyk, który musi być uzupełniany, modyfikowany)

-jakość w środowisku projektu

-zarządzanie konfiguracją

- sterowanie zmianami

PRINCE 2 - TECHNIKI ( główne)

-planowanie oparte na produktach

-podejście do sterowania zmianami

- technika przeglądu jakości

WZAJEMNE POWIĄZANIE PROCESÓW, KOMPONENTÓW I TECHNIK

według z wykorzystaniem
zasad

z wykorzystaniem

Uproszczony obraz całości

Nie zawsze projekt jest trafiony, duży nakład pracy i kosztów może się nie zwrócić ale może być też odwrotnie

I. PRZYGOTOWANIE PROJEKTU ( atrakcyjność pomysłu)

1/ założenia projektu

-oczekiwania jakościowe klienta

- kryteria akceptacji

- zarys uzasadnienia biznesowego

- rejestr ryzyka ( wychwycenie sytuacji problemowych tzw, wąskiego ryzyka)

2/formuła realizacji

3/organizacja

4/plan etapu inicjowania

II. STRATEGICZNE ZARZĄDZANIE PROJEKTEM (decyzje strategiczne)

- wydać zgodę na inicjację projektu

- powiadomienie właścicieli o rozpoczęciu projektu

III. INICJOWANIE PROJEKTU (przygotowanie inwestycji)

-dokument inicjujący projekt

a)plan jakości projektu

- zarządzanie konfiguracją

b)plan projektu

c)uzasadnienie biznesowe i ryzyka

d)elementy sterowane

-plan komunikacji

e)zarządzanie dokumentacją

-rejestr zagadnień projektowych

- rejestr doświadczeń

IV.ZARZĄDZANIE ZAKRESEM ETAPU (planowanie krótkoterminowe, dotyczy czynności bieżących)

-zezwolenie na realizację etapu

V.STEROWANIE ETAPEM (zarządzanie bieżące)

-zlecenia, przyjęcie grupy zadań

VI.ZARZĄDZANIE WYTWARZANIEM PRODUKTÓW (wytwarzanie produktu)

-raport w punkcje kontrolnym (po każdej zakończonej czynności wysyłany jest raport, który zawiera istotne odchylenia)

- po zakończeniu produktu - oddanie, odbiór grupy zadań

(etap może składać się z wielu produktów)

VII.ZAMYKANIE PROJEKTU ( kontrolowanie zamknięcia)

- akceptacja klienta

- akceptacja służb utrzymania

- zakłócenie działań następczych

- plan przeglądu poprojektowego

- raport końcowy projektu

- raport doświadczeń
Powiadomienie właścicieli o zakończeniu projektu

Raport o istotnych odchyleniach jest ważny, odchylenia mogą być tak znaczące, że nie da się utrzymać wizji klienta, naszych możliwości, czyli upada uzasadnienie biznesowe.PRZYGOTOWANIE PROJEKTU

PRZYGOTOWANIE PROJEKTU - SKŁADOWE

- mianowanie przewodniczącego komitetu sterującego i kierownika projektu (zarząd organizacji)

- projektowanie zespołu zarządzania projektem (przewodniczący komitetu sterującego, kierownik projektu)

- mianowanie członków zespołu zarządzania projektem (przewodniczący komitetu sterującego)

- przygotowanie założeń projektu ( przewodniczący zespołu sterującego)

- określenie formuły realizacji (kierownik projektu)

- planowanie etapu inicjowania (kierownik projektu)

ORGANIZACJA -STRUKTURA

STRUKTURA OPARTA O ŚRODOWISKO

KLIENT - DOSTAWCA

STRUKTURA HIERARCHICZNA

ORGANIZACJA - SCHEMAT

Schemat i opisy ról mogą wynikać z zapisów w umowach

Ważne jest aby określić do którego momentu działają kompetencję i odpowiedzialność komitety sterującego a od kiedy kierownika projektu.

ORGANIZACJA - KOMITET STERUJĄCY

Przewodniczący

-właściciel

-monitoruje uzasadnienie biznesowe, podejmuje decyzje na poziomie strategicznym

- ...... w osiągnięciu celów

Kierownik projektu (zarządzanie bieżące w imieniu komitetu sterującego)

- zarządzanie bieżące

- planowanie

- komunikacja

- finanse

- jakość

- status produktów

- montowanie

-klient

- prace zespołowe

- potrzeby projektu

Kierownik zespołu

- specjalistyczne umiejętności

- kierownik projektu ze strony dostawcy

- rola opcjonalna

Nadzór projektu

- monitoruje czy wszystko przebiega tak jak to wynika z dokumentacji

- czy przebieg jest zgodny z planem jakościowym

- rola komitetu sterującego (może być delegowana)

- niepowiązany z kierownikiem projektu.

Wspomaganie projektu

- obsługa administracyjna

- wsparcje narzędziowe

- nadzór nad standardami

- bibliotekarz konfiguracyjny

- zarządzanie dokumentacją

- niepowiązany z nadzorem projektu

Zarządzanie ryzykiem

RYZYKO W KONTEKSCIE PRINCE 2 = NIEPEWNOŚĆ REZULTATU

analiza zarządzanie

prawdopodobieństwo Procesy PRINCE2

wpływ

reakcja na ryzyka:

zapobieganie

redukcja

przeniesienie (ubezpieczenie)

akceptacja

plan rezerwowy

koszt działan vs plan projektu prawdopodobieństwo i wpływ plan etapu

plan grupy zadaniowej

paln rezerwowy

Każdy projekt jest obciążony jakimś ryzykiem. Już na poziomie planowania staramy się zidentyfikować jak najwięcej ryzyk jakie mogą dotknąć nasz projekt.

Identyfikacja ryzyka możliwego do wystąpienia powoduje, że możemy to ryzyko choć trochę kontrolować. Trzeba bazować na doświadczeniu i z tamtą wyłapujemy słabe punkty.

Zarządzanie ryzykiem / identyfikacja

Metody identyfikacji ryzyk - nie ma procedur, które gwarantowały by wykrycie wszystkich ryzyk.

- doświadczenia z przeszłości

-przegląd założeń:

- przegląd dokumentacji - staramy się wyłapać wszystkie miejsca, w których może wystąpić ryzyko

- przegląd kontraktu

-burza muzgów

-metoda Delficka ( ekspert)

Identyfikacja obszarów, w których można spodziewać się wystąpienia ryzyka:

• zasoby

• technika

• administracja

• zarządzanie

• prawo

• jakość

• finanse

• podwykonawcy

• zarządzanie wiedzą i informacją

• komunikacja

• odbiór prac

• polityka

• biznes

• środowisko

2 obszary zarządzania ryzykiem

- walczymy z ryzykiem (zapobiegamy)

- walczymy ze skutkami ryzyka (minimalizujemy skutki wystąpienia ryzyk)

- akceptacja ryzyk - bardzo rzadko stosowane, jeśli ryzyko ma znikomy wpływ na nasz projekt.

Plan projektu musi być elastyczny, czyli musi zawierać rezerwy bo projekt jest obciążony ryzykiem.

Na każdym etapie realizacji projektu musimy go kontrolować i sprawdzać czy ryzyko wystąpiło czy nie.

Jeżeli ryzyko się zmieniło to trzeba je ponownie ocenić, pod uwagę należy brać nie tylko wagę ryzyka ale również częstotliwość jego występowania.

Zarządzanie ryzykiem - Ocena ( MAPA)

Linia tolerancji na ryzyko jest ustalana indywidualnie dla każdego projektu, i zmienia się w trakcie realizacji projektu.

Czynniki wpływające na ustalenie lini tolerancji to:

-wrażliwość projektu

- napięcie budżetu

- priorytet (newralgiczność)

Taka mapa nie jest stała (stabilna) bo wraz z realizacją projektu ryzyko może urosnąć do rangi ważnej lub zmaleć do rangi nie mającej wpływu na projekt.

Ryzyka są:

- mierzalne ( ryzyka rynkowe)

- nie mierzalne

Każda reakcja na ryzyko to: czas, ludzie i pieniądze.

9

IDENTYFIKACJA

RYZYK

OCENA RYZ`YK

PROPOZYCJE KROKÓW ZARADCZYCH

WYBÓR OPCJI

PLANOWANIE I PRZYGOTOWANIE ZASOBÓW

MONITOROWANIE I RAPORTOWANIE

rejestr ryzyk

szacujemy wystąpienie ryzyk oraz ich wpływ na nasz projekt

wpływ na to jak zachowamy się wobec ryzyka mają koszty działań

ryzyko którym się zajmiemy

linia tolerancji na ryzyko

ryzyko do pominięcia

PROCES IP

-przygotuj plan projektu

PLAN PROJEKTU

KOMPONENT PLANU

TECHNIKA PLANOWANIE OPARTA NA PRODUKTACH

PROCES ZWP

-wytwórz produkty

- dokonaj odbioru

PROTOKÓŁ ODBIORU

TECHNIKA PRZEGLĄDU JAKOŚCI

WYZNACZ CEL PROJEKTU, JEGO PRODUKTY I ICH JAKOŚĆ

ZAPROPONUJ SPOSÓB REALIZACJI

ZAPLANUJ PROCESY ZWIĄZANE Z PRZYGOTOWANIEM PROJEKTU

OSZACUJ RYZYKA I NASZKICUJ UZASADNIENIE BIZNESOWE

ZBUDUJ ZESPÓŁ

zespół zarządzania projektem

zarządzanie zespołem wykonawczym

zarządzanie bieżące

KIEROWNIK PROJEKTU

KIEROWNICY ZESPOŁÓW

KOMITET STERUJĄCY

KIEROWNICTWO FIRMY
LUB PROGRAMU

decyzje strategiczne
(ogólna wizja)

WSPARCJE PROJEKTU

(rola opcjonalna)

wsparcje specjalistów z zewnątrz, z konkretnej branży na wszystkich etapach

KIEROWNIK ( -CY) ZESPOŁU (-ÓW)

(rola opcjonalna)

KIEROWNIK PROJEKTU

KIEROWNICTWO FIRMY
LUB PROGRAMU

Nadzór projektu (odpowiedzialność komitetu sterującego)

Główny dostawca

(funkcja opcjonalna)

Główny użytkownik

(przedstawiciel klienta)

Przewodniczący

KOMITET STERUJĄCY

podobne są do siebie, różne jest podejście do zarządzania ryzykiem projektu. Nie ma migracji ryzyka w obu tych metodologiach

Cykl życia projektu

Cykl życia produktu

Pomysł

Badania

Decyzja

Specyfikacja

Projekt techniczny

Wytworzenie

Testowanie

Przekazanie

Ocena efektów

Użytkowanie

Likwidacja

Studium wykonalności

Wiele wariantów realizacyjnych

SPECYFIKACJE, REZULTATY
(używa produkty)

ZAPEWNIA ZASOBY I UMIEJĘTNOŚCI
(wytwarza produkty)

---