Pełna treść instrukcji inwentaryzacyjnej

Część I. Zasady ogólne, cele, rodzaje i metody inwentaryzacji

Część II. Terminy i częstotliwość inwentaryzacji

Część III. Organizacja, przebieg, rozliczenie i wykorzystanie wyników inwentaryzacji

Część IV. Powoływanie i zadania komisji inwentaryzacyjnej

Część V. Zasady inwentaryzowania w drodze spisów z natury

Część VI. Zasady inwentaryzowania środków pieniężnych w bankach oraz rozliczenia rozrachunków drogą potwierdzeń sald

Część VII. Dopuszczalne uproszczenia inwentaryzacji

Część VIII. Wycena wyników inwentaryzacji, ustalenia, weryfikacja i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych

(wszystkie linki mają być odsyłaczami do odpowiednich partii tekstów)

Instrukcja inwentaryzacyjna dla ..................................................................................................

CZĘŚĆ I

ZASADY OGÓLNE, CELE, RODZAJE I METODY INWENTARYZACJI

Instrukcja została zatwierdzona zarządzeniem kierownika jednostki i obo­wiązuje wszystkie komórki organizacyjne i osoby zatrudnione w jednostce od dnia ...............................................

Podstawę unormowań ujętych w niniejszej instrukcji stanowią następujące akty prawne:

• Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. nr 121, poz. 591 z późn. zm.),

• Zarządzenie Ministra Finansów z 16 listopada 1983 r. w sprawie ogólnych zasad prowadzenia rachunkowości przez jednostki gospodarki uspołecznionej (M.P. nr 40, poz. 233 z późn. zm.),

• Kodeks pracy i wydane na jego podstawie rozporządzenia Rady Ministrów,

• Kodeks cywilny w zakresie odpowiedzialności materialnej pracowników za szkody wyrządzone w powierzonym im mieniu do zwrotu lub wyliczenia się.

Ponadto instrukcja powstała na podstawie wypracowanych przez praktykę zwyczajów, zasad, nauki rachunkowości (piśmiennictwa zawodowego), międzynarodowych standardów, dyrektywów i wytycznych.

3. Każdą inwentaryzację przeprowadza się na mocy zarządzenia wewnętrznego o treści podanej w załączniku nr .... Do powyższego zarządzenia wewnętrznego dołącza się ustalony przez kierownika jednostki skład komisji inwentaryzacyjnej (załącznik nr ....), zespołów (grup) spisowych (załącznik nr ...) oraz harmonogram czynności inwentaryzacyjnych (załącznik...).

4. Celem inwentaryzacji jest:

1. ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów,

2. doprowadzenie stanu ewidencyjnego wynikającego z ksiąg rachunkowych do zgodności ze stanem rzeczywistym, wynikającym ze spisu z natury, a więc urealnienie ich,

3. ustalenie istniejących różnic inwentaryzacyjnych i rozliczenie osób odpowiedzialnych (współodpowiedzialnych) materialnie za powierzone im minie,

4. dokonanie oceny gospodarczej przydatności składników majątkowych Spółki pod względem ilości i jakości,

5. dokonanie oceny stanu zabezpieczenia mienia przed niszczeniem (psuciem się), kradzieżą z włamaniem, pożarem, zalaniem i innymi wypadkami losowymi,

6. przeciwdziałanie powstaniu nieprawidłowości w gospodarowaniu majątkiem przedsię-biorstwa, a w szczególności:

- gromadzeniu zapasów zbędnych, nadmiernych i niepełnowartościowych,

- powstawaniu różnic inwentaryzacyjnych, a zwłaszcza niedoborów i szkód.

Inwentaryzacji, dokonuje się w drodze:

1. spisu z natury,

2. uzgodnienia sald z bankami, dostawcami, odbiorcami oraz innymi kontrahentami jednostki,

3. porównania stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi wynikającymi ze stosownych dokumentów oraz ewentualnej weryfikacji danych ewidencyjnych.

W drodze spisu z natury ustala się stan następujących składników aktywów:

1. środków pieniężnych znajdujących się w kasach krajowych i zagranicznych, akcji, obligacji, czeków, weksli, bonów i innych papierów wartościowych,

2. środków trwałych własnych i obcych znajdujących się w eksploatacji, w zapasie, przekazanych do likwidacji, nieczynnych, z wyłączeniem gruntów,

3. maszyn i urządzeń stanowiących element inwestycji rozpoczętych i przeznaczonych na cele inwestycyjne,

4. składników majątku ujętych tylko w ewidencji ilościowej na kontach pozabilansowych,

5. zapasów własnych i obcych, znajdujących się na terenie jednostki i poza nią,

6. inwentarza żywego.

Uzgodnienie stanów składników majątkowych (aktywów), źródeł ich pochodzenia (pasywów) oraz pozostałych sald, w formie uzyskania od banków i kontrahentów potwierdzeń poprawności wykazanych w księgach rachunkowych danych na określony dzień, odnosi się do:

1. krajowych i zagranicznych środków pieniężnych na rachunkach bankowych, a także lokat pieniężnych, jak również stanów kredytów i pożyczek zaciągniętych w bankach,

2. rozrachunków (należności i zobowiązań) oraz pożyczek, z wyłączeniem rozrachunków publicznoprawnych, rozrachunków z pracownikami oraz należności spornych i wątpliwych,

3. powierzonych kontrahentom własnych składników majątkowych oraz innych znajdujących się poza jednostką, z wyjątkiem przekazanych do przechowania wyspecjalizowanym firmom, przewoźnikom (do przewozu) lub poczcie (do wysłania).

W drodze porównania z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji sald (stanów) wynikających z ewidencji księgowej inwentaryzuje się następujące aktywa i pasywa oraz inne składniki:

1. grunty oraz trudno dostępne oglądowi środki trwale,

2. wartości niematerialne, prawne oraz inne niematerialne składniki majątku,

3. udziały w obcych jednostkach,

4. należności sporne i wątpliwe,

5. rozrachunki o charakterze publicznoprawnym,

6. rozrachunki z pracownikami,

7. rozliczenia międzyokresowe czynne i bierne,

8. kapitały i fundusze,

9. inwestycje rozpoczęte, z wyjątkiem stanowiących ich element maszyn i urządzeń,

10. inwestycje w obcych środkach trwałych,

11. stany remontów w toku,

12. fundusze specjalne (w tym zakładowy fundusz świadczeń socjalnych), rezerw, przychodów przyszłych okresów,

13. inne aktywa i pasywa.

Inwentaryzacji w drodze porównania z dokumentacją oraz weryfikacji podlegają również stany aktywów lub pasywów, których nie udało się lub nie było obowiązku zinwentaryzować za pomocą spisu z natury lub potwierdzenia sald.

Spisów z natury dokonują zespoły (grupy) spisowe pod nadzorem komisji inwentaryzacyjnej oraz właściwych komórek merytorycznych.

Uzgodnienia sald z bankami i kontrahentami oraz porównania z właściwą dokumentacją i weryfikacji stanów wynikających z ewidencji księgowej dokonują wyznaczeni pracownicy księgowości, z udziałem w szczególnych przypadkach odpowiednich pracowników komórek merytorycznych lub ekspertów (rzeczoznawców).

11. Inwentaryzacja może być przeprowadzona:

1. w formie:

• okresowej,

• doraźnej (okolicznościowej),

2. metodą:

• pełną,

• ciągłą,

• uproszczoną.

12. Typową formą inwentaryzacji okresowej pełnej jest roczna inwentaryzacja aktywów
    i pasywów stanowiąca spełnienie wymogu ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacja pełna polega na ustaleniu rzeczywistego stanu na określony dzień wszystkich aktywów i pasywów.

13. Inwentaryzacja doraźna (okolicznościowa) przeprowadzana jest na ogół w przypadkach zaistnienia określonych okoliczności, głównie w drodze spisu z natury; okolicznościami wymagającymi dokonania tego typu inwentaryzacji mogą być:

• wypadki losowe (pożar, powódź, zalanie, kradzież z włamaniem itp.),

• potrzeba kontroli i rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych (spis z natury przeprowadzony w terminie niezapowiedzianym),

• zmiana osób materialnie odpowiedzialnych lub współodpowiedzialnych za powie-rzone im składniki majątkowe,

• kontrola zewnętrzna, do której zalicza się między innymi: kontrola skarbowa, kontrola ZUS, badanie sprawozdania finansowego,

• likwidacja jednostki lub jej części,

• zmiana formy prawnej jednostki.

1. W przypadkach zmiany osób odpowiedzialnych oraz przyczyn losowych i kontroli przydatności personelu spis z natury przeprowadza się na ogół metodą pełną.

2. Na dzień zmiany osoby odpowiedzialnej materialnie można nie przeprowadzać inwentaryzacji składników majątkowych, jeżeli zmiana następuje na krótki czas, a osoby ponoszące odpowiedzialność wyraziły pisemną zgodę na dalsze ponoszenie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone im mienie (bez przeprowadzenia inwentaryzacji).

3. Dla zracjonalizowania prac inwentaryzacyjnych, a zwłaszcza uniknięcia zaabsorbowania dużej liczby pracowników w jednym okresie, zmniejszenia pracochłonności czynności inwentaryzacyjnych, a także równomiernego rozłożenia prac inwentaryzacyjnych na cały rok - dopuszcza się przeprowadzanie inwentaryzacji metodą ciągłą, polegającą na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych - objętych inwentaryzacją - aktywów
   i pasywów, przy czym różne grupy składników inwentaryzuje się na inny dzień.

4. Inwentaryzację ciągłą można przeprowadzać pod warunkiem zachowania cyklu ustalonego w ustawie o rachunkowości i w niniejszej instrukcji, objęcia inwentaryzacją składników danego rodzaju, prowadzenia dla obejmowanych nią składników ewidencji ilościowo-wartościowej, a w przypadku prowadzenia jej tylko wartościowo - obejmowania nią na dany dzień całego konkretnego pola (obszaru) spisowego.

5. Inwentaryzacja uproszczona może być przeprowadzona, jeżeli skutki tego uproszczenia nie wywrą istotnego negatywnego wpływu na zapewnienie prawidłowego, jasnego i rzetelnego przedstawienia sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego i rentowności jednostki (art. 4 ust. 3 ustawy o rachunkowości).

Przy spełnieniu tego warunku uproszczenia powyższe mogą dotyczyć w szczególności:

1. rezygnacji z uzyskiwania pisemnych potwierdzeń sald z tytułu:

• rozrachunków z kontrahentami (osobami fizycznymi) nieprowadzącymi ksiąg rachunkowych,

• drobnych należności i zobowiązań,

• należności i zobowiązań objętych powództwem sądowym lub postępowaniem egzekucyjnym,

2. inwentaryzowanych książek, czasopism i innych druków znajdujących się w bibliotece jednostki:

• uproszczenie polega na wyrywkowym porównywaniu zapisów zamieszczonych
  w księdze inwentarzowej biblioteki ze stanem rzeczywistym i kartami książek lub czytelników; fakt dokonania takiego porównania potwierdza się podpisami osób uczestniczących w inwentaryzacji złożonymi pod informacją o dacie i zakresie inwentaryzacji wniesioną na piśmie do księgi inwentarzowej biblioteki,

3. jednostkowej lub małoseryjnej produkcji w toku, przy której uproszczenie będzie polegało na porównaniu danych ewidencji księgowej ze stanem faktycznym oraz ujęciu wyników takiego porównania na arkuszu spisowym z wyodrębnieniem:

• rzeczowych składników dotyczących zleceń zakończonych bądź zaniechanych,

• liczby braków produkcyjnych, stwierdzonych w półfabrykatach oraz innych elementach procesu wytwórczego produktów gotowych.

CZĘŚĆ II

TERMINY I CZĘSTOTLIWOŚĆ INWENTARYZACJI

1. Inwentaryzację przeprowadza się w następujących terminach:

1. 31 grudnia każdego roku obrotowego - spis z natury (lub potwierdzenie stanów przez bank) środków pieniężnych, papierów wartościowych oraz produktów w toku produkcji,

2. w ostatnim dniu każdego kwartału (w tym również na koniec roku obrotowego) - spis
   z natury niezużytych zapasów materiałów, towarów i produktów gotowych, które zostały zaliczone w koszty w momencie zakupu lub wytworzenia,

3. raz w ciągu czterech lat (w dowolnym okresie roku) - spis z natury środków trwałych
   (z wyjątkiem gruntów oraz składników trudno dostępnych oglądowi), a także maszyn
   i urządzeń wchodzących w skład inwestycji rozpoczętych, pod warunkiem że składniki te znajdują się na terenie strzeżonym,

4. raz w ciągu dwóch lat (w dowolnym terminie roku) - spis z natury zapasów materiałów, półfabrykatów, wyrobów gotowych i towarów objętych ewidencją ilościowo-
   -wartościową oraz znajdujących się na terenie strzeżonym,

5. w okresie od 1 października każdego roku obrotowego do 15 stycznia każdego następnego roku obrotowego - spis z natury:

• zapasów materiałów, półfabrykatów, produktów gotowych i towarów,

• środków trwałych,

• maszyn i urządzeń objętych inwestycją rozpoczętą, znajdujących się poza terenem strzeżonym,

• materiałów, półfabrykatów, wyrobów gotowych i towarów znajdujących się na terenie strzeżonym, lecz nie objętych ewidencją ilościowo-wartościową,

• składników objętych jedynie ewidencją ilościową,

• składników obcych,

• pozostałych - poza wymienionymi wyżej składnikami - aktywów i pasywów.

2. Stan składników określonych w ustępie 19e ustalony w drodze inwentaryzacji podlega na porównaniu ze stanem wynikającym z ewidencji księgowej z dnia, na jaki przypadła data spisu (uzgodnienie salda, porównanie dokumentacji z ewidencją), nie później jednak jak na ostatni dzień roku obrotowego (dzień bilansowy); przy zinwentaryzowaniu składników po dniu bilansowym (między 1 a 15 stycznia roku następnego) stan składników ustalony w drodze spisu (uzgodnień, porównań) koryguje się odpowiednio o obroty zaistniałe między dniem kończącym rok obrotowy a dniem rzeczywistego zinwentaryzowania.

Składniki wymagające szczególnej ochrony należy inwentaryzować również poza obowiązkami wynikającymi z ustawy o rachunkowości, a więc częściej niż raz w roku, w terminach nie zapowiedzianych, w celu skutecznej ich ochrony. Wykaz tych składników określa kierownik jednostki na wniosek głównego księgowego.

Inwentaryzacje okolicznościowe (doraźne) przeprowadzone w zakresie czasowym zgodnym z przepisami ustawy o rachunkowości oraz niniejszej instrukcji mogą być uznane przez kierownika jednostki, na wniosek głównego księgowego, za inwentaryzacje okresowe wykonane w ramach inwentaryzacji rocznej.

Składniki majątku powierzone grupie osób (lub osobie) materialnie odpowiedzialnych powinny być objęte inwentaryzacją w jednym terminie. Dotyczy to również takich samych składników powierzonych różnym osobom (zespołom osób), znajdujących się w bliskiej odległości, jeżeli nie zostaną stworzone warunki wykluczające ewentualność podmian lub wzajemnych „pożyczek” składników majątku między polami spisowymi.

Harmonogramy inwentaryzacji powinny być ustalone w taki sposób, aby wyniki inwentaryzacji uwieńczone protokołami końcowymi komisji inwentaryzacyjnej mogły być dostarczone do księgowości z miesięcznym wyprzedzeniem przed terminem bilansu rocznego (rocznego sprawozdania finansowego).

Harmonogram inwentaryzacji ustala kierownik jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej zaopiniowany przez głównego księgowego.

CZĘŚĆ III

ORGANIZACJA, PRZEBIEG, ROZLICZENIE I WYKORZYSTANIE

WYNIKÓW INWENTARYZACJI

1. Czynności inwentaryzacyjne realizowane są kilkuetapowo:

1. etap I obejmuje przygotowanie inwentaryzacji,

2. etap II poświęcony jest dokonaniu spisów z natury, uzgodnieniu sald
   z kontrahentami i bankami, porównaniu stanów ewidencyjnych ze stosownymi dokumentami i weryfikacji tych stanów - w przypadku pełnej inwentaryzacji okresowej, lub wykonaniu niektórych z tych czynności - w przypadku inwentaryzacji doraźnej (okolicznościowej, incydentalnej), częściowej,

3. etap III obejmuje wycenę ustalonych w wyniku inwentaryzacji stanów majątku, ustalenie, wyjaśnienie przyczyn powstania i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych przez korektę stanów ewidencyjnych, zaliczenie części różnic w koszty, obciążenie częścią (całością) różnic osób odpowiedzialnych materialnie, zależnie od wielkości i przyczyn powstania tych różnic,

4. etap IV poświęcony jest wykorzystaniu wyników i ustaleń dokonanych
   w czasie inwentaryzacji do usprawnienia kierowania i zarządzania jednostką, poprawy skuteczności zabezpieczenia mienia, usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości itp.

2. Czynności wykonywane w czasie I etapu służą odpowiedniemu przygotowaniu inwentaryzacji. Obejmują one m.in.:

• opracowanie planu (planów), zakresu, przedmiotu i harmonogramu (terminarza) inwentaryzacji,

• powołanie komisji inwentaryzacyjnej (z wyjątkiem przypadków, gdy nadal działa komisja inwentaryzacyjna powołana wcześniej) oraz zespołów (grup) spisowych,

• wydanie wewnętrznego zarządzenia kierownika jednostki o przeprowadzeniu inwentaryzacji,

• dokonanie likwidacji składników zniszczonych i uzupełnienie dokumentów dotyczących zdjęcia z ewidencji urządzeń wycofanych z użytkowania,

• przygotowanie pól (rejonów) spisowych oraz znajdujących się w nich składników do inwentaryzacji (uzupełnienie wywieszek identyfikacyjnych, na których nie podano ilości składników, zgromadzenie tych samych składników w jednym miejscu),

• zapewnienie terminowych zapisów w ewidencji ilościowej i uzgodnienie jej
  z ewidencją ilościowo-wartościową prowadzoną w księgowości,

• zorganizowanie przedinwentaryzacyjnego przeszkolenia członków zespołów (grup) spisowych oraz osób materialnie odpowiedzialnych przez głównego księgowego
  i przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, z udziałem członków komisji, kontrolerów spisowych oraz pracowników księgowości prowadzących ewidencję inwentaryzowanych aktywów i pasywów.

3. Etap II ma zapewnić wykonanie czynności związanych z technicznym przeprowadzeniem inwentaryzacji przez zespoły (grupy) spisowe oraz powołanie do wykonania tego zadania pracowników, a między innymi:

1. wydanie zespołom (grupom) spisowym arkuszy spisowych,

2. zebranie wstępnych i końcowych oświadczeń osób odpowiedzialnych materialnie,

3. przeprowadzenie zgodnie z harmonogramem prawidłowo i rzetelnie spisów z natury,

4. przeprowadzenie odpowiedniej kontroli czynności spisywania składników z natury oraz ujmowania ustaleń tych czynności w arkuszach spisowych,

5. prawidłowe opracowywanie i ewentualne poprawianie arkuszy (kart, protokołów) spisów z natury, a także materiałów pomocniczych,

6. wysłanie do banków i kontrahentów specyfikacji sald stanów ulokowanych tam środków pieniężnych oraz rozrachunków (z wyjątkiem należności spornych i wątpliwych oraz rozrachunków publiczno-prawnych i z pracownikami),

7. dokonanie - w odniesieniu do składników aktywów i pasywów nieobjętych inwentaryzacją w drodze spisów z natury lub uzgodnień sald - porównania danych ewidencji z odpowiednią dokumentacją oraz wyjaśnienie i weryfikacja niezgodności,

8. opracowanie sprawozdania zespołów (grup) spisowych dotyczącego przygotowania
   i przebiegu inwentaryzacji, zabezpieczenia inwentaryzowanych składników
   i pomieszczeń, ich stanu jakościowego itp.,

9. przekazanie arkuszy spisowych do księgowości (odpowiednie rozliczenie się z nich), a sprawozdań zespołów - do przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej.

4. W czasie etapu III dokonuje się:

• sprawdzenia poprawności dokumentacji inwentaryzacyjnej (arkuszy, kart, protokołów inwentaryzacyjnych), wyceny inwentaryzowanych składników oraz ustalenia różnic inwentaryzacyjnych - przez księgowość jednostki,

• wyjaśnienia przyczyn powstania różnic oraz innych okoliczności przez osoby materialnie odpowiedzialne,

• ewentualnie inwentaryzacji uzupełniającej (spisów z natury, specyfikacji rozrachunków itp.) przez zespoły (grupy) spisowe, komisję inwentaryzacyjną i inne powołane osoby,

• analizy, weryfikacje i wyjaśnienia przyczyn powstania różnic, ewentualnego uwzględnienia ubytków, zaników oraz innych okoliczności, rozpatrzenia i rozważenia wniosków osób odpowiedzialnych materialnie w sprawie kompensat niedoborów
  z nadwyżkami na artykułach podobnych (przy czym kompensacie mogą podlegać niedobory i nadwyżki stwierdzone w tym samym polu spisowym, u tej samej osoby materialnie odpowiedzialnej, w czasie tej samej inwentaryzacji, a ponadto kompensować można mniejszą ilość po niższej cenie),

• opracowania i przedstawienia kierownikowi jednostki propozycji sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych; dokonuje tego komisja inwentaryzacyjna, a wniosek wymaga zaopinio­wania przez głównego księgowego i radcę prawnego,

• podjęcia decyzji przez kierownika jednostki w sprawie sposobu rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych,

• ujęcia w księgach różnic inwentaryzacyjnych zgodnie z powyższą decyzją (rozliczenie i ujęcie w księgach różnic powinno nastąpić w roku, na który przypadł termin inwentaryzacji).

5. Etap IV powinien przynieść efekty na przyszłość związane z doskonaleniem kierowania jednostką, poprawą gospodarności, doborem właściwych osób na stanowiska związane
   z odpowiedzialnością materialną, upłynnieniem (zagospodarowaniem) składników zbędnych, nadmiernych, zniszczonych, uszkodzonych itp., a także rozliczeniem osób odpowiedzialnych materialnie w drodze windykacji równowartości niedoborów uznanych za zawinione przez te osoby.

CZĘŚĆ IV

POWOŁYWANIE I ZADANIA KOMISJI INWENTARYZACYJNEJ,

ZESPOŁÓW (GRUP) SPISOWYCH, KONTROLERÓW SPISOWYCH, A TAKŻE OSÓB

(GRUP) ZOBOWIĄZANYCH DO PRZEPROWADZENIA SPISÓW Z NATURY,

PORÓWNANIA STANÓW EWIDENCYJNYCH Z DOKUMENTACJĄ ORAZ DOKONANIA

UZGODNIEŃ SALD ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH W BANKACH I ROZRACHUNKÓW

1. Przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, spośród pracowników jednostki na stanowiskach kierowniczych, powołuje kierownik jednostki na wniosek głównego księgowego. Nie może nim być główny księgowy ani osoba z podległego mu personelu.

6. Pozostałych członków komisji powołuje kierownik jednostki na wniosek jej przewodniczącego, uzgodniony z głównym księgowym, w składzie co najmniej trzech osób.

7. Zespoły (grupy) spisowe w składzie co najmniej dwóch osób na każde pole (rejon) spisowe powołuje, spośród osób o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu, kierownik jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej złożony w porozumieniu
   z głównym księgowym.

W skład zespołów (grup) spisowych nie mogą wchodzić pracownicy odpowiedzialni materialnie, a także odpowiedzialni za odcinek pracy, który ma być objęty inwentaryzacją, oraz pracownicy księgowości prowadzący ewidencję inwentaryzowanych składników, co nie dotyczy pracowników księgowości prowadzących ewidencję środków pieniężnych
w bankach, rozrachunków i innych aktywów oraz pasywów inwentaryzowanych w drodze uzgodnienia sald lub porównań danych ewidencji z dokumentacją. W skład zespołów spisowych mogą być powoływane osoby niebędące pracownikami jednostki.

8. Do dokonania inwentaryzacji składników inwentaryzowanych w drodze uzgodnienia sald
   z bankami i kontrahentami oraz porównania stanów ewidencyjnych z dokumentami i ich weryfikacji główny księgowy wyznacza odpowiednie osoby spośród pracowników księgowości. W przypadku pozycji aktywów i pasywów o skomplikowanej strukturze
   i sposobie rozliczeń kierownik jednostki, na wniosek głównego księgowego, powołuje do udziału w czynnościach inwentaryzacyjnych kompetentnych pracowników komórek merytorycznych.

9. Kontrolę czynności przygotowania, przebiegu i rozliczenia inwentaryzacji sprawują:

1. w ramach ogólnego nadzoru - główny księgowy jednostki, który nie może pełnić żadnej funkcji w komisji inwentaryzacyjnej i zespołach (grupach) spisowych,

2. przewodniczący lub członkowie komisji inwentaryzacyjnej,

3. powołani przez kierownika jednostki na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, w uzgodnieniu z głównym księgowym, kontrolerzy spisowi (inwentaryzacyjni), (funkcję tę mogą również pełnić pracownicy księgowości).

10. Kontrola realizowana przez głównego księgowego, przewodniczącego komisji oraz kontrolerów spisowych może obejmować zarówno inwentaryzację okresową, jak i inwentaryzację doraźną (okolicznościową, incydentalną).

11. W czasie kontroli spisu rzeczowych składników majątku kontrolujący wnoszą odpowiednie adnotacje w stosownych pozycjach arkuszy (protokołów) spisowych i opatrują je podpisami. Z wyników dokonanych kontroli inwentaryzacji kontrolujący sporządzają protokoły lub sprawozdania, podpisywane również przez członków zespołów spisowych i osoby odpowiedzialne materialnie.

12. Kontrola czynności inwentaryzacyjnych lub materiałów z tych czynności może być realizowana w trakcie ich wykonywania lub niezwłocznie po ich zakończeniu.

13. W czynnościach inwentaryzacyjnych na prawach obserwatorów mogą brać udział biegli rewidenci (ich asystenci, aplikanci, praktykanci itp.) stosownie do wytycznych wydawanych - zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz ustawą z 13 października 1994 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie (Dz.U. nr 121, poz. 592 z późn. zm.) - przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów o normach wykonywania zawodu biegłego rewidenta.

14. Uprawnienia, obowiązki i odpowiedzialność członków komisji inwentaryzacyjnej, zespołów (grup) spisowych oraz innych osób z tytułu wykonywania czynności inwentaryzacyjnych określone są w dalszych częściach instrukcji.

CZĘŚĆ V

ZASADY INWENTARYZOWANIA W DRODZE SPISÓW Z NATURY RZECZOWYCH

I PIENIĘŻNYCH SKŁADNIKÓW MAJĄTKU

1. Przed rozpoczęciem spisów z natury zespół (grupa) spisowy pobiera od osób materialnie odpowiedzialnych oświadczenia wstępne o stanie zabezpieczenia majątku i ujęciu do ewidencji wszystkich operacji gospodarczych, a także o uzgodnieniu tej ewidencji z księgowością.

15. Inwentaryzowane składniki majątkowe powinny być ujęte w arkuszach (kartach, protoko­łach) spisowych, traktowanych od momentu uwzględnienia ich w stosownej ewidencji i pobrania przez zespoły spisowe jako druki objęte ilościową kontrolą zużycia.

Ponumerowanie i oznaczenie arkuszy w sposób uniemożliwiający podmianę powinno być dokonane przed wydaniem ich zespołom spisowym za pokwitowaniem w stosownej ewidencji. Za zorganizowanie przygotowania, wydania i stosowne­go rozliczenia tych arkuszy (kart, protokołów) za pomocą odpowiedniego formularza od­powiedzialny jest przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej.

16. Arkusz (karta, protokół) spisu z natury powinien zawierać co najmniej:

• pieczęć jednostki,

• określenie pola spisowego,

• numer arkusza i oznaczenie uniemożliwiające zamianę,

• termin oraz rodzaj inwentaryzacji,

• datę i godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia spisu (na danej karcie spisowej),

• nazwę spisywanego składnika oraz symbole pozwalające na jego identyfikację (numer in­wentarzowy, symbol KRŚT, symbol indeksu, kod komputerowy itd.),

• jednostkę miary inwentaryzowanej pozycji składnika,

• ilość stwierdzoną w czasie spisu,

• imiona, nazwiska i podpisy osób dokonujących spisu i uczestniczących w nim,

• imiona, nazwiska i podpisy osób odpowiedzialnych materialnie.

• Dane do arkuszy spisowych wpisuje się w sposób trwały - czyli pismem maszynowym, długopisem, atramentem itp.

• Arkusze spisowe oraz materiały pomocnicze powstałe w czasie spisu, a także oświadczenia osób odpowiedzialnych stanowią dowody księgowe, do których należy stosować postanowienia art. 20-22 ustawy o rachunkowości, określające wymaga­nia stawiane takim dokumentom. Błędy w arkuszach spisowych mogą być korygowane wyłącznie przez skreślenie, w sposób umożliwiający odczytanie błędnego zapisu (liczby lub tekstu) i wpisanie zapisu poprawnego. Poprawka taka powinna być opatrzona da­tą oraz podpisami osób materialnie odpowiedzialnych i osoby dokonującej wpisu (poprawki).

• Ustaloną z natury ilość spisywanych skład­ników rzeczowych lub pieniężnych wpisuje się do kolejnej pozycji spisu bezpośrednio po ak­cie dokonania takiego pomiaru. Stan rzeczowych składników znajdujących się w nienaruszo­nym opakowaniu można ustalać w drodze przeliczenia liczby opakowań i ustalenia ich zawar­tości, a także po stwierdzeniu autentyczności pod względem ilościowym oraz co do gatunku, jakości składników znajdujących się w opakowaniach.

• Dokonujące inwentaryzacji zespoły spisowe nie mogą być informowane o stanach ewiden­cyjnych składników, z wyjątkiem przypadków uproszczeń inwentaryzacji przyjmowanych dla nie­których pozycji majątku, o czym dalej w instrukcji.

• Ustalenia rzeczywistego stanu inwentaryzowanych składników dokonuje członek zespołu spisowego w obecności co najmniej jednej z osób odpowiedzialnych materialnie; wpis stwierdzo­nego stanu do arkusza powinien nastąpić bezpośrednio po jego ustaleniu; osoby materialnie od­powiedzialne powinny mieć możliwość sprawdzenia poprawności wpisu.

• W przypadku zmiany osoby (osób) odpowiedzialnej materialnie należy zapewnić możliwość uczestniczenia przy ustalaniu stanu inwentaryzowanych składników oraz przy dokonaniu ich wpi­su do arkusza spisowego zarówno osobom przekazującym, jak i przejmującym składniki oraz od­powiedzialność za nie.

• Jeżeli z ważnych przyczyn w spisie nie mogą uczestniczyć osoby odpowiedzialne material­nie, upoważniają do tego swoich przedstawicieli, a gdy tego nie dokonają, kierownik jednostki mu­si wyznaczyć co najmniej jedną niezależną osobę reprezentującą interesy osób odpowiedzialnych materialnie wobec zespołu spisowego.

• W ramach przygotowań do inwentaryzacji (zwłaszcza okresowej) należy doprowadzić do maksymalnych przyjęć i wydań składników, tak aby:

• działalność jednostki nie była zakłócona,

• uniknąć ruchu składników w czasie spisu.

Jeśli nie uda się w pełni temu zapobiec, zespół spisowy zawiadamia przewodniczącego ko­misji inwentaryzacyjnej, który może zarządzić przyjęcie lub wydanie składników w czasie inwen­taryzacji, ale w taki sposób, by obroty te zostały dokonane na podstawie specjalnie oznaczo­nych dowodów przychodu lub rozchodu, co umożliwi prawidłowe rozliczenie spisu. O ruchu składników w czasie spisów należy też wnieść stosowne adnotacje we właściwych pozycjach spisu.

25. Zespoły spisowe zobowiązane są do wypełnienia wszystkich kolumn arkuszy spisowych,
    z wy­jątkiem ceny i wartości, które podaje w czasie wyceny odpowiedni pracownik księgowości.

26. Arkusze spisowe sporządza się w dwóch, a w razie spisów zdawczo-odbiorczych w trzech egzemplarzach, z których kopie otrzymują osoby odpowiedzialne materialnie, a oryginał - księgowość.

27. Zespoły spisowe zobowiązane są do wypełnienia wszystkich kolumn arkuszy spisowych z wyjątkiem ceny i wartości, które to elementy podaje w czasie wyceny odpowiedni pracownik księgowości. W odniesieniu do objętych jedynie ewidencją wartościową składników, w punktach sprzedaży detalicznej i gastronomicznej, zespoły spisowe podają również cenę i wartość.

28. Arkusze spisowe sporządza się w dwóch, a w razie spisów zdawczo-odbiorczych w trzech egzemplarzach, z których kopie otrzymują osoby odpowiedzialne materialnie, a oryginał księgowość.

29. Na oddzielnych arkuszach inwentaryzuje się składniki niepełnowartościowe, uszkodzone lub z innych przyczyn o obniżonej wartości, a także zapasy obce.

30. W arkuszach spisowych najlepiej posługiwać się nazwami stosowanymi w księgowości, gdyż to ułatwia i upraszcza ustalenie i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych.

31. Inwentaryzacja gotówki oraz innych walorów znajdujących się w kasach podlegają ujęciu na protokołach inwentaryzacyjnych kasy (załącznik nr ....).

32. Po zakończeniu spisów z natury zespoły spisowe opracowują i składają przewodniczącemu komisji inwentaryzacyjnej sprawozdanie (załącznik nr ....) zawierające informacje o:

• przebiegu spisu,

• zabezpieczeniu pomieszczeń i inwentaryzowanych składników,

• przygotowaniu pól spisowych do inwentaryzacji,

• ruchu składników w czasie inwentaryzacji,

a także składają:

• arkusze spisowe z naniesionym rzeczywistym stanem składników,

• rozliczenie z pobranych arkuszy spisowych,

• oświadczenia wstępne i końcowe osób odpowiedzialnych materialnie.

CZĘŚĆ VI

ZASADY INWENTARYZOWANIA ŚRODKÓW PIENIĘŻNYCH W BANKACH ORAZ ROZLICZENIA ROZRACHUNKÓW DROGĄ POTWIERDZEŃ SALD, ZAŚ POZOSTAŁYCH AKTYWÓW I PASYWÓW DROGĄ PORÓWNANIA STANÓW EWIDENCYJNYCH Z DOKUMENTACJĄ

1. Inwentaryzację środków pieniężnych ulokowanych w bankach, udzielonych przez banki kredytów i pożyczek, lokat terminowych, przeprowadzoną w drodze uzgodnień (potwierdzeń) sald, a także rozrachunków z kontrahentami, z wyłączeniem spornych
   i wątpliwych, jak również inwentaryzację pozostałych aktywów i pasywów (nieobjętych spisami z natury lub potwierdzeniami sald) przeprowadzaną przez porównanie stanów ewidencyjnych z odpowiednimi dokumentami i ich weryfikację - realizują wyznaczeni pracownicy księgowości, przy ewentualnym udziale powołanych przez kierownika jednostki, na wniosek głównego księgowego, kompetentnych pracowników komórek merytorycznych lub ekspertów spoza jednostki.

2. Ewidencyjne stany wszelkich rozrachunków (z wyłączeniem należności spornych i wątpliwych, rozrachunków publicznoprawnych oraz z pracownikami) mają być uzgadniane w drodze wysłania dłużnikom i wierzycielom specyfikacji sald, obejmujących zawiadomienie o wysokości salda wraz ze specyfikacją jego komponentów lub składników. Salda te uważa się za zinwentaryzowane w momencie uzyskania przez jednostkę od kontrahentów potwierdzenia tych sald bądź potwierdzenia pozycji zgodnych i zgłoszenie wątpliwych. Potwierdzenia wymagają również salda wszelkich środków ulokowanych w bankach oraz długów wobec banków. Ustala się, iż zawiadomienia o wysokości sald wymagających uzgodnienia rozrachunków z kontrahentami powinny być wysłane, według stanu na 31 października każdego roku obrotowego, w okresie od 15 do 30 listopada roku obrotowego, aby odpowiedzi wpłynęły do jednostki przed końcem roku.

Dotyczy to również sald składników majątku znajdujących się poza jednostką.

Salda środków pieniężnych na rachunkach bankowych uzgadniane są na bieżąco, na podsta­wie wyciągów bankowych; ponadto banki przysyłają potwierdzenia tych sald na koniec każdego roku. Dotyczy to również kredytów zaciągniętych w bankach.

Ewentualne postępowanie wyjaśniające ze strony jednostki następuje w przypadku niezgodności nadesłanego wyciągu lub potwierdzenia z księgami jednostki.

3. Różnice pomiędzy potwierdzeniami a ewidencją, wyjaśnione przez przyznanie racji kontrahentowi lub należności przedawnione oraz nierealne podlegają odpisaniu w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych (zobowiązania - na dobro pozostałych przychodów operacyjnych, zgodnie z rozwiązaniami przyjętymi w ZPK).

4. Salda rozrachunków niepotwierdzone przez kontrahentów podlegają weryfikacji przez po­równanie stanów ewidencyjnych z dokumentami.

5. Aktywa i pasywa niepodlegające inwentaryzacji w drodze spisów z natury lub uzgodnienia sald (a także te, które podlegają inwentaryzacji tymi metodami, lecz niezależnie od jednostki nie zostały zinwentaryzowane za ich pomocą) mają być zinwentaryzowane przez porównanie odpowiednich dokumentów ze stanami ksiąg rachunkowych i weryfikacji danych tych ostatnich - w przypadku stwierdzenia rozbieżności bądź podważania rzetelności czy też wiarygodności dokumentów.

6. Weryfikację stanów ewidencyjnych w porównaniu z dokumentami przeprowadzają wyznaczeni przez głównego księgowego pracownicy prowadzący podlegające weryfikacji konta syntetyczne i pomocnicze (w przypadku spraw trudnych i skomplikowanych
   z ewentualnym udziałem powołanych kompetentnych pracowników merytorycznych, ekspertów lub rzeczoznawców).

7. Rezultaty weryfikacji sald powinny znaleźć swoje odzwierciedlenie w odpowiednim protokole. Ponadto osoby dokonujące porównania są obowiązane wnieść w urządzeniach ewidencji syntetycznej oraz szczegółowej odpowiednią adnotację o tym fakcie.

8. Inwentaryzacja realizowana tą metodą polega na ustaleniu realności stanów aktywów
   i pasywów przez porównanie ich z odpowiednimi dokumentami. W przypadku rozbieżności koryguje się odpowiednio stany ewidencyjne, chyba że dokumenty okażą się nierzetelne lub niewiarygodne. Może się też okazać, że aktywowane są rozliczenia międzyokresowe, których przedmiot uległ już likwidacji.

CZĘŚĆ VII

DOPUSZCZALNE UPROSZCZENIA INWENTARYZACJI

1. Ustawa o rachunkowości dopuszcza następujące uproszczenia inwentaryzacji:

• materiałów znajdujących się na terenie strzeżonym i objętych ewidencją ilościowo-wartościową - raz w ciągu dwóch lat,

• środków trwałych znajdujących się na terenie strzeżonym - raz w ciągu czterech lat.

2. Ponadto w wyjątkowych przypadkach, na wniosek przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej, dopuszcza się zaopiniowane przez głównego księgowego i zatwierdzone przez kierownika jednostki uproszczenia inwentaryzacji polegające na:

• zastąpieniu spisów z natury porównaniem danych ewidencyjnych ze stanem w naturze, co odnosi się do składników objętych jedynie ewidencją ilościową, zapasów obcych oraz materiałów bibliotecznych, a także małoseryjnej i jednostkowej produkcji w toku,

• zastąpieniu pełnego spisu spisem wyrywkowym, co może mieć miejsce w przypadku konieczności przeprowadzenia kontroli majątku (przy podejrzeniu kradzieży, malwersacji lub nadużyć ze strony osób odpowiedzialnych materialnie lub z zewnątrz).

CZĘŚĆ VIII

WYCENA WYNIKÓW INWENTARYZACJI, USTALENIE, WERYFIKACJA

I ROZLICZENIE RÓŻNIC INWENTARYZACYJNYCH

1. Po odebraniu od przewodniczącego komisji inwentaryzacyjnej arkuszy spisowych główny księgowy zarządza wycenę zinwentaryzowanych składników na arkuszach spisowych lub na zestawieniach zbiorczych spisów z natury.

2. Wyceny dokonuje się przez przemnożenie spisanych na arkuszach ilości przez stosowaną w księgowości jednostki cenę ewidencyjną; jest to wycena na potrzeby rozliczenia inwentaryzacji, w ten osób odpowiedzialnych materialnie.

Do wykazania w sprawozdaniu finansowym może zaistnieć konieczność korekty takiej wyceny stosownie do postanowień zakładowego planu kont opartego na przepisach rozdziału 4 (art. 28 - 41) ustawy o rachunkowości.

3. Po dokonaniu wyceny zinwentaryzowanych składników ustala się różnice inwentaryzacyjne w drodze porównania stanów z natury ze stanami ewidencyjnymi; w przypadku składników ewidencjonowanych ilościowo i wartościowo lub tylko ilościowo punktem wyjścia ujawnienia różnic inwentaryzacyjnych są rozbieżności ilościowe, w przypadku zaś składników ewidencjonowanych tylko wartościowo ustala się różnice w wartości dotyczące całego pola spisowego.

4. Ilościowo-wartościowe różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w zestawieniach zbiorczych spisów z natury lub w zestawieniach różnic inwentaryzacyjnych albo w stosownych wydrukach komputerowych, zapewniających możliwość:

• powiązania poszczególnych pozycji arkuszy spisowych z odpowiednimi pozycjami zestawień różnic inwentaryzacyjnych (zestawień zbiorczych spisów z natury, wydruków komputerowych),

• ustalenie łącznej wartości niedoborów i nadwyżek z podziałem na pola spisowe, konta analityczne, konta syntetyczne itp.

• Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć postać:

• nadwyżek - gdy stan rzeczywisty jest wyższy od ewidencyjnego,

• niedoborów - gdy stan rzeczywisty jest niższy od ewidencyjnego,

• szkód - gdy ilościowe różnice nie występują, ale nastąpiła częściowa lub całkowita utrata użyteczności, a zatem i pierwotnej wartości inwentaryzowanego dobra.

• W zależności od przyczyn powstania i innych okoliczności wynikających z wyjaśnień osób odpowiedzialnych materialnie oraz stwierdzeń zespołów spisowych, ekspertów czy komisji inwentaryzacyjnej:

1. niedobory mogą być zakwalifikowane jako:

• ubytki naturalne, a ponadto:

2. niedobory i szkody jako:

• zawinione,

• niezawinione.

7. Do niedoborów i szkód niezawinionych oraz ubytków naturalnych zalicza się utratę ilości lub użyteczności (wartości) składników powstałą z przyczyn niezależnych od osób odpowiedzialnych materialnie, którym na ogół nie mogły one zapobiec; przy czym ubytki naturalne stanowią niedobory mieszczące się w granicach ustalonych norm dopuszczalnego zmniejszenia ilości, wskutek fizyko-chemicznych właściwości określonych składników.

Ubytki naturalne oraz niezawinione niedobory i szkody odnoszone są, zgodnie z ZPK,
w ciężar pozostałych kosztów operacyjnych, a nadwyżki składników majątku obrotowego -na dobro pozostałych przychodów operacyjnych.

Powyższe księgowania dokonywane są na podstawie decyzji kierownika jednostki podjętej na wniosek komisji inwentaryzacyjnej, zaopiniowanej przez głównego księgowego i radcę prawnego.

8. Niedobory i szkody zawinione powstają z winy osób materialnie odpowiedzialnych lub innych (nawet wówczas gdy mieszczą się w ramach ubytków naturalnych), w wyniku działania lub zaniechania działania ze strony tych osób, a zwłaszcza naruszenia przepisów jednostki dotyczących obrotu składnikami majątkowymi lub braku troski o zabezpieczenie jej mienia.

9. Po dokonaniu wyceny oraz ustaleniu różnic inwentaryzacyjnych główny księgowy przekazuje komplet dokumentacji inwentaryzacyjnej ponownie przewodniczącemu komisji, który zarządza weryfikację całej dokumentacji pod kątem różnic inwentaryzacyjnych. W tym celu przede wszystkim zbiera on stosowne wyjaśnienia osób odpowiedzialnych materialnie dotyczące przyczyn powstania różnic, ewentualnie opinie rzeczoznawców, a także we własnym zakresie dokonuje weryfikacji wszystkich materiałów.

10. W wyniku przeprowadzonej weryfikacji komisja inwentaryzacyjna na specjalnym posiedzeniu do­konuje kwalifikacji różnic inwentaryzacyjnych oraz szkód do zawinionych i niezawinionych, a także mieszczących się w granicach norm ubytków naturalnych; na tej podstawie komisja formułuje pod ad­resem kierownika jednostki - do jego decyzji - umotywowane wnioski co do sposobu rozliczenia róż­nic, a między innymi:

1. odniesienia nadwyżek środków obrotowych na dobro pozostałych przychodów operacyjnych, zaś niedoborów mieszczących się w normach ubytków naturalnych i innych niezawinionych - w ciężar po­zostałych kosztów operacyjnych,

2. przeprowadzenia na wniosek osób odpowiedzialnych materialnie kompensat niedoborów
   i nadwyżek, stwierdzonych w tej rocznej inwentaryzacji, w tym samym polu spisowym, u tej samej osoby (osób) odpowiedzialnej materialnie, przy założeniu, że kompensuje się mniejszą ilość po niższej cenie,

3. obciążenia osób odpowiedzialnych materialnie za powstałe zawinione przez nich niedobory i szkody. W przypadku szkód losowych różnice inwentaryzacyjne, zgodnie z ZPK, odnosi się na zyski lub straty nadzwyczajne, a w przypadku różnic wynikających z błędów pomiarów - na podstawowe koszty operacyjne (nadwyżki - na ich zmniejszenie). Kompensatom nie podlegają różnice inwentaryzacyjne stwierdzone w środkach trwałych lub in­nych aktywach i pasywach, poza rzeczowymi zapasami majątku obrotowego.

11. Z przeprowadzonych - opisanych wyżej - czynności dotyczących rozliczenia i weryfikacji różnic inwentaryzacyjnych komisja sporządza odpowiedni protokół, który po zaopiniowaniu przez rad­cę prawnego i głównego księgowego jest przekazywany do zatwierdzenia kierownikowi jednostki. Niezależnie od tego przewodniczący komisji inwentaryzacyjnej sporządza sprawozdanie (wzór 23) zawierające ocenę przygotowania i przeprowadzenia inwentaryzacji (w tym pól spiso­wych, dokumentacji, ewidencji, zabezpieczenia majątku i pomieszczeń itp.), stwierdzone nieprawidłowości i usterki w zakresie magazynowania, konserwacji, dokumentowania, ewidencjonowania, oznaczania i zapewnienia ochrony składników itp.

12. Wnioski komisji zawarte w protokole rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zatwierdzone przez kierownika jednostki, stanowią podstawę:

1. zaksięgowania rozliczenia różnic, urealnienia stanów ewidencyjnych, odniesienia na przychody, koszty lub na obciążenie osób odpowiedzialnych materialnie,

2. dokonania kompensat niedoborów i nadwyżek powodujących również określone przeksięgowania,

3. windykacji należności z tytułu niedoborów i szkód od osób odpowiedzialnych materialnie.

Skutki inwentaryzacji powinny być rozliczone i ujęte w księgach roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

---