UKŁAD PISMA I CZĘŚCI SKŁADOWE

Wysyłana korespondencja powinna spełniać określone wymagania pod względem graficznym i merytorycznym. Każde pismo powinno zwierać następujące części:

• nagłówek zawierający dokładne informacje o nadawcy pisma tj. nazwę i adres, numer telefonu, numer faxu, numer konta bankowego, email itp.- umieszczamy go po lewej lub prawej stronie blankietu lub na całej długości nagłówka,

• miejscowość i datę- w prawym górnym rogu,

• adres odbiorcy pisma (nazwa adresata, ulicę, miejscowość, kod)- umieszczone po prawej stronie blankietu,

• określenie przedmiotu sprawy, której pismo dotyczy np. zamówienie, reklamacja,

• treść korespondencji,

• podpis (może być nieczytelny) osoby upoważnionej lub szefa wraz z pieczęcią- po prawej stronie. Jeżeli wymagane są dwa podpisy to wtedy osoba wyższa rangą podpisuje się po prawej stronie, natomiast niższa rangą po lewej.

ELEMENTY DODATKOWE

• załącznik- określa nazwę lub liczbę dokumentów dołączonych do pisma- umieszczamy go z lewej strony pod treścią,

• rozdzielnik- może mieć postać słów „DO WIADOMOŚCI” lub „OTRZYMUJĄ”- zawierz adresatów dla których przewidziane są kopie pisma

ROZPLANOWANIE TREŚCI PISMA

• data- zgodnie z polską normą:

Warszawa, 2002-03-17,

Warszawa, dnia 17- 03- 2002

Warszawa, dnia 17 marca 2002

Nie skracamy nazwy miesiąca, dnia, roku, miesiąc możemy napisać rzymskimi literami- datę umieszczamy w prawym górnym rogu

• nadawca- nazwa i adres, numer telefonu, faxu, konta bankowego, stempel firmy po lewej stronie

• adresat: nazwa zakładu, imię i nazwisko adresata, ulica, miejscowość, kod

• znaki powoławcze: „Znak”, „Pismo z dnia” itp.- umieszczamy w lewym górnym rogu, pod nazwą firmy, logo lub pieczęcią, najczęściej w jednej linii z umieszczenie daty sporządzenia pisma

• rozpoczęcie pisma: często z tytułem lub stanowiskami np. Szanowny Panie, Szanowna Pani itp.

• sprawa- określenie istoty pisma nadrukiem „UMOWA”, „PODANIE”

• akapit- to wyodrębniona część treści pisma która powinna być ujęta w akapicie

• zwrot kończący pismo- w formie grzecznościowej np. „Z POSZANOWANIEM”, „Z WYRAZAMI SZACUNKU”

• podpisanie pisma- z reguły pismo podpisuje jedna osoba, przy podpisie umieszcza się stanowisko podpisującego oraz jego imię i nazwisko. Bardzo ważną rolę odgrywa w piśmie podpis- jego rodzaj i forma. Niezależnie od tego czy wpisujemy dane podpisującego dokument bezpośrednio na piśmie, podpis tej osoby powinien znajdować się nad wypisanym jej nazwiskiem.

• przenoszenie treści na drugą stronę- jeśli treść pisma jest na tyle obszerna, że nie można jej zmieścić na jednej stronie, to na jej końcu po prawej „./.”

• załączniki- zaznacza się ich umieszczenie po lewej stronie, w tym samym wierszu, w którym wpisywane jest stanowisko osoby podpisującej pismo.

Przykład:

- załączniki:3

- załączniki:

1. zamówienie

2. potwierdzenie zamówienia

3. reklamacja

CZĘŚCI SKŁADOWE PISMA

• wprowadzenie czyli wstępna faza redagowania pisma. Procedura: przedstawienie znaku sprawy opiera się na znaku i dacie pisma poprzedniego np. w odpowiedzi na wasze pismo z dnia 13.06.2001r. i nr tego pisma. Wprowadzenie jest swoistym wstępem i nawiązaniem kontaktu z adresatem pisma. Jeśli pismo dotyczy sprawy poruszanej po raz pierwszy, wtedy podaje się w jednym lub kilku zdaniach najważniejsze dane dotyczące sprawy

• przedstawienie zagadnienia: przejście do sedna sprawy, która powinna być poruszana w sposób zwięzły i krótki, ale całkowicie odzwierciedlający istotę problemu. Zawarta tu treść stanowi podstawowy trzon problemu.

• uzasadnienie: ma przekonać adresata o słuszności stanowiska redagującego. Powinno zawierać motywy działania uzasadniające stosunek autora pisma do przedstawionego problemu. Ze względu na istotę sprawy wyróżniamy dwa rodzaje uzasadnienia:

1. faktyczne- mówi o stanie rzeczywistym sprawy, która została udowodniona

2. prawna- zawarta jest tu relacja podstawy prawnej podjętej decyzji, stanowi pod względem prawnym ocenę stanu faktycznego.

(Uzasadnienie poparte odpowiednimi przekonać adresata o słuszności zajmowanego przez nadawcę pisma)

To część pisma przeznacza się na rozwiniecie i obronę zajętego stanowiska.

• wniosek: ostatni etap pisma, który jest podsumowaniem treści omówionego zagadnienia. Celem jego jest wywołanie określonego działania, wymuszenie na adresacie pozytywnego wrażenia i pomyślnego rozpatrzenia problemu.

TREŚĆ PISMA W UKŁADACH

1. blokowy- w tym systemie zachowuje się jeden układ redagowania pisma, a mianowicie równego marginesu, bez stosowania wcięcia w pierwszym akapicie. Wszystkie znaki, wiersze i nagłówek zaczynają się od lewego marginesu. Pierwsze litery wszystkich wierszy tworzą linie pionową, a ustępy pisma wyodrębnione są większymi odstępami- interlinią.

2. a linea (a capite) tzw. układ z wcięciem. Pierwsze litery zaczynające akapit nie są zlokalizowane tuż przy marginesie lecz na 5- 8 znaku. Skok między wierszami jest referatowy czyli o podwójnym odstępie. Rozmieszczenie marginesów plasuje się w granicach: górny 2 cm, dolny nie więcej niż 1,5 cm. Margines prawy powinien zawierać swoje rozmiary w granicach 0,7- 1,5 cm. Lewy margines 3,5 cm, tak jak standardowa notatka. Lecz wymagania techniczne mogą powodować jego przesunięcie do 5 cm lub 4 cm w przypadku prac dyplomowych. W końcowej fazie pisma z lewej strony powinny znajdować się kolejno wymienione kolejno wyszczególnione załączniki. Z drugiej strony podpis , stanowisko zawodowe oraz nazwisko osoby, która jest nadawca pisma. Przyjęty układ pisma ma wpływ na tytuł tekstu opracowania, który rozmieszczamy po środku tekstu.