Przykładowe wzory protokołów weryfikacji sald kont

Na dzień kończący rok obrotowy przeprowadziliśmy weryfikację sald niektórych kont księgowych. Jak powinien wyglądać protokół weryfikacji poszczególnych sald?

1. Ogólne zasady inwentaryzacji aktywów i pasywów drogą weryfikacji

Weryfikacja sald polega na porównaniu stanów wynikających z ksiąg rachunkowych z danymi zawartymi w odpowiednich dokumentach oraz sprawdzeniu wartości inwentaryzowanego składnika. Przy tej metodzie inwentaryzacji chodzi przede wszystkim o urealnienie sald (debetowych i kredytowych) wykazywanych w księgach rachunkowych oraz wyeliminowanie sald nieistniejących w praktyce.

Inwentaryzację drogą weryfikacji przeprowadza się, gdy z różnych przyczyn składniki aktywów i pasywów nie mogą być zinwentaryzowane poprzez uzyskanie potwierdzenia sald lub spis z natury. Drogą weryfikacji inwentaryzuje się m.in.:

• grunty,

• wartości niematerialne i prawne,

• inwestycje w prawa,

• środki pieniężne w drodze,

• materiały i towary w drodze oraz dostawy niefakturowane,

• należności i zobowiązania z pracownikami,

• rozrachunki publicznoprawne,

• należności sporne i wątpliwe,

• kapitały (fundusze) podstawowe,

• fundusze specjalne,

• rozliczenia międzyokresowe kosztów,

• rozliczenia międzyokresowe przychodów,

• rezerwy,

• odpisy aktualizujące.

Inwentaryzacji drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami oraz ich weryfikacji dokonują zazwyczaj służby finansowo-księgowe jednostki. Jednak nie zawsze służby te mogą zweryfikować wszystkie salda we własnym zakresie. W inwentaryzacji tą metodą niektórych składników powinny brać udział osoby merytorycznie i organizacyjnie odpowiedzialne za dany składnik, np. przy środkach trwałych w budowie - pracownik działu technicznego, przy należnościach spornych - radca prawny.

Przeprowadzenie inwentaryzacji drogą weryfikacji może być udokumentowane na wydrukach kont lub też w specjalnie sporządzonym na tę okoliczność protokole.

Protokół weryfikacji sporządza się dla pojedynczego konta lub zespołu kont albo w postaci protokołu zbiorczego dla wszystkich kont, które zostały poddane weryfikacji.

2. Protokół weryfikacji salda pojedynczego konta

2.1. Protokół weryfikacji salda niewymagającego korekty
 

"LIBRA" Sp. z o.o. 
ul. Szmaragdowa 18 
30-445 Kraków 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(pieczęć jednostki)

Kraków, 31 grudnia 2010 r.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
(miejscowość, data)

Protokół weryfikacji salda konta 85-0  "Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych" przeprowadzonej według stanu na dzień 31 grudnia 2010 r. W wyniku przeprowadzonej 31 grudnia 2010 r. weryfikacji, zespół weryfikacyjny w składzie: 1. Jolanta Kwiatkowska - księgowa 2. Małgorzata Szwarc - księgowa stwierdził, że saldo konta 85-0 jest realne i prawidłowo ustalone. Ustalono, że na saldo konta składają się następujące pozycje:   Lp. Opis operacji Kwota 1. Stan na 1 stycznia 2010 r. 723,00 zł 2. Odpis podstawowy na 2010 r. 31.435,20 zł  3. Wydanie pracownikom paczek sfinansowanych ze środków ZFŚS - 18.200,00 zł 4. Przyznanie pracownikom zapomóg - 4.800,00 zł 5. Korekta powodująca zmniejszenie odpisu podstawowego na ZFŚS na skutek zmiany stanu zatrudnienia w jednostce - 4.191,36 zł Razem 4.966,84 zł Podpisy członków zespołu weryfikacyjnego: Jolanta Kwiatkowska  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Małgorzata Szwarc  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bożena Mazurkiewicz  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (podpis głównego księgowego) Zatwierdzam: Wiktor Sadowski  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (podpis kierownika jednostki)

2.2. Protokół weryfikacji salda, które wymaga korekty
 

"LIBRA" Sp. z o.o. 
ul. Szmaragdowa 18 
30-445 Kraków 
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 
(pieczęć jednostki)

Kraków, 31 grudnia 2010 r.
(miejscowość, data)

Protokół weryfikacji salda konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze" przeprowadzonej według stanu na dzień 31 grudnia 2010 r. W wyniku przeprowadzonej 31 grudnia 2010 r. weryfikacji, zespół weryfikacyjny w składzie: 1. Jolanta Kwiatkowska - księgowa 2. Małgorzata Szwarc - księgowa stwierdził, że saldo konta 13-9 jest realne i prawidłowe - po dokonaniu następującej korekty księgowej: 1) przeksięgować kwotę 125 zł (poz. księgowa 657) na konto 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" - w związku z błędnym zaksięgowaniem pobranej przez pracownika zaliczki. Zweryfikowane na dzień 31 grudnia 2010 r. saldo Ma konta 13-9 "Środki pieniężne w drodze" wynosi 2.500 zł. Podpisy członków zespołu weryfikacyjnego: Jolanta Kwiatkowska . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Małgorzata Szwarc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bożena Mazurkiewicz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (podpis głównego księgowego) Zatwierdzam: Wiktor Sadowski . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (podpis kierownika jednostki)

3. Protokół weryfikacji zespołu kont

"LIBRA" Sp. z o.o.
ul. Szmaragdowa 18
30-445 Kraków 
. . . . . . . . . . . . . . . . .
(pieczęć jednostki)

 Kraków, 31 grudnia 2010 r. 
  . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 
(miejscowość, data) 

Protokół weryfikacji sald kont zespołu 23-4  "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" przeprowadzonej według stanu na dzień 31 grudnia 2010 r. 31 grudnia 2010 r. zespół weryfikacyjny w składzie: 1. Jolanta Kwiatkowska - księgowa 2. Małgorzata Szwarc - księgowa zweryfikował salda kont: 23-4-1 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami - Janusz Marzec", 23-4-2 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami - Edyta Zawadzka", 23-4-3 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami - Marzena Kamińska", 23-4-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami - Jarosław Wojciechowski" i stwierdził, że salda tych kont są realne i prawidłowe. Zweryfikowane na dzień 31 grudnia 2010 r. salda są następujące:   Numer i nazwa konta księgowego Kwota Saldo Wn Saldo Ma 23-4-1 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami - Janusz Marzec" 50 zł   23-4-2 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami - Edyta Zawadzka" 100 zł   23-4-3 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami - Marzena Kamińska"   32 zł 23-4-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami - Jarosław Wojciechowski"   61 zł Podpisy członków zespołu weryfikacyjnego: Jolanta Kwiatkowska . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Małgorzata Szwarc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .   Bożena Mazurkiewicz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (podpis głównego księgowego) Zatwierdzam: Wiktor Sadowski . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (podpis kierownika jednostki)

4. Protokół zbiorczy weryfikacji sald różnych kont

"LIBRA" Sp. z o.o. 
ul. Szmaragdowa 18 
30-445 Kraków 
(pieczęć jednostki)

Kraków, 31 grudnia 2010 r.
. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 
(miejscowość, data)

Protokół zbiorczy weryfikacji sald przeprowadzonej według stanu na dzień 31 grudnia 2010 r. 31 grudnia 2010 r. zespół weryfikacyjny w składzie: 1. Jolanta Kwiatkowska - księgowa 2. Małgorzata Szwarc - księgowa zweryfikował salda następujących kont:   Numer konta Nazwa konta Salda Różnice Uwagi przed weryfikacją po weryfikacji Wn Ma Wn Ma 02 "Wartości niematerialne i prawne" 8.400   8.400       13-9 "Środki pieniężne w drodze" 1.600   1.600       22 "Rozrachunki publicznoprawne"   6.750   6.750     23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 250 70 250 70     30 "Rozliczenie zakupu" 3.110   3.110       64 "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" 4.200 1.300 3.800 1.300 400 Brak odniesienia w koszty działalności operacyjnej kosztów ubezpieczenia przypadających na 11/2010 r. Powyższe salda uznaje się za prawidłowe, pod warunkiem wprowadzenia do ksiąg rachunkowych wyników weryfikacji. Podpisy członków zespołu weryfikacyjnego:   Jolanta Kwiatkowska . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Małgorzata Szwarc . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . Bożena Mazurkiewicz . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (podpis głównego księgowego) Zatwierdzam: Wiktor Sadowski . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . (podpis kierownika jednostki)

---