Kontrolowanie koncentruje się na obserwacji i ocenie działań w organizacji.

Kontrolowanie w organizacjach:

• kontrola - regulacja działań organizacji w taki sposób by ułatwić osiąganie jej celów

• cel kontrolowania - stworzenie menedżerom możliwości oceny organizacji w porównaniu z zamierzeniami, w określonym momencie, wg określonych mierników

• obszary kontroli - dwie drogi

• koncentracja na zasobach

• zasoby rzeczowe

• zarządzanie zapasami

• kontrola jakości

• kontrola sprzętu

• zasoby finansowe - są na środku - łączą się z każdym innym elementem - chociaż jest też czysto finansowa

• zasoby informacyjne

• prognozowanie sprzedaży i marketingu

• analiza otoczenia

• public relations

• harmonogramy produkcji

• prognozowanie ekonomiczne

• zasoby ludzkie

• dobór i obsada

• szkolenia i rozwój kadr kierowniczych

• ocena wyników

• poziom nagradzania

• szczebel

• operacyjny

• kontrola jakości

• organizacyjny

• strategiczny

• na ile skutecznie organizacja rozumie otoczenie i dopasowuje się do niego

• analiza ABC - koszty procesu gospodarczego - koszty przypisane dziedzinom, gdzie powstają

• znaczenie kontroli - zasadnicze - bez niej organizacja nie osiągnie podstawowych celów

• zmiana warunków - przewidywanie zmian i reakcja na nie, może nawet zmiana celu

• potęgowanie się błędów - kontrola może temu zapobiec

• złożoność organizacji - im większa tym bardziej złożone systemy kontroli są potrzebne

• minimalizacja kosztów - kontrola może ujawniać wady i braki, a ich usunięcie oszczędności

• odpowiedzialność za kontrolę

• tradycyjnie menedżerowie

• duże organizacje mają specjalizowane stanowiska kontrolerów

• coraz częściej angażuje się pracowników wykonawczych w systemy kontrolne

• powiązanie planowania i kontrolowania - bardzo duże - bieżąca kontrola realizacji planu daje informacje co do tego czy jest dobry i czy trzeba go modyfikować lub zmienić.

Etapy procesu kontrolowania

• ustalanie norm

• norma - zadanie/cel, według którego oceniane będą późniejsze wyniki

• wyprowadzane z celów organizacji

• ustalenie, który wskaźnik wyników najlepiej nadaje się do kontroli

• mierzenie wyników

• wyniki - w kontekście kontroli, działalność którą kontrolują menedżerowie

• czynność stała i powtarzalna

• różne wskaźniki

• porównanie wyników z normami

• może być równy, wyższy, niższy

• może być bliski

• trzeba brać pod uwagę indywidualne czynniki

• porównywać tak często jak to niezbędne

• ocena wyników działania i reakcja

• utrzymanie status quo - gdy wyniki z grubsza mieszczą się w normach lub są lepsze

• korekta odchyleń - gdy wyniki są gorsze od norm (czasami także gdy lepsze)

• zmiana norm - gdy nikt nie jest w stanie osiągnąć (nierealne) lub gdy zbyt wielu osiąga (łatwe)

Formy kontroli operacji - stosuje się różne na raz

• wstępna / sterująca / zasilania - nakłady - obserwacja jakości lub ilości zasobów finansowych, rzeczowych, ludzkich i informacyjnych zanim staną się one faktyczną częścią systemu

• równoległa / tak/nie / selekcyjna - proces transformacji - opiera się na procesach sprzężenia zwrotnego w toku przetwarzania

• końcowa - wyniki - obserwacja produktów lub wyników organizacji po zakończeniu procesów przetwarzania

Formy kontroli organizacyjnej - przeważnie wykorzystuje się obie z przewagą którejś:

• biurokratyczna - odznacza się formalnymi i mechanistycznymi rozwiązaniami strukturalnymi

• podporządkowanie pracowników

• ścisłe przepisy, formalne narzędzia kontroli, sztywna hierarchia

• nastawione na minimalny poziom możliwych do przyjęcia wyników

• wysmukła struktura, oddziaływanie „odgórne”

• nagradzanie nastawione na wyniki indywidualne

• ograniczone i formalne współuczestnictwo

• angażująca pracowników - oparta nie nieformalnych i organicznych rozwiązaniach strukturalnych, wykorzystujących wkład pracowników

• zaangażowanie pracowników

• normy grupowe, samokontrola

• nastawione na lepsze wyniki przekraczające poziom minimalny

• spłaszczona struktura, rozłożone oddziaływanie

• system nagradzania nastawiony na wyniki grupowe

• szerokie i nieformalne współuczestnictwo

Kontrola strategiczna - ma na celu zapewnienie skutecznego dopasowania organizacji do otoczenia i jej działania w kierunku realizacji celów strategicznych - badania na tym dopiero we wstępnej fazie rozwoju - brak teorii i modeli ogólnie przyjętych - ważne są czynniki odpowiadające za realizację strategii - je trzeba kontrolować i tam reagować:

• przywództwo

• struktura

• technika

• zasoby ludzkie

• systemy informacyjne i kontrolne

Zarządzanie procesami kontroli

• opracowywanie skutecznych systemów kontrolnych

• integracja z planowaniem - im większa tym skuteczniejszy system

• elastyczność - musi być zdolny do reagowania na nowe warunki

• dokładność - musi dawać i pobierać dokładne informacje

• aktualność - odpowiednio częste kontrole - dla nowych produktów częstsze (niestabilność)

• obiektywizm - jakieś obiektywne mierniki - wskaźniki

• zrozumienie oporu wobec kontroli

• nadmiernie rozbudowana kontrola - jak się ubierać, czesać itp.

• niewłaściwa koncentracja - np. na ilości zamiast jakości

• nagradzanie nieefektywności - zabieranie kasy tym którzy zaoszczędzili (bo mają za dużo)

• odpowiedzialność za wyniki - ludzie boją się bycia rozliczanymi

• przezwyciężanie oporu wobec kontroli

• tworzenie skutecznej kontroli

• pobudzanie współuczestnictwa - pracownicy dopuszczeni do projektowania systemu kontroli mniej będą się opierać

• wykorzystanie ZPC - cel staje się normą

• wykorzystanie zapisów kontrolnych i bilansów - do potwierdzania lub negowania subiektywnych wypowiedzi pracowników i menedżerów

Wybór stylu kierowania - zależny od czterech czynników:

• styl zarządzania

• partycypacyjny - konsultowanie się z podwładnymi

• dyrektywny - zlecanie innym roboty do wykonania

• styl organizacji (kultura, struktura, nagradzanie)

• partycypacyjny - udział pracowników w podejmowaniu decyzji

• niepartycypacyjny - scentralizowany , decyduje wąskie grono

• mierniki osiągnięć

• dokładne - wiarygodne, jednoznaczne, wiernie odzwierciedlające wyniki

• względnie nieścisłe - niewiarygodne, niejasne, nie oddające w pełni wyników

• pracownicy

• wykazują chęć uczestnictwa w podejmowaniu decyzji

• nie wykazują chęci uczestnictwa w podejmowaniu decyzji

• im bardziej konkretne wyniki i partycypacyjny styl i chętni pracownicy tym bardziej kontrola angażująca pracowników w drugą stronę - kontrola biurokratyczna - no i reszta to systemy pośrednie

Istota kontrolowania

Str. 2