Zarządzanie ryzykiem projektu

1.

Pojęcie projektu

Projekt to:

• zorganizowane ciągi działań ludzkich,

• zmierzające do osiągnięcia założonego wyniku,

• zawarte w skończonym przedziale czasu z wyróżnionym początkiem i końcem,

• realizowane najczęściej zespołowo,

• z wykorzystaniem skończonej ilości zasobów.

2.

W zarządzaniu projekty to przedsięwzięcia:

• jednorazowe,

• niepowtarzalne,

• złożone.

3.

Ryzyko

Ryzyko jest to prawdopodobieństwo (możliwość), że wystąpi zdarzenie lub zdarzenia, które będą niekorzystnie wpływać na osiągnięcie jednego lub wielu celów projektu.

4.

Ryzyko

Ryzyko to również pojęcie używane w zarządzaniu projektami, oznacza ono mniejsze lub większe prawdopodobieństwo wystąpienia nieoczekiwanych okoliczności powodujących powstanie opóźnień w projekcie, braku realizacji pewnego zakresu projektu lub wzrost kosztów związanych z zarządzaniem projektem.

5.

Komponenty ryzyka

• niekorzystne zdarzenia - zagrożenia,

• czas,

• prawdopodobieństwo wystąpienia zagrożeń,

• możliwe skutki zagrożeń.

6.

Zagrożenia

Zagrożenie - to dowolne zdarzenie, które przeszkadza lub ogranicza osiągnięcie celów projektu. W związku z tym cele muszą zostać poddane rewizji i zmienione w czasie realizacji projektu.

Zagrożenia są to wiec sytuacje mające negatywny wpływ na rezultat projektu. Mogą one wpływać na niektóre cele projektu, dotyczące np. zakresu prac, kosztów, harmonogramu czy jakości. Mogą one wynikać z różnych przyczyn i warunków.

7.

Czas

Czas - jest to fundamentalny czynnik ryzyka. Niepewność jest kojarzona z przyszłymi zdarzeniami, nie zaś teraźniejszymi czy przeszłymi

8.

Prawdopodobieństwo

Prawdopodobieństwo - określa, jakie są możliwości (szanse), że dane zdarzenie wystąpi. Jest to stosunek liczby szans, że dane zdarzenie wystąpi, do liczby wszystkich szans (wystąpienia plus szans niewystąpienia).

Projekty mogą być narażone na wiele zagrożeń, które powinny być analizowane wspólnie, jako scenariusze.

9.

Możliwe skutki zagrożeń

Największe straty nie muszą być stratami finansowymi, jednak najczęściej straty są rozpatrywane w kategoriach finansowych. Kwota może być później pomnożona przez odpowiadające jej prawdopodobieństwo, w celu ilościowego wyrażenia wpływu określonego zagrożenia lub scenariuszy zagrożeń.

10.

Kategorie ryzyka

• Ryzyko, przed którym można się ubezpieczyć i ryzyko biznesowe,

Dla pierwszego ochrona polega na ubezpieczeniu się, przez ubezpieczenie możemy minimalizować np. wpływ katastrof naturalnych. Ryzyko, przed którym nie można się bezp.. wynika np. z błędów decyzyjnych lub nieodpowiedniej analizy rynku - ryzyko biznesowe.

• Ryzyko endemiczne (ryzyko niezakończenia prac w terminie lub niezmieszczenia się w budżecie) i ryzyko spowodowane przez własne decyzje.

11.

Zarządzanie ryzykiem

Proces identyfikowania, analizowania i akceptowania różnych rodzajów ryzyka i niepewności, które mogą oddziaływać na projekt.

Analiza ryzyka ma na celu określenie możliwych przyszłych zagrożeń, a także prawdopodobieństwo ich wystąpienia.

12.

Zarządzanie ryzykiem - system metod i działań zmierzających do obniżenia stopnia oddziaływania ryzyka na funkcjonowanie podmiotu gospodarczego i do podejmowania w tym celu optymalnych decyzji. Szczegółowe poznanie charakteru i zakresu potencjalnego ryzyka pozwala na wybór w odpowiednim czasie czynności zapobiegawczych (np. ubezpieczenie od niektórych rodzajów ryzyka) bądź też minimalizujących jego wpływ i skutki.

13.

Plan zarządzania ryzykiem

Jego celem jest identyfikacja, oszacowanie i poradzenie sobie z możliwymi rodzajami ryzyka w celu osiągnięcia sukcesu projektu w sensie dotrzymania celów, kosztów, terminu zakończenia i jakości.

14.

Realizacja projektu jest narażona na różne rodzaje ryzyka. Pomimo, że menegerowie zaangażują całe swoje doświadczenie i wiedzę w celu uniknięcia określonych problemów projekt może i tak zakończyć się porażką.

15.

Czynniki przyczyniające się do ryzyka projektu:

• zakres prac,

• poziom opanowania wykorzystywanych technologii przez użytkowników i projektantów,

• struktura budowanego systemu.

16.

Ryzyko w różnych okresach realizacji projektu

17.

Z przedstawionego wyżej wykresu wynikają następujące cechy ryzyka:

• Ryzyko jest wysokie w początkowej fazie projektu. W miarę wykorzystania zdobytych informacji w procesach decyzyjnych ryzyko spada.

• W miarę zaangażowania nowych zasobów rosną skutki zagrożeń (faza produkcji wykorzystania).

• Kształt schematu zależy od efektywnego zarządzania ryzykiem.

18.

Plan zarządzania ryzykiem powinien być przygotowywany przez menedżera projektu tak wcześnie, jak jest to możliwe. Powinien on być aktualizowany w miarę jak realizowane są prace.

19.

Kroki zarządzania ryzykiem

• Identyfikacja zagrożeń,

• Analiza skutków zagrożeń,

• Ocena ryzyka projektu,

• Planowanie reakcji,

• Sterowanie (kontrola) ryzyka.

20.

Identyfikacja zagrożeń

Jest to pierwszy krok zarządzania ryzykiem. Identyfikacji zagrożeń można wykonać na wiele sposobów. Jeden z nich polega na tym, że menadżer projektu przeprowadza indywidualne i nieformalne oszacowanie w momencie, kiedy obejmuje swoją funkcję. Identyfikację zagrożeń można zrealizować jako podejście:

• indywidualne

• zespołowe.

21.

Przy poszukiwaniu potencjalnych zagrożeń można wziąć pod uwagę klasyfikację źródeł ryzyka i ich podział na:

• zewnętrzne i wewnętrzne,

Zdarzenia wywołujące ryzyko mogą wynikac z okoliczności wewnętrznych w stosunku do projektu - jak np. nieefektywne zarządzanie czy nieproduktywność załogi. Ich źródła mogą być także poza zasięgiem projektu, są to np. regulacje pewne czy katastrofy ekologiczne.

• przewidywalne i nieprzewidywalne,

Niektóre zdarzenia wywołujące ryzyko mogą zostać przewidziane w sensie prawdopodobieństwa wystąpienia i terminu wystąpienia. Są tez rodzaje zdarzeń, których nie można przewidzieć. Przykładowo zmiany na rynku i zmiany kursów walut mogą być przewidziane zarówno z punktu widzenia terminów wystąpienia, jak i ich skutków. Inne zdarzenia, np. katastrofy naturalne są w dużym stopniu nieprzewidywalne.

• zdarzenia losowe, przed którymi można się ubezpieczyć i pozostałe (biznesowe) - będące skutkiem błędnych decyzji.

Przed niektórymi zdarzeniami losowymi wywołującymi ryzyko, takimi jak kradzieże, pożary, powodzie, zobowiązania prawne, utrata ważnych pracowników można się ochronić przez ubezpieczenie. Straty spowodowane błędnymi decyzjami nie podlegają ubezpieczeniu.

• endemiczne i spowodowane przez decydentów,

Endemiczne rodzaje ryzyka są naturalną częścią każdego projektu. Inne rodzaje ryzyka pojawiają się jako skutek złych wyborów, ignorancji, złego zarządzania.

• znane i nieznane.

Projekty ze względu na swoją unikalność cechują się występowaniem nieznanych odmian ryzyka.

22.

Podział zagrożeń wg Eisnera:

• Zagrożenia efektów technicznych,

Dotyczy projektowania, konstruowania i budowy systemu, który nie spełnia technicznych wymagań sformułowanych przez klienta

• Zagrożenia planów (harmonogramów),

Zawiera niedotrzymanie ważnych terminów realizacji projektu, tzw. kamieni milowych. Jeżeli z analiz wynika, że wewnętrzne kamienie milowe projektu nie będą dotrzymane, to menedżer projektu powinien dokonać korekty harmonogramu i zaangażować dodatkowe zasoby i inne środki.

• Zagrożenia kosztów,

Pojawia się, gdy za mało wysiłku poświęca się na planowanie we wczesnej fazie oszacowania kosztów projektu.

• Zagrożenia administracyjne.

Np. odejście kluczowego specjalisty do innej firmy w trakcie realizacji projektu.

23.

Techniki identyfikacji zagrożeń wg Burke:

• analiza danych historycznych,

• ustrukturalizowane kwestionariusze,

• ustrukturalizowane wywiady,

• technika burzy mózgów,

• ustrukturalizowane listy kontrolne,

• karty przepływu procesów,

• oceny bazujące na wiedzy i doświadczeniu,

• analiza systemowa,

• analiza scenariuszowa.

24.

Analiza skutków zagrożeń

W tym etapie bada się, jaki jest wpływ zagrożeń na projekt. Najczęstszym, ale nie jedynym skutkiem jest wzrost kosztów. Wyróżnia się dwa sposoby badania skutków zagrożeń, czyli skutków powodujących ryzyko:

• Podejście jakościowe (używa się tu określeń: „tak” lub „nie”; „małe”, „średnie” lub „duże”; „mało”, „trochę” lub „dużo”)

• Podejście ilościowe (używa się tu takich miar jak: „pieniądze”, „liczba klientów”, czy „procentowy udział w rynku”).

25.

Planowanie reakcji

Taktyki postępowania z ryzykiem:

1. Przyjęcie ryzyka i jego potencjalnych skutków w takiej postaci, jakimi one są.

Taktyka ta jest odpowiednia dla zdarzeń o niewielkich skutkach.

2. Zmniejszenie lub całkowite wyeliminowanie prawdopodobieństwa wystąpienia zdarzeń lub ich skutków.

Można tego dokonac przez zmianę jednego z czterech kluczowych wymiarów projektu: zakresu, budżetu, harmonogramu lub jakości. Taktyka ta nadaje się szczególnie do tych odmian ryzyka, które są przewidywalne.

3. Przeniesienie skutków przez ubezpieczenie, gwarancje lub włączenie podwykonawców.

W ten sposób można postępowac z ryzykiem, przed którym można się ubezpieczyc. Należy sprawdzic, czy ubezpieczenie nie kosztuje więcej niż skutki.

4. Ustalenie planu przyszłych działań i rezerw, które będą wykorzystane, jeśli zdarzenie wywołujące ryzyko wystąpi.

Działania te nie wpływają na prawdopodobieństwo ale redukują potencjalne skutki, np. przez zminimalizowanie czasu niezbędnego na reakcję na określone zdarzenie. Taktykę tą można wykorzystac wobec naturalnych katastrof i innych nieprzewidywalnych zdarzeń w przyszłości.

26.

Proces tworzenia planu postępowania z zagrożeniami może się składa z następujących kroków:

1. Należy zestawić informacje na temat zdarzeń wywołujących ryzyko i ich skutków.

2. Należy określić prawdopodobieństwo wystąpienia poszczególnych zagrożeń i poziom ich skutków, a także określić kategorie zagrożeń.

3. We współpracy z ekspertami należy określić możliwość oddziaływania na poszczególne zagrożenia, określając tym samym taktyki postępowania.

27.

4.Jeżeli jesteśmy zadowoleni z działań ograniczających ryzyko, należy je przetłumaczyć na zadania i dodać te zadania do planu realizacji projektu. Identyfikacja zadania musi zawierać następujące elementy:

• Co ma być zrobione,

• Kto ma to zrobić

• Jakie są oznaki zakończenia zadania

• Jakie są potrzebne zasoby

• Kiedy zadanie ma być zakończone

28.

Kontrola zagrożeń

Kontrola ryzyka polega na bieżącym śledzeniu zagrożeń w trakcie realizacji projektu i reagowaniu zgodnie z planem w miarę pojawiania się zagrożeń.

29.

W trakcie procesu kontroli należy pamiętać o następujących zasadach:

• ryzyko jest zmienne,

• do zarządzania ryzykiem można wykorzystać jednocześnie wiele taktyk,

• nie należy zrezygnować z zarządzania ryzykiem na rzecz akceptowania ogólnej niepewności i nieprzewidzianych wypadków,

• ryzyko jest dynamiczne - w trakcie realizacji projektu będą następowały zmiany zarówno prawdopodobieństwa, jak i skutków ryzyka.

---