ISTOTA I PROCESY ZARZĄDZANIA
Zarządzanie (angielskie management), to ogół czynności związanych ze skuteczną, wydajną, oszczędną, niezawodną i bezpieczną gospodarką zasobami w systemie (firma, linia produkcyjana, biuro, zjawiska społeczne, procesy fizyczne). W zarządzaniu systemem komputerowym pod uwagę bierze się takie zasoby jak: użytkownicy, procesory (czas, moc obliczeniowa), pamięć (dane), urządzenia zewnętrzne i łącza komunikacyjne. System operacyjny (angielskie operating system, OS), to program (w sensie ogólnym, w realizacji - układ wielu programów) działający jako pośrednik między użytkownikiem komputera a sprzętem komputerowym.
Zadaniem systemu operacyjnego jest tworzenie bezpiecznego i niezawodnego środowiska, w którym użytkownik może wykonywać swoje programy w sposób wygodny i wydajny. Nie podaje się jednoznacznej definicji systemu operacyjnego, w zamian operuje się cechami wyróżniającymi ten rodzaj oprogramowania. Są to m.in.:
duża złożoność (80 tys. jednostek funkcjonalności i więcej),
systemy operacyjne są sterowane przerwaniami (zdarzeniami),
system operacyjny rozpoczyna działanie jako pierwszy program w komputerze i nie zaprzestaje działania aż do wyłączenia komputera.
Dla wielu użytkowników kontakt z systemem operacyjnym ogranicza się do systemu plików. Udostępnianie użytecznych i przyjaznych sposobów porozumiewania się z użytkownikiem nie należy do bezpośrednich zadań systemu operacyjnego.
Istnieje wiele systemów operacyjnych różnych rodzajów i przeznaczenia, a wśród nich: systemy z graficznym interfejsem użytkownika, np. Microsoft Windows lub MOS, systemy z interfejsem tekstowym, np. (klasyczny) system UNIX lub MS-DOS, różnorodne odmiany systemów wzorcowych, np. systemy uniksowe, systemy z setkami użytkowników (jak dawne systemy MULTICS, GEORGE 3) i współczesne
systemy na miarę telefonu komórkowego. O systemach operacyjnych powiada się (zgodnie z rzeczywistością), że są pisane przez jedno pokolenie, a używane przez następne. Systemy operacyjne są kamieniami milowymi w historii informatyki.
Informatyka, obejmuje dyscyplinę naukową dotyczącą przetwarzania informacji przy użyciu środków technicznych (komputerów). Obejmuje m.in.: podstawy konstrukcji maszyn cyfrowych, podstawy programowania, teorie języków programowania, teorię systemów operacyjnych, podstawy organizacji banków danych, teorię sieci teleinformatycznych, podstawy użytkowania elektronicznych maszyn cyfrowych. Opiera się na zasobach pojęć podstawowych i metod zaczerpniętych z logiki formalnej, algebry, lingwistyki matematycznej, teorii procesów przypadkowych, statystyki matematycznej itp.) Informatyka to również dziedzina działalności gospodarczej związana z produkcją komputerów i ich oprogramowania, budową systemów informatycznych i ich zastosowaniami w gospodarce. W perspektywie informatyka obejmować będzie sterowanie procesami technologicznymi, transportowymi itp. W zarządzaniu gospodarką informatyka wspiera podejmowanie decyzji.
W każdej większej firmie, czy organizacji możemy wyróżnić trzy poziomy przyjmując za kryterium charakter podejmowanych na nim decyzji.
Poziom operacyjny charakteryzujący się dobrze ustrukturalizowanym środowiskiem decyzyjnym. Decyzje na tym poziomie są najczęściej „posłusznym” wykonywaniem pewnych instrukcji. Są to więc przede wszystkim decyzje rutynowe, powtarzalne, czyli w większości nie mające alternatywnych rozwiązań. Także metody i techniki stosowane dla znalezienia rozwiązań są relatywnie proste, powszechnie znane i stosowane. Ponieważ komputery są zawsze posłuszne to często chętnie stosowane są na tym poziomie organizacyjnym dla wspomagania decyzji człowieka. Jednak całkowicie nie mogą go zastąpić ze względu na możliwość (wprawdzie bardzo rzadka nie mniej jednak...) pojawienia się nieoczekiwanych (trudnych do przewidzenia) sytuacji, z którymi komputer jako generalnie nieelastyczne narzędzie sobie by nie poradził. Jak wiadomo czas jest wielkością krytyczną w biznesie, stąd pierwszymi zastosowaniami komputerów było przetwarzanie dobrze zdefiniowanych procesów w czasie nieporównywalnie krótszym od przetwarzania tradycyjnego. Mniej więcej od trzydziestu lat komputery używane są do takich rzeczy jak przygotowanie i wyliczenie listy płac, kontrola magazynów, zestawianie kosztów itp. Zastosowania te pozwalały na zejście na najniższy poziom szczegółowości przy jednoczesnym wzroście prędkości przetwarzania, co prowadziło przede wszystkim do zaoszczędzenia czasu pracy urzędników najniższego szczebla.
Szczebel średni - poziom kierowniczy, niezbędny również w każdej firmie, ponieważ szef nie może być wszędzie. Kierownicy w swoich decyzjach maja ograniczone do pewnego stopnia pole manewru - decyzje dominujące na tym szczeblu są decyzjami tzw. słabo lub źle ustrukturalizowanymi. Przy czym pojęcia „słabo” czy „źle” są klasycznymi kategoriami rozmytymi, co oznacza, ze ta klasa decyzji jest bardzo zróżnicowana i pojemna. Są to decyzje, których istota są oceny, preferencje, intuicja, doświadczenie, czyli kategorie z definicji trudno programowalne. Dalej, źle ustrukturalizowane decyzje cechują się najczęściej dużą zmiennością, koniecznością jednoczesnego uwzględnienia wielu kryteriów, które mogą być ze sobą w konflikcie. Nie bez znaczenia jest również rola subiektywizmu decydenta, który indywidualizuje rozważane decyzje. Stąd jakość, czyli trafność decyzji menedżerów tego szczebla zależy od dostępnej informacji, która w znakomitej większości jest informacją mniej lub więcej przetworzoną. Decydenci tego szczebla nawet jeżeli doskonale wiedza jak przetworzyć dane informacje nie maja czasu by to zrobić nie mówiąc już o błędach, które mogliby przy tej okazji popełnić. A ich decyzje mogą mięć bardzo istotny wpływ na bieżąca kondycje firmy. Stąd rola komputera definiuje się jakby sama, jako niezbędnego narzędzia wpierającego prace menedżerów tego szczebla.
Szczebel strategiczny, gdzie decyzje są najtrudniejsze ze względu na dużą niepewność materii, na której operują decydenci. Najczęściej mamy tu do czynienia z decyzjami dotyczącymi długiego horyzontu czasowego, a więc charakteryzującymi się całkowitym brakiem struktury. Tu rola komputera jest rolą szczególną i jakby bardziej odpowiedzialną. Wiele decyzji na tym szczeblu podejmowanych jest pod presją czasu bez możliwości dokonania pogłębionej analizy problemu. Czasami decyzje musza być podejmowane „ad hoc” po bardzo krótkim namyśle. Moc obliczeniowa komputerów i coraz bardziej wyrafinowane oprogramowanie pozwalają na coraz szersze wspomaganie decydentów, i w tych najtrudniejszych sytuacjach decyzyjnych.
PROCESY PODEJMOWANIA DECYZJI
Podejmując decyzje trzeba zawsze przyjąć pewne założenia. Z godnie ze znaną zasadą „GI-GO” (garbage in - garbage out) przyjęcie złych założeń prowadzi do fałszywych rozważań, błędnych wniosków i działań. Ostrożni decydenci starają się zdobyć pewność co do przyjętych założeń. Wykorzystując informacje z baz danych zawierających dane o przeszłości firmy i otoczeniu mogą znacznie urealnić przesłanki do podejmowanych decyzji. Istnieją także decydenci, którzy lubią podejmować decyzje na „lapu-capu”. Bardzo często mniej lub bardziej świadomie sami kreują sytuacje sprzyjające tzw. „zarządzaniu w kryzysie”. I ten ich indywidualny styl podejmowania decyzji powinien być tym bardziej wzięty pod uwagę przy ofercie systemów wspomagających decyzje, im wyższe stanowisko zajmują oni w strukturze firmy.
Jest oczywiste, ze największy problem dla decydentów stanowią owe źle ustrukturalizowane problemy decyzyjne, które z istoty swojej nie mają jednoznacznego najlepszego rozwiązania, a do szukania rozwiązań można wykorzystywać rożne metody, modele i techniki. Otrzymane rozwiązania, w rożnym stopniu spełniają przyjęte przez decydenta kryteria wyboru, co dodatkowo utrudnia podjęcie decyzji, które rozwiązanie wdrażać w praktyce. Sytuacje decyzyjne bez struktury oparte są na indywidualnych preferencjach, opiniach i sądach, intuicji i doświadczeniu decydentów. Szukanie rozwiązania jest kombinacją poszukiwania i selekcji najistotniejszych danych i informacji, formalizacji, i modelowania sytuacji decyzyjnej.
Dodatkowym utrudnieniem jest konieczność znalezienia rozwiązania w określonym czasie oraz bardzo często następujące szybkie zmiany analizowanej sytuacji decyzyjnej. Skrajnym przykładem mogą być to decyzje podejmowane przez maklerów giełdowych. W sytuacjach takich bardzo często decydenci wykorzystują swoje własne heurystyki. I choć nie ma programów bezpośrednio znajdujących rozwiązanie optymalne to umiejętna współpraca człowieka z komputerem przynosi tu zaskakująco skuteczne rezultaty. Owa współpraca odbywa się na płaszczyźnie specjalnych systemów wspierających decydentów w podejmowaniu takich trudnych decyzji.
Wynikiem korzystania z wszelkiego rodzaju systemów informatycznych w firmie jest powodowanie zmian w stylu jej zarządzania, a także bardzo często zmian w jej strukturze organizacyjnej. Natomiast konsekwencją specyfiki sytuacji decyzyjnych słabo ustrukturalizowanych są wymagania stawiane przed komputerowymi systemami wykorzystywanymi do wspomagania podejmowania decyzji w takich nieustrukturalizowanych warunkach. Powinny być to systemy interaktywne pozwalające użytkownikowi- decydentowi swobodnie zmieniać stawiane pytania czy zadania i natychmiast otrzymywać odpowiedzi. Musi więc to być system bardzo efektywny w działaniu (poza oczywistymi wysokimi wymogami sprzętowymi).
Pracując z takim interaktywnym systemem menedżerowie poznają lepiej sytuacje decyzyjną, którą musza rozwiązać, a w rezultacie lepsza podejmą decyzję. System powinien być wyposażony w asystenta, który rozstrzyga natychmiast wszystkie powstające wątpliwości bez konieczności przywoływania innych pracowników, co nie zawsze jest wskazane np. przy korzystaniu z informacji ściśle poufnych. Stad konieczne jest dokładne określenie decydenta- użytkownika już na etapie projektowania systemu co pozwoli na doskonalsze spełnienie wspomnianych wyżej warunków.
W przypadku korzystania z systemu przez wielu użytkowników problemem może być ustalenie przywilejów przy dostępie do danych. A dalej rożne definiowanie (przez rożnych decydentów) zmiennych decyzyjnych (np. sprzedaż może być ujęta ilościowo, wartościowo z podatkami lub bez). Dążenie do pewnej uniwersalności takich systemów, dające miedzy innymi możliwość korzystania wielu użytkownikom i rozpoznawania wielu sytuacji decyzyjnych, powoduje umieszczanie w nich wielu modeli decyzyjnych. Nie bez znaczenia są wbudowane w system z jednej strony język dla komunikacji z systemem, a z drugiej graficzny interfejs dla prezentacji otrzymywanych wyników. W systemie powinna być również zawarta informacja (dostępna na każde zadanie) o tym jak należy interpretować zawartą w nim wiedzę na temat danego problemu decyzyjnego.
W przypadku sytuacji decyzyjnych słabo ustrukturalizowanych ulepszanie szukanych rozwiązań i ułatwianie ich znalezienia polega przede wszystkim na doskonaleniu możliwości poszukiwawczych decydenta po przez zwiększanie liczby i poprawianiu dostępnych heurystyk, poszerzaniu jego wiedzy o problemie, uświadamianiu mu występujących ograniczeń w możliwościach oferowanych metod. System musi bardzo elastycznie przyjmować szybko postępujące zmiany w strukturze danych, o nowych podmiotach, podsystemach, o nowych relacjach, itd.
Zieliński J. S.: „Inteligentne systemy zarządzania”, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2000.
Zieliński J. S.: „Inteligentne systemy zarządzania”, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2000.