METODY I TECHNIKI PRACY MENEDŻERA

WYWIAD NA TEMAT:

„Problemu gospodarowania czasem, czyli rozważania o tym jak najrozsądniej i najbardziej efektywnie wykorzystać swój czas w pracy i poza pracą”

Zarządzanie Zasobami Ludzkimi

Rok I, semestr I

Nie łatwo odnieść życiowy sukces, pełniąc funkcję dyrektora, właściciela czy menedżera. Ambitni wypalają się z przemęczenia. Zapał i energia wyczerpują się, gdy brak czasu na wypoczynek, miłe chwile w gronie rodziny czy przyjaciół. Trudno też cieszyć się sukcesem zawodowym, kiedy nasze zdrowie jest w ciągłym zagrożeniu. Stres, zmęczenie, kryzysowe sytuacje to wynik niewłaściwego podejścia do gospodarowania czasem.

Rozmowa z kierownikiem filii firmy reklamowej na temat:

„Problemu gospodarowania czasem, czyli rozważania o tym jak najrozsądniej i najbardziej efektywnie wykorzystać swój czas w pracy i poza pracą”

• Witam. Czy mógłbyś najpierw przedstawić się, a także powiedzieć, jaką funkcję pełnisz w firmie?

• Witam. Nazywam się Andrzej Nowicki i jestem kierownikiem firmy reklamowej.

• Jak wygląda Twój dzień pracy? Czego wymagają od Ciebie na co dzień? I czy praca na takim stanowisku to duże obciążenie?

• Dzień pracy rozpoczyna się przed 9 rano i trwa... No cóż... różnie. Czasami nawet udaje się wyjść do domu o 17, ale zwykle siedzimy dłużej. Na moim stanowisku jestem odpowiedzialny za całokształt prac. Jestem głównym koordynatorem wszystkich prac w firmie. Połowa mojego czasu schodzi na dyskusje z członkami zespołu, wyznaczanie im zadań i odbieranie od nich gotowych projektów. Potem wszystkie odebrane prace analizuje. Ponadto zajmuję się rozwiązywaniem bieżących problemów. Wszystko to wymaga dużej elastyczności i dosyć mocno obciąża psychicznie. Podstawowym problemem jest to, że nie można sobie dokładnie zaplanować dnia pracy, ponieważ nigdy nie wiadomo, jakie problemy się pojawią.

• Powiedz nam w takim razie od czego zaczynasz swój dzień w pracy?

• Od zerknięcia do swojego elektronicznego terminarza, by nie zapomnieć o tym co danego dnia mam do zrobienia. Z rana także zbieramy się przy kawie z całą załogą by zaplanować dzień. Sprawdzamy nowe zlecenia, rozdzielamy je miedzy sobą. Nie zawsze udaje się to tak dokładnie zrealizować ale dobrze jest mieć plan działania na dany dzień.

• Co jest najważniejsze przy ustalaniu takiego „planu działania”?

• Przede wszystkim trzeba ustalić co jest w danej chwili najważniejsze. Jakie zlecenie jest dla nas pilne i nie możemy go odstawić na później.

• Czy zdarza się, że trudno jest ustalić ważność jednego zlecenia nad drugim i jak radzicie sobie w takich sytuacjach?

• Oczywiście zdarza się, że w jednym czasie mamy kilka pilnych zleceń i trudno wtedy ustalić ich realizacje w czasie. Jak sobie radzimy? Gdy jest możliwość to projekty mniej ważne przesuwamy na później albo zlecamy je do wykonania studentom, którzy czasami zgłaszają się do nas z chęcią podjęcia pracy. Dajemy im do wykonania małe prace na zlecenia, bądź też bieżące sprawy związane edycja tekstu. Na szczęście mamy, też możliwość przekazania zlecenia do innej filii naszej firmy, ale to w ekstremalnych przypadkach. Sami także przyjmujemy zlecenia od innych filii, gdy z kolei tamci mają problem z realizacja wszystkich projektów.

• Jaki ty masz sposób na zarządzanie swoim czasem? Używasz kalendarza, notatnika?

• Używam laptopa, od ponad pięciu lat to moje najcenniejsze narzędzie pracy. Dostęp do niego ma moja asystentka i ja. Jeżeli jedno z nas ustali termin spotkania to od razu wprowadza go do pamięci. Gdyby nie ten organizer i moja asystentka z pewnością nie byłbym aż tak efektywny. Poza tym staram się zawsze planować swoje działania i ustalać cele, dziele się tymi planami i celami z pracownikami by oszczędzić niepotrzebnych niedomówień. Dobra komunikacja z personelem to też pewnego rodzaju oszczędność czasu.

• Czy są sytuacje bądź też czynniki, które zdekoncentrują Cię w pracy i powodują, że tracisz czas na to by je eliminować?

• Tak, bardzo często bywa. Praca w firmie reklamowej to ciągłe szaleństwo, życie na wariackich papierach. Szalone pomysły, szaleni ludzie. Zdarza się, że nie potrafię się zorganizować. Cos odwraca wtedy uwagę od tego co mam zaplanowane. Np. nieoczekiwani goście, telefony, problemy techniczne albo zbyt głośne zachowanie dobiegające z zewnątrz.

• Czy robisz przerwy w pracy na zebranie energii?

• Oczywiście. Nie wyobrażam sobie dnia bez przerwy. Nie potrafię pracować, gdy jestem głodny. Wszyscy robimy sobie przerwę o ustalonej godzinie. Zamawiamy cos pysznego lub też każdy przynosi to co ma i robimy sobie wspólny lunch. Dzięki przerwie, każdy ma czas aby się wyluzować, zrelaksować nabrać siły i energii by podjąć dalszy wir pracy. Poza ty nie można efektywnie pracować bez przerwy.

• A co z delegacja zadań? Czy oddelegowujesz jakieś zadania swoim pracownikom?

• Osobiście angażuję się tylko wtedy, kiedy muszę, resztę zostawiam pracownikom. A pod tym względem jestem szczęściarzem, bo pracowników mam wyjątkowych i zawsze mogę na nich polegać.

• A jak wygląda twoje biurko?

• (śmieje się) Zanim nie używałem laptopa, była tam sterta papierów być może i nie potrzebnych, szukałem nie raz dokumentów godzinami i się denerwowałem. Teraz moim biurkiem jest ten przenośny komputer, gdzie wszystko jest w idealnym porządku, pliki zapisuje do odpowiednich folderów, dzięki czemu nie mam problemu z ich odnalezieniem. No i oczywiście w przeciwieństwie do kartek nie maja prawa się zawieruszyć. A na moim biurku znajduje się zdjęcie rodziny, przybory do pisania. Wszystkie ważne papiery i korenspondecje przetrzymuje moja asystentka, która w tych sprawach jest naprawdę zorganizowana i potrafi utrzymać porządek w papierach.

• Po czym poznać, że ktoś potrafi dobrze zorganizować swój czas?

• Po efektach. Nie ważne jak masz na biurku, o której wstajesz czy też ile pracujesz w ciągu dnia. Co z tego, że biurko wygląda idealnie, skoro na jednej kupce leży korenspondecja nie przeczytana od wieków, a druga to rzeczy do zrobienia miesiąc temu. Liczy się efekt pracy, realizacja zamierzonych celów oraz samozadowolenie z tego co się zrobiło.

• Czy godzisz życie rodzinne z pracą? (żona, dzieci)

• Tutaj nie mam żadnego problemu. Nie zaniedbuję swoich obowiązków rodzinnych.

• Powiedzmy, że właśnie wróciłeś do domu. Co robisz? W jaki sposób się relaksujesz?

• Staram się dobrze wykorzystać ten czas ponieważ jest to czas kiedy musze zregenerować siły po pracy i nabrać energii na następny dzień. Czytam książki, magazyny, ostatnio też zacząłem biegać. Wieczory spędzam z żoną i przyjaciółmi. W lecie grill na działce, a w pozostałe części roku spotkania, kino itp.

• Czy jesteś tego zdania, że człowiek aby osiągnąć sukces zawodowy musi zrezygnować z wolnego czasu?

• Nie jestem tego zdania. Czas wolny to niezbędna faza skutecznego działania, odpoczywając, układamy sobie wszystko w głowie, regenerujemy siły. Ci, którzy dużo pracują, nie osiągają sukcesów, bo nie myślą o celu, swoje życie planują w skali mikro.

• Uważasz, że mogli by to zmienić?

• Oczywiście. Organizacja czasu wiąże się z ustaleniem celów, planowaniem, jak je realizować, i dyscypliną w ich osiąganiu - tego można się nauczyć. Trzeba po prostu umiejętnie korzystać z czasu, co pozwala uniknąć niepotrzebnego stresu, kompilacji i dużych obciążeń. Czas jest elastyczny i trzeba się do niego umieć dostosować Każdy menedżer zanim zacznie organizować innych powinien zorganizować siebie.

• Widać, że jesteś dobrze zorganizowany. A może masz jakieś słabości jeśli chodzi o realizację swoich planów?

• Być może mam, bo nikt w tych sprawach nie jest idealny. Ale wiem, że na początku mojej nauki z organizacja swojego czasu miałem jeden poważny problem. Trudno mi było nauczyć się dyscypliny w tym by trzymać się zaplanowanych działań. Ale w miarę czasu zrozumiałem, że całe planowanie, zapisywanie terminów itp. nie miało sensu jeżeli ja sam nie realizowałem tego.

• Dobrze na zakończenie jeszcze jedno pytanie, o czym myślisz gdy wstajesz rano?

• (uśmiecha się) Na pewno nie boję się poranków i wyzwań jakie na mnie czekają w pracy. Wstaje z dobrym humorem.

• Dziękuję bardzo za rozmowę i życzę dalszego sukcesu w pracy.

• Dziękuję.

Gospodarowanie czasem polega w 10% na sprawności w tym, co będziesz robić, a w 90 procentach na wiedzy o tym, czego nie będziesz robić.

Tempo zmian, potrzeba znalezienia czasu na własny rozwój, konieczność podejmowania szybkich decyzji, dbałość o własne życie rodzinne - to wszystko wymusza na nas poszukiwanie nowych metod gospodarowania czasem. Robienie listy zadań do wykonania, rezerwowanie terminów w kalendarzu i ustalanie priorytetów. Często okazuje się to jeszcze zbyt mało aby czuć się człowiekiem dobrze zorganizowanym, mającym czas na to, co dla niego ważne i na to co przynosząc radość - krzepi.

Nasz gość oprócz znanych technik zorganizowania swojego czasu, stara się utrzymywać dobry kontakt ze swoimi pracownikami. Po to aby problemy związane z nieporozumieniami nie zabierały jego czasu. Sugeruje także, że bardzo ważny jest odpoczynek i relaks, by odnowić swoje siły i nabrać energii. Dzięki temu nie boi się wyzwań nowego dnia.

Kalendarz i karteczki zamienił na laptop, dzięki czemu ma większy porządek i wie gdzie co znaleźć. Sprawy papierkowe pozostawił sekretarce, dzięki czemu może skupić się na sprawach strategicznych i priorytetach. Deleguje także swoje uprawnienia pracownikom o których jest pewien, że sobie poradzą, tym samym dając im do zrozumienia ze ich ceni.

Myślę, że można go zaliczyć do osób które wiedza jak wykorzystać efektywnie swój czas w pracy i po pracy.

Dla menedżera godziny pracy powinny być nieistotne. Chodzi nie o to, ile czasu się pracuje, ale o to, jakie uzyskuje się wyniki.

WYWIAD Z MENEDŻEREM

6