Planowanie

• Określanie celów i sposobów ich realizacji

• Jest to ścieżka, którą zamierza podążać firma z miejsca, jakie się znajduje do miejsca gdzie chce być

• Planowanie polega na świadomym wywoływaniu zadań i faktów, które nie powstałyby

Sekwencje procesu planowania:

• Prognoza- naukowe przewidywanie przyszłych zjawisk i procesów w otoczeniu organizacji. Informacje o prawdopodobnym kształcie przyszłości( trendy, tendencje)

• Program- wyszczególnienie i opis zespołu czynności( działań oraz środków i ich realizacji np. zaciągnięcie kredytu, przygotowanie pomieszczeń, zakup sprzętu, zatrudnienie specjalistów itd. Program jest postulatywny

• Plan- jest zbiorem decyzji obowiązujących

Etapy planowania:

1. Określenie celu- dokąd zmierzasz?

2. Określenie istniejącej sytuacji- jak odległe są cele od stanu pożądanego?

3. Ustalenie, co sprzyja a co przeszkadza w realizacji celów- otoczenie organizacji, czynniki wewnętrzne

4. Opracowanie działań prowadzących do realizacji celów( plan) - wybór działań zadowalających po pełnej ocenie ich konsekwencji

5. Wdrażanie planu- zdecydowanie, ale i elastyczne

6. Kontrola realizacji

Cechy planowania:

• Celowość- każdy plan musi posiadać cele( stany rzeczy, do których chce się dojść)

Plan ma zapewnić działanie ukierunkowane a nie przypadkowe

• Prymat planowania- jest podstawa innych funkcji zarządzania. Bez planowania nie ma dobrego organizowania, motywowania czy kontrolowania

• Kompletność- plany tworzone są na każdym szczeblu zarządzania jak i w różnych strefach organizacji

• Skuteczność- realizacja planu powinna doprowadzać do osiągania celów, przy ….. jak również w horyzoncie czasowym

Typy planów:

Charakter planu Czas Szczegółowość Częstotliwość

Strategiczny długookresowy kierunkowy jednorazowy

Taktyczny krótkookresowy szczegółowy trwały

Plany określają:

• Zasoby- pomieszczenia, materiały, finanse, personel

• Metody, procesy, procedury, które będą zastosowane

• Zadania do wykonania

• Osoby wykonujące i odpowiedzialne

• Miejsce gdzie działania będą się odbywać

• Terminy, harmonogramy

• Miary do weryfikowania postępu i osiągania celów

Planowanie jest techniką „oceniania się” firmy, jak należy realizować cele

Plany są „ mapą drogową” według których firmy podróżują do swych miejsc docelowych

Kontrola:

• Kontrola to ocenianie stanów faktycznych rzeczy i czynności z ustanowionym dla nich wzorcami

• Kontrola to przyglądanie się rozbieżnościom między stanem rzeczywistym, a stanem założonym

• Kontrola to proces w wyniku, którego dowiadujemy się czy działamy poprawnie

• kontrola jest poszukiwaniem możliwości zmuszenia….

Funkcje planowania i kontrolowania zachodzą na siebie!

ETAPY PROCESU KONTROLNEGO:

• Ustalanie norm( wzorców, standardów, celów) i metod pomiaru efektywności

• Ustalanie stanu faktycznego( pomiar efektywności) ocena wyników, wykorzystanie środków i warunków. To podstawowe zadania kontroli

• Porównanie stanu rzeczywistego ze stanem pożądanym i analiza odchyleń

• Podjęcie działań korygujących( poprawianie, uzupełnianie)

Rodzaje kontroli ze względu na okres objęty kontrolą:

• Wstępna- przed działaniem, ma charakter prewencyjny, jej celem jest zapobieganie potencjalnym odstępstwom( kontrola zasobów finansowych)

• Bieżąca- w trakcie działania, wykrywanie odchyleń” można- nie można kontynuować” „ tak nie” dokonywanie korekt przed zakończeniem sekwencji działań

• Końcowa- po zakończeniu działania, analiza całości działania i jego głównego celu. Jest wskaźnikiem do przyszłych planów, celów i procesów.

Rodzaje kontroli ze względu na cechy organizacyjne:

• Funkcjonalna- realizowana w ramach obowiązków i zakresów działań wynikających ze struktury organizacyjnej. Głównie wstępna i bieżąca

• Instytucjonalna- realizowana przez specjalnie powołane komórki organizacyjne wewnątrz firmy lub instytucje zewnętrzne. Głównie kontrola końcowa

Inne kontrole: planowa-doraźna, pełna-wycinkowa, społeczna, prawna

UWAGA

Każda kontrola polega na dokonywaniu oceny:

• A ocena to sąd wartościujący

• I dlatego ocena może mieć charakter względny( wpływ emocji, przeżyć i sytuacji oceniającego)

Dysfunkcje kontroli:

• Niepełne mierniki- nie da się wszystkiego monitorować i stąd kontrola ustala tylko to, co zawiera miernik np. ilość a nie, jakość, prawidłowość dokumentów a nie efekt działania.

Rezultat: pracownicy lub całe organizacje starają się dobrze wypaść pod kątem kontrolujących mierników

• Manipulowanie danymi kontrolnymi-, jeśli wynik kontroli pracy ma wpływ na nagrody organizacyjne, to pracownik ma tendencje do manipulowania danymi kontrolnymi tak, aby „ dobrze wypaść”

Kontroling- system sterowania organizacja zorientowany na wynik i realizowany poprzez planowanie, kontrolę, kierowanie. Jest to profilaktyczny instrument zarządzania- zarządzanie wyprzedzające i koncentrujące się na obszarach strategicznych

• AUDYT - niezależne sprawdzenie i ocena sytuacji ekonomiczni-finansowej firmy, recenzja, przegląd

Organizacja ma rządzić instrumentami kontrolnymi, a nie odwrotnie

Organizacja imprez sportowych i rekreacyjnych:

Fazy organizacji imprezy:

• Powstanie pomysłu- spekulowanie, rozważanie zasadności, sensu organizacji imprez

• Szukanie organizatora- zakład budżetowy, samorząd, stowarzyszenie, firma prywatna

• Wstępne uzgodnienia: Z własnymi decydentami, na temat warunków ogólnych i finansowych

• Badania marketingowe- jakie jak stosunek władz, innych firm

• Ostateczna decyzja- tak, jeśli przeważają pozytywne aspekty

• Powołanie komitetu organizacyjnego- może być konieczność powołania komitetu honorowego

• Plan i harmonogram działań, budżet finansowy- ukierunkowują pracę komisji

• Rezerwacje- obiekty, urządzenia, sprzęt, noclegi, wyżywienie, transport

• Promocja i realizacja zadań

• Impreza

• Likwidacja imprezy- zwrot sprzętów

• Rozliczenie finansowe- wpływy i wydatki, uregulowanie sprzecznych kwestii

• Rozwiązanie komitetu organizacyjnego-wydanie komunikatu końcowego, uhonorowanie wysiłku osób i firm

Komitet organizacyjny:

• Przewodniczący

• 1-2 zastępców

• Sekretarz

• Komisje

Komisje:

• Techniczno-sportowa - program zawodów, regulaminy, zespół sędziowski, obliczanie wyników i punktacji, komunikat końcowy

• Gospodarczo-finansowa- opracowanie budżetu, zdobywanie finansów, zakupy, przygotowanie obiektów, rozliczenie wydatków

• Organizacji i marketingu- analiza wyniku, promocja i reklama, dekoracje, radiofonizacja, organizacja służby zdrowia, nagrody, zaproszenia, otwarcie i zakończenie imprezy

Główne dokumenty planu imprezy sportowej

Regulamin:

1. Cele imprezy

2. Termin

3. Miejsce zawodów

4. Organizator i sponsorzy

5. Zakres współzawodnictwa-dyscyplina, bank, obiekt, skład drużyn

6. Warunki uczestnictwa-, kto może uczestniczyć, warunki zgłoszeń

7. System wyłaniania zwycięstw, system rozgrywek

8. Nagrody i tytuły

9. Koszty udziału i ubezpieczenie

10. Sprawozdanie

11. Przepisy końcowe-kto i jak rozstrzyga spory

12. Harmonogram realizacji imprezy

13. Kosztorys organizacji imprezy( koszty wynagrodzeń, zakwaterowania i wyżywienia, transportu)

14. Scenariusz( otwarcie, przebieg, zakończenie)