Zamówienie na usługi hotelowe złożone przez gości zagranicznych

Wersja w języku angielskim:

Renaldas Rupeika tel. [phone] fax. [phone] Pylimo street 20 - 18 LT-01118 Vilnius Lithuania	Vilnius, 15-11-2005 r.
	Hotel „Marzenie” ul. Słoneczna 1 57-300 Polanica Zdrój

Dear colleagues,

We are tour operator "Topturas" from Lithuania.
We are looking for accommodation for our group for period 23. 12 - 30. 12 .2005
We have 2 groups ( 50 persons each) both need about 25 DBL rooms, can you accommodate 1 or both 2 groups? We need your offer for our stay but we need also guarded parking for every day of our stay except the 23 rd of December (registration number bus LT AN 299).
We will need one board room for 3 days - 27, 28 (best time 9 - 12) and 29. 12 (best time 14 -18) with tea and coffee service for 50 people. We would like also following medical services: 2 massages of whole body for all persons. We need also rooms for 2 people: 1 driver and 1 driver - courier for free.
Please send me booking confirmation as soon as possible on our e-mail address.
My company “Topturas” will cover all of the expenses via bank account transfer in advance, so please attach you bank account data SWIFT code and IABN number.
We looking for price - about 23 EUR per person on BB basis.

III. Wykaz działań hotelu związanych z kompleksową obsługą obsługą gościa VIP

1. Czynności recepcjonisty związane z przyjęciem zamówienia gościa VIP

• Sprawdzenie obłożenia w grafiku rezerwacji.

• Wpisanie rezerwacji w grafik z zaznaczeniem VIP.

• Wypełnienie formularza rezerwacji.

• Sporządzenie i wysłanie kosztorysu do Pani Zofii Nowak do Sekretariatu Głównego Hotelu Sofitel Victoria.

• Przygotowanie wstępnej rezerwacji gościa (z zaznaczeniem w programie komputerowym rodzaj VIP -a) oraz przygotowanie ekspresowego meldunku

• Poinformowanie pracowników Hotelu Piast o przyjeździe gościa VIP (m.in. wydanie dyspozycji związanych z obsługą gościa do działu gastronomicznego służby pięter i kierownika recepcji)

•  Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za koordynację działań związanych z kompleksową obsługą bardzo ważnego gościa (m.in. dostarczenie do pokoju gościa powitalnego listu, butelki białego wina lub kosza z owocami, sprawdzenie pokoju gościa tuż przed jego przybyciem, odebranie gościa z lotniska, zlecenie odwiezienie gościa na lotnisko, spełnienie innych życzeń gościa, itp...)

2. Czynności hotelu związane z powitaniem gościa VIP

• Umieszczenie w apartamencie gościa listu powitalnego, butelki białego wina lub kosza z owocami.

• Przywitanie gościa przez dyrektora Hotelu Piast lub osobę przez niego upoważnioną i wręczenie klucza do pokoju karty pobytowej

• Odprowadzenie gościa do pokoju i życzenie miłego pobytu.

• Dostarczenie bagażu gościa do pokoju w ciągu 10 minut od przyjazdu gościa.

3. Czynności związane z pobytem gościa VIP w hotelu

• Działania hotelu związane z realizacją zamówienia

• Działania nie objęte zamówieniem polegające na spełnianiu indywidualnych życzeń gościa.

4. Czynności hotelu związane z wymeldowaniem gościa VIP

• Odebranie od gościa klucza do pokoju

• Dostarczenie bagażu gościa z pokoju do środka transportu

• Odprowadzenie gościa do samochodu odwożącego go na lotnisko, pożegnanie i odwiezienie na lotnisko

IV. Komplet dokumentów związanych z przyjęciem zamówienia

1. Zamówienie klienta na usługi hotelarskie.

2. Grafik rezerwacji hotelu.

3. Oferta Hotelu

4. Formularz rezerwacji

5. Potwierdzenie rezerwacji

6. Kosztorys

7. List powitalny

V. Procedura przyjęcia gościa VIP w hotelu Piast (check-in)

1. Uprzejme powitanie gościa VIP przez Dyrektora hotelu lub osobę przez niego upoważnioną

2. Potwierdzenie rezerwacji gościa VIP

3. Potwierdzenie wcześniejszego zameldowania gościa VIP

4. Przekazanie informacji o usługach hotelu i gastronomii.

5. Wydanie gościowi kluczy i karty pobytu.

6. Odprowadzenie gościa do pokoju oraz zlecenie odniesienia bagażu gościa do pokoju (odniesienie bagażu przez bagażowego)

7. Życzenie gościowi miłego pobytu.

VI. Komplet dokumentów związanych z przyjęciem gościa VIP do hotelu.

1. Karta pobytu

2. Karta meldunkowa

VII. Procedura wymeldowania gościa VIP w Hotelu Piast (check-out)
Każdy VIP jest uprawniony do późniejszego wymeldowania się bez dodatkowego informowania i bezkosztowo.

1. Uprzejme powitanie gościa VIP,

2. Zapytanie gościa VIP, czy jest zadowolony z pobytu w hotelu.

3. Ustalenie zakresu płatnych usług, z których gość VIP korzystał

4. Rozliczenie usług dla gościa VIP osobno (bez dokonywania akceptacji rachunku przez gościa VIP)

5. Odebranie od gościa VIP kluczy.

6. Odprowadzenie gościa VIP do samochodu odwożącego go na lotnisko oraz zlecenie odniesienia bagażu gościa do samochodu (odniesienie bagażu przez bagażowego)

7. Pożegnanie gościa VIP i zaproszenie do ponownego odwiedzenia hotelu.

8. Odwiezienie gościa VIP na lotnisko

9. Wystawienie faktury VAT i wysłanie w ciągu kilku dni do Pani Zofii Nowak

VIII. Komplet dokumentów związanych z rozliczeniem pobytu gości w hotelu oraz sprzedażą usług hotelarskich z uwzględnieniem rodzaju usług i zamówienia.

1. Faktura VAT

List powitalny

Szanowny Pan Jan Kowalski

Jesteśmy zaszczyceni mogąc powitać Pana w Hotelu Piast w Gdańsku.
Dołożymy wszelkich starań aby pobyt w naszym hotelu pozostał dla Pana miłym wspomnieniem.
Podczas całego pobytu jesteśmy do Pańskiej dyspozycji i postaramy się sprostać wszelkim oczekiwaniom. Swoim gościom oferujemy doskonale wyposażone Centrum Rekreacji z basenem, sauną, solarium i mini siłownia, możliwość wypożyczenia roweru oraz zwiedzanie okolicy lub skorzystanie z kącika internetowego i atrakcji „Orbis Casino”. Nasza restauracja „The Garden Brassene” oferuje tradycyjne i wyszukane dania gwarantując kuchnie w doskonałym smaku, która z pewnością zadowoli każdego.
Mamy nadzieję, że zechce Pan skorzystać z usług naszego hotelu .

Dyrektor
Hotelu Piast

---