DOKUMENTY DOTYCZĄCE REALIZACJI IMPREZ

TURYSTYCZNYCH KRAJOWYCH I ZAGRANICZNYCH

1. Umowa - zlecenie obsługi imprezy

2. Program imprezy

3. Delegacje krajowe

4. Bilety komunikacyjne

5. Teczka imprezy

6. Umowa o udział w imprezie - warunki uczestnictwa

7. Lista uczestników

8. Informacja o limitach cenowych, kilometrowych i czasu pracy kierowcy

9. Fundusz awaryjny

10. Adresy i telefony do biura i referenta

11. Adresy placówek konsularnych kraju, z którego przyjeżdżają turyści

12. Zasady korzystania z pomocy medycznej dla obcokrajowców

13. Polisa ubezpieczeniowa

14. Notatka służbowa

15. Karta pobytu (hotelowa)

16. Karta pokładowa

17. Tachogram (wykresówka)

18. Wiza

19. Paszport

20. Materiały informacyjne i reklamowe

21. Załączniki cenowe do broszur reklamowych

22. Lista akwizycyjna z dodatkowymi informacjami przesłanymi przez zleceniodawcę, dotyczącymi wymagań klientów (zakwaterowanie, diety, choroby)

23. Dokumenty finansowe:

1. voucher

2. skierowanie

3. czek

4. przedpłata (np. na wczasy)

5. dowód wpłaty za uczestnictwo w imprezie

6. faktura VAT

7. karta rozliczeniowa

8. arkusz kalkulacyjny kosztów imprezy

9. invoice

24. Rejestry:

1. wpłat

2. wystawianych faktur VAT

3. sprzedaży miejsc wczasowych

25. Sprawozdanie z imprezy

• Charakterystyka wybranych dokumentów

ad 1) Umowa ta jest zawierana z pilotem na czas obsługi imprezy lub całego cyklu imprez. Wynika z niej zakres obowiązków pilota w trakcie obsługi imprezy oraz jest podana kwota wynagrodzenia za swą pracę.

ad 5) Teczka ta zawiera wszystkie dokumenty związane z imprezą turystyczną. Mieści w sobie przede wszystkim:

• warunki uczestnictwa w imprezie

• karty uczestnictwa

• zamówienia usług z potwierdzeniami

• korespondencję z usługodawcami itp.

ad 6) Jest to umowa pomiędzy biurem podróży a klientem, w której biuro zobowiązuje się do zapewnienia świadczenia usług na warunkach określonych w umowie. Są tam też podane warunki rezygnacji z udziału w imprezie z terminami rezygnacji i kwotami potrąconymi z tego tytułu.

ad 7) Są konieczne na przejściach granicznych i czasem w hotelach (w awaryjnych sytuacjach). Dane uczestnika imprezy zamieszczone na liście:

• imię i nazwisko

• data i miejsce urodzenia

• imię ojca

• stały adres zamieszkania

• serię i nr paszportu, ew. datę wystawienia i ważności paszportu

ad 9) Jest to zasób dewiz, mogących być wykorzystanych przez pilota w sytuacjach awaryjnych (rozmowy telefoniczne, przejazdy taksówką itp. Ich rozliczenie musi być na podstawie rachunków).

ad 13) Jest to dokument wystawiony przez towarzystwo ubezpieczeniowe, w ramach potwierdzenia ubezpieczenia turystów na czas trwania imprezy. Może ono obejmować koszty leczenia (KL), następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) oraz bagażu podróżnego. Elementy polisy ubezpieczeniowej:

• nazwa towarzystwa i adres

• data i miejsce wystawienia polisy

• nazwa ubezpieczonego (liczba osób)

• okres, wysokość opłacanej stawki i sumy ubezpieczenia (kwoty, do których wysokości towarzystwo wypłaca odszkodowanie)

• zakres ubezpieczenia (terytorialny i czasowy)

• pieczątka i podpis wystawcy polisy

Polisa ubezpieczeniowa musi być podpisana także przez jej odbiorcę.

ad 14) Sporządza się ją na okoliczność wypadków i sytuacji awaryjnych. Musi być szczegółowo opisane zdarzenie, z podaniem poszczególnych czynności wykonywanych przez pilota i innych osób biorących udział w rozwiązywaniu tego problemu. Notatka ta dotyczy tylko jednego zdarzenia.

ad 15) Jest to dokument upoważniający gościa hotelu do pobierania klucza od pokoju, otrzymania śniadania w restauracji hotelowej (jeśli cena noclegu obejmuje śniadanie). Zawiera:

• nazwę i adres hotelu

• nazwisko gościa

• okres pobytu

• numer pokoju

• regulamin obowiązujący gościa hotelowego

• plan miasta z zaznaczeniem położenia hotelu

• informacja o usługach świadczonych przez zakład hotelarski

ad 16) Jest odpowiednikiem karty hotelowej używanym w samolotach i na promach. Na podstawie karty pokładowej Straż Graniczna jest zapewniona o wcześniejszej odprawie podróżnego na stanowisku odprawy biletowo - bagażowej.

ad 20) Występują zwykle w postaci folderów lub ulotek zawierających informacje o danej miejscowości i regionie, w którym odbywa się impreza.

ad 23 a) Jest to dokument kredytowego zlecenia, wystawiony przez biuro podróży zlecające zagranicznemu kontrahentowi (= partnerowi, z którym biuro turystyczne i pilot współpracuje w trakcie realizacji zaplanowanych do realizacji usług turystycznych) wykonanie świadczeń w określonej liczbie, czasie, ilości i wartości na rzecz grupy. Na tej podstawie usługodawca żąda zapłaty za te usługi.

Informacje zawarte na voucherze:

• nazwa i adres jednostki wystawiającej voucher

• data wystawienia

• nr voucheru

• nr imprezy

• nazwa i adres usługodawcy

• wyszczególnienie czasu, miejsca, ilości i jakości świadczonych usług (planowanych)

• pierwsze i ostatnie świadczenie (planowane)

• podpis pracownika upoważnionego do wystawiania voucherów

oraz też niekiedy:

• miejsce na potwierdzenie faktycznej liczby uczestników

• miejsce na uwagi odnośnie świadczonych usług

• miejsce na podpis pilota polskiego biura podróży (pbp) i zagranicznego biura podróży (zbp)

ad 23 b) Jest to odpowiednik vouchera w turystyce krajowej.

ad 23 c) Jest to pisemne zlecenie kierowane do banku w ramach wypłacenia okazicielowi czeku podanej w nim sumy pieniężnej z rachunku wystawcy.

ad 23 i) Jest to rachunek, obciążenie, należność, faktura wystawiana zwykle pilotowi za poszczególne segmenty otrzymywanych przez jego grupę świadczeń turystycznych.

ad 25) Elementy:

• przygotowanie imprezy

• odprawy paszportowo - celne

• przebieg podróży

• transfery

• zakwaterowanie

• wyżywienie

• wycieczki lokalne

• realizacja programu

• sprawy finansowo - dewizowe

• choroby i wypadki nadzwyczajne

• opinie o przewodnikach

• współpraca z turystami

• wnioski