Temat: Rola sekretariatu w biurze

Sekretariat jest jednostką organizacyjną, powołaną do obsługi osoby pełnią­cej funkcję kierowniczą w zakresie realizacji jej poleceń i wykonywania wielu czynności techniczno-manipulacyjnych.

Jest to także centrum informacyjne. Do sekretariatu napływają informacje z różnych źródeł znajdujących się wewnątrz, jak i na zewnątrz firmy.

Wizerunek firmy kształtowany jest przez wie­le czynników. Najczęściej tworzony jest na podstawie kontaktów z sekretarką.

Na wizerunek firmy mają wpływ następujące elementy:

• wystrój firmy (kolorystyka pomieszczeń, meble);

• zewnętrzny wygląd firmy i jej otoczenie;

• wygląd pracowników;

• logo firmy, znak firmowy;

• forma i sposób komunikowania się z petentami;

• dyscyplina pracy, etykieta zawodowa;

• przestrzeganie zasad savoir-vivre'u w biurze.

Od kompetencji sekretarki, jej umiejętności, przygotowania zawodowego, do­świadczenia oraz dobrej organizacji pracy zależą efekty działalności firmy.

Od kandydatów na stanowisko sekretarki wymaga się:

• wiedzy ogólnej z zakresu zarządzania i organizacji pracy,

• umiejętności redagowania pism,

• znajomości języków obcych,

• bardzo dobrej znajomości języka polskiego w mowie i piśmie,

• obsługi urządzeń technicznych,

• znajomości podstaw psychologii,

• znajomości postaw ekonomii.

Rodzaje sekretariatów:

• Uniwersalne - występują w małych i średnich firmach, łączą funkcje sekretariatu osobistego i kancelarii ogólnej, realizują zadania kancelaryjne i sekretarskie.

• Osobiste - obsługa administracyjno-techniczna kierownictwa.

• Imprez - funkcjonują podczas trwania konferencji, sympozjów, wystaw, targów, realizują czynności sekretarskie w trakcie przygotowania, trwania imprezy i po jej zakończeniu.

• Działowe - obsługują dział lub wydział w zakresie czynności sekretarskich i kancelaryjnych.

Funkcje sekretariatu:

• reprezentacyjną (wygląd i wyposażenie sekretariatu);

• informacyjną (przyjmowanie i przekazywanie informacji);

• regulacyjną (przyjmowanie i obsługa interesantów);

• pośrednika pomiędzy szefem a komórkami organizacyjnymi;

• wspomagającą przełożonego.

Predyspozycje do wykonywania zawodu sekretarki:

• podtrzymywanie pozytywnych stosunków interpersonalnych;

• twórcze rozwiązywanie sytuacji konfliktowych;

• obowiązkowość, sumienność, punktualność, zmysł organizacyjny;

• lojalność w stosunku do zwierzchników i kolegów/koleżanek;

• wysoka kultura osobista i odpowiednia prezencja;

• dyskrecja, dyplomacja, takt i opanowanie;

• dobra pamięć, koncentracja i podzielność uwagi;

• pewność siebie;

• odporność na stres;

• dyspozycyjność;

• dobry stan zdrowia.

Zadania sekretarki:

• prowadzenie sekretariatu i obsługa kancelaryjno-biurowa;

• gromadzenie i przechowywanie informacji;

• wykonywanie prac administracyjno-biurowych;

• przyjmowanie interesantów;

• przyjmowanie i dystrybucja korespondencji do właściwych merytorycznie sta­nowisk;

• redagowanie krótkich pism;

• zapisywanie pism dyktowanych przez zwierzchników;

• uczestniczenie w planowaniu prac zwierzchników;

• odbieranie telefonów i udzielanie informacji;

• odbieranie i wysyłanie faksów, e-maili;

• prowadzenie kontroli terminów;

• przygotowanie i obsługa konferencji, zebrań i odpraw;

• prowadzenie rejestru wyjazdów i delegacji;

• kompletowanie, uaktualnianie i przechowywanie przepisów służbowych;

• gospodarowanie materiałami biurowymi;

• gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla zwierzchników;

• przygotowywanie poczęstunków, w tym drobnych przekąsek;

• wykonywanie innych czynności zleconych przez przełożonych.

Zadania te możemy podzielić na asystenckie i recepcyjne.

Zadania asystenckie - to czynności biurowe lub administracyjne, których nie powinien wykonywać sam szef.

Należą do nich: odbieranie i łączenie telefonów, rejestrowanie korespondencji, wyszukiwanie informacji i załatwianie spraw do­tyczących podróży służbowych szefa (godziny odjazdu, rezerwacja hotelu, zakup biletów itp.), prowadzenie korespondencji, redagowanie pism wysyłanych przez sekretariat itp.

Zadania recepcyjne - to przyjmowanie gości i klientów, pierwszy bezpośred­ni kontakt klienta lub kontrahenta następuje w sekretariacie i pierwszą osobą, któ­ra go przyjmie, jest sekretarka. Zadania recepcyjne rzutują na postrzeganie firmy przez klienta lub kontrahenta, kształtują wizerunek firm.

Profesjonalna sekretarka przyczynia się swoją działalnością do rozwoju insty­tucji.

Potrafi wybrać z różnych spraw zadania najpilniejsze do wykonania w danej chwili, chroni czas pracy swojego zwierzchnika, przyjmuje interesantów zgod­nie z ich oczekiwaniami.

Sekretarka powinna tak zorganizować swoją pracę, aby wykonać wszystkie zadania w zaplanowanym czasie i pamiętać o nadchodzących terminach.

Potrafi utrzymywać miłe, koleżeńskie stosunki z kolegami i koleżan­kami bez naruszania tajemnicy służbowej.