Charakterystyka, dokumentacja i ewidencja sprzedaży

W procesie sprzedaży następuje wymiana środków rzeczowych na środki pieniężne. W wyniku sprzedaży następuje przeniesienie przez dostawcę na odbiorcę wszelkich uprawnień do dysponowania przedmiotami transakcji w zamian za zapłatę określonej ceny. Z pojęciem sprzedaży wiąże się ściśle rozchód stanowiących przedmiot sprzedaży składników majątku oraz przychód należności lub gotówki. Różnica między tymi wielkościami stanowi wynik na sprzedaży.

Zależnie od przedmiotu sprzedaży wyróżnia się:

1. sprzedaż produktów (wyrobów, robót i usług) wytworzonych przez jednostkę;

2. sprzedaż towarów, nabytych celem odsprzedaży;

3. sprzedaż pozostałą, dokonaną dorywczo, głównie zbędnych składników majątku (środków trwałych, inwestycji, wartości niematerialnych i prawnych).

Ad.1

Do wyrobów gotowych zalicza się te produkty pracy, które spełniają następujące warunki:

• nie będą poddane u wytwórcy żadnemu dalszemu przetworzeniu;

• stanowią skompletowaną całość, zgodną z technicznymi warunkami odbioru lub umowy;

• zostały przyjęte przez kontrolę techniczną wytwórcy.

W celu zapewnienia dobrej jakości własnych wyrobów, od czego między innymi zależy pozycja wytwórcy na rynku, wytworzone wyroby gotowe są przyjmowane przez kontrolę techniczną, która stwierdza, czy odpowiadają one określonym warunkom pod względem wymiarów, wytrzymałości, składu chemicznego itp.

Wyroby gotowe przyjęte przez kontrolę techniczną - jeśli nie trafiają bezpośrednio do odbiorcy - są przekazywane z wydziałów produkcyjnych do magazynu wyrobów gotowych. Za wyroby gotowe przyjęte do magazynu odpowiada magazynier. Do jego obowiązku należy czuwanie nad powierzonymi mu zapasami, przyjmowanie i wydawanie wyrobów na podstawie właściwych dokumentów oraz prowadzenie ilościowej ewidencji przychodów, rozchodów oraz stanu końcowego wyrobów gotowych. Magazyny wyrobów gotowych są przeważnie podporządkowane działowi sprzedaży, który zajmuje się przyjmowaniem zamówień na produkowane wyroby, a następnie ekspedycją i fakturowaniem sprzedanych wyrobów.

Roboty i usługi są to wykonywane na rzecz odbiorców, np. roboty budowlane, usługi remontowe, transportowe, w zakresie pośrednictwa. W praktyce za roboty i usługi zakończone uważa się takie, które zostały przyjęte przez odbiorcę i zafakturowane (sprzedane). Natomiast roboty i usługi zakończone ale jeszcze nie zafakturowane traktuje się jako produkcję nie zakończoną.

Ad.2

Zasady obrotu towarami są podobne do obrotu wyrobami gotowymi. Są one nabywane w celu odsprzedaży, magazynowane a następnie sprzedawane.

Ad.3

Kosztem pozostałej sprzedaży jest wartość ewidencyjna (pomniejszona o dotychczasowe zużycie) zbędnych składników majątku.

Transakcje sprzedaży obejmują wiele czynności natury prawnej, ekonomicznej, handlowej, spedycyjnej i finansowej, jak zawarcie umowy, wysłanie zamówienia, potwierdzenie zamówienia, wydanie-wysłanie dostawy lub wykonanie roboty (usługi), wystawienie faktury, skierowanie faktury do rozrachunku, zainkasowanie należności, reklamacja odbiorcy itp.

W wypadku niedotrzymania niektórych warunków zamówienia lub dostawy, ogólne warunki dostaw przewidują możliwość płacenia kar przez dostawcę lub odbiorcę. Na przykład dostawcy płacą kary na rzecz odbiorców za dostarczenie produktów z wadami, za niewłaściwe opakowanie, niedotrzymanie terminów dostawy itp., a odbiorcy na rzecz dostawców - za odstąpienie od umowy z winy odbiorcy, za zwłokę w odbiorze dostawy (w razie odbierania z magazynu dostawcy) oraz za nieterminowe zapłacenie faktury (odsetki zwłoki).

Przy sprzedaży można wyodrębnić dwie grupy dokumentów. Pierwsza grupa to dokumentacja prawna (umowy, zamówienia, oferty, potwierdzenia zamówień), na podstawie której zrealizowano dostawę i z której wynikają określone obowiązki dostawcy i odbiorcy. Ma ona istotne znaczenie, gdy jedna ze stron odstąpi od umowy lub gdy transakcja przebiegała niezgodnie z umową. Konsekwencją zaistniałych zakłóceń jest wówczas naliczenie kar.

Druga grupa to dokumentacja bezpośrednio związana z realizacją dostaw i rozrachunków z odbiorcami. Są to dowody wydania produktów, faktury, dowody zapłaty - przelewy, czeki rozrachunkowe itp.

Dla prawidłowej ewidencji sprzedaży bardzo istotnym zagadnieniem jest ustalenie momentu sprzedaży. Za moment dokonania sprzedaży uważa się datę przekazania odbiorcy świadczenia (dostawy, roboty, usługi), którą jest:

• przy sprzedaży gotówkowej - data wpłaty należności;

• przy sprzedaży bezgotówkowej krajowej - data wysyłki lub postawienia przedmiotu dostawy do dyspozycji odbiorcy lub przyjęcia dostawy przez odbiorcę (zależnie od postanowień umowy);

• przy sprzedaży eksportowej w imieniu własnym - data przewiezienia dostawy przez polską granicę (np. data figurująca na dokumencie odprawy celnej).

Konto ,,Sprzedaż ...” ma za zadanie ustalić przychody ze sprzedaży, które są pieniężnym odpowiednikiem sprzedaży. W związku z uznaniem za moment sprzedaży faktu wydania, wysłania lub postawienia do dyspozycji odbiorcy określonej w umowie ilości przedmiotu sprzedaży, jako pierwszy pojawia się dokument stwierdzający rozchód (dowód Wz). Na podstawie tego dowodu dział sprzedaży wystawia fakturę VAT dla odbiorcy, Księguje się ją na koncie sprzedaży pod datą dokonania sprzedaży.

Egzemplarze wystawionych faktur powinny być oznaczone napisem ,,ORYGINAŁ” lub ,,KOPIA”, przy czym oryginał jest wysyłany odbiorcy, zaś kopia stanowi podstawę dokonania księgowań u dostawcy. W przypadku zaginięcia faktury i wystawienia nowej, umieszcza się napis ,,DUPLIKAT”.

Wszelkie korekty na koncie sprzedaży powinny być dokonywane za pomocą:

• zwrotu przez odbiorcę reklamowanej faktury, która zostanie anulowana i wystawienia na jej miejsce faktury prawidłowej;

• faktury korygującej, oznaczonej napisem ,,KOREKTA”, na podstawie reklamacji zgłoszonej przez odbiorcę, bądź ujawnienia błędów przez samą jednostkę gospodarczą.

Wzory dokumentów występujących w ewidencji sprzedaży:

EWIDENCJA

Zadaniem ewidencji sprzedaży jest dostarczenie danych do oceny wielkości sprzedaży oraz ustalenia wyniku działalności gospodarczej, a więc między innymi informacji o przychodach ze sprzedaży produktów oraz kosztach ich osiągnięcia. Te informacje można uzyskać dzięki prowadzeniu kont ,,Sprzedaż produktów” i ,,Koszt sprzedanych produktów”.

Na stronie Ct konta ,,Sprzedaż produktów” księguje się kwoty należne za sprzedane wyroby, roboty i usługi (niezależnie od tego czy zostały zapłacone), ustalone przy zastosowaniu cen ich sprzedaży i skorygowane o należne dopłaty oraz udzielone rabaty, bonifikaty i inne opusty, a więc przychody ze sprzedaży produktów w rzeczywistych cenach realizacji oraz uznane reklamacje odbiorców dokumentowane własną fakturą korygującą, zwiększające pierwotne sumy faktur (Dt ,,Rozrachunki z odbiorcami”).

Na stronie Dt konta ,,Sprzedaż produktów” księguje się kwoty zmniejszające pierwotne sumy faktur oraz w końcu roku obrotowego przeniesienie salda na konto ,,Wynik finansowy”. Konto ,,Sprzedaż produktów” może wykazywać w ciągu roku obrotowego wyłącznie saldo Ct, które wyraża przychody netto osiągnięte ze sprzedaży produktów.

Konto ,,Koszt sprzedanych produktów” służy do ustalenia rzeczywistego kosztu wytworzenia sprzedanych wyrobów gotowych, robót i usług, którym jest również wartość sprzedaży produktów według cen ewidencyjnych, skorygowana o odchylenia kosztu rzeczywistego od tych cen.

Na stronie Dt konta ,,Koszt sprzedanych produktów” wykazuje się rzeczywisty koszt wytworzenia sprzedanych wyrobów gotowych, robót i usług. Jeżeli ceny ewidencyjne różnią się od rzeczywistego kosztu wytworzenia, w końcu okresu sprawozdawczego rozlicza się przypadające na sprzedane produkty odchylenia.

Dla ustalenia odchyleń od cen ewidencyjnych, przypadających na sprzedane wyroby, w końcu miesiąca rozlicza się sumę tych odchyleń ujętą na koncie ,,Odchylenia od cen ewidencyjnych wyrobów gotowych” na część przypadającą na:

1. produkty sprzedane;

2. stan końcowy produktów gotowych.

Sposób rozliczania odchyleń zależy od asortymentu produkowanych wyrobów czy usług. Przy niewielkim ich asortymencie wysokość odchyleń ustala się dla każdej sztuki produktu. W związku z tym odchylenia przypadające np. na sprzedane wyroby oblicza się jako iloczyn sprzedanych wyrobów poszczególnych asortymentów i przypadających na te wyroby odchyleń. Natomiast przy dużym asortymencie produktów odchylenia rozlicza się za pomocą procentowego wskaźnika narzutu, który obliczamy według wzoru:

W_{no =} ^{(Orp + Oo) x 100}

^Wrk ^{+ W}r

gdzie:

W_no - wskaźnik narzutu odchyleń od cen ewidencyjnych wyrobów;

O_rp - odchylenia obciążające stan początkowy wyrobów;

O_o - odchylenia stwierdzające w czasie bieżącego okresu;

W_rk - stan końcowy wyrobów;

W_r - sprzedaż wyrobów korygowany o odchylenia;

Kwotę odchyleń od cen ewidencyjnych dotyczącą całości sprzedanych wyrobów obliczamy:

O_r= ^Wr ^{x W}no

¹⁰⁰

gdzie:

O_r - odchylenia od cen ewidencyjnych dotyczące sprzedaży wyrobów.

Obliczone w ten sposób odchylenia korygują saldo konta ,,Koszt sprzedanych produktów” do wysokości rzeczywistego kosztu wytworzenia tych produktów.

Na stronie Ct konta ,, Koszt sprzedanych produktów księguje się wartość produktów zareklamowanych i zwróconych przez odbiorców, po uznaniu reklamacji przez dostawcę. Reklamowane produkty wycenia się za pomocą cen, po których są one ewidencjonowane na koncie ,,Wyroby gotowe”.

Konto ,,Koszt sprzedanych produktów” może wykazywać wyłącznie saldo Dt, które wyraża koszt wytworzenia sprzedanych w ciągu roku obrotowego produktów gotowych.

Ewidencja analityczna prowadzona do kont ,,Sprzedaż produktów i ,,Kosz sprzedanych produktów” powinna umożliwić:

• wgląd w kierunki sprzedaży, a więc ustalenie wielkości sprzedaży krajowej i eksportowej;

• ustalenie - w ramach kierunków sprzedaży - jej podziału według przedmiotu sprzedaży: wyrobów i ich grup asortymentowych, robót, usług, w sposób dostosowany m.in. do potrzeb ewidencji podatku VAT.

Omawianą ewidencję prowadzi się w rejestrze sprzedaży według wzoru:

Podatnik .......................... Nr identyfikacyjny ........................................

REJESTR SPRZEDAŻY za miesiąc ...................... rok ...........

L.p.

Data

Faktury

Sprzedaż brutto

Sprzedaż zwolniona

Sprzedaż dla zarejestrowanych podatników

Sprzedaż dla osób fizycznych lub jednostek zwolnionych od VAT

Nr faktury

Kupujący

Nr identyfikacyjny

0%

7%

22%

7%

22%

Eksport

Kraj

Podstawa

VAT

Podstawa

VAT

Podstawa

VAT

Podstawa

VAT

Ogółem

Oznaczenia

Miesięczne rozliczenie księgowe sprzedaży:

Transakcje	Debet	Credit
Odbiorcy
Sprzedaż
VAT należny

Od sum przychodu ze sprzedaży produktów jednostki gospodarcze naliczają i opłacają należny VAT. Wywołanie doliczeniem zwiększenie należności ze sprzedaży nie zwiększa jednak przychodu i jest księgowane: Dt konto ,,Rozrachunki z odbiorcami” - Ct konto ,,Należny VAT”.

Typowe księgowania związane ze sprzedażą wyrobów przedstawia następujący schemat:

Wyroby gotowe Koszt sprzedanych Sprzedaż produktów Rozrachunki

produktów z odbiorcami

Sp) 1000 (1) (2)

700 700 1400 1708

300 (Sk

1000 1000

Odchylenia od cen Należny VAT

ewidencyjnych

wyrobów gotowych 308

(3)

Sp) 100 70 70

30 (Sk

100 100

Pozostałe roz-ki

publiczno-prawne (4) Podatki i opłaty

140 140

Rozliczenie kosztów (5) Koszty sprzedaży

220 220

Koszty zarządu

(6)

120 120

Objaśnienia schematu:

1) Rozchód sprzedanych wyrobów według stałych cen ewidencyjnych

(70 szt po zł 10) - dowód Wz zł 700

2) Wartość sprzedanych wyrobów według cen zbytu (70 szt po zł 20) zł 1400

+ VAT 22% od dokonanej sprzedaży (1400 zł x 22%) zł 308

suma faktury zł 1708

3) Odchylenia od cen ewidencyjnych dotyczące sprzedanych wyrobów

gotowych ustalone według następujących wyliczeń - PK zł 70

W_{no =} ^{100 x 100} _{= 10%} O_{r =} ^{700 x 10} _{= 70}

• ¹⁰⁰

4) Podatek akcyzowy od dokonanej sprzedaży 10% od zł 1400 zł 140

5) Poniesione w ciągu miesiąca koszty sprzedaży (w tym podatek akcyzowy

zł 140) zł 220

6) Poniesione w ciągu miesiąca koszty zarządu zł 120

W niektórych jednostkach gospodarczych należności za wykonane usługi są pobierane z góry, np. wpłaty za prenumeratę, usługi turystyczne, bilety lotnicze, a także zaliczki na poczet świadczeń. Powstaje wtedy podobny problem, jak w przypadku międzyokresowych rozliczeń kosztów. Wówczas chodziło o to, aby poniesione koszty, dotyczące okresów przyszłych, rozliczeń w czasie i do kosztów bieżącego okresu zaliczyć tę ich część, która tego okresu dotyczy. Podobnie przychody ze sprzedaży powinny być też zaliczane do okresu sprawozdawczego, którego dotyczą, to znaczy w którym świadczenie zostało wykonane i przekazane odbiorcy. Jeżeli w danym miesiącu inkasowane są przychody z góry, dotyczące świadczeń następnych okresów, to powinny być one rozliczane w czasie za pośrednictwem odpowiedniego konta rozliczeń międzyokresowych.

Konto służące do międzyokresowego rozliczania przychodów nazywa się ,,Przychody przyszłych okresów”. Na koncie tym gromadzony jest odpowiednik kwot wpłaconych na poczet przyszłych świadczeń, do czasu ich wykonania. Z chwilą wykonania świadczenia przychód przenosi się na właściwe konto sprzedaży z konta ,,Przychody przyszłych okresów”. Konto ,,Przychody przyszłych okresów” funkcjonuje w sposób następujący:

Sprzedaż produktów Przychody przyszłych Kasa

okresów Rachunek bieżący

Roz-ki z odbiorcami

2. (1)

Objaśnienia schematu:

1) Równowartość wpłaconych sum lub zafakturowanych świadczeń, które zostaną wykonane

w przyszłości.

2) Zaliczenie tej części przychodów przyszłych okresów do przychodów ze sprzedaży

produktów, która dotyczy wykonanych i dostarczonych odbiorcy świadczeń w bieżącym

okresie.

---