Nazwa ośrodka: Centrum Informacji Gospodarczej przy Stowarzyszeniu "Wolna Przedsiębiorczość" w Gdańsku, PARP

Tytuł pakietu: Skuteczne prowadzenie negocjacji

Grupa: Zarządzanie przedsiębiorstwem

Autor: Małgorzata Makiewicz,

Aktualizacja: Paweł Czyż

Data aktualizacji: 17.06.03r.

Negocjacje są nieuniknionym składnikiem życia każdego przedsiębiorcy. Jednak jeszcze zbyt często rozumiane są jako wyzyskanie drugiej strony, zamiast jako proces dochodzenia do możliwie najkorzystniejszego rozwiązania dla obu stron. Negocjując trzeba myśleć perspektywicznie, o przyszłych kontaktach z dzisiejszym partnerem negocjacji. Jeżeli dzisiaj zostanie wykorzystany, jutro nie będzie chciał z nami negocjować.

Negocjacje należy podejmować gdy:

1. Obie strony są gotowe do zawarcia umowy – oznacza to, że istnieje pewien wspólny obszar zainteresowań, przychylne nastawienie do szukania porozumienia. Jeżeli tylko jedna strona dąży do zawarcia kontraktu, zmuszona jest zainteresować drugą stronę odpowiednio korzystną ofertą, obietnicą pewnych ustępstw. Jednak każdorazowo będzie to chęć uzyskania czegoś w zamian za stawianą propozycję.

1. Nie istnieje sytuacja pełnej zgodności lub pełnego konfliktu między stronami – jeżeli jest pełna zgoda, nie ma powodu do prowadzenia negocjacji. Podobnie, gdy istnieje pełen konflikt, jest niezwykle mało prawdopodobne uzyskanie czegokolwiek, dopóki nie zostaną dostrzeżone korzyści dla obu stron.

1. Dysponuje się wystarczającym poziomem kompetencji decyzyjnych

Negocjacji nie należy podejmować, jeżeli:

1. Nasze szanse są bardzo niewielkie – jeżeli nie masz do zaoferowania nic takiego, na czym zależy drugiej stronie, to nie możesz wynegocjować wiele. Nie należy także przystępować do negocjacji, w których nie widzisz dla siebie korzyści, a możesz ponieść straty.

1. Działają zbyt duże emocje – pobudzenie emocjonalne utrudnia utrzymanie obiektywnego spojrzenia na sytuację, może być przyczyną błędnych decyzji.

1. Istnieje alternatywa innych działań (inne wyjście).

Fazy negocjacji

Profesjonalne negocjacje można podzielić na kilka faz:

1. zbieranie informacji

W tej fazie zbiera się informacje na temat zarówno własnej firmy, jak i firmy partnera (możliwości i ograniczenia, pozycja na rynku). Należy tez uświadomić sobie własne potrzeby i możliwości własnej oferty. Na podstawie tych informacji trzeba stworzyć jak największą liczbę realnych rozwiązań, które można będzie uzyskać w negocjacjach.

1. określenie celu negocjacji

Teraz trzeba ustalić cel do osiągnięcia. Cel nie powinien być sztywno usytuowany w jednym punkcie, lecz w pewnym przedziale. Dobrze jest ustalić tzw. “dolną linię”, czyli najmniej satysfakcjonujące rozwiązanie, które jeszcze możesz przyjąć. Ustal wysoki pułap, z którego rozpoczniesz negocjacje. Kieruj się jednak zasadą: Mierz wysoko, ale rozsądnie.

1. dobór zespołu

Musisz zastanowić się, czy korzystne jest prowadzenie rozmów przez jednego negocjatora czy też przez grupę. Jeśli wiesz, że druga strona będzie reprezentowana przez grupę ludzi, lepiej będzie, jeśli i ty utworzysz zespół.

1. wybór czasu i miejsca negocjacji

Planując rozmowy powinieneś pomyśleć, jak długo mogą one trwać i przeznaczyć na nie trochę więcej czasu, niż wydaje się to konieczne. W ten sposób unikniesz sytuacji, w której pod presją czasu byłbyś niecierpliwy i popełniałbyś więcej błędów.

Równie istotny jest wybór miejsca negocjacji. Negocjacje na własnym terenie powiększają siłę negocjatora i budzą niepewność u partnera. Czasami, dla zapewnienia dobrej atmosfery rozmów, warto umówić się na neutralnym terenie.

1. otwarcie negocjacji

Otwierając rozmowy dobrze jest podjąć jakiś neutralny i przyjemny temat, dzięki czemu wprowadzisz miłą atmosferę, a ponadto okażesz partnerowi, że masz dużo czasu. Gdybyś zaraz na wstępie narzucił drugiej stronie merytoryczne rozmowy, mógłbyś zrobić na partnerze wrażenie osoby zdesperowanej. Po krótkiej części nieoficjalnej możesz przystąpić do podania swoich wstępnych propozycji.

1. negocjacje właściwe (faza ofert i ustępstw)

W tej fazie obie strony przedstawiają swoje oferty i czynią pewne ustępstwa wobec partnera. Ważne jest, aby trzymać się wcześniej przyjętego planu i uważnie rozważać propozycje partnera. Jeżeli to możliwe, dobrze jest zrobić przerwę, która pozwoli na wymianę spostrzeżeń między członkami zespołu. Negocjacje kończy podpisanie umowy.

Style negocjacji

Każdy człowiek posiada jakiś osobisty styl negocjacji, wykorzystywany w codziennym życiu. Przystępując jednak do negocjacji na płaszczyźnie zawodowej warto zastanowić się, jak rozmawiać z partnerem. Wyróżnia się trzy podstawowe style negocjacji:

Styl rywalizacyjny (twardy), polegający na chęci doprowadzenia do jak największej własnej korzyści przy maksymalnej stracie partnera. Styl ten opiera się na braku zaufania do partnera, stosowaniu gróźb, żądaniu ustępstw, wywieraniu presji. Nie jest on uważany za profesjonalny sposób negocjowania, gdyż nie szuka rozwiązania możliwego do przyjęcia przez obie strony.

Styl kooperacyjny (miękki), polegający na rozpatrywaniu różnych aspektów negocjowanego problemu, w przyjaznej i życzliwej atmosferze. Jest to styl godny polecenia w przypadku, kiedy dobrze znamy partnera i mamy do niego zaufanie. Ponieważ styl ten odkrywa nasze słabości, ryzykowne jest stosowanie go wobec partnerów nowych lub mało nam znanych.

Styl rzeczowy, koncentrujący się na rozwiązaniu problemu, a nie na poszczególnych ofertach oraz minimalizujący wpływ emocji na podejmowane ustalenia. R. Fisher i W. Ury sformułowali następujące zasady rzeczowego stylu negocjacji:

1. Nie mieszaj swojego stosunku do omawianej sprawy ze swym stosunkiem do ludzi, z którymi rozmawiasz. Oddzielaj ludzi od spraw.

1. Myśl o problemie i jego rozwiązaniu, a nie o ofertach i kolejno przedstawianych propozycjach

1. Zanim przedstawisz ofertę, staraj się wymyślić możliwie wiele różnych jej wariantów. Bądź aktywnie twórczy.

1. Nalegaj na ustalenie obiektywnych kryteriów oceny osiągniętego porozumienia, a unikaj kryteriów subiektywnych, takich jak dobra wola czy kaprys drugiej strony.

Porównanie trzech głównych stylów negocjowania

Styl rywalizacyjny	Styl kooperacyjny	Styl rzeczowy
uczestnicy są przeciwnikami	uczestnicy są przyjaciółmi	uczestnicy rozwiązują wspólny problem
celem jest zwycięstwo	celem jest porozumienie	celem jest rozsądny wynik uzyskany sprawnie i w dobrej atmosferze
żądasz ustępstw jako warunku podtrzymania kontaktów	ustępujesz dla podtrzymania kontaktów	oddzielasz ludzi od problemu
jesteś twardy wobec ludzi i problemu	traktujesz problem i ludzi delikatnie	jesteś delikatny wobec ludzi i twardy wobec problemu
nie masz zaufania	ufasz innym	postępujesz niezależnie od zaufania
okopujesz się na swoim stanowisku	łatwo zmieniasz stanowisko	koncentrujesz się na zadaniu, a nie na stanowisku
stosujesz groźby	składasz oferty	badasz stan interesów
ukrywasz dolną granicę tego, co możesz przyjąć	ujawniasz dolną granicę tego, co możesz przyjąć	unikasz dolej granicy
żądasz jednostronnych ustępstw, jako warunku kontynuowania rozmów	przyjmujesz jednostronne straty dla dobra porozumienia	stwarzasz możliwości korzystne dla obu stron
poszukujesz rozwiązania korzystnego tylko dla siebie	poszukujesz rozwiązania korzystnego dla drugiej strony	szukasz wielu możliwości, jedną wybierzesz później
nalegasz na przyjęcie twojego stanowiska	nalegasz na zawarcie porozumienia	nalegasz na przyjęcie obiektywnych kryteriów
starasz się zwyciężyć w “koncercie życzeń”	starasz się unikać “koncertu życzeń”	starasz się osiągnąć rezultaty oparte na kryteriach niezależnych od subiektywnych życzeń
wywierasz presję	poddajesz się presji	przekonujesz i jesteś otwarty na przekonywanie, ulegasz zasadnym argumentom, a nie presji

Najważniejsze zasady efektywnego negocjowania

1. Nie przystępuj do negocjacji nie przygotowany. Sztuka negocjacji to 5% polotu i 95% potu.

1. Negocjowane mogą być tylko oferty, propozycje. Uzasadnienia i argumenty są materiałem dodatkowym, znaczącym w budowaniu obrazu stron.

1. Ustal swoje “minimum”.

1. Zawsze słuchaj uważnie ofert drugiej strony, nie lekceważ ani słów, ani sposobu mówienia, zwracaj uwagę na okazywane uczucia.

1. Jeżeli jest to możliwe, negocjuj grupowo.

1. Zawsze przygotuj kilka różnych ofert, nigdy nie ograniczaj się do jednej.

1. Nierealistyczne oferty i nieuzasadnione wymagania są szkodliwe dla negocjacji. Stawiaj konkretne i poważne oferty, mające uzasadnienie w obiektywnych kryteriach.

1. Mierz wysoko.

1. Postaw się w sytuacji Twojego rozmówcy. Jeżeli chcesz na niego wpłynąć, musisz spróbować myśleć jego kategoriami, wczuć się w jego postawę i emocje.

Najczęstsze błędy popełniane w negocjacjach

1. Pochopne wyciąganie wniosków, oparte na niewystarczających przesłankach, podbudowane często własnymi nastawieniami i uprzedzeniami.

1. Myślenie w kategoriach sukces-klęska, uważanie każdego ustępstwa za porażkę.

1. Wyolbrzymianie (reakcja nieproporcjonalnie silna w stosunku do wywołującego ją bodźca)

1. “Czytanie w myślach”, czyli “domyślanie się” co miał na myśli partner w negocjacjach. Jeżeli nie jesteś pewny, czy dobrze zrozumiałeś drugą stronę, to poproś o wyjaśnienia.

5