OKRES WYŁĄCZNOŚCI DOKUMENTU (do XIV w.).
Definicja dokumentu, jego podstawowe rodzaje, cechy zewnętrzne i wewnętrzne.
W Polsce dokumenty były znane w drugiej połowie X w. i to w polityce międzynarodowej. Świadczy o tym suplika (prośba) księcia Mieszka I i jego żony Ody dotycząca oddania papieżowi św. Piotrowi pod opiekę państwa gnieźnieńskiego.
Do Polski trafiały dokumenty wystawiane przez kancelarie papieską i cesarską.
W XII wieku rozpoczęło się rozbicie dzielnicowe i nastąpił rozkład dotychczasowego centralizmu państwowego. Pojawiły się grupy społeczne zainteresowane umacnianiem swoich praw w sposób pewniejszy i trwalszy od możliwości, jakie dawało prawo zwyczajowe. W tej dziedzinie jako pierwszy wystąpił Kościół, zainteresowany uzyskiwaniem dokumentów poświadczających stan majątkowy. Kościół udostępniał też zachodnioeuropejskie zbiory prawa świeckiego, o czym świadczy przywieziony w 1103 r. do Polski rękopis „Tripartity” (traktat prawa kanonicznego), dzieła znawcy prawa kanonicznego Iwona z Chartres we Francji. Na grunt Polski trafił w ten sposób obyczaj prawny z Zachodu. „Tripartię” przywiózł do Polski legat papieski Walo z Beauvais na obrady synodu.
Prawo kanoniczne nakazywało w XII wieku uwierzytelnianie czynności prawnej za pomocą dokumentu, a sformułował je papież Aleksander II. Działania te przyspieszyły upowszechnianie się dokumentu jako świadectwa pisemnego. Dokumenty otrzymywali biskupi, ale także sami je wystawiali. Otrzymywały je także klasztory w związku z fundacjami i donacjami ziemi.
Obok dokumentu – podstawowej formy dokumentowania działalności – w kancelarii w XIII w. i w XIV w. gromadzono również notatki mające na celu ułatwienie pamiętania o załatwianych sprawach finansowych, sądowych i administracyjnych. Znane jest posługiwanie się w tym celu tabliczkami woskowymi, na których treść takich zapisów można było zmienić w miarę ich dezaktualizowania się.
Formułowanie i tworzenie dokumentu było procesem obejmującym kilka etapów postępowania. Najpierw przygotowywano koncept pisma. Następnie porównywano jej treść ze stanem faktycznym, czyli z wolą wystawcy. Z kolei nanoszono poprawki i uzupełnienia. Tak przygotowaną minutę otrzymywał mundator, do którego należało sporządzenie czystopisu. Autentyczność dokumentu stwierdzano przez przywieszenie pieczęci woskowej lub wymienienie świadków.
Dokumenty występowały w 3 postaciach:
Oryginał – miał formę nadaną przez wystawcę i spełniał wszystkie zalety środka dowodowego. Dokument wiarygodny.
Falsyfikaty – dokumenty nie mające cech oryginału, wprowadzające w błąd. Znajdowały się na nich tzw. Interpolacje, miejsca wyskrobane, zmiany literowe, zmieniające treść dokumentu.
Kopia – sporządzał ją wystawca lub odbiorca, robiono z nich księgi zwane kopiariuszami od XIII w.
Rodzaje dokumentów:
Dyspozytywny – prawotwórczy; dokument stwarzający nowy stan prawny i poświadczający go w razie sporu.
Poświadczeniowy – stwierdzający jedynie istnienie jakiegoś stanu prawnego lub przypominający to istnienie.
Publiczny – nie ma charakteru prawnego, a jego autentyczność potwierdza pieczęć, wystawiany przez władców, biskupów i kapituły katedralne oraz notariuszy publicznych.
Prywatne – nie były zaopatrzone w sigillum authenticum i wystawiały je osoby nie będące jednocześnie sędziami.
Cechy charakterystyczne dokumentu.
Każdy dokument był sporządzany zgodnie z wzorcowymi dokumentami lub formularzami, które zawierały ich wzory. Jeśli chodzi o formuły stosowane w dokumentach, to wyróżnić można trzy ich grupy: protokół, kontekst i eschatokół. Protokół zawierał formy wstępne, dokumentu, kontekst obejmował jego treść właściwą, a eschatokół formuły końcowe.
Protokół obejmuje trzy formuły szczegółowe, tj:
Inwokacja
Intytulacja – podanie imienia i godności wystawcy, wskazującą na pochodzenie władzy, która dokument wystawia.
Inskrypcja – zawiera adres odbiorcy. Z tą formułą łączy się czasami pozdrowienie i tzw. Formuła perpetuacyjna, zawierająca życzenie wiecznej trwałości postanowień zawartych w dokumencie.
Kontekst składa się z 6 formuł:
Arenga – wyraża motyw wystawienia dokumentu z sentencją filozoficzną, teologiczną i prawniczą, niekiedy zawiera cytat z Św. Pisma lub dzieł uczonych.
Promulgacja – zawiera ogłoszenie woli wystawcy do wiadomości ogółu ludności.
Narracja – omawia wydarzenia towarzyszące oświadczeniu woli przez wystawcę.
Dyspozycja – zawiera właściwą treść dokumentu z wolą wystawcy w sprawie stworzenia nowego stanu prawnego.
Sankcja – obejmuje formułę kary doczesnej lub wiecznej albo niełaskę wystawcy za naruszenie postanowień dokumentu.
Eschatokół składał się z 3 form:
Podpisy – złożone przez wystawcę, urzędników i świadków
Datacja – zawierała miejsce i czas wystawienia dokumentu
Aprekacja – obejmowała życzenie wiecznego trwania treści i postanowień dokumentu.
W najstarszych polskich dokumentach stosowano minuskułę karolińską, a w następnych wiekach pismo gotyckie.
OKRES KSIĘGI WPISÓW (XIV – XVIII w.).
Dokument a księgi wpisów. Kancelarie książęce i kościelne – zmiany w pracy i organizacji.
Od XIV wieku władza została scentralizowana w osobie króla i na jego dworze. Pierwszym ministrem stał się marszałek Królestwa Polskiego, główna osoba na dworze królewskim. W XV wieku zwano go marszałkiem wielkim koronnym. Przestrzegał on etykiety dworskiej, prowadził obrady senatu, sprawował sądy w miejscu przebywania króla, pełnił władzę policyjną.
Od końca XIV wieku jednym z pierwszych urzędników ogólnopolskich był na dworze królewskim kanclerz koronny. Zajmował się aktami zarządu wewnętrznego i całością spraw zagranicznych. Do pomocy miał podkanclerzego.
Starosta generalny był namiestnikiem króla i posiadał rozległą władzę. Podlegały mu województwa poznańskie i kaliskie, których utworzenie było wyrazem nowych przemian politycznych. W drugiej połowie XV wieku starosta nie był już namiestnikiem króla. Zachował jedynie najwyższą władzę sądowo-policyjną i do końca XVII wieku niektóre funkcje administracyjno-skarbowe. Podlegały mu urzędy grodzkie.
Kancelaria królewska – Zjednoczenie państwa polskiego i koronacja Łokietka w 1320 r. w Krakowie miały wpływ na ukształtowanie się kancelarii królewskiej. Jej funkcje zaczęła przejmować kancelaria krakowska. Formularz dokumentów stopniowo był ujednolicany, arengę pozostawiano w dokumentach uroczystych. Kanclerze dzielnicowi nie brali już udziału w pracach kancelarii królewskiej. Przestrzegano kontrolowania dokumentów przedkładanych jej do zatwierdzenia. Po zbadaniu ich autentyczności sporządzano transumpty lub wyciągi z treści. Od 1306 r. nie istniały już kancelarie dzielnicowe. Formy pracy tej kancelarii świadczą o jej centralnym charakterze. Na fundamentach kancelarii Łokietka wyrosła i rozwijała się kancelaria Kazimierza Wielkiego. W połowie XIV wieku kancelaria królewska przeszła reorganizację. W 1363 r. podkanclerzem został Janko z Czarnkowa. Każdy dokument przechodził przez ręce kanclerza lub podkanclerzego.
Kancelaria K. Wielkiego – zaniknęli kanclerze dzielnicowi; styl pracy nadawali kanclerze krakowscy. Kancelaria Kazimierzowska działała sprawnie i posługiwała się wszystkimi metodami i systemem prac, które były znane w kancelariach europejskich. Każdy dokument przechodził przez ręce kanclerza lub podkanclerzego.
W czasach Ludwika (1370-1382) nie było większych zmian w kancelarii.
Kancelaria Jagiełły – kanclerz Zaklika na czele kancelarii postawił protonotariusza, odtąd bezpośredniego kierownika notariatu królewskiego, zarządzającego notariuszami i pisarzami. Podlegał on kanclerzowi lub podkanclerzemu. Na początku XV w. założono księgi kancelaryjne. W drugiej połowie XV w. kancelaria królewska miała już wykształcone formy dokumentacji. Była centralną instytucją państwową, w której koncentrowały się podstawowe funkcje administracyjne i polityczne. Pomagała ona królowi realizować jego plany w zakresie polityki zagranicznej. Personel kancelarii był trzonem centralnego zarządu państwem.
Pełny rozwój kancelaria osiągnęła w XVI w. Sprawną obsługę znajdowały w niej sejmy. Kanclerzem wielkim koronnym w latach 1542-1605 był Jan Zamoyski. Za jego czasów unowocześniono głównie obsługę działań dyplomatycznych.
©Notariusze – pełnili funkcje odpowiedzialne i samodzielne, byli referentami spraw i równocześnie redaktorami dokumentów i pism. Wykonywali też zadania w zakresie administrowania, skarbowości, misji dyplomatycznych itp. Notariusze i pisarze często używali swych tytułów zamiennie.
Swój pełny rozwój kancelaria królewska osiągnęła w XVI wieku. Wychodziła poza rolę kancelarii królewskiej. Sprawną obsługę znajdowały w niej sejmy, począwszy od przygotowania programu obrad, przez zwołanie i redagowanie uchwał, aż do ogłaszania postanowień w formie tzw. Konstytucji oraz uniwersałów poborowych. W tym okresie kanclerzem wielkim koronnym był Jan Zamoyski. Za jego czasów unowocześniono obsługę działań dyplomatycznych.
W 1596 r. przeniesiono stolicę kraju z Krakowa do Warszawy.
Do wielkiego znaczenia w XVI wieku doszli sekretarze królewscy. Jednym z najwybitniejszych był Marcin Kormer. Sporządził on inwentarz Archiwum Koronnego na Wawelu i opracował dzieje Polaków .
Sekretarzy rekrutował król.
Kancelarie ziemskie starostów grodzkich – podobnie jak król, starosta sądził na zwoływanych przez siebie wiecach. Sądy odbywały się na zamku w Poznaniu lub w miejscowościach, do których starosta przyjeżdżał. Uzyskali oni samodzielność i w ten sposób wyłonił się sąd ziemski. W każdej dzielnicy był z zasady jeden sędzia i podsędek, zjeżdżający do wyznaczonych miejscowości. W ten sposób powstał podział na powiaty sądowe. Od końca XIV w. starostowie generalni pozwalali zastępować się w grodach burgrabiemu i sędziemu grodzkiemu. Obok ziemskich pojawiły się odrębne sądy grodzkie. W XV w. starosta generalny nie był już namiestnikiem królewskim ale zachował władzę sądowo-policyjną i do końca XVII wieku funkcje administracyjno-skarbowe. Od 1524 r. sądy odbywał tylko w Poznaniu. Podlegały mu urzędy grodzkie. Sądy ziemskie nie miały stałej kancelarii. Ich kancelarie spełniały rolę pomocniczą, przejściową, działały w okresie roczków ziemskich, wieców czy sądów dworskich i potem, w czasie tzw. Leżenia ksiąg, które przechowywał sędzia ostatnio je prowadzący. Nowy sędzia zakładał nowe księgi.
W połowie XVI w. pojawił się mianowany przez króla regent-nowy urzędnik odpowiedzialny za porządek w kancelarii ziemskiej.
Zaraz po drugim rozbiorze Polski na początku 1793 r. kancelaria ziemska i grodzka w Poznaniu były przez władze pruskie zamknięte. W Kaliszu i grodach centralnej Polski księgi grodzkie i ziemskie pozostawiono w różnych piwnicach, wieżach, klasztorach, aż opiekę nad nimi roztoczyła Rządowa Komisja Sprawiedliwości, działająca w czasach Królestwa Kongresowego.
W Małopolsce i na innych ziemiach Polski środkowej władzy starosty z reguły podlegał jeden gród. Kancelarię sądu tworzył tam najczęściej pisarz mianowany przez starostę. Większość grodów poza Wielkopolską w XVI w. uzyskała tzw. Prawo wieczności, czyli przyjmowania akt wieczystych, przyczyniając się do dalszego ich rozwoju. Kancelaria grodzka, przyjmując wpisy także pomiędzy posiedzeniami sądu, zaczęła się usamodzielniać i nastąpił podział na sąd grodzki, zbierający się co kilka tygodni na sesje dla rozsądzenia spraw dotyczących wspomnianych tzw. Czterech artykułów, oraz na urząd grodzki, czyli kancelarię przyjmującą stale wnoszone do grodu sprawy.
Kancelarie miejskie – Główną władzę w mieście pełnił wójt, który pierwotnie był zasadźcą. W XIII w. pojawiła się rada miejska z burmistrzem na czele. Wójt wraz z ławą stał się władzą sądowniczą w mieście. W kancelarii działał pisarz rady miejskiej oraz pisarz wójtowski.
Kancelarie kościelne i skryptoria klasztorne: Wśród biskupów polskich od X w. uprawnienia metropolity posiadał arcybiskup gnieźnieński, a od XV w. arcybiskup lwowski. Arcybiskup gnieźnieński w 1417 r. uzyskał godność prymasa Polski, a tym samym prawo zwoływania synodów ogólnopolskich, pierwsze miejsce w radzie królewskiej i przywilej koronowania królów polskich. Urzędy w kurii dzieliły się na dwie grupy. Były to urzędy nadworne oraz zadworne. Urzędy nadworne zarządzały sprawami dworu biskupiego, do którego należeli marszałek, kanclerz, kapelani, sędziowie, podskarbi i stolny. Do urzędów Zadwornych należały administracja i sądownictwo diecezji. Kierowali nimi archidiakoni, oficjałowie i wikariusze generalni. Sprawami wyznaniowymi zajmował się biskup sufragan. Zarówno urząd nadworny jak i zadworny posiadały kancelarie dokumentujące ich działalność.
Dwór biskupa był urzędem z różnymi agendami. Wśród jego zadań były funkcje notarialne i czynności kancelaryjne. Do niej przekazywali swe akta wizytacji parafialnych archidiakoni. Z kolei oficjałowie prowadzili własne kancelarie, tak jak dziekani. Swoje kancelarie posiadały także kapituły katedralne i kolegiackie. Prowadzili je kanclerze, a urząd taki był znany już w XV w.
Klasztory posiadały skryptoria, czyli miejsca spisywania ksiąg i dokumentów, które pełniły też role bibliotek. Dobrze rozwinięte skryptoria mieli benedyktyni. Przepisywali oni księgi na użytek obrządku liturgicznego dla potrzeb kleru. Później pojawiły się też kalendarze, nekrologi, roczniki i kroniki. W tych skryptoriach spisywano także dokumenty, zastępując w tej pracy na pewien czas kancelarie książęce. W końcu została im tylko wewnętrzna działalność kancelaryjna, w ramach której sporządzano nieliczne dokumenty opackie i prowadzono korespondencję na wewnętrzny użytek klasztorny. Od XIV w. klasztory posiadały kancelarie analogiczne do kancelarii w urzędach. Dokumentowano załatwiane przez klasztor sprawy, przyjmowano także dokumenty oraz korespondencję z zewnątrz od różnych nadawców, wystawców i interesantów.
Urzędnicy kancelaryjni
Urzędnicy w kancelarii królewskiej:
Kanclerz-pierwszy u Łokietka, kanonik krakowski Klemens
Podkanclerzy krakowski
Kapelani- dwóch było notariuszami, pisarz
Od 1386 r. na czele protonotariusz – bezpośredni kierownik notariatu królewskiego. Podlegał kanclerzowi lub podkanclerzemu, a zarządzał notariuszami i pisarzami.
Większość z tych urzędników byli stanu duchownego, dlatego w 1507 r. podjęto uchwałę, że przynajmniej jeden z tych urzędów musi być piastowany przez osobę świecką.
Za Jagiellonów kanclerz, podkanclerzy i podległy im personel pobierali pensje ze skarbu królewskiego.
Urzędnicy kancelarii ziemskich i grodzkich:
Ziemscy:
W XIV w. osoby prywatne, osobiści sekretarze lub pisarze związani z sędziami ziemskimi.
Pisarz ziemski- mianowany dożywotnio przez króla, rekrutowali się ze szlachty
Pisarz powiatowy
Skrybowie
Grodzcy:
Pisarze – nie mieli zwierzchnika w osobie pisarza generalnego
W XVI w. pisarz grodzki stał się urzędnikiem sądu, głównym zastępcą surogatora – subdelegat
Regent – zastępca pisarza; kierownik kancelarii
Susceptanci i regenci – niżsi urzędnicy, mianowani przez starostę głównego.
W każdej kancelarii grodzkiej działali też praktykanci i pomocnicy, tj. skryba, inducenci, ingrosanci, ekstradenci.
Urząd starosty grodowego w 1611 r. przydzielono do urzędów ziemskich. Wraz ze słabnięciem władzy centralnej administracja terenowa działała tylko o tyle sprawnie, na ile zgadzała się szlachta na sejmikach.
Urzędnicy kancelarii ziemskich:
Pisarz miejski
Pisarz radziecki i ławniczy – wykonywali czynności kancelaryjne rady i ławy
Podpiskowie i kancelarzyści – zajmowali się prowadzeniem ksiąg czystopisów i wykonywali pomocnicze czynności kancelaryjne.
Syndykowie miejscy – byli oni odpowiednikami dzisiejszych radców prawnych
Urzędnicy w kancelariach kościelnych i klasztornych:
Notariusz dworu biskupiego lub kanclerz – kierował notariatem i miał nadzór nad zatrudnionymi tam notariuszami i pisarzami
Audytor – prowadził dział spraw sądowych; miał do pomocy sędziów asesorów, notariusza publicznego, oskarżyciela publicznego oraz obrońcę węzła małżeńskiego
W kapitułach istniały kancelarie, w których pracowali notariusz, prokurator, punktator, i pisarz kancelaryjny.
Pracownicy w kancelariach wielkiej własności ziemskiej:
Pisarz
skryba
skryba
Pracownicy kancelarii Prus Książęcych:
kanclerz – doradca prawny Izby, kierował korespondencją, kancelarią, zasobem aktowym i archiwalnym
registrator kancelarii – stanowisko pojawiło się w XVI w.; zarządzał kancelarią i archiwum
Rodzaje dokumentowania działań kancelaryjnych
Księgi wpisów i ich charakterystyka
W XIV w. w kancelariach polskich pojawił się nowy sposób dokumentowania spraw tam załatwianych – księgi wpisów. Sposób ten stosowany był do rozbiorów Polski. Była to księga, w której odnotowywano w sposób chronologiczny wszystkie załatwiane sprawy.
Pierwsze księgi z XIV w. miały formę dudki, służyła pracownikom kancelarii do odnotowywania krótkich spraw. W XV w. przekształciły się w foliały, zapisy w nich były obszerniejsze. Wpisy w księgach pełniły rolę argumentu dowodowego i prawnego w przypadku sporu sądowego. Od XVI w. dzielono księgi na serie, stosując w nich proste podziały rzeczowe.
Księgi wpisów powstałe w kancelarii królewskiej nazwano w XVI w. Metryką Koronną. Powstawały dwa rodzaje ksiąg: księgi wpisów, w których umieszczano odpisy lub streszczenia dokumentów wystawianych przez kancelarię królewską lub otrzymywanych do odnotowania, oraz księgi dekretów, służące do zapisywania wyroków wydawanych przez sąd królewski.
Metryka Koronna podzieliła się z czasem na 7 części:
księga wpisów – jej zawartość odzwierciedla kompetencje kancelarii królewskiej. Wpisywano do niej nadania królewskie, potwierdzenia transakcji majątkowych i finansowych miedzy szlachtą; informacje o zwoływaniu sejmów, uchwały sejmowe.
Księgi poselstw – zawiera ona wpisy dokumentów dotyczących spraw zagranicznych, zwłaszcza korespondencji dyplomatycznej z obcymi państwami. Znajdują się tu również teksty układów i traktatów z obcymi państwami.
Księgi pieczętne – streszczenia dokumentów uwierzytelnionych i gotowych do wydania, regesty uniwersałów i mandatów królewskich.
Księgi królewskie spraw publicznych – korespondencja w sprawach polityki wewnętrznej i zagranicznej państwa.
Księgi sądów ( asesorskiego, relacyjnego i sejmowego)
Księgi Sadu Referendarskiego – sąd ten rozstrzygał spory między poddanymi wsi w dobrach królewskich a starostami i innymi posesorami tych dóbr.
Lustracje i rewizje dóbr królewskich z lat 1489 – 1795
W kancelariach kościelnych i klasztornych również pojawiły się księgi wpisów. Dla arcybiskupstwa gnieźnieńskiego zachowały się od 1403 r. jako dokumentacja działalności Konsystorza Generalnego, jednego z dwóch centralnych urzędów terytorialno- jurysdykcyjnych przed rozbiorami Polski. W XV w. wprowadzono księgi wyroków wydanych przez oficjałów, które przestano prowadzić w 1601 r. W końcu XVIII w. zaczęto łączyć Konsystorz Generalny z Kurią Arcybiskupią. Powstał wtedy nowy centralny urząd archidiecezji gnieźnieńskiej, o zmienionym profilu działalności. Jego akta zaczynają się od 1742 r., zawierają dokumentację z następnych dwóch wieków.
W archidiecezji gnieźnieńskiej działała również Kapituła Katedralna.
W kancelarii Prus Książęcych dokumentowanie przebiegało w inny sposób. Stosowano tam akta spraw. Pismo rozpoczynające sprawę otrzymywał naczelny sekretarz, przekazując registratorowi-archiwiście do zarejestrowania. Przekazywano je kanclerzowi, który decydował, czy należy ono do kompetencji jednego z naczelnych radców, czy do całego kolegium. Sporządzano koncept odpowiedzi, który akceptowany był przez właściwego nadradcę i kolegium Izby Rady Najwyższej. Koncept przejmował naczelny sekretarz i przekazywał go kanceliście. On sporządzał czystopis, który akceptowali kanclerz i Rada, otrzymywał go książę do podpisania.
Dokumenty pergaminowe i papierowe
Dokumenty pergaminowe były jedyną formą dokumentowania działalności kancelaryjnej do XIV w.
Dokumenty uroczyste otrzymywały pełny formularz. Występowała w nich inwokacja, formuła perpetuacyjna, bogata w treść arenga, a intytulacja oddawała wiernie tytuł króla. Występowały też: publikacja, narracja i dyspozycja oraz koroboracja. Datacja dokładnie określała czas i miejsce wystawienia dokumentu. Podawano też wykaz świadków, osobę kanclerza, podkanclerzego czy upoważnionego do wydania dokumentu notariusza. Formułę relacji zastępowano podpisem kanclerza lub zwrotem, że wystawia się z polecenia królewskiego. Uroczyste dokumenty pieczętowano pieczęcią większą.
W dokumentach skróconych nie umieszczano inwokacji, arengi, czasem formuły perpetuacyjnej. Po intytulacji króla następowała skrócona publikacja, a po dyspozycji koroboracja bez świadków. Data była precyzyjna, a w sygillacji określano pieczęć, której użyto. Uproszczone dokumenty pieczętowano pieczęcią mniejszą, podkanclerską. Używano również pieczęci sygnetowej.
W XVI w. zaznaczyła się dominacja ksiąg sądowych jako instrumentu wiary publicznej pierwszego rzędu. Wyrok czy umowa otrzymywały formę ekstraktu, czyli wyciągu wpisu do ksiąg, sporządzonego na papierze, uwierzytelnionego pieczęcią i podpisem urzędującego pisarza generalnego w sądzie ziemskim, a starosty lub sędziego grodzkiego w sądzie grodzkim.
Dokumenty rady na ogół miały staranną formę. Uroczyste dokumenty zawierały protokół wstępny, niekiedy inwokację, arengę, intytulację i promulgację. Dokumenty mniej uroczyste miały słabo rozwinięty protokół, pozbawiony formuł wstępnych i ograniczony do części właściwej: dyspozycji koroboracji i daty. W XVI w. sporządzane na papierze. Dokumenty o znaczeniu ogólnym uwierzytelniano większą pieczęcią miasta, natomiast wystawiane na użytek obywateli – pieczęcią mniejszą. Do dokumentów ławy o charakterze sądowym przywieszano pieczęć sekretarza. Wójt i ława dysponowali własną pieczęcią.
W kancelariach kościelnych wystawiano dokumenty o charakterze prawnym oraz stosowano listy ogólne, zawierające zarządzenia lub polecenia dla duchowieństwa i wiernych. Kancelaria kapituły wystawiała liczne dokumenty , zwłaszcza w sprawach majątkowych, prałatów i kanoników.
Dokumenty magnatów i szlachty dotyczyły lokowania miast, nadawania im przywilejów, fundowania kościołów, klasztorów itp.
W kancelariach Prus Książęcych wydawano sporo mandatów i reskryptów, które były dokumentami z zakresu administrowania państwem i świadczyły o poszukiwaniu nowych form zapisywania spraw i unowocześniania działalności biurowej.
Akta czynności
W drugiej połowie XVIII w. przeprowadzono w Polsce reformę administracji centralnej. W 1775 r. powołano Radę Nieustającą jako najwyższy organ rządowy. W ramach Rady Nieustającej działała m.in. Komisja Edukacji Narodowej, a jej urzędnicy zajmowali się organizowaniem oświaty, czym dotąd władze państwowe się nie interesowały.
Formy kancelaryjne w okresie zaborów (1795-1918)
Zmiany polityczne i przemiany społeczno-gospodarcze
Pierwszy okres zaborów trwał do 1806 r., kiedy na ziemie polskie wkroczyły wojska napoleońskie. Po zakończeniu wojen napoleońskich kongres wiedeński na nowo określił los ziem polskich, dzieląc je między zaborców.
Na gruncie rozpadu feudalizmu powstał nowy ustrój gospodarczo-społeczny – kapitalizm. W miastach zanikały manufaktury, zakładano fabryki wyposażone w maszyny parowe, będące prywatna własnością fabrykantów. Nowym zjawiskiem w XIX w. było tworzenie kas oszczędnościowo-pożyczkowych, a zwłaszcza banków. Zaczęły tworzyć się partie polityczne o różnych orientacjach i poglądach.
Organizacja władz i zarządzania
Każdy zaborca na zagrabionych ziemiach polskich wprowadzał swoją administrację. W ten sposób została zerwana tradycja i ciągłość zarządzania z okresu Polski szlacheckiej.
W zaborze pruskim na terenie województwa głównym urzędem była Kamera Wojenno-Skarbowa, forma zarządu terenowego powstała w 1723 r. Zajmowała się : ustaleniem granic prowincji, sprawami hołdu, cenzurą pism politycznych i druków oraz wojska. Zajmowała się też sprawami duchowieństwa katolickiego, obsadą stanowisk biskupich, prałatów i opatów, nadzorem nad gospodarką w dobrach kościelnych oraz nad szkołami prowadzonymi przez duchowieństwo. Należały do niej sprawy podatkowe, zarządzanie regaliami, dobrami królewskimi oraz policją krajową. Podlegały jej także miasta królewskie i Żydzi oraz urzędnicy niższych organów władz administracyjnych. Od 1798r. województwo poznańskie podlegało Dyrektorium Generalnemu w Berlinie. Na czele Kamery w departamencie stał prezes. Kamera dzieliła się na komórki organizacyjne:
Kolegium
Deputację sprawiedliwości
Kasę domenalną i kasę wojenną
Kamera Wojenno-Skarbowa działała na zasadzie systemu kolegialnego, który polegał na tym, że radcy powołani jako urzędnicy tworzyli kolegium, na którym wszystkie wnoszone do urzędu sprawy omawiali wspólnie i razem podejmowali decyzje. Z czasem pomiędzy referentami wytworzył się zawodowy podział zadań.
W latach 1806-1809 zreformowano administrację. Baron H.K. von Stein usunął niekonsekwencje w pruskim systemie, zwłaszcza w zakresie rozdzielenia funkcji sądowych od administracyjnych. K.A. Hardenberg do władz centralnych powołał kanclerza jako szefa rządu podporządkowanego monarsze i Radę Stanu. Nowy organem administracji prowincjonalnej od 1808 r. był naczelny prezes kierujący Naczelnym Prezydium.
W prowincjach pruskich urzędami niższego rzędu były rejencje, których w Wielkopolsce wprowadzono dwie.
Samorząd wprowadzony ustawą z 1889r. ograniczał bezpośrednie działania naczelnego prezesa w dziedzinach przewidzianych dla samorządu. Tracił znaczenie jako reprezentant rządu w prowincji, nie musiał składać rocznych sprawozdań dla Ministerstwa Spraw Wewnętrznych i regularnie wizytować poszczególnych regionów w prowincji.
W Księstwie Warszawskim działała kancelaria polska, pozostająca pod wpływami francuskimi. W tym czasie działała przejściowo Komisja Rządząca w Warszawie. Ustanowił ją Napoleon Bonaparte. Podlegało jej pięciu dyrektorów: sprawiedliwości, wojny, finansów, spraw wewnętrznych i policji. Komisję zastąpiły: Rada Stanu i Rada Ministrów, utworzone na mocy konstytucji Księstwa Warszawskiego z 1807r. Dla pośredniczenia miedzy księciem warszawskim a władzami Księstwa utworzono Sekretariat Stanu. Na jego czele stał minister – sekretarz stanu. W ostatnich latach istnienia Księstwa działała Rada Najwyższa Tymczasowa, zajmująca się sprawami administracyjnymi. Poza tym istniał Sejm Księstwa Warszawskiego. Po kongresie wiedeńskim działał w latach 1815-1818 Rząd Tymczasowy, który współdziałał z namiestnikiem królewskim. Centralnym organem zarządzania była Rada Administracyjna Królestwa Polskiego. Zadaniem jej było ogłaszanie ukazów carskich w formie rozporządzeń, rozstrzyganie spraw przekraczających kompetencje ministrów.
W latach 1815-1868 działała Komisja Rządowa Spraw Wewnętrznych Królestwa Polskiego. Z kolei Komisja Rządowa Sprawiedliwości z lat 1815-1876 zajmowała się stosowaniem prawa.
Naczelną władzą wojskową była Komisja Rządowa Królestwa Polskiego z lat 1815-1831.
W latach 1815-1867 istniała też Komisja Rządowa Przychodów i Skarbu.
Rewizją rachunków kas publicznych zajmowała się Najwyższa Izba Obrachunkowa Królestwa Polskiego.
Działał tez Sekretariat Stanu Królestwa Polskiego, którym kierował minister.
Po powstaniu styczniowym administrację w zaborze rosyjskim rusyfikowano, dostosowując ją do systemu panującego w Rosji. W 1867r. ustanowiono Kancelarię Gubernatora Warszawskiego dla załatwiania spraw przekazanych ukazem cara do osobistego rozporządzenia gubernatora, bez współudziału rządu gubernialnego. Działała do 1915 r.
W latach 1867-1915 urzędował Rząd Gubernialny Warszawski.
W latach 1874-1915 urzędowała Kancelaria Generała-Gubernatora Warszawskiego, ustanowiona na miejsce namiestnika Królestwa Polskiego. Odtąd najwyższą władzę sprawował generał-gubernator jako zwierzchnik gubernatorów i wojska, jako dowódca Warszawskiego Okręgu Wojennego. Jego władza miała charakter policyjno-polityczny.
Pod zaborem austriackim utworzono w 1774r. Nadworną Kancelarię Galicyjską, a od 1802 r. najwyższą władzę dla spraw wewnętrznych otrzymała Zjednoczona Kancelaria Nadworna. Działała do 1848r.
W 1867r. utworzono Krajową Radę Szkolną, według propozycji Sejmu Krajowego. Na jej czele stanął namiestnik.
Specyficzną formę administrowania w zaborze austriackim stanowiły dominia, które wywodziły się z okresu feudalnego i były instytucją prywatnoprawną. Później dominia jako władze publiczne sprawowały władzę administracyjną, polityczną i sądową. Działały do1855r.
Uwarunkowania nowożytnej administracji i urzędowania
Państwo w XVIII i XIX wieku zainteresowało się nowymi dziedzinami życia, np. szkolnictwem, rolnictwem, przemysłem. Administracja XIX-wieczna coraz głębiej przenikała do życia obywateli. Zakładano różne instytucje, które obsługiwały grupy społeczne dobrowolnie uczestniczące w ich pracach. Zakładano również stowarzyszenia, towarzystwa i organizacje społeczne.
Zasady działania kancelarii w poszczególnych zaborach
Obok kancelarii w urzędach, zwłaszcza w Rejencji w zaborze pruskim, znajdowały się sekretariat i registratura. Ta ostatnia pełniła rolę wiodącą, z nią bowiem współpracowały sekretariat i kancelaria.
W sekretariatach pracownicy kancelaryjni opracowywali projekty pism (koncepty), w kancelarii natomiast sporządzano czystopisy i kopie minut, czyli poprawionych i zatwierdzonych konceptów pism. Registratura miała za zadanie wpisywać pisma do rejestru oraz utrzymać akta w porządku i nimi zarządzać.
W Rejenci w końcu XIX w. zaczęto tworzyć biura, które przejmowały funkcje dotychczasowych kancelarii i sekretariatów.
W Magistracie toruńskim w 1793r. władze pruskie wprowadziły dwie kancelarie: jedną obsługującą kolegium Zespolonego Magistratu i Magistrat Policyjny oraz drugą – Sąd Miejski. Akta miały dzielić się na generalia i specialia.
Registratura Magistratu Policyjnego miała dzielić się na trzy registratury mniejsze:
Dla wszystkich decernatów
Dla kamlarii
Dla urzędu do spraw zakwaterowań.
Po powstaniu styczniowym działał Gubernator Warszawski, w którego urzędzie znajdowała się również kancelaria. Prowadzono w niej dzienniki korespondencji przychodzącej i wysyłanej. Była to kancelaria dla załatwiania spraw powierzonych gubernatorowi do osobistego rozporządzenia i dla spraw oddanych do również osobistego rozporządzenia w tymże Rządzie.
Rozbudowane były kancelarie latyfundiów na terenie zaboru rosyjskiego. W dobrach wilanowskich, należących do Potockich i Branickich, akta wytwarzała Administracja Generalna Dóbr i Interesów Aleksandry Potockiej, Komisariat Wilanowski Dóbr i Interesów Augusta Potockiego, Biuro Przyboczne Aleksandra Potockiego itd.
Charakteryzują ogólnie tworzenie akt w kancelarii austriackiej, można stwierdzić, że w pierwszej połowie XIXw. Stosowano tam układ rzeczowy, który w latach czterdziestych zmieniono na numeryczny. Podlegał on pewnym przekształceniom. Akta spraw prowadzonych przez kilka lat łączono w jedną lub kilka wiązek, tworząc z nich rektyfikaty. Wprowadzono też metodę priorowania akt, według której kolejny akt zaopatrywano również numerem aktu poprzedniego, przez co ułatwiano poszukiwanie potrzebnych pism. Kolejną zmianę wprowadzono w 1908r. Polegała ona na tym, że dotychczas każdy akt otrzymywał inny numer dziennika podawczego, a nowy przepis nakazywał nadanie numeru sprawie, dotyczące jej poszczególne pisma otrzymywały kolejne numery, ale tylko w obrębie sprawy.
Dokumentowanie pracy kancelaryjnej i urzędowej
W Kancelariach pruskich łączenie luźnych pism dotyczących jednej sprawy, czyli wpływów, brulionów własnych załatwień i decyzji oraz innych materiałów pomocniczych i uzupełniających pogląd na sprawę, zapoczątkowano w XVII w i kontynuowano w XVIII w. Taj tworzone całości szyto, utrwalając w ten sposób ich stan fizyczny. Powstawały poszyty akt, nazywane też fascykułami czy woluminami. W taki sposób powstał nowy system kancelaryjny, zwany kancelarią akt spraw. Akta spraw dzielono na ogólne i szczegółowe. Akta ogólne obejmowały całość zagadnienia wraz z normatywami, a szczegółowe tylko wąskie zagadnienie czy konkretną rzecz.
Uzupełnieniem dokumentowania załatwianych spraw był od końca XVIII w. stosowany już w administracji pruskiej dziennik podawczy. Jego zadanie i znaczenie polegało na tym, że rejestrowano w nim wszelkie pisma, jakie trafiały do urzędu od wszystkich interesantów, jak tez wysyłane z inicjatywy urzędu. Dziennik podawczy był trzonem systemu kancelaryjno-dziennikowym. Zawierał on informacje o liczbie załatwianych spraw, o decernentach załatwiających konkretne sprawy, o obiegu pism w urzędzie podczas ich załatwiania.
W urzędach Księstwa Warszawskiego i Królestwa Polskiego od początku XIX w. tworzono dokumentację odpowiadającą aktualnym potrzebom, a więc w formie akt spraw. Wzorowano się na systemie pruskim i francuskim. Według systemu francuskiego działała registratura Komisji Rządzącej z czasów Księstwa. System polegał na gromadzeniu pism wchodzących do urzędu i wychodzących, dzielonych według działów, a w ich ramach układanych chronologicznie. Akta spraw – jak je stosowano w urzędach pruskich – formowane były według zasady gromadzenia w poszycie pism dotyczących jednej określonej sprawy od chwili jej rozpoczęcia w urzędzie aż do zakończenia. System ten opierał się na przyjętym z góry wykazie akt, w którym akta spraw pogrupowane były wydziałami i sekcjami zgodnie z organizacyjnym podziałem urzędu.
Od 1867r. administracja w Królestwie Polskim była zrusyfikowana. Zorganizowano ją według wzorów rosyjskich, a dokumentację sporządzano odtąd w języku rosyjskim. Obowiązywała zasada zamykania poszytu w ramach roku kalendarzowego. Dla tej samej sprawy, kontynuowanej w roku następnym, zakładano nowy poszyt i pod nową sygnaturą.
Na terenie zaboru austriackiego znana jest dokumentacja wytwarzana od XVIII w. do połowy XIX w. w dominiach. Wpływy pism rejestrowano w dziennikach podawczych, w układzie chronologiczno-numerowym. W dzienniku podawczym wpisywano datę wpływu i numer bieżący. Na piśmie umieszczano znak fascykułu, do którego miało być włączone. W kancelariach zaboru austriackiego obowiązywał język niemiecki, a od czasu otrzymania autonomii powszechny był język polski. Władze kościelne posługiwały się też językiem łacińskim.
Formy kancelaryjne w Polsce odrodzonej (1918-1939)
Odzyskanie niepodległości i warunki społeczno-gospodarcze
Od 1918r. w Polsce zaczął się trudny okres scalania ziem, zwłaszcza pod względem prawnym i gospodarczym. Pod względem politycznym odrodzona Polska była krajem demokratycznym. Już w 1921 r. ogłoszono konstytucję przyznającą znaczną rolę samorządowi. W 1935 r. ogłoszono kolejną konstytucję, tzw. Kwietniową, która tworzyła z Polski państwo autorytarne, przyznawała wielkie prerogatywy prezydentowi i ograniczała samorząd. Parlament polski był dwuizbowy, a o władzę walczyło kilka partii politycznych. Państwo podzielono na 17 województw, które z kolei dzieliły się na powiaty. Najniższym szczeblem podziału były zarządy gminne ( wójtostwa).
Organizacja zarządzania krajem
Po pierwszej wojnie światowej nadal rozrastały się zadania administracji i aparat administracyjny rozwijał się liczebnie. Zwiększała się liczba resortów zarządzających poszczególnymi dziedzinami życia.
Na niższym szczeblu administracji działały urzędy wojewódzkie. W powiecie władzą administracyjną było starostwo powiatowe, na czele którego stał starosta.
W organizowaniu życia społeczno-gospodarczego ważna rola przypadała samorządowi, który dzielił się na terytorialny i specjalny. Terytorialny obejmował wszystkich obywateli zamieszkałych na obszarze danej jednostki terytorialno-administracyjnej. Na terenie województwa samorząd reprezentowany był przez starostwo krajowe, na czele którego stał wojewoda. W powiecie działał wydział powiatowy, któremu przewodniczył starosta. Samorząd specjalny skupiał osoby czynne w danej dziedzinie gospodarczej. Był to samorząd gospodarczy: przemysłowo-handlowy, rolniczy i rzemieślniczy, oraz samorząd zawodowy: lekarski, adwokacki itp., obejmujący osoby wykonujące określony zawód.
Pojawiły się też w tym okresie nowe poglądy na zarządzanie i administrowanie.
Formy i zasady działania kancelarii
Odrodzone państwo polskie przyjęło po państwach zaborczych nie tylko ich formy administracyjne, ale też systemy kancelaryjne. Dla resortu sądownictwa już w 1917r. wydano instrukcję dotyczącą m.in. także biurowości. Wprowadzała ona system dziennikowy wzorowany na kancelarii austriackiej. System kancelaryjny pruski stosowany był tylko w Ministerstwie Wyznań Religijnych i Oświecenia Publicznego i jedynie w Wydziale Prawnym.
Dla opracowania polskiego systemu kancelaryjnego powołano w 1917r. Komisję Urzędniczą Państwa Polskiego. Rok później ją usunięto i jej zadania przekazano Komisji dla Spraw Oszczędności Państwowych. Projekt zatwierdzono w 1920r. Zachowano scentralizowany charakter kancelarii. W 1928 r. powołano Komisję dla Usprawnienia Administracji Publicznej z zadaniem zmodernizowania form działania kancelarii. Przepisy z 1931 r. wprowadzały nowoczesny system, polegający na stosowaniu wykazu akt, oznaczaniu ich, rejestracji i przechowywaniu.
W następnych latach poszczególne ministerstwa opracowały przepisy o przechowywaniu akt u siebie oraz w jednostkach podległych.
Na podstawie przepisów kancelaryjnych z 1931 r. przeprowadzono reformę kancelarii urzędów wojewódzkich. Kancelaria urzędu składała się z biura podawczo-informacyjnego, hali maszyn, ekspedycji oraz składnicy akt. Zaprzestano prowadzenia dzienników podawczych. Rejestracja pism wpływających odbywała się od 1931 r. na spisach spraw, które w formie druków były umieszczane na początku teczki akt i na nich kolejno w skrócony sposób wpływ dopisywano. Nie notowano zatem wszystkich pism w danej sprawie, tylko pierwsze, do którego po zakończeniu załatwienia sprawy dodawano kopię odpowiedzi.
W grudniu 1931r. ukazały się przepisy kancelaryjne dla starostw, zapoczątkowując nowy okres w dziejach kancelarii starostw powiatowych. Wprowadzały decentralizację kancelarii oraz bezdziennikowy system, modernizując konsekwentnie i nowocześnie. Decentralizacja polegała na przekazaniu referentom większości czynności kancelaryjnych. W miejsce dzienników podawczych wprowadzono wykazy akt i spisy pism.
Charakterystyka dokumentacji biurowej
Akta spraw jako wytwór kancelarii polskiej
W 1931 r. wprowadzono bezdziennikowy system kancelaryjny w miejsce obowiązującego systemu dziennikowego. Oznaczało to rezygnację z prowadzenia w urzędach dziennika podawczego i kilkakrotnego rejestrowania pism nadsyłanych lub wysyłanych. Odtąd wystarczało odnotowanie pism wszczynających sprawy w spisach spraw, umieszczanych na początku każdej teczki. Rejestrowano tylko pisma otrzymywane od władz zwierzchnich oraz skargi i wnioski. Ważnym elementem przekształceń w działalności kancelaryjnej i związanej z nią registratury było upowszechnienie się w latach trzydziestych rzeczowego wykazu akt, obejmującego całość dokumentacji wytworzonej w danym urzędzie. W ramach takiego wykazu wydzielano grupy rzeczowe o pokrewnej tematyce. Upowszechniła się zatem rzeczowa zasada łączenia pism i teczek akt. Nowością też było pojawienie się w przedsiębiorstwach nowego systemu przechowywania akt, mianowicie stosowanie skoroszytów i segregatorów.
Formy kancelaryjne podczas okupacji hitlerowskiej (1939-45)
Kancelaria w okresie okupacji
W październiku 1939 r. wydano pierwsze przepisy kancelaryjne. Dostarczaną do urzędu korespondencje należało natychmiast rozdzielać na poszczególne komórki organizacyjne. Pracujący tam decernenci dzielili ją pomiędzy podległych im pracowników. Decernenci mieli uprawnienie podpisywania zwykłych zarządzeń oraz pism kierowanych do władz równorzędnych. Okólniki adresowane do władz podległych i sprawozdania dla władz nadrzędnych podpisywał namiestnik lub wyznaczony przez niego zastępca.
W lutym 1940r. wydano regulamin urzędowania. Określono w nim, że skierowaną do urzędu korespondencję przyjmuje i otwiera uprawniona do tego komórka organizacyjna, która na otrzymanej korespondencji stawia stempel wpływu (prezentę), sygnując pisma zgodnie z planem podziału urzędu na komórki organizacyjne i ich zakresem rzeczowym. Komórką organizacyjną uprawnioną do przyjmowania, otwierania i kierowania pism do właściwych wydziałów była służba gończa.
Uregulowano w urzędzie namiestnika zorganizowanie registratury jako miejsca przechowywania akt powstających w trakcie załatwiania spraw. Należało to do obowiązków wspomnianego już zarządu centralnego. Podstawą działania registratury był wykaz akt, który ustalał, jaka dokumentacja powstaje i jaki otrzymuje ona układ.
Wiosną 1940r. wprowadzono jednolity wykaz akt z dziesiętnym systemem ich znakowania. Zrezygnowano całkowicie z dziennika podawczego.
Formy kancelaryjne w okresie Polski Ludowej (1945-89)
Kancelaria polska po II wojnie światowej
Po drugiej wojnie światowej działalność ograniczała się w zasadzie do przyjmowania i rozdzielania wpływających pism między referentów merytorycznie załatwiających te pisma, czyli sprawy, oraz do ekspediowania pism wychodzących z zakładu pracy. Działalność kancelaryjna regulowana była w każdym zakładzie pracy przez instrukcję kancelaryjną. Uzupełnieniem instrukcji kancelaryjnej jest wykaz akt, czyli klasyfikacja wszystkich akt zakładu pracy według występujących w nim zagadnień, związanych z jego kompetencjami lub funkcją. W pierwszych latach powojennych stosowane były w zasadzie wykazy akt strukturalno-rzeczowe, czyli wyrażające strukturę organizacyjną zakładu pracy wraz z rzeczową, klasyfikacją tworzonych tam akt. Od początku lat sześćdziesiątych XX w. wprowadzano w zakładach pracy wykazy akt nowego typu, mianowicie jednolite wykazy akt z dziesiętnym systemem znakowania, jakie przed drugą wojną światową pojawiły się w USA i Europie Zachodniej. Należy też zaznaczyć, że od momentu wprowadzenia jednolitego wykazu akt obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny. System bezdziennikowy polega na zrezygnowaniu z pro wadzenia dziennika podawczego, rozpowszechnionego od końca XVI w. wraz z wprowadzeniem akt spraw. Konieczna jest jednak uproszczona rejestracja spraw. Odbywa się to na tzw. spisie spraw, specjalnym formularzu, umieszczanym na początku każdej teczki akt lub skoroszytu.
Władze państwowe regulowały również wymogi w zakresie zewnętrznej formy pism urzędowych, które musiały spełniać nie tylko zakłady pracy, ale także osoby prywatne (petenci, interesanci) zwracające się do tych zakładów ze swoimi problemami życiowymi.
Pierwsza z nich określa formę zewnętrzną blarikietów korespondencyjnych, a druga - części składowe pisma urzędowego, jak nadawca, adres odbiorcy (adresat), znaki sprawy (z urzędu), miejsce nadania i adres, określenie przedmiotu sprawy, treść pisma (zasady formułowania treści), podpis i elementy dodatkowe (np. informacja o załącznikach). Obowiązuje zasada, ze jedno pismo (podanie) powinno dotyczyć tylko jednej sprawy. Kumulowanie kilku w jednym piśmie utrudnia sprawne ich rozpatrzenie i załatwienie.
Dokumentowanie działalności urzędowej
Należy zaznaczyć, ze od około 1970 r. znacznej poprawie uległ stosunek kierownictw zakładów pracy do swoich akt. Przejawia się to w dążeniu do nadania aktom jak najlepszego stanu fizycznego poprzez ich oprawianie. Prace te często wykonują zawodowi introligatorzy. Teczkom akt nadaje się wtedy właściwy wewnętrzny układ chronologiczny, oprawia w okładki tekturowe,
we właściwy sposób opisuje, tak ze uzyskują one wszystkie cechy rozpoznawcze. Wszystkie zapisane strony paginuje się, czyli nadaje im kolejne numery.
Formy kancelaryjne w końcowych latach XX wieku
Kancelaria w okresie III Rzeczypospolitej ( od 1989r.)
Przechowywanie akt obejmuje dwie fazy: akta spraw zalatwianych nazywa si? aktami biezycymi, a spraw juz zalatwionych - aktami spraw zalatwionych. Jesli chodzi o przechowywanie akt biezacych, to wazna jest mozliwosc szyb- kiego ich odnalezienia w razie potrzeby, jak tez szybkiego wyj?cia i potem odlozenia na miejsce przechowywania. Tradycyjnie do przechowywania akt sluza wspomniane juz wyzej segregatory, skoroszyty, obwoluty i teczki.
Przechowywanie akt obejmuje dwie fazy: akta spraw zalatwianych nazywa si? aktami biezycymi, a spraw juz zalatwionych - aktami spraw zalatwionych. Jesli chodzi o przechowywanie akt biezacych, to wazna jest mozliwosc szyb- kiego ich odnalezienia w razie potrzeby, jak tez szybkiego wyj?cia i potem odlozenia na miejsce przechowywania. Tradycyjnie do przechowywania akt sluza wspomniane juz wyzej segregatory, skoroszyty, obwoluty i teczki.
Przechowywanie akt obejmuje dwie fazy: akta spraw załatwianych nazywa się aktami bieżącymi, a spraw już załatwionych - aktami spraw załatwionych. Jeśli chodzi o przechowywanie akt bieżących, to ważna jest możliwość szybkiego ich odnalezienia w razie potrzeby, jak też szybkiego wyjęcia i potem odłożenia na miejsce przechowywania. Tradycyjnie do przechowywania akt służą wspomniane już wyżej segregatory, skoroszyty, obwoluty i teczki.
Akta spraw załatwionych przechowuje się w kancelarii lub u referenta przez dwa lata. Po tym okresie przekazuje się je do archiwum zakładowego lub do składnicy akt, oczywiście z podziałem na akta kategorii A lub B. Po upływie przewidzianego przepisami czasu (20 lat) akta kat. A przekazywane są do archiwum państwowego jako materiał źródłowy do badan naukowych. Z kolei akta kat. B po upływie przewidzianego dla nich okresu przechowywania przekazywane są na makulaturę.
Nowoczesne dokumentowanie działalności urzędowej
Technika komputerowa rewolucjonizuje dokumentowanie działalności zakładu pracy. Komputery instalowane są w kancelariach, sekretariatach i biurach, także na stanowiskach pracy referentów. Służy one do rejestrowania załatwianych spraw, eliminując rejestrację wpływów. Komputer służy także do sporządzania pism urzędowych. Umożliwia on szybkie sprawdzenie poprawności tekstu i wprowadzanie poprawek bez przekreśleń. Oprócz pism (korespondencji) na komputerze sporządza się tez inne dokumenty, jak np. sprawozdania, statystyki, protokoły. W komputerze gromadzi się też informacje o kadrze pracowników, spisy pracowników, listy plac, urlopy, awanse, nagrody itp.
Obok dokumentacji komputerowej w zakładach pracy powstaje nadal dokumentacja tradycyjna, na nośniku papierowym, w formie akt spraw, tak jak wykształciła się po drugiej wojnie światowej. W większości zakładów pracy ta forma przeważa, przynajmniej w niektórych działach administracji i w niektórych dziedzinach życia. Na nośniku papierowym przygotowuje się też informacje (dane), które wprowadzane są następnie do pamięci komputera. W tym sensie obie formy dokumentowania - komputerowa i tradycyjna papierowa - się uzupełniają. Mimo posiadania danych zakodowanych w komputerze na dyskietce sporządza się z nich dla celów praktycznych wydruk na papierze.