3. Zakres prac

Komitet sterujący: opiekun koła naukowego, koordynator, kierownicy komitetów

• Wybór tematu konferencji, wybór gości, tematów przemówień

• Ustalenie harmonogramu i budżetu

• Określenie celów i priorytetów konferencji

• Podział zadań

• Ogólna kontrola nad projektem

Koordynator projektu:

• Kontrola realizacji poszczególnych zadań komitetów

• Organizacja wspólnych posiedzeń

• Zatwierdzanie decyzji komitetów

Komitet ds. relacji z firmami:

• Kontakt z gośćmi, przedstawienie tematu konferencji, przygotowanie zaproszeń i przedstawienie oferty,

• Ustalenie szczegółów dotyczących przemówień (temat, czas trwania),

• Odbiór przyjeżdżających gości,

• Kontakt ze sponsorami, pozyskanie środków, promocja na uczelni

• Przygotowanie i wysłanie podziękowań za uczestnictwo Przewodniczący komitetu:

Komitet ds. relacji z uczelnią:

• Złożenie podania o zgodę na organizację konferencji,

• Przygotowanie i złożenie podania o wynajem sali,

• uzyskanie zgody na promocję wydarzenia na uczelni (plakaty na terenie uczelni, informacja na stronie internetowej),

• rozliczenie konferencji i przedłożenie sprawozdania.

Komitet ds. kontaktu ze studentami:

• promocja wydarzenia (utworzenie i aktualizowanie wydarzenia na Facebook'u, przygotowanie i rozdawanie materiałów informacyjnych - ulotek itp.),

• organizacja zapisów na konferencję drogą internetową,

• wysłanie przypomnień,

• po wydarzeniu przygotowanie i rozdanie certyfikatów potwierdzających uczestnictwo,

• przesłanie ankiet internetowych dotyczących opinii na temat konferencji