Sukces postępowania zakupowego w największym stopniu zależy od dostawcy. Nie tylko cena jaką jest w stanie zaoferować sprzedawca jest ważna. Bywają sytuacje, w których brak profesjonalizmu dostawcy oraz jego taktyki manipulacji sprzedażowej, powodują, że otrzymany produkt różni się od zamówionego. Dostawa jest nieterminowa a jakość towaru pozostawia wiele do życzenia. Takich dostawców, którzy wraz z niską ceną oferują pakiet kłopotów należy unikać. W celu ochrony kupców przed nieuczciwością i barkiem profesjonalizmu sprzedawców każda firma powinna przeprowadzać oceny dostawców. Najlepszym sposobem oceny jest stworzenie tzw. „karty oceny dostawcy”.

Norma ISO 9001:2008 wymaga, byśmy oceniali dostawców i na podstawie tej oceny dokonali wyboru. Mamy obowiązek utrzymywać zapisy z tego typu działań.
Dobrze, ale jak dokonać oceny dostawców?
Zależy to od wielu czynników, np. od branży w jakiej działa organizacja, od tego co dostarcza nasz dostawca (czy są to papierowe ręczniki do łazienki w firmie, czy skomplikowany podzespół w naszym produkcie) i jaki ma to wpływ na jakość.

Uwzględniając wyżej wymienione czynniki, musimy ustalić kryteria oceny dostawców. Dobór tych kryteriów powinien być taki, byśmy na ich podstawie mogli ocenić, czy dostawca jest w stanie dostarczyć nam produkt/usługę spełniającą nasze wymagania. Wybrane wcześniej kryteria pomogą nam stworzyć formularz, który stanie się zapisem z oceny dostawców. W formularzu tym możemy wybrane kryteria umieścić. Dla każdego z kryteriów określić punktację.  Oceny dostawców nie wykonuje się jednorazowo. Proces ten należy przeprowadzać cyklicznie, gdyż mogą zmieniać się zarówno nasze kryteria oceny, jak i stopień ich spełnienia przez dostawców.

KARTA OCENY DOSTAWCY NR .....
Nazwa dostawcy:
Adres:
Rodzaj dostaw (materiały, urządzenia,usługi):
Osoba do kontaktu:		Tel.: Fax.:
	Elementy oceny (możliwa punktacja)	Waga	Liczba przyznanych pkt.	Ocena
1.	System zarządzania (certyfikowany-5, wdrożony-2, brak systemu-0)	5
2.	Zgodność dostaw/usługi z zamówieniem (0-5)	5
3.	Terminowość dostaw/usług (0-5)	4
4.	Rekomendacja klientów (0-5)	2
5.	Badania laboratoryjne (0-5)	5
6.	Warunki cenowe (0-5)	2
7.	Komunikacja, lokalizacja(0-5)	3
8.	Możliwa częstotliwość dostaw (0-5)	3
9.	Zgodność towaru z przyjętą specyfikacją (0-5)	5
10.	Czas realizacji płatności(0-5)	2
11.	Możliwość zwrotu towaru (0-5)	2
12.	Czas od zamówienia do dostawy (0-5)	1
13.	Bezpieczeństwo środowiska (0-5)	2
14.	Pozycja finansowa (0-5)	1
15.	BHP i przestrzeganie zasad (0-5)	2
Suma uzyskanych punktów (max. 220)
Zakwalifikowana grupa dostawcy*
Podpis dokonującego oceny

* Grupa dostawcy: A - preferowany - suma punktów 180 - 220

B - rezerwowy - suma punktów 100- 180

C - rezygnacja - suma punktów poniżej 100

UWAGA: Na Listę Zakwalifikowanych Dostawców wpisywani są tylko dostawcy zakwalifikowani do grupy A oraz B