DOKUMENTACJA KSIĘGOWA

- jest zbiorem dokumentów, w których znajduje pisemne odzwierciedlenie fakt wystąpienia operacji gospodarczych.

PODZIAŁ DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH WEDŁUG RÓŻNYCH KRYTERIÓW:

1. według podstaw księgowania:

a) pierwotne (podstawa - operacje gospodarcze np. KP, KW)

b) wtórne (podstawa - dokumenty księgowe np. raport kasowy)

2. ze względu za zastosowanie :

a) dyspozycyjne (polecenie wykonania operacji )

b) wykonawcze (informacje o przebiegu operacji )

c) dyspozycyjno - wykonawcze (polecenie, a następnie informacja o wykonaniu )

3. ze względu na wystawcę:

a) obce

- wystawione przez kontrahentów : faktury rachunki

- wystawione przez zewnętrzne jednostki : przelewy, noty, wyciągi bankowe,

- wystawione przez pracowników : rozliczenie kosztów podróży służbowej

b) własne

- zewnętrzne - wystawianie kontrahentom przy sprzedaży ( faktury, rachunki, noty); dotyczące rozliczeń ustawowych z budżetami i instytucjami (deklaracje, polecenia przelewu); związane z zapłatą za dostawy i świadczenia (czeki, weksle, polecenia przelewu)

- wewnętrzne - dotyczą operacji zachodzących wewnątrz jednostki ( obrót materiałowy, zmiany rzeczowych składników majątku trwałego, dokumentacja płacowa ) związane z powstaniem kosztów, strat, zysków,; potwierdzenie przyjęcia składników materialnych.

4. w zależności od rodzaju podmiotu ewidencji księgowej:

a) kasowe ( KP, KW )

b) magazynowe ( WZ, RZ, MN, RW )

c) bankowe ( KW )

KONTROLA DOKUMENTÓW:

a) wstępna - przeprowadzana przez głównego księgowego w odniesieniu do dokumentów własnych

b) właściwa

- merytorycznym ( stwierdzenie czy ujęcie operacji odpowiada rzeczywistym danym )

- formalnym ( ocena poprawności wystawiania dowodów )

- rachunkowym ( kontrola bezbłędności obliczeń arytmetycznych )

CECHY DOKUMENTÓW :

- nazwa i adres wystawiającego dokument

- data sporządzania dokumentu rodzaj dokumentu

- wskazanie jednostek biorących udział operacji gospodarczych której dotyczy dokument

- przedmiot i czas dokonywania operacji

- wartość operacji

- podpisy osób odpowiedzialnych za dokonanie operacji

ETAPY PRZYGOTOWANIA DOKUMENTÓW DO KSIĘGOWANIA :

a) segregacja

- wydzielanie dokumentów które nie podlegają księgowaniu

- podział dokumentów podlegających księgowaniu na jednorodne grupy

b) dekretacja

- nadanie numeru pod którym dowód będzie księgowany i przechowywany

- podanie stron i kont księgowania

- określenie daty pod którą dowód będzie księgowany

- zaakceptowanie dowodu do księgowania przez głównego księgowego

c) dokonanie zapisu księgowego

- data zapisu

- rodzaj i numer zapisu

- kwota operacji

PRZECHOWYWANIE DOKUMENTÓW

Dowody księgowe powinny znajdować się w siedzibie firmy z wyjątkiem sytuacji, gdy przeprowadzenie rachunkowości zlecono wyspecjalizowanej jednostce. Po zaksięgowaniu, dowody powinny być uporządkowane zgodnie z systemem prowadzenia ksiąg rachunkowych w danej jednostce. Po zakończeniu roku obrotowego dowody, pogrupowane w jednorodne zbiory tematyczne z podziałem na poszczególne miesiące, są archiwizowane w siedzibie firmy.